Работа с кадрами предприятия осуществляется специализированным функциональным подразделением предприятия – кадровой службой.

Под функциональными полномочиями менеджера по персоналу следует пониматьвозможность влиять на работников, которые подчинены другим линейным руководителям.

Структура кадровой службы может быть различной в зависимости от масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики работы с персоналом.

Для малого частного предприятия наиболее характерным является осуществление функций кадровой службы одним сотрудником или же совмещение должности кадровика с какой-либо другой, например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет секретарь, бухгалтер, юрист. А функции менеджера по персоналу принимает на себя сам директор предприятия - сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимы и т.д. На это уходит достаточно много его дорогостоящего времени.

Мировой опыт показывает, что «критической массой», при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурированного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие в организации 50-70 сотрудников. Именно в этом случае открытие должности менеджера по персоналу экономически оправданно.

Среднее по численности предприятие требует создания группы специалистов по кадрам (2-4 человека) или отдела кадров.

В крупной производственной или коммерческой структуре возникает необходимость в создании разветвленной службы управления персоналом по различным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, возглавляемой директором по персоналу или заместителем генерального директора (рис. 1).

При этом директор по персоналу лично курирует следующие вопросы:

Философия и политика организации по работе с персоналом;

Организационная и функциональная структуры организации;

Статистическая отчетность;

Трудовое законодательство;

Связи с профессиональными объединениями, клубами;

Связи с правительственными, городскими, местными профильными организациями.

Рис. 6.1 - Организационная структура службы управления персоналом

Деятельность кадровой службы предприятия регламентируется Положением о кадровой службе .

Это положение включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения – где должно быть указано, что кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчиняется руководителю предприятия.

2. Задачи отдела – где указываются задачи по кадровому обеспечению, формированию стабильного трудового коллектива, снижению текучести кадров и укреплению трудовой дисциплины.

Задачи соответствующего подразделения (отдела кадров, службы персонала и т.д.) обычно сводятся к следующему:

Разработка и реализация кадровой политики организации в соответствии с внутрифирменными стандартами и современными концепциями управления персоналом;

Создание и поддержание информационно-аналитической базы для принятия решений по вопросам управления персоналом;

Обеспечение безопасных условий работы сотрудников организации, материального и морального стимулирования их деятельности.

3. Функции отдела

Функции кадрового подразделения определяются исходя из поставленных перед ним задач. Типичными основными функциями подразделения являются:

Участие в разработке и реализации целей и политики организации в области управления человеческими ресурсами; разработка и реализация комплекса планов и программ развития персонала организации;

Прогнозирование и планирование потребности в персонале, участие в решении задач, связанных с удовлетворением каждого сотрудника условиями, содержанием и характером работы. Улучшение качественного состава персонала организации, создание условий, стимулирующих постоянный рост профессиональной компетенции;

Формирование резерва кадров на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное дополнение информационной базы данных кадрового резерва; организация привлечения кандидатов; разработка способов и методов отбора кандидатов; разработка процессов найма и увольнения работников);

Организация обучения персонала с применением методов диагностирования и оценки эффективности персонала (организация профессионального тестирования новых работников; организация переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с требованиями рынка и потребностями организации; отбор персонала для обучения; разработка форм обучения; разработка адаптированных программ обучения; подбор преподавателей, проведение постоянного мониторинга рынка делового и профессионального образования);

Обеспечение социального равновесия, принятие мер по поддержанию благоприятного социально-психологического климата в организации, проведение психологического тестирования персонала, контроль за адаптацией персонала в организации. Повышение эффективности работы персонала на основе рационализации структур и штатов, управления дисциплиной. Совершенствование организации оплаты и стимулирования работников организации (анализ рабочих мест; проведение деления персонала на категории; разработка форм и систем оплаты; разработка компенсационного пакета; организация процесса оценки эффективности сотрудников; контроль выдвижений и ротации работников). Обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с кадрами;

Постоянное совершенствование форм и методов управления кадрами на основе внедрения современных научно обоснованных, в том числе компьютерных, технологий работы с персоналом, унификация документации по кадровому делопроизводству.

Осуществление консультирования и подготовки рекомендаций руководству организации по вопросам правомерной защиты от противоправных посягательств на деятельность организации;

Организация защиты жизни и здоровья сотрудников и имущества организации, в том числе противопожарной безопасности, внедрение мероприятий по технике безопасности;

Осуществление представительских функций от имени организации во внешних организациях, связанных с выполнением задач подразделения, выполнение функций подразделения по связям с общественностью, средствами массовой информации.

4. Права отдела - выражаются в полномочиях начальника отдела кадров и его работников, определяемых должностными инструкциями, которые утверждает руководитель предприятия.

Перечень таких прав может выглядеть следующим образом:

Вносить руководству предложения по совершенствованию деятельности организации, иных структурных подразделений. Участвовать в подготовке перспективных планов развития организации, составлении ее бюджетов;

Привлекать к работе в пределах утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц с заключением договоров подряда;

Запрашивать необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач подразделения;

Запрашивать в пределах установленного регламента и утвержденных форм необходимые официальные документы. Контролировать расстановку и правильность использования работников, состояние трудовой дисциплины в подразделениях организации;

Вносить руководителю предложения о поощрении или применении в установленном порядке предусмотренных законом дисциплинарных мер к сотрудникам организации, виновных в нарушении законодательства, решений органов управления организации, приказов и распоряжений высшего руководства и иных нормативных актов организации.

5. Ответственность отдела - оговариваются ответственность начальника отдела кадров, его работников, в зависимости от должностных функций, и в целом отдела кадров.

Похожая информация.

Актуальность темы.

В настоящее время уровень управления трудовыми ресурсами, а следовательно, эффективность коммерческой деятельности организации любого вида собственности и организационно-правовой формы, как и его социальный менеджмент, в значительной мере зависят от работы кадровой службы, выполняющей традиционные функции, и службы управления персоналом с более широким кругом обязанностей.

Эффективность кадрового менеджмента определяется результатами труда кадровиков, который имеет определенную специфику содержания (общение с людьми при собеседовании, интервью, приеме на работу, оценке деловых и профессиональных качеств; решение конфликтных ситуаций и др.) и характера (организаторский, воспитательный, творческий, требующий знаний во многих областях экономики, социологии, права и др.). Конечным результатом труда является принятие решений, которые оцениваются не количественно, а качественно в зависимости от влияния на достижение задач экономического и социального развития организации.

Вместе с тем практика использования труда персонала кадровых служб по квалификации, численности и т. п., также как его организация и нормирование, не отвечает требованиям современного кадрового менеджмента.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

Организация делопроизводства кадровых служб предусматривает решение ряда вопросов:

во-первых, четкого организационного построения работы отделов кадров и выбора наиболее рациональной формы организации работы с документами;

во-вторых, правильного разграничения функций между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации, внедрения современных методов ведения делопроизводства. Этот вопрос решается путем разработки и внедрения нормативных документов, стандартов, должностных инструкций. Необходимо обратить особое внимание на правильную

разработку должностных инструкций инспекторов и референтов кадровых служб;

в-третьих, правильного нормирования труда работников кадровых служб. Оно призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряженности труда на каждом рабочем месте, а также помочь в оценке работы каждого сотрудника;

в-четвертых, постоянного повышения квалификации и культуры работы персонала кадровых служб. Организация этого процесса является прямой обязанностью менеджера кадровой службы. Реализуется она как путем создания курсов, семинаров непосредственно на производстве с отрывом или без отрыва от работы, так и путем направления работников на курсы повышения квалификации в институты, университеты и другие организации, а также путем организации стажировок, в том числе на зарубежные предприятия и в организации;

в-пятых, рациональной организации рабочих мест и обеспечения благоприятных условий труда. Рабочее место каждого работника отдела кадров должно быть организовано надлежащим образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение трудовых функций, а не на преодоление неудобств в работе.

Под благоприятными условиями труда понимают совокупность факторов производственной среды, положительно влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Такими факторами являются санитарно-гигиенические условия (правильное освещение, максимальная тишина, оптимальная температура, влажность); надлежащий комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, конторские шкафы, столы-приставки для компьютеров, стулья подъемно-поворотные, стеллажи для хранения картотек, настольная картотека, набор канцелярских принадлежностей, телефонные аппараты, сшиватели документов, лотки для корреспонденции и др.).

Целью данной курсовой работы является исследование оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы государственного учреждения МГУП «Мосводоканал».

В рамках курсовой работы будут решены следующие задачи:

Исследованы механизмы организации труда работников кадровой службы;

Рассмотрены требования к оснащению рабочих мест сотрудников кадровой службы;

Проведен анализ деятельности кадровой службы МГУП «Мосводоканал»;

Проведено исследовании е оснащения рабочих мест сотрудников МГУП «Мосводоканал».

В качестве объекта исследования выступает МГУП “Мосводоканал”.

Предметом исследования являются принципы оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Элемент операции – действие одного исполнителя, не подлежащее расчленению и являющееся целесообразным только в комплексе с остальными элементами операции.

Процедура – определенная последовательность выполнения комплекса операций по обработке документированной цели, заканчивающаяся определенными по форме и содержанию результатами.

Для технологического разделения труда характерно закрепление отдельных операций или их комплекса за конкретным исполнителем. Например, один работник оформляет документы при приеме на работу, составляет приказ, на основе которого делается запись в трудовой книжке, составляет личное дело, знакомит работника с правилами трудового распорядка; другой – занимается составлением статистической отчетности и справок по учету личного состава, отчетов о численности и составе специалистов с различным уровнем образования, о движении кадров и т. п. Основа такого разделения – перечень закрепленных операций и процедур с указанием их объема и, соответственно, затрат рабочего времени на их осуществление.

Профессионально-квалификационные разделение и кооперация труда предполагают распределение обязанностей между работниками с учетом осуществляемой деятельности и требуемой для выполнения работы квалификации и установление взаимосвязей работников в их трудовой деятельности.

Профессионально-квалификационное разделение труда осуществляется на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 “Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих”.

Квалификационный справочник (КСД) включает в себя квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и других служащих, осуществляющих функции кадрового менеджмента на предприятии (в организации). Характеристика каждой должности содержит три раздела:

· “Должностные обязанности” – перечислены функции, которые должны быть полностью или частично выполнены работниками, занимающими данную должность;

· “Должен знать” – содержатся требования, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность, в отношении знаний по специальности, законодательных актов, положений, инструкций и других нормативных документов, а также методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

· “Требования квалификации” – определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимые для выполнения основных функций и обязанностей, и требования к стажу работы.

КСД, регламентируя труд работников, способствует организации рациональных разделения и кооперации труда посредством определения должностных обязанностей и предъявляемых требований к квалификации работников.

