В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
- как правильно составить документ;
- что включает в себя номенклатура дел.
Что такое номенклатура дел отдела кадров
Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.
Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.
Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.
Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.
Имеется три типа номенклатуры дел:
- типовая,
- примерная,
- индивидуальная.
Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.
Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.
В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным. Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.
Как составить номенклатуру дел отдела кадров на 2019 год
Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.
В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.
Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.
Предлагается формировать документ из следующих разделов:
- индекс дела;
- название дела (заголовок);
- количество дел;
- срок хранения дела. Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
- примечания.
Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела.
Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код. Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе. И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: 02-08. Из них 02 – это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 – номер дела.
Далее идет следующая графа - наименование дела . Как правило, при формировании учитывается степень важности документов. В данной графе сначала перечисляются наиболее значимые документы, например, организационные документы компании. Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т.д.
Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, т.е. должно быть ясно содержание дела. Не рекомендуется использовать неопределенные формулировки, такие, например, как «разные документы». Вместо этого используйте более конкретные названия, например, «Исходящие документы».
Следующая графа 3 – количество дел . В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год.
Далее идет графа 5 – срок хранения дела . При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
И последняя графа – Примечания . Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение. Например, в данной графе можно указать дату заведения дела.
Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на 2019 год.
В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров. Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности.
В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.
Зачем кадровикам номенклатура дел?
В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.
Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.
Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые - остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.
Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры - нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.
Порядок формирования номенклатуры дел
Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.
По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.
Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.
Перечень дел кадровой службы - часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.
Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).
Оформление документа включает:
- полное и сокращенное наименование организации;
- название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
- дата составления;
- утверждающая виза руководителя с датой;
- в конце - фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.
| № п/п | Название | Содержание |
| 1 | Индекс | делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер |
| 2 | Заголовок | заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения |
| 3 | Количество единиц хранения | указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен. |
| 4 | Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня | Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи |
| 5 | Примечание | ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д. |
В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:
- формируемые кадровиками;
- поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
- учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).
В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:
- Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
- Распорядительные акты по личному составу.
- Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
- Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
- Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же - справки, переписка.
- Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
- Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.
Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.
Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.
Сроки хранения кадровых документов
Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.
«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.
Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:
|
Группа документов |
Перечень документов в массиве | Срок, лет | Статья Перечня |
| Нормативно-правовые акты | положение о кадровой службе, копии приказов | Постоянно, ДМН | Ст. 1б, 19А |
| Приказы по личному составу | прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов | 75 ЭПК | Ст.19б |
| очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства | 5 | Ст. 19б прим. | |
| Договорные документы | трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД | 75 ЭПК | Ст. 657 |
| трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам | 75 ЭПК | Ст. 657 | |
| Учетные формы | личные дела | 75 ЭПК | Ст. 656б |
| личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников | 75 ЭПК | Ст. 658 | |
| книга учета ТД | 75 | Ст. 358д | |
| книга учета трудовых книжек | 75 | Ст. 695в | |
| табели рабочего времени | 5 | Ст. 586 | |
| графики дежурств, отпусков | 1 | Ст. 693 | |
| отчеты и прочие документы по командировкам | 5 ЭПК | Ст. 669 | |
| Документы – основания приказов | заявления, объяснительные, докладные, служебные записки | 5 | Ст. 649 |
| Коллегиальные решения | аттестационные протоколы | 15 ЭПК | Ст. 359 |
| Информационно-справочные документы | анкеты, резюме кадрового резерва | 5 ЭПК | Ст. 652 |
Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии - по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.
Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».
Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.
Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве
Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел - документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.
Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:
- Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
- Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
- На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
- Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
- Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
- Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
- Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
- Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
- Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, - не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.
Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения - либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).
Как составить номенклатуру дел?
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее - Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры - это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей - у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Второй этап - заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).
К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
Пример 1. Форма номенклатуры дел
Заполняем графы номенклатуры дел
- порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
Например , порядковый номер отдела кадров организации - 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения - 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».
Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.
Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.
Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).
Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.
Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.
Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).
Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров
Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров - не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых - учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел - это:
- обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
- обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):
Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год
а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:
- 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
- 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
- 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».
Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.
Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел
При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.
Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)
Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.
Обратиет внимание!
Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.
Что такое переходящие дела?
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).
Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.
Если в организации появился новый отдел
Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. - 25-06» .
Выводы:
- Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать - до конца декабря.
- Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
- вновь заведены в уходящем году;
- не будут вестись в подразделении в будущем году.
- Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.
На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.п.
Но как разобраться в таком огромном объеме документов?
Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел.
Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом (лицами), в функции которого входит отслеживать документооборот.
Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте.
Содержание номенклатуры дел отдела кадров, образец
Как показывает практика, каких либо специфических знаний деятельность по составлению перечня документации предприятия не требует, однако это не значит, что в данном вопросе не следует придерживаться правил делопроизводства.
Вообще перечень дел для облегчения работы с ним, имеет вид таблички, в которой указаны следующие данные:
Условно ее можно разделить на два столбца: «Название графы» и «Содержание графы». Итак:
Индекс дела. Здесь указывается индекс дела.
Индекс состоит из:
- Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации.
- Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.
Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Вторая часть - порядковый номер дела. Пример: 04-02; 05-01.
- Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Проще говоря, на первом месте - документ организационного и распорядительного характера, а второстепенное место занимают уже плановые, отчетные документы. Причем внутри документы располагаются по мере убывания срока хранения.
- Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.
- Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь все соответствует названию графы, т.е. ставиться время хранения дел и указывается статья перечня типовых управленческих документов.
- Примечание. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.
Типы номенклатуры дел
Она может быть:
- Примерной, то есть может меняться в ходе работы.
- Типичной - стандартный тип документа.
- Индивидуальной - зависит от стратегии компании.
Таким образом, номенклатура дел отдела кадров это, конечно же, документ, требующий над собой работы не одного дня, но после его составления он облегчит деятельность любого предприятия в сфере делопроизводства. Данный документ поможет быстро сориентироваться в большом потоке документации. Каких либо специфических знаний он не требует, следует только держаться имеющегося образца.
Ниже расположен типовой бланк и образец номенклатуры дел отдела кадров вариант которой можно скачать бесплатно.
Цель создания номенклатуры - установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.
Порядок формирования номенклатуры дел
Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:
- КоАП РФ (ст. 13.25)
- приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
- приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
- в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.
Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».
Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.
Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел кадровой службы, форма составления
Рассмотрим подробнее заполнение формы.
Графа 1 «Индекс дела»
Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.
Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации - 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.
Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.
Графа 2 «Заголовок дела»
Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.
Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:
|
Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства |
Личное дело |
|
|
Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов) |
Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.) |
|
|
Приложения к какому-либо документу |
Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.) |
|
|
Группировки документов одной разновидности (во множественном числе) |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников) |
|
|
Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу) |
Переписка |
Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами |
|
Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название) |
Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками |
|
|
Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы) |
Отчеты или планы |
Годовые отчеты по движению кадров |
|
Журнал, приказ, |
Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3. |
По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.
Графа 3 «Количество дел»
Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»
Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Графа 5 «Примечание»
Указывается дополнительная информация относительно дел.
В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.
По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.
Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.
При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.
Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.
Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.
В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.