Должностная инструкция портье. Кто такой портье: требования к квалификации, обязанности

I. Портье должен знать:

1.1. Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по вопросам гостиничного обслуживания.

1.2. Правила пользования гостиницами.

1.3. Правила приема и обслуживания граждан.

1.4. Прейскуранты и тарифы на номера, места и предоставляемые услуги для проживающих.

1.5. Правила регистрации и паспортно-визового режима в гостиницах.

1.6. Порядок оформления и правильность ведения всей эксплуатационной документации.

1.7. Расположение номеров и нормативы оснащения помещений и номерного фонда гостиниц.

1.8. Порядок использования номерного фонда и бронирования.

1.9. Порядок расчетов за предоставляемые услуги.

1.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

II. Должностные обязанности портье:

2.1. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы.

2.2. Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

2.3. Принимает и оформляет необходимые документы.

2.4. Осуществляет контроль над своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

2.5. Ведет документацию по установленным формам.

2.6. Осуществляет контроль над соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

2.7. Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

2.8. Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

2.9. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

2.10. Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

2.11. Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

2.12. Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

2.13. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

2.14. Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

III. Ответственность

Портье несет ответственность:

3.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

3.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

I. Общие положения

1. Портье относится к категории технических исполнителей.

2. На должность портье назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и индивидуальное обучение или среднее профессиональное образование, знание не менее 2-х иностранных языков в объеме специальных курсов.

3. Назначение на должность портье и освобождение от нее производится приказом директора гостиницы.

4. Портье должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по вопросам гостиничного обслуживания.

4.2. Правила пользования гостиницами.

4.3. Правила приема и обслуживания граждан.

4.4. Прейскуранты и тарифы на номера, места и предоставляемые услуги проживающим.

4.5. Правила регистрации и паспортно-визового режима в гостиницах.

4.6. Порядок оформления и правильность ведения всей эксплуатационной документации.

4.7. Расположение номеров и нормативы оснащения помещений и номерного фонда гостиниц.

4.8. Порядок использования номерного фонда и бронирования.

4.9. Порядок расчетов за предоставляемые услуги.

4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

6. На время отсутствия портье (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы.

2. Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

3. Принимает и оформляет необходимые документы.

4. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

5. Ведет документацию по установленным формам.

6. Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

7. Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

8. Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

9. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

10. Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

11. Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

12. Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

13. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

14. Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

III. Права

Портье имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства гостинцы, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства гостиницы предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

4. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Портье несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Функциональные обязанности портье

1. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы;

2. Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность;

3. Принимает и оформляет необходимые документы;

4. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан;

5. Ведет документацию по установленным формам;

6. Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами;

7. Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности;

8. Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан;

9. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих;

10. Ведет журнал и книгу сдачи дежурства;

11. Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы;

12. Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы;

13. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение;

14. Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

Процедура бронирования номеров

Функции и каналы бронирования:

1. прием заявок на бронирование номеров;

2. обработка заявок;

3. составление необходимой документации.

Дополнительно служба бронирования ведет картотеку гостей, статистический учет, а также предоставляет данные отделу маркетинга для анализа.

Каналами получения заявок на бронирование номеров в гостинице могут быть: телефон, факс, почта, интернет-бронирование.

1. Телефон. Заявки на бронирование номеров по телефону приходят, как правило, от физических лиц и небольших компаний. При возможности бронирования номера или места, оно проходит последующей схеме:

сотрудником отдела бронирования заполняется бланк-заявка на бронирование по телефону, где указывается Ф. И.О. гостя, страна, сроки проживания, количество номеров, категория номеров, контактный телефон, дата приема заявки, ставится подпись сотрудника, принявший данный заказ;

При запросе по телефону от частного лица производится бронирование и выдается номер брони немедленно. Сообщая номер брони, следует подчеркнуть важность этого номера при заселении.

При телефонном запросе на бронирование от компании сотрудник отдела бронирования обязательно просит подтвердить запрос факсом от компании. Подтверждение бронирования гостиницы высылается в этом случае только после получения факса.

В случае запроса по телефону гостиничные номера предлагаются только по базовому тарифу. Всегда следует информировать клиентов об условиях аннуляции и о политике гарантированного и негарантированного бронирования. Завершать разговор рекомендуется благодарностью за звонок и выражением надежды на то, что гость воспользуется услугами отеля.

2. Факс. Письма-заявки, приходящие по факсу и содержащие запросы о бронировании мест и номеров в отеле, обычно приходят от компаний, организаций, фирм или туристических агентств, которые сотрудничают с данным отелем. Письма-заявки присылаются на фирменных бланках, в которых должны быть реквизиты компаний, номер контактного телефона и факса, обязательно должна присутствовать печать организации и подпись ответственного лица, направляющего данную заявку в гостиницу. В письме-заявке, кроме просьбы забронировать номер или место для указанного человека или группы людей, должна присутствовать информация о сроках размещения, категории номеров форме оплаты за проживание и другое. Также могут быть указаны дополнительные сведения или просьбы. В настоящее время это самый распространенный способ бронирования, осуществляемый непосредственно гостиницей. На заявку, ответ как положительного, так и отрицательного содержания (отказ) дается обязательно в письменной форме в течение нескольких часов. При отправке бронирования в нем указывается:

имя и фамилия гостя;

сроки проживания;

тип номера;

цена и услуги, входящие в стоимость номера;

номер брони;

имя, фамилия и должность сотрудника, посылающего подтверждение бронирования.

