В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.
Расчетный лист
При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).Трудовая книжка
Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.
Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).
Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Медицинская книжка
Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.Справка о сумме заработной платы
Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».Спасибо, что дочитали!
Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.
Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.
С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .
СЗВ-СТАЖ
Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .
Расчет по страховым взносам
В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.
За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .
Штраф за невыдачу документов
Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.
За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:
- для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
- для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).
Приказ о завершении действия трудового договора, в большинстве случаев, составляется по форме Т-8 или Т-8а, но иногда используются и другие формы, утвержденные организацией. В последний день работы сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись. В случае если сотруднику это необходимо, ему должна быть предоставлена заверенная копия приказа. В приказе отражается следующая информация:
Уведомление
Уведомление – документ, который передается работнику, если расторжение договора происходит со стороны работодателя.
Уведомление составляется на бланке, на котором должны быть указаны :
- Дата и номер извещения.
- Реквизиты компании.
- Наименование документа: уведомление.
- Название уведомления («О ликвидации организации» и др.).
- ФИО руководителя компании.
- ФИО сотрудника.
- Указание, когда и по какой причине будет расторгнут трудовой договор.
- Подписи главы организации и оповещаемого сотрудника.
Более детально об уведомлении о расторжении ТД можно узнать .
Заявление
Стандартного бланка заявления не существует. Оно составляется в произвольной форме. Заявление должно содержать следующую информацию:
- От кого и кому оно направлено: ФИО и должность руководителя и ФИО и должность сотрудника.
- Наименование документа.
- Просьба об увольнении с указанием даты последнего дня работы: «Прошу уволить меня с должности кладовщика по собственному желанию 20 июля 2018 года».
- Дату составления, подпись составителя и ее расшифровка.
Подробнее о заявлении на увольнение можно узнать .
Заполнение трудовой книжки
Запись в трудовую книжку должна содержать следующую информацию:
Ниже представлен образец заполнения трудовой книжки при увольнении:
Больше нюансов о записи в трудовой книжке можно узнать .
Заполнение личной карточки
Личная карточка заполняется по форме Т-2. Заполнение данных при увольнении работника включает в себя следующее:
- В графе причина пишется: «Инициатива работника, п.3 статьи 77 ТК РФ». Либо указывается иная причина со ссылкой на Трудовой кодекс.
- В графе дата указывается последний день работы.
- Вносятся данные приказа о расторжении трудового договора с сотрудником.
- Информация заверяется работником и представителем отдела кадров.
О том, как указать основание прекращения ТД в личной карточке, читайте в .
Что необходимо подписать?
При увольнении работнику необходимо подписать следующие документы:
- Заявление об увольнении.
- Приказ. Роспись подтверждает, что сотрудник с ним ознакомлен.
- Личную карточку.
- Если была просьба выдать иные документы, сотрудник расписывается, что он их получил.
Работодатель подписывает:
- Запись в трудовой книжке.
- Приказ об увольнении.
- Личную карточку.
- Записку-расчет.
- Справки о доходах и взносах в ПФР.
Что обязаны выдать уволенному сотруднику?
Какие документы, которые должны дать при увольнении, нужно обязательно запросить у работодателя, чтобы забрать себе?
- Трудовая книжка. Трудовая книжка должна быть выдана в последний день службы. Работодатель не имеет права удерживать ее у себя после фактического увольнения и работник должен ее забрать.
- . Расчет оформляется по форме Т-61. На лицевой стороне отдел кадров вносит данные о работнике и информацию об увольнении, а на обратной бухгалтерия заполняет данные о причитающейся зарплате.
- Положенные справки
(о том, какие справки выдаются при увольнении, можно узнать ). К последнему дню работы сотрудника в организации ему необходимо выдать:
- Справку о доходах за 2 последних календарных года. Справка потребуется для расчета пособий у следующего работодателя.
- Справку с информацией о взносах в ПФР и сведения о стаже.
- Другие документы, выдаваемые по заявлению сотрудника
, которые иногда нужно взять.
- Копия приказа о приеме на работу.
- Приказы о переводе на иную работу.
- Справка о заработной плате по форме 2-НДФЛ (с начала года до дня фактического увольнения).
- Справка о доходе за последние 3 месяца. Она пригодится для получения статуса безработного.
- Что должно быть в заявлении:
- В шапке указывается, кому и от кого пишется заявление.
- Наименование документа.
- Просьба о выдаче необходимой бумаги.
- Дата и подпись заявителя.
Пример заявления с просьбой о выдаче документов при увольнении:
Если работодатель отказывается выдавать
Что делать если работодатель отказывается предоставлять документы, которые должен отдать? Не всегда расторжение трудового договора происходит без проблем. Бывает, что работодатель не хочет отпускать сотрудника. В такой ситуации в последний день работы необходимо подойти к работодателю и уточнить, когда будут выданы необходимые бумаги.
Если работодатель не идет на сотрудничество, нужно написать заявление с просьбой выдать трудовую, справку о доходах и расчет. Заявление регистрируется в отделе кадров.