С целью четкого разделения трудовых функций и обязанностей специалистов и технических исполнителей и регламентации их труда применительно к условиям данного предприятия (организации) разрабатываются должностные инструкции для всех видов должностей, предусмотренных штатным расписанием, кроме должности руководителя, права и обязанности которого определяются соответствующим положением .

Должностная инструкция позволяет исключить дублирование, обеспечить взаимосвязь в работе, своевременность и обязательность осуществления закрепленных за конкретными исполнителями работ. При разработке должностных инструкций необходимо учитывать специфику данного предприятия (организации), наличие современной вычислительной и компьютерной техники для работы с информационной кадровой документацией и пр.

Выбор вариантов разделения и кооперации труда работников кадровых служб должен обеспечить максимальную их занятость при оптимальной и равной напряженности труда, а также взаимозаменяемости работников в процессе их трудовой деятельности.

1.2. Оснащение рабочего места работника кадровой службы

Важным для каждого работника кадровой службы является организация его рабочего места, включая рациональную планировку (внешнюю по отношению к другим рабочим местам и предметам оснащения и внутреннюю, обеспечивающую рациональное расположение предметов и средств труда на рабочем месте), а также оснащение, в т. ч. информационными документами, и обслуживание, создание благоприятных условий труда.

Планировка и оснащение рабочих мест зависят от специфики трудовой деятельности работника и занимаемой должности. Можно использовать типовые проекты, которые содержат перечень работ, соответствующее оснащение и планировку, обслуживание, включая схему информационных связей, перечень поступающих документов для хранения и использования и т. п.

Применительно к рабочим местам работников кадровых служб – это типовой набор мебели, отвечающий как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна. Комплексность оснащения предусматривает наличие на рабочем месте современной техники и ее рациональное размещение, в т. ч. безопасное для здоровья. Обслуживание рабочего места должно предусматривать информационные связи, документооборот и пр., обеспечивающие оперативность, объективность и достоверность получения и обработки информации. Все вместе должно способствовать эффективной работоспособности работника в течение рабочего дня, качественному выполнению функций и обязанностей.

Рабочее место инспектора по кадрам, как правило, включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Типовое рабочее место табельщика оснащается столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Санитарно-гигиенические условия труда на рабочем месте регламентируются санитарными нормами, нормативными документами, стандартами техники безопасности. При установлении рационального режима труда и отдыха рекомендуется использовать первую половину дня для выполнения основных функций, вторую – для проведения производственных совещаний и т. п., конец дня или определенные дни недели – для консультаций и приема посетителей. В ряде случаев целесообразно использовать индивидуальные режимы труда, скользящие графики работы .

Эффективность трудовой деятельности персонала кадровой службы в значительной мере определяется организацией трудового процесса и также методами его осуществления. Трудовой процесс, как правило, состоит из комплекса операций или процедур, каждая из которых имеет свое назначение и порядок выполнения (последовательное, совмещенное и пр.). Так, процедура “прием на работу” включает в себя 42 операции; “оформление документов при приеме на работу работников” – 10 (в т. ч. заполнение учетной, алфавитной, личной карточек, составление приказа, запись в трудовую книжку и пр.).

Метод труда характеризует способ выполнения трудового процесса работником для получения максимального результата при минимальных затратах рабочего времени и устойчивой работоспособности в течение рабочего времени.

Методы труда любого работника в значительной мере определены организацией его рабочего места, выбранными формами разделения и кооперации трудовых функций (работ), технологией и другими моментами, регламентирующими трудовой процесс. Однако применение рациональных приемов и методов выполнения конкретной работы во многом зависит от самих работников . Например, при ведении дневника времени работник может успешнее определить приоритетность решения тех или иных задач, выполнения соответствующих операций, решить вопросы делегирования отдельных работ (функций) без освобождения от ответственности (особенно важно для руководителя), учитывать использование рабочего времени и определять причины его потерь, принимать соответствующие меры, достигать оптимальную работоспособность в рамках естественного ритма с учетом своих особенностей и т. п.

Большое значение имеет применение рациональных методов работы в сфере информации и коммуникаций. Так, обработка информации может быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на эффективное достижение задачи при применении различных методов и приемов выполнения тех или иных функций (работ). Это влияет на сроки выполнения работ, их своевременность и достоверность результатов при передаче другим работникам в условиях принятого разделения и кооперации трудовых обязанностей и т. п. В сфере коммуникаций для успешной работы персонала кадровой службы необходимо применять рациональные способы проведения совещаний, приема посетителей, ведения телефонных переговоров и корреспонденции и др. Эти вопросы широко рассматриваются в специальной литературе по управлению персоналом, но, на наш взгляд, без достаточной ориентировки их решения на конечные результаты как по существу, так и по затратам рабочего времени исполнителя функций кадрового менеджмента.

1.3. Нормирование труда работников кадровых служб

Совершенствование организации труда работников кадровых служб по основным направлениям непосредственно связано с решением задач нормирования, т. е. изучением, проектированием и установлением необходимых затрат труда (норм труда) и его результатов, численности и соотношений численности работников различных должностей.

Решение вопросов нормирования труда персонала кадровых служб не обеспечено в должной мере нормативно-методическими и справочными материалами. В связи с этим предлагается использовать отечественный опыт нормирования труда аналогичных категорий работников с учетом специфики содержания, характера и предмета труда персонала кадровой службы.

Основные виды норм труда, методы их установления, внедрения, обоснования и другие вопросы нормирования определены законодательно гл. 22 ТК РФ “Нормирование труда”.

К основным видам норм труда относятся нормы времени (выработки), обслуживания, численности, числа подчиненных и др. На основе норм времени и обслуживания устанавливаются нормированные задания.

Применение тех или иных видов норм труда определяется степенью стабильности, повторяемости и уровнем продолжительности нормируемых работ (операций, комплексов операций, процедур).

Нормы времени устанавливаются на работы по комплектованию и учету кадров, в т. ч. на отдельные операции (например, “оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих”), на комплекс приемов (“оформление и учет трудовых книжек”), процедуры (“составление технической отчетности и справок по учету личного состава”).

На работы по делопроизводственному обслуживанию (например, экспедиторские, канцелярские, архивные) целесообразно устанавливать типовые нормы времени. При выполнении табельных работ (проверку наличия работников на рабочих местах, составление рапортов о движении личного состава работников, учет использования рабочего времени и др.) и использовании традиционных систем учета (рапортно-ведомостной, пропускной по карточкам, обходной) рекомендуется устанавливать нормы обслуживания.

Перспективным направлением совершенствования нормирования работников кадровых служб является установление и применение нормированных заданий.

Нормированное задание – это состав и объем работ, которые должен выполнить работник за определенный период времени с соблюдением принятых требований к качеству. Нормированные задания работникам, которые заняты выполнением периодически повторяющихся работ (функций), рекомендуется устанавливать действующими методами нормирования труда.

Целесообразность и возможность установления и применения нормированных заданий для работников кадровой службы необходимо определять на основе анализа содержания нормируемых трудовых функций, степени их повторяемости и других факторов.

Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и увеличить заинтересованность работников в выполнении большего объема работ и совмещении профессий и должностей.

Период установления нормированных заданий определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости выполняемых функций (работ):

· для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, – на декаду или месяц по определенному алгоритму;

· для сложных – на более длительный срок с учетом их характера и содержания.

Степень детализации нормированного задания зависит от количества наименований работ, периодичности их повторяемости и других факторов.

Разработку нормированных заданий для работников кадровых служб и служб управления персоналом рекомендуется проводить в несколько этапов:

· изучение содержания труда работников службы (на основе проведения фотографий рабочего дня, анкетного опроса, составления классификатора выполняемых работ, их повторяемости и целесообразности выполнения и т. п.);

· подготовка нормативных документов (нормативов времени на виды выполняемых работ, проектирование рациональной организации труда и т. п.);

· установление нормированного задания на основе перечня работ, планируемых на определенный период, учета факторов, влияющих на величину затрат времени, нормирования видов работ, планирования трудоемкости объема предусмотренных работ, определения резерва времени на выполнение оперативных работ .

Установленное нормированное задание при необходимости требует уточнения путем оценки выполненной работы, выявления затрат времени на работы, не предусмотренные заданием, расчета трудоемкости выполненного объема работ, определения фактически отработанного времени и т. п.

Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с соответствующим качеством (результатом).

Для нормирования труда персонала кадровых служб рекомендуется использовать опытно-статистический и аналитический методы нормирования.

Опытно-статистический метод предполагает определение норм трудовых затрат на основе статистических аналогичных данных, суммарных наблюдений за использованием рабочего времени и т. п. Он менее трудоемок, но не обеспечивает достаточной точности и обоснованности устанавливаемых норм труда.

Аналитический метод позволяет устанавливать обоснованные нормы трудовых затрат, обеспечивающие оптимальную их напряженность и достоверность. В зависимости от способа определения величины нормы труда различают аналитически-исследовательский и аналитически-расчетный методы .

Исходную информацию для установления норм трудовых затрат на выполнение тех или иных функций кадрового менеджмента аналитически-исследовательским методом получают по результатам изучения трудовых процессов путем проведения фотографий рабочего времени, хронометража, фотохронометража, а также самофотографий, что особенно актуально применительно к нормированию труда работников кадровой службы.

При аналитически-расчетном методе нормы труда рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Это обеспечивает необходимую степень обоснованности норм при значительно меньших затратах времени и средств на сбор исходной информации по сравнению с исследовательским. Так, для нормирования работ по комплектованию и учету кадров могут быть рекомендованы Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Глава 2. Исследование организации и оснащения рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал»

2.1. Социально-экономическая характеристика предприятия

Мосводоканал – это мощный индустриальный комплекс по производству питьевой воды и приему и очистке сточных вод, имеющий развитую инфраструктуру, которая включает десятки насосных станций, очистные сооружения и инженерные системы подачи и распределения воды.

Московский водоканал эксплуатирует крупнейшую в Европе и одну из старейших в России городских систем водоснабжения. Протяженность водопроводной сети Москвы составляет более 11 тысяч километров.

Сегодня в Мосводоканале работает более 10000 человек, из них рабочих - 63%, специалистов 28%, руководителей - 8,8% и служащих - 0,2%. Сохраняется стабильность и преемственность кадров, наиболее опытные и профессиональные работники в возрасте от 36 до 55 лет составляют 60 % от общего числа занятых на производстве. Средний возраст работников предприятия составляет 46 лет, в том числе рабочих- 45 года, специалистов - 43,7 года, руководящих работников - 47,3 лет. Постоянно ведется работа по улучшению качественного состава работающих.

Более 500 работников успешно сочетают работу с обучением в ведущих профильных вузах Москвы: МГСУ, МИКХиС, МЭИ и других. На предприятии трудятся 47 кандидатов наук, 19 человек учатся в аспирантуре.