В случае невозможности бронирования высылается вежливый отказ, содержащий извинения, с указанием причины отказа.

Все письма-заявки и ответы на них должны храниться в архиве службы бронирования во избежание каких-либо недоразумений и проблем, которые могут возникнуть при поселении гостей в отеле.

3. Почта. Письма-заявки на размещение могут поступать в гостиницу по почте в виде заказных писем. Их так же могут доставать в отель курьеры.

Вниманию отдела бронирования

От___________________________________________________________

Название компании, контактный телефон, факс

Касательно: Договора №___ от__________

Заявка на бронирование

Просим забронировать гостиничный (е) номер (а) в отеле

"……………" для следующих лиц:

Фамилия, имя

Фамилия, имя сопровождающего лица

Дата заезда: _________________________________

Дата выезда: ________________________________

Дополнительная информация: ___________________________________

негарантированным (с автоматической отменой в 18: 00 в день приезда)

гарантированным:

оплата будет произведена:

кредитной картой

№_______________действительна до______________________

гостем (гостями) в отеле;

компанией - банковским переводом (гарантийное письмо прилагается);

другое____________________________________________________

встреча в аэропорту

номер рейса________________Время прилета_____________

___________________________

[Подпись с указанием должности и фамилии]

[Печать, штамп заказчика]

Образец заявки на бронирование (вариант на русском языке)

4. Интернет-бронирование. На современном рынке гостиничных услуг Интернет-бронирование наиболее прогрессивный и перспективный способ бронирования гостиничных номеров. Интернет предоставляет клиенту возможность самостоятельно выбирать гостиницу, получить информацию о стоимости номера, услугах гостиницы, увидеть выбранный им номер и т.п. При работе Интернетом клиент может задавать наиболее подходящие для него параметры поиска гостиницы. Гостиницы в системе Интернета имеют не только возможность рекламировать свои услуги, но и поддерживать связь со своими постоянными клиентами через электронную почту, предлагая им всевозможные скидки и разнообразные льготы.

Соединяя гостиничную АСУ и систему Интернет - бронирования гостиница и агент имеют возможность оперативного обмена информацией о свободном номерном фонде, о предлагаемых гостиницей категориях номеров и услугах, а также текущих тарифах, скидках, специальных программах для гостей и т.д. Клиент заходит на сайт системы Интернет - бронирования и знакомится с правилами бронирования. Далее он находит себе гостиницу по вкусу и, убедившись в наличии свободных номером и заполнив необходимые информационные поля, отправляет заказ в систему по e-mail. Система автоматически обрабатывает заказ (за исключением нестандартных случаев) и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а клиент заносится в лист ожидания. После получения соответствующих гарантий от клиента агент дает окончательное подтверждение брони. Копия окончательного подтверждения отправляется в гостиницу. Затем информация о бронировании заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда у агента.

В случае, когда гостиница содержит свою собственную страницу в Интернете, реакция на поступающие заявки является функцией службы резервирования самой гостиницы. При этом процедура взаимодействия выглядит следующим образом:

1. клиент заходит на сайт системы Интернет - бронирования и знакомится с правилами бронирования.

3. АСУ гостиницы автоматически обрабатывает заказ и отправляет предварительное подтверждение с условиями внесения предоплаты, а имя потенциального клиента заносится в лист ожидания.

4. после получения соответствующих гарантий от клиента гостиница дает окончательное подтверждение о бронировании номера или места.

5. информация о бронировании заносится в график загрузки с последующим автоматическим изменением статуса номерного фонда на Интернет - странице.

Типы бронирования

1. Гарантированное бронирование - резервирование со специальным регистрируемым подтверждением отеля о том, что он гарантирует клиенту получение заказанного им номера в необходимое ему время. Клиент, в свою очередь, гарантирует оплатить номер, даже если он не сможет им воспользоваться в случае заявки. Оплата за неиспользованный номер взимается с клиента, если он не смог вовремя аннулировать заказ на размещение в гостинице.

Виды гарантированного бронирования:

бронирование по предварительной оплате;

бронирование по выставлению счета (внесение депозита или предоплаты);

бронирование под гарантию кредитной карты;

бронирование под гарантию компании или корпорации (с которыми у гостиницы имеется соответствующий договор);

гарантированное бронирование ваучером.

2. Негарантированное бронирование. Этот тип бронирования не гарантирует, что гость получит номер, а гостиница, в случае неявки гостя, оплату за бронированный номер. Если гость не прибыл до указанного срока, отель несет убытки и поэтому выставляет уже забронированный номер на продажу как свободный. Если гость прибыл после наступления часа аннуляции, то гостиница имеет право предоставить гостю любой другой свободный номер.

3. Сверхбронирование - маркетинговая политика гостиницы, когда бронирование мест в гостинице производится сверх имеющихся в наличии.

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность портье.

1.2 Портье относится к категории технических исполнителей.

1.3 Портье назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора гостиницы по представлению администратора.

1.4 Взаимоотношения по должности:

1.4.1

Прямое подчинение

Администратору

1.4.2.

Дополнительное подчинение

Директору гостиницы

1.4.3

Отдает распоряжения

‑‑‑

1.4.4

Работника замещает

Лицо, назначенное в установленном порядке

1.4.5

Работник замещает

‑‑‑

  1. Квалификационные требования портье:

2.1

образование

среднее профессиональное образование

2.2

опыт работы

без предъявления требований к стажу работы

2.3

знания

Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по вопросам гостиничного обслуживания.

Правила пользования гостиницами.

Правила приема и обслуживания граждан.

Прейскуранты и тарифы на номера, места и предоставляемые услуги проживающим.

Правила регистрации и паспортно-визового режима в гостиницах.

Порядок оформления и правильность ведения всей эксплуатационной документации.

Расположение номеров и нормативы оснащения помещений и номерного фонда гостиниц.

Порядок использования номерного фонда и бронирования.

Порядок расчетов за предоставляемые услуги.

2.4

навыки

работы по специальности

2.5

дополнительные требования

Знание иностранных языков

  1. Документы, регламентирующие деятельность портье

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора гостиницы; Положение о гостинице, Должностная инструкция портье, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанности портье

Портье:

4.1. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы.

4.2. Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

4.3. Принимает и оформляет необходимые документы.

4.4. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

4.5. Ведет документацию по установленным формам.

4.6. Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

4.7. Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

4.8. Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

4.9. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

4.10. Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

4.11. Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

4.12. Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

4.13. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

4.14. Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим.

  1. Права портье

Портье имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостинцы, касающихся его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства гостиницы предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

5.4. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

  1. Ответственность портье

Портье несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы портье

7.1. Режим работы портье определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда портье определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой - у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения

(подпись)

(фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен:

(подпись)

(фамилия, инициалы)

00.00.00

"УТВЕРЖДАЮ" ______________________________ (должность руководителя)

______________________________ (наименование организации)

____________/________________/ (подпись) (Ф.И.О.)

"___"____________ _____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

портье

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инструктора по спортивно-оздоровительной гимнастке (далее - Работник) ______"___________________".

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Работодателя.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ________________________.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и индивидуальное обучение или среднее профессиональное образование, знание не менее 2-х иностранных языков в объеме специальных курсов.

1.5. Работник должен знать:

1.5.1. Постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы по вопросам гостиничного обслуживания.

1.5.2. Правила пользования гостиницами.

1.5.3. Правила приема и обслуживания граждан.

1.5.4. Прейскуранты и тарифы на номера, места и предоставляемые услуги проживающим.

1.5.5. Правила регистрации и паспортно-визового режима в гостиницах.

1.5.6. Порядок оформления и правильность ведения всей эксплуатационной документации.

1.5.7. Расположение номеров и нормативы оснащения помещений и номерного фонда гостиниц.

1.5.8. Порядок использования номерного фонда и бронирования.

1.5.9. Порядок расчетов за предоставляемые услуги.

1.5.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.5.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ____________________.

II. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Работник:

2.1.1. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы.

2.1.2. Оформляет разрешение на поселение граждан по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

2.1.3. Принимает и оформляет необходимые документы.

2.1.4. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему граждан.

2.1.5. Ведет документацию по установленным формам.

2.1.6. Осуществляет контроль за соблюдением проживающими правил пользования гостиницами.

2.1.7. Следит за своевременностью оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допуская задолженности.

2.1.8. Обеспечивает контроль за паспортным режимом при оформлении граждан.

2.1.9. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.

2.1.10. Ведет журнал и книгу сдачи дежурства.

2.1.11. Сдает в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

2.1.12. Обеспечивает хранение, выдачу и получение ключей от номеров гостиницы.

2.1.13. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах и принимает заказы на их выполнение.

2.1.14. Принимает и вручает поступившую корреспонденцию проживающим в гостинице гражданам.

III. ПРАВА РАБОТНИКА

3.1. Работник имеет право:

Предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности;

Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Работник несет ответственность за:

4.1.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.1.2. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

V. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными Работодателем.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с ___________________________________________________________________________ (наименование, номер и дата документа)

СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт _________________ ______________ "___" _________ ____ г. (Ф.И.О.) (подпись)

С инструкцией ознакомлен: _____________/_________/ "___"_________ ____ г. (подпись) (Ф.И.О.)