Если документы не выданы, можно обратиться в трудовую инспекцию, в суд или в прокуратуру. Но важно не пропустить 3-месячный срок со дня, когда работник узнал о нарушении.
Ответственность за не предоставление
Если работник обратился в суд, дни удержания трудовой книжки могут расцениваться как простой. Соответственно должен быть выплачен расчет за дни простоя и компенсация за неиспользованный отпуск. Сотрудник может также потребовать компенсацию морального вреда за то, что выдающиеся документы работодатель оставил у себя.
Кроме того, работодателя может ждать штраф за административное правонарушение. При увольнении работодатель обязан рассчитать сотрудника и выдать ему необходимые . Уклонение от этого обязательства является нарушением законодательства. Работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Видео по теме
Предлагаем посмотреть видео о том, что работодатель должен выдать при увольнении:
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.
СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.
1. Трудовая книжка
Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.
Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).
Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.
2. Расчетный листок
Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.
Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.
При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.
Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.
Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.
3. Справка о сумме заработка за два года
Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.
Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).
Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.
4. Форма СЗВ-М
Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.
Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.
Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.
5. Форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.
Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.
Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.
6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам
Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.
Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.
7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»
Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).
КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ
Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.
1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).
2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).
3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.
Если работник отказывается получить документы в день увольнения, зафиксируйте это в отдельном акте при свидетелях. Если работник не забрал документы сам, а дал разрешение отправить их по почте, сохраняйте все почтовые документы, подтверждающие факт отправки.
А. Н. Славинская,
специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»
Однако некоторые руководители выполняют свои обязанности недобросовестно и иногда забывают предоставить определенные документы при увольнении по собственному желанию , предназначенные именно для покидающего рабочий пост физического лица, которые могут ему потребоваться в различных жизненных ситуациях.
В связи с этим предлагаем обсудить в данной статье список документов, которые должны быть выданы при увольнении по собственному желанию.
А также поговорить о том, какие документы нужны при увольнении по собственному желанию от самого сотрудника.
Список документов от сотрудника для увольнения
Как известно, прекращать деловые отношения без определенных на это причин, регламентированных законодательными актами, запрещено.
Поэтому, если открыть Трудовой кодекс Российской Федерации и найти в нем третий пункт 77 статьи , то руководитель организации может обрести полную уверенность в том, что собственное желание работника служит достаточно весомым основанием для увольнения.
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Для того чтобы разобраться со сроками предоставления документов при расторжении трудового соглашения по собственной инициативе сотрудника, а также другими правилами, относящихся к тому, как это правильно сделать, нужно ознакомиться со статьей под номером 80 , которая также находится в Трудовом кодексе.
Главным условием, которое необходимо для того, чтобы работник забрал, положенный ему при увольнении список документов, является предварительное получение руководителем некоторых деловых бумаг от него самого .
Таким образом, сначала сотрудник должен предоставить работодателю определенный пакет документов.
Какие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию ему нужно иметь на руках:
Какие документы должны выдать при увольнении по собственному желанию?
Подача физическим лицом всех требуемых для аннулирования трудового соглашения документов, на основании которых руководитель подготавливает все остальные бумаги и в последствие увольняет сотрудника, как правило, еще не является завершающим этапом и не дает право навсегда попрощаться сторонам, чьи деловые отношения были ранее скреплены с помощью договора.
Чтобы окончательно завершить процедуру увольнения, работодатель должен вернуть бывшему работнику все, полагающиеся ему документы . Вот почему важно знать какие документы нужно забрать при увольнении по собственному желанию, а также, какие справки должны выдать при увольнении по собственному желанию.
ВАЖНО!
В обязанности работодателя входит оформление далеко не всех документов, которые выдаются при увольнении, некоторые из них сотрудник должен потребовать самостоятельно.
Предлагаем рассмотреть список документов, которые может получить работник непосредственно в день увольнения:
ВНИМАНИЕ! Вышеперечисленный список документа не является исчерпывающим. В исключительных случаях у физических лиц, расторгнувших трудовой договор, может возникнуть потребность в получении документа, предоставляющего данные о страховом стаже работника, или же справки, содержащей информацию за отчетный период об индивидуальном учете физического лица в системе государственного пенсионного страхования. Как вариант, сотруднику может даже понадобиться справка об увольнении по собственному желанию.
Такие документы при увольнении сотрудника по собственному желанию бывший работник имеет право потребовать от работодателя в последний день его работы. Они могут быть необходимы при получении налоговых вычетов при покупке недвижимости, при расчете пособий в случае преждевременного выхода на пенсию, а также в некоторых других случаях.
Копии и выписки, которые могут пригодиться в дальнейшем
Необходимо отметить, что физическое лицо, прекращающее свою трудовую деятельность в определенной организации по собственной инициативе, кроме получения основного пакета деловых бумаг, должно получить от руководителя копии и выписки из некоторых документов
.
Помните, что выдача документов при увольнении по собственному желанию, необходимых физическому лицу входит в обязанность работодателей. Так какие документы нужно взять при увольнении по собственному желанию, помимо перечисленных в предыдущих разделах?