В настоящее время на предприятии количество работников с высшим образованием составило 3548 чел. (28,0%), средним специальным - 2806 чел. (22,7%), средним - 5485 чел. (44,3%) и неполным средним - 616 чел. (5%).

В 1 квартале 2009 г. 438 руководящих работников и специалистов и 556 рабочих прошли обучение и повышение квалификации по различным направлениям деятельности предприятия.

1 октября 2008 года рейтинговая служба Standard & Poor"s присвоила Мосводоканалу кредитные рейтинги, которые позволяют рассматривать предприятие как инвестиционно - привлекательное. Присвоение Мосводоканалу кредитных рейтингов инвестиционного класса свидетельствует о том, что оно открыто и идет в ногу с современными тенденциями развития.

2.2. Анализ деятельности кадровой службы

Структура штата по управлению персоналом в МГУП “Мосводоканал” выглядит следующим образом (Рис. 1.):

Рис. 1.Структура по управлению персоналом МГУП “Мосводоканал”

Рассмотрим функции выполняемые отделом управления по работе с персоналом.

Кадровое делопроизводство и учет персонала осуществляется Отделом кадрового делопроизводства и учета персонала, который выполняет технические функции: оформление кадровых приказов и распоряжений, оформление приема, перемещения и увольнения сотрудников, пенсионных дел, формирование и ведение личных дел, табеля учета рабочего времени, составление описания работ, должностных инструкций и квалификационных требований.

Отдел подбора, адаптации и развития персонала . На этот отдел возложено несколько функций:

- по планированию персонала.

Если предприятие развивается, то кто-то должен заранее составить план подбора персонала, планировать его обучение, оценку и другие мероприятия. Квалифицированный персонал сейчас дефицит. За один день не подберешь, не переподготовишь. Это надо делать заранее, то есть планировать.

Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

- по адаптации персонала

После найма очень важно, чтобы сотрудник быстро вошел в работу и стал эффективным. Для этого необходимо организовать работу по первичной адаптации нового сотрудника, помочь ему понять, что от него требуется, как он должен выполнять работу, с кем взаимодействовать. В этих целях Московское государственное унитарное предприятие «Мосводоканал» с 2001 года сотрудничает с Государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования Политехническим колледжем № 19.

Учащиеся колледжа проходят на подразделениях Мосводоканала производственную практику, во время которой получают заработную плату от предприятия. Организуется производственное обучение учащихся колледжа в Учебном Центре Мосводоканала. Проводится работа по заключению договоров с некоторыми учащимися о дальнейшем трудоустройстве на предприятии. А также в 1973 г был открыт Учебный центр МГУП "Мосводоканал". Так, в 2007 году в аудиториях и мастерских Учебного центра прошли подготовку и повышение квалификации 5801 человек.

Для “новичков” же в МГУП “Мосводоканал” назначается наставник сроком до 1 года.

- по оценке и аттестации персонала

Руководителю лучше знать, как работает персонал. Для объективной оценки работы, очевидно, мало неформального подхода к этому. Нужны и аттестации, и другие формальные формы определения эффективности сотрудников. Оценка результатов деятельности позволяет руководству определить наиболее выдающихся работников и реально поднять уровень их достижений, переводя их на более привлекательные должности. В основном, оценка результатов деятельности служит трем целям: административной, информационной и мотивационной.

По истечению испытательного срока, (для “новичков”- на усмотрение наставника) назначается оценка деятельности и профпригодности работника. Аттестация же всех работников проводится на усмотрение начальника отдела управления персоналом.

- по мотивации персонала

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей, во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми. Большое значение имеют гарантия занятости, условия труда, уровень оплаты, характер межличностных отношений в коллективе работников и т.п. Так, в начале 2008 года на предприятии МГУП “Мосводоканал” был создан “Отдел развития и мотивации труда персонала”, целью которого стоит создание адекватной системы стимулирования и мотивации труда.

Система подбора персонала.

Подбор и набор персонала осуществляется группой набора и подбора персонала. МГУП “Мосводоканал” использует как внешний, так и внутренний способы набора персонала.

Использование внешних источников привлечения персонала, позволяет обеспечить более широкий выбор среди претендентов на должность. При этом удовлетворяется абсолютная потребность в кадрах. Новый человек, как правило, легко добивается признания в коллективе, что снижает угрозу возникновения интриг внутри организации. Появляется новый импульс в развитии организации.

Недостатками привлечения персонала за счет внешних источников, как правило, являются: большие затраты на привлечение кадров, высокий удельный вес работников, принимаемых со стороны. Также внешние источники способствуют росту текучести кадров, появляется высокая степень риска при прохождении испытательного срока; плохое знание организации; длительный период адаптации; блокирование возможностей служебного роста для работников организации, что ухудшает социально-психологический климат среди давно работающих в организации. Есть еще минус - нового работника плохо знают в организации.

Для замещения должностей в штате компании чаще всего используется внутренний способ подбора персонала. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это повышает их заинтересованность, улучшает моральный климат и усиливает привязанность работников к организации.

Преимущество внутреннего способа подбора персонала в том, что у сотрудника появляются шансы для служебного роста, улучшается социально психологический климат в коллективе. Привлекают и низкие затраты на привлечение кадров. Уровень оплаты в организации остается стабильным (претенденты со стороны могут предъявить более высокие требования в отношении оплаты труда). Происходит рост молодых кадров данной организации, быстрое заполнение освободившейся должности, без адаптации.

Использование внутренних источников привлечения кадров позволяет обеспечить “прозрачность” кадровой политики, высокую степень управляемости, возможность планирования данного процесса и целенаправленного повышения квалификации персонала. Решается проблема занятости собственных кадров, повышается мотивация и степень удовлетворения трудом у работников. Если перевод на новую должность совпадает с желанием самого претендента, то отмечается рост производительности труда.

Организация, производящая набор персонала за счет внутренних источников привлечения претендентов, имеет возможность избежать убыточной текучести кадров.

Недостатками внутренних источников привлечения персонала является появление панибратства при решении деловых вопросов, снижение активности рядового работника, претендующего на должность руководителя, а также возможно появление напряжения и соперничества в коллективе в случае появления нескольких претендентов на должность. Кроме того, не удается полностью удовлетворить количественную потребность в кадрах, удовлетворяется только качественная потребность, но через переподготовку или повышение кадров, что требует дополнительных затрат.

МГУП “Мосводоканал” не использует специальных тестов и испытаний при приеме на работу. Соискатель присылает резюме, которое изучается Отделом подбора, адаптации и развития персонала, далее этим отделом организуется собеседование начальника отдела или представителя отдела с кандидатом. При необходимости на собеседование приглашается специалист или руководитель который может оценить знания и профессиональные навыки кандидата. Начальник отдела управления по работе с персоналом проводит анализ результатов собеседования, изучает документы предоставленные кандидатом, принимает решение о приеме (переводе) кандидата или отказе.

2.3. Оснащение рабочих мест сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал»

Должностная инструкция инспектора по труду по МГУП «Мосводоканал» включает в себя общую часть, квалификационные требования, профессиональные требования, методическую подготовку, основные задачи и обязанности, права инспектора, ответственность (семь разделов).

Основные права и обязанности инспектора по труду:

Оформление документации при приеме, переводе (перемещении) и увольнении работников;

Ведение документооборота и учета движения личного состава;

Учет и контроль явок на работу, передача необходимых сведений на ГВЦ;

Обработка листков нетрудоспособности, документов по сверхурочным и другим работам;

Оформление всех видов отпусков;

Уточнение и корректировка отработанного времени работников по итогам работы за месяц;

Составление отчетов, справок, заявок, предоставление их в вышестоящие организации и заинтересованным специалистам.

Инспектор по труду несет ответственность:

За учет затрат рабочего времени;

Оформление и своевременное предоставление отчетной и информационной документации.

Квалификационные требования:

Среднее специальное образование (без требований к стажу работы);

Практические навыки работы на электронно-вычислительных устройствах, счетной и другой оргтехнике;

Знания основ кадрового менеджмента, условий оплаты труда и основных положений по учету рабочего времени.

При этом инспектор должен уметь профессионально:

Рассчитывать и применять графики труда и отдыха работников;

Оформлять необходимые документы при приеме на работу, переводе (перемещении) и увольнении;

Пользоваться кодификатором профессий, должностей и прочей документацией;

Проводить анализ затрат рабочего времени, обрабатывать документацию по учету рабочего времени;

Пользоваться действующими руководящими и организационными материалами.

Приведем расчет оперативного времени на выполнение отдельных операций и их комплексов по Межотраслевым укрупненным нормативам времени на работу по комплектованию и учету кадров.

В указанных Межотраслевых нормативах установлены нормы времени на работы:

· по оформлению документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

· оформлению и учету трудовых книжек;

· оформлению документов по учету движения кадров;

· составлению статистической отчетности и справок по учету личного состава;

· составлению справок;

· участию в разработках планов и других работ, выполняемых работниками по комплектованию и учету кадров;

· связанные с бюро по трудоустройству и информации населения;

· связанные с АСУ и с бюро пропусков и пр.

Эти нормы разработаны применительно к типовому рабочему месту инспектора по кадрам и табельщика. Нормативная часть выполнена в табличной форме с указанием содержания нормируемых работ и операций и имеет следующий вид.

Таблица 1

1. ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа о приеме на работу (форма);

2. заполнение алфавитной карточки (форма);

3. размещение ее в картотеке;

4. заполнение учетной карточки специалиста (форма) и размещение ее в картотеке;

5. составление приказа о зачислении на работу;

6. запись в трудовую книжку и отметка о приеме на работу;

7. оформление личного дела (форма);

8. составление отчета о приеме на работу;

9. ознакомление работника с правилами трудового распорядка;

10. заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

Нвр = Топ (1 + К/100),

где Нвр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Топ – норматив времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

Таким образом, норма времени на выполнение операции “оформление документов при приеме на работу одного рабочего” составит:

Нвр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.

Согласно нормативным материалам, процедура “оформление и учет трудовых книжек” состоит из комплекса операций, на выполнение которых установлены свои нормативы времени:

1. выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки (единица измерения – одна трудовая книжка или вкладыш, один дубликат; норматив времени – чел.-ч);

2. запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях и др. (единица измерения – одна запись; норматив времени – чел.-ч);

3. снятие копии трудовой книжки (факторы – количество записей в трудовой книжке; единица измерения – одна копия; норматив времени – чел.-ч).

Норма времени на выполнение процедуры “оформление и учет трудовых книжек” при условии выписки одной трудовой книжки, одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:

Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8/100) = 0,864 чел.-ч.

Более сложной задачей является определение необходимой численности работников служб по управлению персоналом и отделов кадров.

· по фактически сложившемуся удельному весу отдельных групп персонала, при котором численность не нормируется, а искусственно сохраняется на ранее достигнутом уровне;

· на основе анализа затрат рабочего времени посредством проведения фотографий рабочего дня, использования метода моментальных наблюдений изучения затрат рабочего времени и др. Метод позволяет определить оптимальную численность, учесть специфические аспекты трудовой деятельности работников, выявить возможности изменения численности в ту или иную сторону в целях обеспечения экономических результатов. Однако наблюдения за использованием рабочего времени, лежащие в его основе, часто носят субъективный характер и сводятся лишь к установлению доли потерь рабочего времени и последующему пропорциональному сокращению численности работников. К тому же из-за трудоемкости этот метод в большинстве случаев применяется выборочно для разработки нормативов, предназначенных для многократного применения в отдельных подразделениях, службах;

· согласно проекту расстановки персонала по рабочим местам либо прикреплению к постоянному выполнению определенных функций (работ);

· по нормативам времени выполнения отдельных видов работ (функций). Устанавливаются перечень работ и их объем, по нормативам определяется общая нормативная трудоемкость всего объема работ (функций), которая делится на полезный фонд времени одного работника и таким образом определяется численность персонала, необходимого для выполнения нормируемых работ (функций). Применение этого метода затруднено, особенно для нормирования численности специалистов и других служащих в связи с большим разнообразием выполняемых ими работ (функций), отсутствием четкой последовательности их осуществления и возможности заранее предвидеть весь объем работ, а также из-за недостаточного охвата всех работ (функций) нормативами и их высокой степени дифференциации, что увеличивает трудоемкость нормирования;

· по нормативам численности или нормам обслуживания. Методика проста и сводится к тому, что в зависимости от каких-либо факторов по таблицам или нормативным формулам рассчитывается численность работников данной профессии.Разработка нормативов численности является достаточно сложной нормативно-исследовательской работой, требующей применения математических методов, программного обеспечения и пр.

Рассчитаем численность инспекторов по труду и табельщиков, выполняющих традиционный круг работ (функций), используя Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Будем считать, что инспектор по труду в течение года выполняет все операции по комплектованию и учету кадров на предприятии (организации) при традиционном варианте управления персоналом.

Порядок расчета следующий:

· на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину, с учетом единицы измерения нормируемой операции;

· с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;

· суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и непредусмотренным нормативным материалам делится на полезный фонд рабочего времени одного работника.

Численность рассчитывается (при условных объемах работ в год) по формуле:

Ч = То: Фп,

где То – суммарная трудоемкость работ на год, чел.-ч;

Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято – 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.; принято Ч = 3 чел.,

где 70 – годовая трудоемкость работ не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.

Таблица 2

Расчет численности инспекторов по кадрам

Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ (операций)	Влияющие факторы	Нормативы времени, чел.-ч	Нормы времени, чел.-ч	Объем работы за год	емкость операций,
Оформление документов при приеме на работу	Один работник
Оформление документов при увольнении	Один работник
Оформление документов работнику при уходе на пенсию по возрасту или инвалидности	Один работник
Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и пр.	Один отчет	списочная численность персонала – 10 000 чел.
Оформление характеристики на работника	Один работник
Другие операции
емкость нормируемых работ

Численность табельщиков определяется делением среднесписочной численности работников предприятия (организации) на норму обслуживания, установленную по нормативам времени по формуле:

Ч = Чсп: Нобс,

где Чсп – среднесписочная численность работников, чел.;

Нобс – норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочном числе работников 10 000 чел. и норме обслуживания 490 чел. численность составит:

Ч = 10 000: 490 = 20 чел.

Рабочие места сотрудников кадровой службы оснащены в соответствии с должностными категориями и инструкциями. При планировке и оборудовании рабочих мест сотрудников отдела кадров рекомендуется учитывать следующие требования:

Устанавливать мебель, оборудование, стеллажи для сортировки документов так, чтобы ими было удобно пользоваться;

Размещать предметы и средства труда с учетом выполняемых операций;

Материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, их складывают в места, доступные другим сотрудникам;

Средства малой оргтехники размещать в определенных местах, чтобы добиваться автоматизма движений. Все постоянно используемые материалы располагать так, чтобы их сразу можно было достать, когда они потребуются;

Для быстрого и безошибочного отыскания документов использовать различные по цвету папки.

Схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам и табельщика показаны соответственно на рис. 2 и 3.

Рис. 2. Оснащение рабочего места инспектора по кадрам

Рис. 3. Оснащение рабочего места табельщика

Первичными документами по учету кадров на предприятии (в организации) являются приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении и переводе на другую работу, записки о предоставлении отпусков, на основании которых делают соответствующие записи в учетных документах (личных карточках, трудовых книжках и др.). Личные карточки заполняются отделом кадров на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, на основании опроса рабочего или служащего и соответствующих документов: паспорта, диплома, трудовой книжки, удостоверения и др. О всех последующих изменениях в трудовом пути работника в личных карточках делаются соответствующие отметки, после ознакомления с которыми он ставит свою подпись.

На специалистов с высшим образованием кроме личной карточки заполняется также учетная карточка. Заполненную учетную карточку подписывает поступающий на работу и заверяет начальник отдела кадров.

Личные карточки работников комплектуются по структурным подразделениям предприятия в алфавитном порядке. Они составляют картотеку личного состава организации. По данным личных карточек ведут учет численности, состава работников и его изменений в соответствии с типовой и отраслевыми инструкциями по статистике численности рабочих и служащих. На крупных предприятиях для облегчения работы с картотекой на каждого работника заводят вспомогательную алфавитную карточку. Картотека указанных карточек ведется по предприятию (организации) в целом, карточки в ней раскладываются в алфавитном порядке и содержат следующие сведения: фамилия, имя, отчество, цех, отдел; занимаемая должность; номер личного дела и табельный номер. Личные карточки работников после их увольнения хранятся в отделе кадров предприятия в течение двух лет, а затем в архиве предприятия еще 33 года.

На руководителей, специалистов, а также материально ответственных лиц кроме личных и учетных карточек в отделе кадров ведутся личные дела, которые представляют собой набор различных документов, характеризующих их биографические, деловые и личностные качества. Личные дела систематизируются в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии с утвержденным штатным расписанием. В них входят такие документы: опись документов, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании, заявление о приеме на работу, копии представлений для назначения или утверждения в должности, копии материалов по результатам конкурсов специалистов и выборов руководителей, характеристики (отзывы), аттестационные листы, копии приказов о поощрениях и взысканиях, другие документы, характеризующие работника. Каждому личному делу присваивают порядковый номер, соответствующий номеру в штатно-должностной книге, который записывают в алфавитную книгу личных дел предприятия.

Штатно-должностная книга представляет собой основной рабочий документ отдела кадров, который отражает состояние укомплектованности аппарата предприятия, организации и их подразделений руководителями, специалистами и служащими. Указанную книгу составляют работники по кадрам на основе штатного расписания по следующей форме: номер по порядку, наименование подразделений и должностей, должностной оклад (ставка); категория персонала, фамилия, имя, отчество, год рождения, образование и специальность, дата и номер приказа о назначении на должность. Порядковые номера записей работников в штатно-должностной книге в целях оперативного поиска необходимых данных присваивают их личным делам и личной карточке.

Для получения различных справок о работающих, переведенных, выбывших, об общем и непрерывном стаже работы для отметки в бюллетенях социального страхования в отделе кадров ведется алфавитная книга. Она составляется на всех рабочих и служащих по подразделениям или категориям персонала в зависимости от структуры предприятия, организации и численности работающих. В алфавитную книгу, как и в штатно-должностную, запись вносят одновременно с оформлением приказов о приеме, переводе, увольнении работников.

Заполнение личного листка по учету кадров. Личный листок по учету кадров работник заполняет собственноручно, отвечая на все поставленные вопросы: фамилия, имя, отчество; пол; год, число и месяц рождения; образование (указывается название и местонахождение учебного заведения, наименование полученной специальности и квалификации по диплому); владение иностранными языками; ученая степень и ученое звание; научные труды и изобретения; выполняемая работа с начала трудовой деятельности; государственные и другие награды; отношение к воинской обязанности и воинское звание; семейное положение; домашний адрес; дата заполнения.

В конце листка по учету кадров ставится личная подпись заполняющего его лица.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно, в произвольной форме, однако с соблюдением определенных требований. При поступлении на работу автобиографию пишут от руки на листе бумаги формата A4 или на специальном бланке. Форма изложения - повествовательная (от первого лица).

Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и личностных качествах человека. При описании трудовой деятельности не следует ограничиваться только перечислением должностей, необходимо объяснить причины перехода с одной работы на другую. Если временно не работал, надо указать причину. Необходимо также написать о переменах места жительства.

В автобиографии обычно указывают название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилию, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; ставят личную подпись.

Характеристика - официальный документ, который выдает администрация предприятия, учреждения, организации своему сотруднику при решении ряда вопросов (таких как поступление в учебное заведение, командирование на работу в другую страну, аттестация на должность и т. п.). Она может быть оформлена на общем бланке формата A4.

В характеристике даются отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деловых и личностных качеств.

Реквизиты характеристики: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

Первая часть - анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование;

Вторая часть - данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии или в организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.);

Третья часть - собственно характеристика, т. е. оценка личностных и деловых качеств (отношение к работе, повышение профессионального и культурного уровня, поведение в быту, отношение к коллегам); наличие у сотрудника наград и других служебных поощрений;

Четвертая часть - заключительная - содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику руководитель предприятия. Подпись заверяется гербовой печатью. Ниже проставляется дата подписания характеристики. Характеристику выдают работнику на руки или с его ведома пересылают учреждению, организации, предприятию, которые ее запросили.

В МГУП «Мосводоканал» используется АСУ «Кадры».

Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:

По установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;

В запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.

Выдача персональных данных возможна в таких режимах:

Разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);

Данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);

Данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

Аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

Вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.).

Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на функциональные зоны:

Управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);

Ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

Работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);

Работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

Контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);

Кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);

Хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам).

Заключение

В курсовой работе проведен анализ оснащения сотрудников кадровой службы МГУП «Мосводоканал».

Московское государственное унитарное предприятие "Мосводоканал" - крупнейшая в России водная компания, оказывающая услуги водоснабжения и водоотведения более чем 13 миллионам жителей Московского региона.

Количество сотрудников и структура кадровой службы зависит от функций, которые выполняют или “должны” выполнять “кадровики” в организации. Наиболее частая пропорция, которая встречается в литературе или на лекциях профессионалов кадрового менеджмента как желательная 1/100. В реальности же, в России, в крупных организациях встречаются соотношения и 0,3/100 и 1,3/100. Однако наблюдаются некоторые тенденции. Можно говорить, что внедрение современных технологий приводит к усложнению труда, росту квалификации и уровня развития персонала и, одновременно, к снижению трудоемкости работы и количества персонала необходимого для выполнения того или иного объема работы. А развитый персонал требует более сложного подхода к управлению им.

В МГУП “Мосводоканал” процентное соотношение штата по управлению персоналом к численности сотрудников компании составляет 0.9/100. Таким образом, соблюдается желательная пропорция.

Рабочие места сотрудников кадровой службы оснащены типовым набором мебели, отвечающей как антропометрическим и функциональным данным человека, так и эстетическому восприятию дизайна.

Рабочее место инспектора по кадрам включает в себя набор мебели (стол, подъемно-поворотный стул, стул для посетителей), а также мини-компьютер, лотки для документов, телефонный аппарат, телефонный справочник и пр.

Рабочее место табельщика оснащено столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения документов (бланков) и пр.

Создание благоприятных условий труда предполагает наличие нормальной освещенности, допустимого уровня шума, оптимального микроклимата, эстетики, рационального режима труда и отдыха, а также психологического климата в коллективе.

Список литературы:

1. Адамчук В.В. и др. Экономика и социология труда. Уч. Для вузов. -М.: ЮНИТИ, 2008. -144с.

2. Васильев В.Н. Организация производства с условиях рынка. - М.: Машиностроение, 2006.-568с.

3. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Одегов Ю.Г., Пихало В.Т. Управление персоналом: Учебник. - М.: Издат. центр "Академия", 2007.-574с

4. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. Новосибирск, НГАЭиУ, 2008.-623с.

5. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008, - 304 с.

6. Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Минск: Высшая школа, 2009.-537с.

7. Меликьян Г.Г. Экономика труда и социально-трудовые отношения.- М.: МИК, 2004. - 623с.

8. Организация и нормирование труда: Учебное пособие. - М.: ЗАО "Финстатинформ", 2008.-562с.

9. Основы научной организации труда на предприятии: Учебное пособие. - М.: ИНФРА, 2008.-544с.

10. Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под.ред. д.э.н. проф. А.Я Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2008 - 296 с.

11. Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. к.э.н., проф. О.И. Марченко. - М.: "Ось-89", 2008.-224 с.

12. Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. - 368 с.

Левин И.Б., Мельник С.Л. Справочник экономиста-организатора труда. - Минск: Высшая школа, 2009.- С. 337.

Управление персоналом организации. Практикум: Учебное пособие / Под.ред. д.э.н. проф. А.Я Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2008 – С.105.

Управление персоналом: Учебное пособие / Под ред. к.э.н., проф. О.И. Марченко. - М.: "Ось-89", 2008.- С. 114.

Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. - М.: Издательство "Экзамен", 2009. – С. 201.

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им.А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере ООО «Строитель»)

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Оглавление

Введение 3

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11
13
16
20
20
28
Оформление пенсии 41
Оформление документов при увольнении 44
§ 2.3. Работа с исходящими и входящими документами 46
§ 2.4. Формирование дел в организации 50
§ 2.5. Хранение документов кадровой службы 54
3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров 60
Заключение 64
Источники 68

Введение

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом №8. - 2004.-С. 79.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с.

Отдел кадров ООО «Строитель» представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Бобылева М.П. Делопроизводство. - М.: Управление персоналом, 1999. - с. 9 Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Строитель» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. .97

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ. Федосова В.Т. Управление современной школой выпуск 4. - М.: Учитель, 2006. - 128 с.

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель дипломной работы - изучить организацию работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными задачами дипломной работы являются:

Рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

Изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;

Проанализировать работу кадровой службы в области документирования;

Предложить методы усовершенствования службы кадров ООО «Строитель».

нормативные и законодательные акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены. Федеральный закон РФ от 08.07.2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) // собрание законодательства РФ. - 2006.- №31 (1ч.).

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06.2006 г. №90 - ФЗ.

4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты». «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. №1 // Справочник кадровика.- №3. - 2006.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Данный стандарт устанавливает: состав

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005№536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С.55

2. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. В данной статье говорится о том, что кадровая документация (документация по личному составу) организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности, имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика.- 2003. - №11. - С.57

3. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению. В этой статье даны рекомендации по заполнению личной карточки Т-2, а так же перечислены документы необходимые для ее заполнения. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

4. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры. Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Обязательное условие для возникновения права на трудовою пенсию - одновременное достижение определенного возраста и наличие страхового стажа. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. - 2003. - №4. - С. 107

5. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала. Автор работы обращает внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 79.

Основное внимание в учебных пособиях уделено подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. Так например:

В справочном пособии Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. Андреева В.И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. //М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов этой области. М.В. Кирсанова. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

В учебнике Демина Ю.М. «Делопроизводство» излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. Демин Ю.М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов //СПб.: Питер, 2003-220 с.

Дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

В первой главе дипломной работы рассмотрена организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель».

Во второй главе рассматривается документирование кадровой деятельности.

Третья глава посвящена направлению и методам усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель».

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель»

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии - создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений// Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С. 59

Организация предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

В ООО «Строитель» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

2. «Задачи»

Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

Разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

Учет личного состава предприятия;

Хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

Изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

Анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

Создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

Работа по созданию резерва на выдвижение;

Подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

Подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

Подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

Принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

Осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

Ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права»

В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

Право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

Право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена ответственность менеджера по персоналу за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» № 5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель»

Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 20.03. 2002г., и функционирует в соответствии с гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

ООО «Строитель» занимается строительством частных деревянных домов, бань, которые собираются из оцилиндрованного бревна или клееного бруса. С этого года, организация взялась за строительство коттеджей из кирпича. В основном строительство домов ведется в Сысертском районе, г. Каменске-Уральском и Каменском районе. ООО «Строитель» также выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

Общество имеет круглую печать со своим наименованием и указанием места нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Общество в соответствии с законодательством вправе открывать расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

Целью деятельности Общества является получение прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество в установленном порядке осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;

проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;

строительство гражданских и промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;

сантехнические, электротехнические, монтажные работы;

производство строительных материалов;

производство и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

поставку материалов, сырья и оборудования, иных товаров промышленного назначения;

производство, закуп, хранение, переработку, реализацию с/х продукции;

риэлторскую деятельность;

маркетинговую и посредническую деятельность;

информационную и консультационную деятельность;

другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Общество вправе иметь собственное автохозяйство, осуществлять перевозку людей и грузов.

Общество осуществляет в установленном порядке внешнеэкономическую деятельность в соответствии с законодательством РФ и нормами международного права. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Строитель». - С.1-3.

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы

Кадровое делопроизводство ООО «Строитель» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С. 80

Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает объявление в бегущей строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что численный состав организации небольшой главный бухгалтер и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

Деятельность всех работников ООО «Строитель» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. - С. 76

Функции кадровой службы ООО «Строитель»:

изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

подсчет трудового стажа;

оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

подготовка документов к сдаче в архив;

составление установленной отчетности. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. -С. 77

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО «Строитель» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Бизнес-школа, 2000. - 19 с. И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2. Документирование кадровой деятельности

Деятельность кадровой службы организации - неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. - // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С. 57 (Приложение №1).

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель»

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом,2005. - 14 с.

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №5 // Положение об отделе кадров ООО «Строитель». - С. 1-5.

Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

Повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

Обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. - С..27

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Текущее делопроизводство ООО «Строитель» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Строитель». - С. 1-14. При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. - 2000. - №10. - С. 28

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. Кадровик: сборник документов. - 2005. - 3-й выпуск. - С. .25

распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Строитель». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 10-е. - М.: Управление персоналом. - 2005. - С. 68

Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет. Там же С. 64

информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Изд. 3-е. - Бизнес-школа. - 2000. - С. 13

Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ООО «Строитель» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

Мастером ООО «Строитель» по окончанию строительных работ составляется акт выполненных работ.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила).

Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

От первого лица единственного числа (прошу);

От первого лица множественного числа (просим);

От третьего лица единственного числа (предприятие просит);

От третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят). Документы по оформлению трудовых отношений. - М.: ПРИОР, 2002. - С. 49

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Там же

Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - Спб.: Питер, 2003. - 47 с.

Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.).

Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

Фамилию указанного лица;

Должность указанного лица;

Указание о том, для каких целей выдана данная справка.

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия (Приложение №5).

Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия. Кадровик: сборник документов. 3-й выпуск. - Новосибирск.: Сиб. унив, 2005. - С. 24.

§ 2.2. Оформление кадровых документов

Оформление документов при приеме на работу

При приеме на работу в ООО «Строитель», работник должен предоставить следующие документы:

Заявление о приеме на работу с подписью директора;

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

Трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

Справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

Медицинскую справку;

СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица). Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 16.

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника в ООО «Строитель», с которым он знакомится под роспись (Приложение №6). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. -№3. - С. 47

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

Паспорт;

Трудовая книжка;

Военный билет;

Документ об образовании;

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

Идентификационный налоговый номер;

Приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имеют», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 48

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Строитель». Срок хранения каточки - 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный в письменной форме - это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями (Приложение №7).

Согласно Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой кодекс Российской Федерации от 10.10.2005 г.- С. 25.

В трудовом договоре указываются: Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. - 2001. - 66 с.

Фамилия, имя, отчество работника;

Наименование работодателя, наименование организации;

Место работы;

Дата начала работы;

Наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

Права и обязанности работника;

Характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;

Режим труда и отдыха;

Условия оплаты труда;

Виды и условия социального страхования.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Строитель», а второй - у работника.

Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе 4-е изд. -.2001. - 67 с.

После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

Подобные документы

Понятие и основные направления деятельности кадровой службы, ее функции и полномочия. Организация работы современной кадровой службы в ООО ПКФ "Антек". Взаимоотношения отдела кадров с другими подразделениями предприятия. Работа с документацией отдела.

курсовая работа , добавлен 04.01.2011

Место подгруппы кадрового документооборота в структуре управления. Характеристика и хранение кадровых организационных, распорядительных, учетных документов на предприятии. Документирование трудовых отношений. Структура и функции кадровой службы.

дипломная работа , добавлен 23.09.2016

Место кадровой службы в системе управления. Основы деятельности кадровой службы. Должностная инструкция сотрудника кадровой службы. Правила заполнения трудовой книжки. Расчеты за трудовыми книжки и их хранение. Номенклатура дел отдела кадров.

дипломная работа , добавлен 17.07.2008

Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).

курсовая работа , добавлен 06.04.2014

Поиск путей совершенствования работы кадровых служб в Республике Беларусь посредством осуществления анализа кадровой политики предприятия ООО "Белкрус" и реализации основных задач и функций кадровой службы. Роль кадровой службы в управлении организацией.

курсовая работа , добавлен 12.10.2010

Цели и задачи кадровой службы предприятия. Анализ системы управления на предприятии ОАО "КОРМЗ". Анализ численности и структуры персонала организации. Исследование работы кадровой службы ОАО предприятия, разработка мероприятий по ее совершенствованию.

курсовая работа , добавлен 23.09.2011

Цели, задачи, функции и структура кадровой службы предприятия. Особенности составления организационно-экономической характеристики предприятия. Анализ профессионально-квалификационного состава кадровой службы ОАО "Шебекинского машиностроительного завода".

курсовая работа , добавлен 02.03.2010

Понятие кадровой службы организации и основные направления ее деятельности. Анализ основных направлений деятельности кадровой службы УП "Минский электромеханический завод", оценка ее практической эффективности и разработка направлений совершенствования.

курсовая работа , добавлен 12.10.2010

Понятие и суть кадровой службы, ее роль в современных условиях. Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров. Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

курсовая работа , добавлен 09.06.2011

Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Основные должностные обязанности начальника отдела по работе с персоналом. Полномочия, структура и функции отдела. Пути к совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях.

С.Г. РАДЬКО ,
канд. техн. наук, ст. преп. кафедры экономики и менеджмента, Московского государственного университета дизайна и технологии.
А.И. АФАНАСЬЕВА ,
канд. техн. наук, доц. кафедры экономики и менеджмента, Московского государственного университета дизайна и технологии.

Формирование системы управления персоналом
Пример реорганизации кадровой службы предприятия

В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы предприятиям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями. Одной из наиболее значимых проблем для любой управленческой структуры является определение численности управленческого персонала, т. к. последняя существенно влияет на эффективность его функционирования.

В отечественной практике управления предприятия и организации самостоятельно определяют численность персонала, необходимую для осуществления трудовых обязанностей, т. к. существующие методы по расчету этого показателя не носят обязательного характера.

Решение задачи совершенствования управления кадрами на предприятии невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать предприятие кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие “управление персоналом” подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

Основной задачей кадровой службы на предприятии является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

планирование кадровой деятельности;

оценка кадрового потенциала;

определение потребности в кадрах;

содействие адаптации работников;

профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

деловая карьера;

набор и отбор кадров и т. д.

Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых специалистов, следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием выполняемых сотрудниками функций.

Отдел кадров должен получить организационный статус методического, информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии. При этом должны быть выполнены следующие виды работ:

составление перечня функций, выполняемых службой кадров;

расчет суммарной трудоемкости функций службы;

определение нормы численности сотрудников службы кадров;

выработка уточненного перечня функций, выполняемых реорганизуемой кадровой службой (РКС);

расчет суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций РКС;

формирование структуры функциональных ролей работников РКС;

расчет трудоемкости выполнения функций каждого сотрудника РКС;

расчет нормы численности сотрудников РКС с распределением по должностям;

определение штатной структуры РКС.

На предприятиях легкой промышленности кадровая служба, как правило, состоит из одного структурного подразделения – отдела кадров.

Рассмотрим пример реорганизации кадровой службы на одном из предприятий легкой промышленности.
Штатным расписанием в отделе кадров предусмотрены две должности: начальник отдела кадров и ведущий специалист. Фактически укомплектована одна должность – начальника отдела кадров, при этом рабочее место специалиста не оборудовано компьютерной техникой и все трудовые функции выполняются вручную.
На начальном этапе реорганизации кадровой службы с использованием фотографии рабочего времени и экспертных оценок был составлен перечень основных функций, выполняемых существующим отделом кадров, и определена трудоемкость их выполнения в год. Фрагмент расчета трудоемкости функций, выполняемых отделом кадров, приведен в табл. 1.

Таблица 1

Расчет норматива численности сотрудников отдела кадров на предприятии легкой промышленности (фрагмент методики расчета)

Выделение трудовых функций осуществлялось с учетом фактора интенсивности, являющегося характеристикой трудовой функции и основой для присвоения балльной оценки. При проведении экспертного анализа использовалась 100-балльная шкала.

Численность сотрудников отдела кадров рассчитывается как отношение суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций к величине полезного годового фонда рабочего времени:

Ч о.к. = Te общ /Ф год.1 раб.

где, Ч о.к. – численность сотрудников отдела кадров;
Те общ. – суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций;
Ф год.1 раб. – величина полезного годового фонда рабочего времени.

В соответствии с полученными данными количество штатных должностей соответствует рассчитанной норме численности, хотя фактически отдел кадров не укомплектован. Таким образом, установлен переизбыток трудовых функций, выполняемых начальником отдела кадров.

Построение качественно новой системы управления персоналом проводится по результатам анализа существующей системы управления. Совершенствование методов оценки качества трудовой деятельности работников обусловлено необходимостью повышения качества управления. Оценка деловых качеств работников в значительной мере субъективна, что затрудняет установление норм труда, в полной мере соответствующих знаниям и навыкам работников. В связи с этим повышение квалификации сотрудников структурных подразделений, занимающихся кадровым обеспечением, предполагает непрерывное ознакомление с работами в сфере управления персоналом.

При реорганизации существующей системы управления персоналом целесообразно составить перечень функций всех или ограниченного круга сотрудников существующей системы управления. Имеющийся перечень функций дополняется, строится структура функциональных ролей, трудовые функции представляются в штатных должностях, рассчитываются нормативы численности по каждой должности. Если выделение функций существующей системы управления признается нецелесообразным, составляется только перечень функций РКС.

Отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

Система управления персоналом наделена гораздо более значительным объемом функций, чем традиционный отдел кадров. Это обусловливает существенное увеличение необходимых для выполнения всей номенклатуры функций затрат времени и требует расширения штата кадровой службы.

На основе проведенного анализа работы по управлению персоналом на предприятии были определены виды функций и установлены их трудоемкости. Перспективная структура кадровой службы на предприятии представлена на рисунке.

Перспективная структура кадровой службы на предприятии

Фрагмент расчета нормативов численности и содержание функциональных обязанностей сотрудников РКС представлены в табл. 2.

Таблица 2

Расчет норматива численности сотрудников реорганизуемой кадровой службы

Структура функциональных ролей реорганизованной кадровой службы показывает, что в отделе кадров должна быть заполнена недостающая вакансия ведущего специалиста.

Суммарная трудоемкость выполняемых трудовых функций РКС составляет 5578,1 ч. В этом случае численность сотрудников отдела кадров равна:
Ч о.к. = 5578,1/1920 = 2,9,
где 1920 ч – полезный годовой фонд рабочего времени.

Кадровая служба реорганизуется таким образом, чтобы перечень существующих должностей действующей системы управления персоналом сокращался путем перегруппировки функциональных ролей ее сотрудников. Реорганизация кадровой службы повышает качество управления персоналом за счет:

сокращения должностей, дублирующих функции друг друга;

определения трудовых функций, не предусмотренных существующей системой управления кадрами, но необходимых для осуществления эффективного функционирования СУП;

определения трудовых функций, существующих в функционирующей системе управления, но не в полной мере выполняемых вследствие неудачной организации управления (например, из-за отсутствия предусмотренных штатным расписанием работников, недостаточной квалификации сотрудников, дублирования функций сотрудников и т. д.).

Руководство предприятия должно оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

Выделение и сведение воедино частных подходов и методик по вопросам управления персоналом и определения его численности является одним из приоритетов в сфере управления кадрами. Изложенный подход к построению эффективной системы управления персоналом позволяет сформировать концепцию кадровой службы как организационно-функциональной единицы, отвечающей всем основным требованиям, предъявляемым к ней.

28.01.2009 Расчет численности персонала (в вопросах и ответах)

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций - разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее - ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее - предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

В Украине действуют Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (далее - нормативы), утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 18 декабря 2003 года № 341 (далее - Приказ № 341). Данные нормативы предусмотрены для специалистов кадровой службы, которые выполняют работы не только по учету кадров, но и заняты подбором кадров, расстановкой и повышением их квалификации (переподготовкой) работников. Межотраслевые нормативы предусмотрены для определения численности работников отдела кадров или другой кадровой службы, поэтому их рекомендуется учитывать при составлении штатного расписания предприятия.

Указанные нормативы расчета численности содержат подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время отдыха и личные потребности, включая физические паузы, в объеме 10% от оперативного времени. Приведенные нормы установлены на выполнение работ одним работником в человеко-часах для выполнения единицы объема работ (один отчет, одна заявка, одна ведомость, одна вакансия и т. д.). Если на предприятии необходимо произвести расчет количества работников отдела кадров, занятых только учетом кадров , по мнению автора, работодатель может самостоятельно определить численность работников кадровой службы. Такое право ему дано пунктом 3 статьи 64 ХК.

При определении количества специалистов отдела кадров (кадровой службы), следует также учитывать общую численность работников предприятия, количество структурных подразделений на предприятии, объем работ, выполняемых на персональных компьютерах (ПЭВМ), численность военнообязанных и лиц допризывной молодежи, а также интенсивность движения кадров.

Функции, права и обязанности структурных подразделений в соответствии с пунктом 2 статьи 64 ХК предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами. Кроме структурных подразделений, предприятие согласно пункту 4 статьи 64 ХК имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения. Такие обособленные подразделения не имеют статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием. Однако кадровый документооборот этих обособленных подразделений может осуществляться через головное подразделение, что оговаривается в положениях о подразделениях.

При незначительной численности наемных работников (а иногда и при их значительной численности) собственник или уполномоченный им орган может возложить на секретаря с его согласия исполнение обязанностей по кадровому учету и делопроизводству. При этом учитывается фактор целесообразности и эффективности выполнения такой работы.

Секретарю, выполняющему работу кадровой службы, необходимо знать следующее.

Основными обязанностями работников (приложение 1 ), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, являются:

обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и работников соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;

обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и работников;

составление резерва кадров;

организация периодической аттестации работников;

оформление приема, перевода и увольнения работников;

ведение учета личного состава предприятия;

предоставление справок о трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;

оформление листов временной нетрудоспособности;

сохранение и заполнение трудовых книжек работников;

подготовка документов для назначения пенсии работникам;

составление отчетности по вопросам труда;

разработка режима труда и отдыха;

осуществление контроля за выполнением работниками подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;

организация контроля за состоянием трудовой дисциплины, разработка мер по снижению потерь рабочего времени и т. д.

3423	Инспектор по кадрам

3439	Инспектор по учету и бронированию военнообязанных

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации (переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на собственника предприятия или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием.

Нормативы численности работников кадровых служб согласно Приказу № 341 разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава выполняемых работ и рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину. Нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, рассчитывается в следующей последовательности:

определяются величины факторов, влияющих на численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров;

определяются величины поправочных коэффициентов, которые применяются в расчете общей нормативной численности;

рассчитывается общая нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров.

На основании Норматива (приложение 2 ) при общей численности наемных работников предприятия 100 человек и при количестве 20 структурных подразделений численность кадровых работников составляет 0,9 чел., если наемных работников 200 чел. - кадровых работников - 1,3 чел., при 500 - соответственно - 2,3. При численности наемных работников 1000 человек и при количестве 20 структурных подразделений предприятию необходимо 3,4 единицы кадровых работников.

Приложение 2

Выдержка из Общей части Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА
нормативной численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

Пример

Общая численность работников на предприятии, Р з = 1500 чел.

Количество структурных подразделений на предприятии, N = 19 ед.

Удельный вес работ, выполняемых на ПЭВМ, - 25%

Удельный вес численности военнообязанных к общей численности работников - 6%

Интенсивность движения кадров - 26%

Расчет

Общая нормативная численность работников (Н з ), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, определяется по формуле:

Н з = Н х К к х К в х К 1

Определяется нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (Н ) по карте 16, лист 1 Норматива*.

Н = 4,3 чел. при Р з = 1500 чел. и N = 19 ед.

Определяется поправочный коэффициент (К к ), который учитывает удельный объем работ, выполняемых на ПЭВМ. При условии, что на ПЭВМ выполняется 25%, то К к = 1,0 (карта 16, лист 2 Норматива).

К к , который учитывает удельный объем работ, связанный с военнообязанными на предприятии. При условии, что удельный объем численности военнообязанных к общей численности работников составляет 6%, то К в = 0,95 (карта 16, лист 3 Норматива).

Определяется поправочный коэффициент К 1 , который учитывает интенсивность движения кадров. При условии, что удельный объем численности принятых (уволенных) граждан к общей численности работающих на предприятии составляет 26%, то К 1 = 1,05 (карта 16, лист 3 Норматива).

Таким образом, общий норматив численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, составляет:

Н ч = 4,3 х 1,0 х 0,95 х 1,05 = 4,28 чел.

Принимается 4 человека

____________
* «Нормативная часть» Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, состоит из нормативов (Норм времени) с указанием их наименования, номера карты, номера листа и общего количества листов норматива (прим. ред. ).

Исходя из требований законодательства, по мнению автора, собственнику или уполномоченному им органу следует подумать о принятии соответствующих специалистов, нежели возлагать данные функции на секретаря.

Евгения Володовская
Источник: Кадровое дело

Этот вопрос часто задают себе руководители организаций и работники кадровых служб. Вопрос действительно не праздный! Сколько нужно специалистов по учету кадров, чтобы работа была поставлена на высоте? Как избежать лишних затрат на персонал? На эти вопросы нам поможет ответить нормирование труда. Сегодня мы вместе попробуем разобраться, что же это такое, какие задачи нормирование решает в рациональной организации труда работников компании, какова правовая основа нормирования, какие нормативы существуют для расчета численности кадровой службы и как их применять на практике.

Одним из основных средств обеспечения экономической стабильности любой компании, способствующим ее выживанию в конкурентной борьбе, является сокращение затрат и минимизация издержек. Специалисты отмечают, что одним из путей достижения этой цели является внедрение и совершенствование нормирования труда , за счет которого может быть получен не только ощутимый экономический, но и значительный социальный эффект.

Однако к пониманию этого пришли далеко не все компании. Как показывает практика, нормирование труда как элемент системы управления персоналом, позволяющий, в частности, оптимизировать его численный и профессиональный состав, далеко не всегда используется даже для расчета численности сотрудников службы кадров.

Методы нормирования труда

Основные методы нормирования труда представлены на схеме. Опытно-статистический метод не считается научно обоснованным и применяется редко. Чаще всего для нормирования труда кадровиков применяется аналитически-исследовательский метод, который позволяет значительно сократить трудоемкость разработки норм и обеспечивает равную напряженность норм на аналогичных работах. Однако эти нормативы не могут учитывать специфику конкретных рабочих мест. Кроме того, многие виды работ, характерные для службы кадров в настоящее время, установленными нормативами не охвачены. Поэтому для определения затрат времени на выполнение всех видов работ, выполняемых службой персонала организации, необходимо использовать как аналитически-расчетный, так и аналитически-исследовательский метод, который и позволяет провести нормирование работ, не охваченных нормативами, в условиях, значительно отличающихся от типовых.

Давайте поговорим более подробно об аналитически-расчетном методе как наиболее простом в применении. Существуют два нормативных документа, которые могут стать основой для расчета численности кадровой службы:

постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти». Как видно из названия этого документа, рекомендованы они управленческим структурам федеральных органов исполнительной власти, в том числе таким структурам, как службы кадров. Несмотря на это, специалисты считают их приемлемыми для всех организаций вне зависимости от формы собственности и вида деятельности. Во-первых, потому, что кадровое делопроизводство во многом повторяет технологии документационного обеспечения управления, а во-вторых, потому, что специальных норм по документационному кадровому обеспечению просто нет;

постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны. В силу этого, а также учитывая, что межотраслевые укрупненные нормативы являются экономическим инструментом, а не регулируют правовые отношения напрямую, специалисты в области нормирования продолжают их применять для расчета численности работников службы кадров.

Комментарий чиновника

Михаил АРАЛИН,
советник Правового управления Государственной Думы Федерального Собрания РФ, кандидат экономических наук:

– Правовую основу нормирования труда составляет глава 22 Трудового кодекса. Надо сказать, что с введением в действие Трудового кодекса подходы к правовому регулированию нормирования труда претерпели значительные изменения. Нормирование передано в руки самих организаций. Теперь работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. Это придает нормированию новый смысл, так как нормирование теперь напрямую связано с эффективностью работы коллектива. О введении новых норм труда работники должны быть оповещены не позднее чем за два месяца. При этом работодатель обязан обеспечить нормальные условия для их выполнения*.

Работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором**.

* Статьи 162, 163 ТК РФ.

** Статья 159 ТК РФ.

С чего начать?

Прежде всего надо составить перечень всех видов работ, которые выполняет ваша кадровая служба. Этот перечень должен быть составлен как можно более полно, ведь именно от этого зависит, насколько точными окажутся последующие расчеты. Затем необходимо провести сравнительный анализ вашего списка с видами работ, вошедшими в списки установленных нормативов. Затраты времени на выполнение кадровых операций, которые вошли в списки, вы рассчитаете с помощью установленных нормативов, а те, что в списке не отражены, придется рассчитывать самостоятельно. Для этого вам будет необходимо сделать фотографии рабочего времени или хронометраж. В дальнейшем полученную этим путем информацию можно использовать для расчетов и введения в вашей организации местных нормативов труда.

Затем, исходя из установленных затрат времени, вам необходимо будет рассчитать трудоемкость всех работ. Для этого надо вычислить трудоемкость каждого вида работ, а затем их просуммировать. При проведении расчетов вы должны решить, какой промежуток времени вы возьмете за расчетный. Обычно специалисты ориентируются на годовой период. Такие расчеты будут наиболее точными, так как позволят снивелировать все сезонные колебания. Однако такие расчеты очень затратны по времени и потребуют приложения значительных усилий. В том случае, когда важна оперативность, можно производить расчеты за квартал или за месяц, но тогда точность расчетов будет весьма приблизительной.

А теперь давайте вместе, с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Для начала нужно составить таблицу (образец).

ИТОГО

196,46

Во второй столбец вы заносите все виды работ, выполняемых вашей кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 6 вычисляете по формуле

Н вр = Т оп (1 + K/100), где

Н вр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Т оп норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В седьмой столбец вносите данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Т н ) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле

Н врi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

V i объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, ... , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = Т о / Ф п , где

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

То есть

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в нашу таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что если в вашей кадровой службе эта работа была распределена, например, между двумя специалистами, то у вас есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Аналогичным образом можно рассчитать затраты времени, трудоемкость работ и необходимую численность специалистов по документационному обеспечению кадровой работы, исходя из нормативов, установленных постановлением Минтрудсоцразвития России. О нормировании оставшейся части работ, выполняемых кадровой службой, по которым нет установленных нормативов времени, мы поговорим в следующий раз.

Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом - Кадровое обеспечение

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.

По данным обследования, в 1980-х гг. в кадровых службах (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято от 0,3 до 0,8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. Для сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников.

Качественная характеристика кадровиков тех лет представляла весьма удручающую картину. Прежде всего следует указать на чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области управления персоналом, недостаточным количеством социологов, психологов.

Далее - низкий уровень образования: лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании и почти каждый третий -только школьный аттестат. Примерно каждый третий-четвертый имел среднее специальное образование. Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером. Еще один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников. Отсюда высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трех лет. В результате - некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.

В условиях резкого повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления, значительного расширения его функций, усложнения техники подбора, отбора, расстановки, развития, мотивации, служебного продвижения персонала должность кадровика становится одной из важнейших для выживания организации, обеспечения ее конкурентоспособности.

Индивидуальное частное предприятие. Общество с ограниченной ответственностью (ООО). Полное товарищество. Общество с дополнительной ответственностью

000. Акционерное общество (АО). Государственное, муниципальное предприятие

0 0 0 , АО. Государственное, муниципальное предприятие. Общество с дополнительной ответственностью

Компактность структуры. Отсутствие структурного выделения подсистемы управления (малая организация)

Выделение подсистем системы управления (средняя организация)

Построение структуры по дивизиональному принципу

Закрепление функций кадрового управления за собственником или уполномоченным лицом. Простота и наглядность планирования и реализации функций отбора и развития персонала. Четкая выраженность мотивации в деятельности персонала. Гибкость системы управления мотивацией, оперативность решения проблемы групповой ориентации, управления конфликтами и т.п.

Выделение специализированной подсистемы по управлению кадровыми вопросами. Компактность структуры управления персоналом. Отсутствие промежуточных звеньев принятия решений. Рациональное использование преимуществ в управлении мотивацией и организационными отношениями руководства. Дополнительные возможности расширения форм и методов управления развитием персонала

Сочетание централизованных и дивизиональных служб управления персоналом в зависимости от степени самостоятельности, территориальной разобщенности, развития коммуникаций дивизионов. Функциональная специализация дивизиональных служб управления персоналом

Дополнительные возможности участия персонала в прибылях и капитале (расширение круга членов-вкладчиков, наделение правами действительного члена, создание акционерного общества и т.п.)

Создание разветвленной структуры управления персоналом в зависимости от финансовых возможностей развития потенциала организации. Постепенное повышение организационного статуса службы управления персоналом от штабного подразделения до самостоятельной функциональной подсистемы. Рациональное использование преимуществ в управлении мотивацией. Дополнительные возможности в расширении форм и методов управления персоналом

Дополнительные возможности повышения эффективности управления мотивацией (расширение участия персонала в управлении, специальные формы распределения и продажи акций, широкие возможности участия в капитале и т.п.)

Решение кадровых вопросов организациями-участниками в соответствии с целевой задачей объединения (без выделения специализированной службы управления персоналом на уровне объединения)

Выделение специализированной службы упрааления персоналом на уровне объединения. Решение вопросов отношений распорядительства между аппаратом управления объединения и организации в зависимости от степени организационного развития системы управления персоналом организаций-участников

Дополнительные возможности эффективной организации управления персоналом (главным образом по вопросам развития персонала)

ности. В связи с этим чрезвычайно актуальной становится проблема профессионализации сотрудников кадровой службы.

Качественная характеристика кадровой службы такова. Среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием - 40,9%; учителей - 31,6%; юристов-правоведов - J 1,5%; социологов и психологов - 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы - 45 лет.

Во многом это объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами. Их подготовка ведется в течение десяти последних лет в нескольких вузах страны по специализации «Управление персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».

Если мы обратимся к опыту развитых зарубежных стран, то увидим, что службы управления персоналом занимают важное место в системе управления организациями. Во многом это объясняется высокопрофессиональным кадровым составом этих служб.

Так, в США в 1970-1980-х гг. качественный состав служб управления персоналом существенно изменился, что связано во многом с насыщением этих служб компьютерной техникой при росте объема работ. При этом численность работников практически осталась прежней. Но если в прошлом преобладал конторский персонал, то к настоящему времени соотношение изменилось в пользу специалистов. Надолю вспомогательного персонала (секретари, машинистки, операторы, работники службы безопасности) приходится уже не более 30%. Из каждых 10 работников 6-7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и др. Большинство из них являются выпускниками школ бизнеса (по управлению персоналом), а также крупнейших университетов и педагогических вузов. Специалисты-плановики (по всем направлениям кадрового планирования) - одна из наиболее развивающихся групп. В наукоемких корпорациях США они составляют сегодня 20-25% всей численности работников кадровых служб, а в начале 1970-х гг. их доля не превышала 10%. Причем в 500 крупных компаниях и корпорациях США более 30% специалистов, занятых кадровой работой, имеют самый высокий образовательный уровень - диплом магистра и доктора наук.

Растущее значение службы управления персоналом отразилось на служебном статусе их руководителей: 43% начальников кадровых служб американских фирм занимают посты вице-президентов, а 32% входят в советы директоров. В начале 1970-х гг. соответствующие показатели были на уровне 27 и 33%. В Японии пост вице-президента фирмы или компании занимает 51% руководителей кадровых служб, в Италии - 20%.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их к в а л и ф и к а ц и я;

сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному-трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Например, численность работников по функции «управление комплектованием и подготовкой кадров» для предприятий автомобильной промышленности рассчитывается по формуле

Ч = 0,0017 р0.9117 К 0,3554 } (3.1)

где Р - общая численность работников предприятия; К - количество самостоятельных структурных подразделений, осуществляющих подготовку кадров.

Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость. В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами: нормативным, с помощью фотографии рабочего времени или хронометража, расчетно-аналитическим, методом аналогий, экспертным.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле

Ч = Т К/Ф И ,

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час; К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К* 1,15); Ф - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час. (в среднем принимается равным 1840 час, но ежегодно уточняется).

Основываясь на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определения численности работников кадровой службы. Он является разновидностью норм обслуживания, которые характеризуют количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом.

В разных странах сложилось следующее среднее соотношение: в США на 100 работающих в организации приходится один работник кадровой службы; в Германии на 130-150 работающих - один работник; во Франции на 130 работающих - один работник; в Японии на 100 работающих - 2,7 работника. Указанные соотношения являются средними и могут существенно различаться по отраслям, секторам и сферам деятельности. В самых больших корпорациях США число работников службы управления персоналом доходит до 150 человек.

Российские кадровые службы в основном держатся около нижней планки этого показателя - 100 человек на одного специалиста по управлению персоналом. Принятие же решения о создании специализированной службы по персоналу в каждом конкретном случае определяется особенностями организации, в частности наличием стратегии управления в целом.

В качестве тенденции, характерной для зарубежных фирм, можно отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб. Среди причин, повлиявших на повышение эффективности работы кадровых служб и ограничивших рост числа их работников, можно отметить две основные. Первая - перевод работы с кадрами в ведущих фирмах и корпорациях на современную информационно-техническую базу. Вторая - развитие управленческой инфраструктуры, помогающей извне реализовать наиболее сложные направления кадровой работы. В эту инфраструктуру входят организации по подготовке и повышению квалификации специалистов кадровых служб на стороне, консультативные фирмы по вопросам кадровой работы, внешние центры по деловой оценке и т.д. По данным обследований, американские корпорации расходовали 10% бюджета кадровых служб на оплату услуг сторонним организациям для содействия их работе. По отдельным функциям больше 30% объема работ кадровых служб выполняют внешние организации.

Характерная особенность зарубежных кадровых служб заключается и в том, что многие работники компаний, участвуя в подготовке и реализации кадровых решений в рамках деятельности служб управления персоналом, не состоят в ее штате. Это, например, значительная часть профессоров и преподавателей учебных центров и университетов, инженеров - участников «вербовочных бригад» в вузах и т.д.

Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации. Дадим характеристику каждого из этих понятий (табл. 3.5).

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) для системы управления персоналом предусмотрены следующие должности:

руководителей: заместитель директора по управлению персоналом, менеджер по персоналу, начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управлению производством, начальник лаборатории (бюро) социологии труда, начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду, начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, подготовки кадров и др.;

специалистов: специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, инженер по организации труда, социолог, психолог и др.;

других служащих (технических исполнителей): нарядчик, табельщик, хронометражист и др.

Приведем квалификационную характеристику менеджера по персоналу организации в соответствии с Квалификационным справочником.

Квалификационная характеристика менеджера по персоналу

Должностные обязанности. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых

Некоторые понятия, используемые для характеристики персонала

Специалисты

Работники, чей умственный труд отличается профессиональной содержательностью, сложностью и интеллектуальностью и требует для своего выполнения специальной подготовки в зависимости от уровня образования (высшее или среднее специальное образование). Работники этой категории разрабатывают на основе имеющихся у них специальных знаний, умений и навыков варианты решения отдельных конкретных, как правило, функциональных вопросов производственного или управленческого характера.

Классифицируются в соответствии с функциями управления и специальной подготовкой: инженеры, экономисты, бухгалтеры, юристы, технологи и др.

профессий, специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников. Организует обучение пер- 157

сонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом; законодательство о труде; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг; порядок ценообразования и налогообложения; основы маркетинга; современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; порядок разработки трудовых договоров (контрактов); методы и организацию менеджмента; основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав; основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда; основы производственной педагогики; этику делового обшения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; основы организации делопроизводства; методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.

Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет-робот: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие».

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом (человеческими ресурсами) может оказаться критическим фактором, определяющим успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10-20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.

Зарубежная теория и практика накопили большой опыт в области управления персоналом, перенос которого на российскую почву должен быть критическим и осмотрительным. Главное - должна учитываться та окружающая среда, в которой функционируют наши организации, а также те ценности, которые присущи той или иной нации и культуре.

В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом российских организаций необходимо учитывать следующее: в обществе, которое трансформируется, процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным; российские кадровики обязаны знать социокультурные особенности среды, в которой они работают, и то, чем она отличается от «остального мира»; отечественные специалисты по кадрам должны владеть основами зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры; ценя свой накопленный опыт, российские кадровики должны адаптировать его к имеющимся экономическим условиям с учетом новой западной технологии; не следует механически копировать зарубежные методы управления персоналом. Пример реорганизации кадровой службы предприятияНаименование службы ДОУ.

Введение

Тема курсовой работы - «Организация работы кадровой службы».

Кадровая служба - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это кадровая служба. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено психологами. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Актуальность темы обосновывается тем, что от правильной организации деятельности кадровых служб будет зависеть необходимый набор персонала, рациональность подбора и план кадровой стратегии, необходимое количество персонала, чтобы в дальнейшем она смогла бы проводить кадровую политику, не допуская сокращение или увольнение кадров.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы кадровой службы на предприятии.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Выявить задачи и функции кадровой службы предприятия;

Изучить и проанализировать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела кадров;

Исследовать особенностей кадровой документации.

Объектом для исследования является кадровая служба организации.

Предмет работы - документы регламентирующие работу кадровой службы организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба (служба управления персоналом) - структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.

В настоящее время кадровые службы могут выполнять следующие функции:

· планирование трудовых ресурсов -- определение потребности в кадрах в зависимости от стратегии организации, поиск специалистов, создание резерва персонала;

· обеспечение кадрами -- отбор кандидатов и отбор персонала из группы резерва;

· организация делопроизводства -- составление и оформление кадровых документов (контрактов, приказов, трудовых книжек и др.), организация работы с ними (регистрация, контроль, текущее хранение, номенклатура дел, экспертиза ценности, подготовка и передача на хранение в архив);

· проведение аттестации сотрудников организации;

· подготовка, переподготовка и повышение квалификации кадров;

· анализ движения и текучести кадров;

· выявление социальной напряжённости в коллективе и снятие её;

· координация работы по стабилизации условий труда и соблюдению мер безопасности;

· управление дисциплиной.

В последние годы предлагается в функции кадровой службы включить организацию оплаты труда, подразумевающую аттестацию рабочих мест, определение структуры оплаты труда и структуры льгот, системы показателей труда, анализ рынка труда.

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

· прием работников на предприятие;

· учет работников;

· увольнение работников;

· работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

2. Планово-регулятивное направление:

· подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

· расстановка работников предприятия;

· перемещение работников предприятия;

· становление в должности и адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:

· изучение работников;

· оценка работы работников;

· аналитическая работа;

· подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное направление:

· профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;

· организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

· работа с письменными обращениями работников предприятия;

· архивная и справочная работа.

5. Организационно-методическое направление:

· документирование деятельности работников предприятия;

· кадровая работа в подразделениях предприятия;

· планирование кадровой работы;

· руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:

· размеры организации;

· направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);

· стратегические цели организации;

· стадия развития организации;

· численность персонала;

· приоритетные задачи работы с персоналом.

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

· эффективность подбора и расстановки сотрудников;

· справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;

· продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;

· быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа:

· анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;

· тестирование;

· планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации -- системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.

Исходя из данной главы мы можем отметить, кадровая служба это обязательное звено организации предприятия и задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности предприятия. А так же правильная организация кадрового делопроизводства является залогом процветания предприятия, но работа кадровой службы не ограничивается учётом и статистикой, так как она является основой для анализа, планирования потенциала предприятия.