Статьей под номером 62 , входящей в состав Трудового Кодекса Российской Федерации, установлено, что руководитель обязан оформить и выдать, покидающему рабочий пост сотруднику, выписку из трудовой книжки, а также копии следующих документов :
- приказа, на основании которого физическое лицо было зачислено на работу и приступило к выполнению своих трудовых обязанностей.
- Приказа о прекращение деловых отношений между сторонами трудового договора.
- Приказа, содержащего распоряжение о переводе сотрудника на более высокооплачиваемую должность.
- Приказ, накладывающий на сотрудника определенные санкции за совершение дисциплинарного проступка.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если у сотрудника возникает необходимость в получении копий или выписок из каких-либо других документов, имеющих отношение к его трудовой деятельности, то работодатель обязан их предоставить. Для этого нужно составить заявление и указать в нем перечень всего пакета документов, из которого работнику требуются выписки, либо их копии.
Таким образом, ознакомившись с текстом данной статьи, вы имеете четкое представление о том, какие документы обязан предоставить работодатель, а какие можно потребовать самостоятельно. Помните также, что документы выдаваемые при увольнении по собственному желанию должны быть снабжены всеми необходимыми печатями, зарегисрированы и иметь исходящие номера.
11.09.2019
Расторжение трудового контракта — это процедура, требующая особого внимания.
Во время ее осуществления обеими сторонами деловых отношений, а также ответственными специалистами, должна соблюдаться определенная последовательность действий и установленные правила.
Одним из главных среди них является обязанность руководства своевременно выдать увольняющемуся трудовую документацию.
Какие должны отдать на руки сотруднику?
Существует список документов, которые работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении, вне зависимости от причины, по которой происходит данное действие.
В обязательный список для работника входят бумаги от работодателя, представленные ниже.
Перечень документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении работнику (по собственному желанию или по иному основанию):
Основной документ трудящегося. В нем отражается информация о его трудоустройстве, смене должности, увольнении и т.п.
При расторжении трудового соглашения начальство , в которой уже присутствует соответствующая запись.
При необходимости документ может быть отправлен по почте.
Она может понадобиться для предоставления в различные инстанции:
- налоговая;
- банк.
Бумага будет необходима новому работодателю, для того чтобы:
- рассчитать оплату больничного;
- оформить вычет на детей;
- предоставить льготы или компенсации.
Данную справку следует получить обязательно для правильного исчисления налога.
- , полученном в течение последних 3-х месяцев работы в конкретной компании.
Документация такого характера необходима увольняющемуся для того, чтобы встать на учет в Центр занятости населения.
В большинстве случаев в каждом регионе предусмотрена унифицированная форма для оформления подобного бланка.
Для того чтобы избежать недоразумений, специалисту заранее, до увольнения рекомендуется узнать у сотрудников государственного учреждения, какой образец справки им необходимо предоставить.
В ней указываются сведения о заработной плате увольняющегося специалиста, которую он получил в течение последних 2-х лет работы в данной организации.
В них входят все периоды, в том числе те, на протяжении которых он мог находиться в отпуске по БиР.
Основное предназначение данной справки — предоставление в органы соцзащиты. Она необходима для расчета пенсии и других социальных выплат.
Помимо этого работодатель должен выдать работнику его медицинскую книжку, если таковая хранится на предприятии.
Если в момент трудоустройства у сотрудника были приняты документы, подтверждающие наличие образования, они также выдаются в день увольнения.
Какие справки и бумаги работник вправе запросить сам?
В случае возникновения необходимости, сотрудник, который увольняется, вправе запросить у работодателя документацию, необязательную к выдаче в день расторжения трудовых отношений.
Чтобы их получить, он должен подготовить и передать начальству соответствующее , в котором будет присутствовать перечень необходимых бумаг.
В пакет документации могут входить различные документы, в том числе указанные ниже.
Перечень выдаваемых работнику документов на основании его письменного запроса при расчете по собственному желанию или другому основанию:
- приказы — о переводе на другую должность или в другой отдел и т.д.;
- дополнительные соглашения различного характера;
- распоряжение об увольнении и принятии на работу;
- справки о заработной плате за различные периоды;
- выписки об отчислениях в ПФ РФ, ФСС.
Работник вправе потребовать от работодателя любой документ, касающийся его работы в данной фирме.
Сотрудник может претендовать на получение копий, выписок и т.д.
Документация, которую обязан предоставить работодатель в таблице
Перечень документов, которые должны отдать сотруднику на работе при расчете по собственному желанию представлен в таблице:
Сроки выдачи
Документация, входящая в список обязательной, выдается специалисту в день его непосредственного увольнения.
Работодатель не вправе задерживать выдачу бумаг.
Если работнику потребуется получить документы после увольнения, он также должен подготовить специальное заявление.
На подготовку бумаг в такой ситуации руководству фирмы выделяется 3 дня.
Задержки установленных сроков могут рассматриваться как нарушение трудового законодательства.
При выявлении неправомерных действий работодателя специалист может обратиться в вышестоящие органы.
Полезное видео
Что работодатель должен выдать сотруднику при увольнении, рассказано в данном видео: