Каким документом списывается гсм. Первичная учетная документация для подтверждения расхода гсм

Как исключить возможность расходования ГСМ на непроизводственные нужды? Каким образом вести учет расходования топлива? Как учитывать происходящие по разным причинам потери топлива ?

Документальное оформление расходования ГСМ

Исключить расходование топлива на непроизводственные нужды, например его использование работниками в личных целях, можно путем правильной организации выдачи и учета ГСМ.
Топливо можно закупать централизованно, хранить в специальных емкостях и только по мере необходимости выдавать его водителям (причем не любым желающим, работающим на предприятии, а лишь тем, в отношении кого руководством предприятия предусмотрена такая выдача).
Чтобы водитель мог заправиться, он должен иметь путевой лист, утвержденный уполномоченным лицом. Заправка осуществляется на основании путевого листа, в котором в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта с учетом количества топлива в баке при выезде. Заметим, что в путевых листах для легковых автомобилей такая строка отсутствует. На наш взгляд, отметку о выдаче топлива можно сделать в строке "Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки".
Количество выданных ГСМ записывается в специальной ведомости учета выдачи нефтепродуктов , в которой водитель расписывается за полученное топливо, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ.
Форма ведомости учета выдачи нефтепродуктов утверждена Госкомнефтепродуктом СССР от 15.08.1985 N 06/21-8-446.
Для усиления контроля выдачи топлива на основании путевых листов водителям могут выдаваться специальные талоны , которые и станут основанием для отпуска ГСМ. Талоны должны быть заверены печатью предприятия.
Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.
Путевые листы . Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.
Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).
Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Аналогичная точка зрения содержится и в Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.
Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).
Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.
Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.
Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Однако Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 разъяснил, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. К аналогичным выводам пришел и ФАС Центрального округа (Постановление от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).
В путевом листе необходимо указать начальный и конечный остаток топлива в баке, его расход, а также маршрут следования. Отражать в путевом листе данные о маршруте автомобиля нужно для того, чтобы подтвердить, что тот используется именно в производственных целях.
Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов.

Учет ГСМ в местах хранения и оперативный контроль их движения

Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета по ф. N М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке нефтепродуктов .
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после отражения последней операции дня. Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении - уменьшается. При этом масса ГСМ остается постоянной.

Пример 1 . На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах - 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).

Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ. Где же эти данные брать?
Обратимся к Письму ФНС России от 24.03.2005 N 03-3-09/0412/23@, в нем указано, что в зависимости от температурного режима и пределов испаряемости автомобильного бензина показатель плотности по маркам этого бензина может варьироваться в следующих пределах:
- для А-76 (АИ-80) - от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
- для АИ-92 - от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
- для АИ-95 - от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
- для АИ-98 - от 0,730 до 0,780 г/куб. см.
ФНС России предложила на основе этих данных, используя среднее значение указанных показателей, пересчитывать количество нефтепродуктов из одних единиц измерения в другие.
Можно обратиться и к Инструкции по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84 (утв. Минавтотрансом РСФСР от 27.07.1984), которая определяет, что топлива и смазочные материалы на складах (в заправочных пунктах) учитываются в массовом выражении.
Ежедневный расход ГСМ пересчитывается из единиц измерения объема в единицы массы по средней плотности, указанной в счете-накладной на талоны, или же определяется следующим образом. При выдаче топлива заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого топлива не менее трех раз в смену (в начале, середине и конце смены). Отбор проб для определения плотности нефтепродукта должен производиться в соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта.
Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске топлива, в том числе талонами, должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.
При сменной организации работы на предприятии материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована книга учета топлива, смазочных материалов и талонов.
По окончании смены остаток нефтепродуктов инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому.
На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количеств ГСМ из объемных единиц в массовые и обратно, материально ответственное лицо составляет отчет о движении топлива, который вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем предприятия, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Учет выбытия ГСМ

На основе данных путевого листа бухгалтер должен произвести списание израсходованных ГСМ . Стоимость ГСМ, израсходованных на производственные нужды, списывается в большинстве случаев на счета учета затрат. Но есть и исключения: если расход топлива связан с приобретением внеоборотных активов (например, основных средств), то его стоимость включается в первоначальную стоимость объекта внеоборотных активов (пример 2).

Пример 2 . Предприятие приобрело станок стоимостью 4 200 000 руб. на условиях самовывоза со склада поставщика, находящегося в другом городе. Для доставки станка командированы экспедитор и водитель. Сумма расходов на командировочные нужды - 6000 руб. (в том числе водителю выделено 2750 руб. на бензин). При возвращении из командировки стоимость остатка топлива в баке машины - 155 руб.
В учете предприятия произведены записи:
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 50 "Касса"
8750 руб. (6000 + 2750)
выдано под отчет на командировку водителю и экспедитору;
Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

2750 руб.
водитель отчитался за приобретенный бензин, ГСМ приняты к учету;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"
4 200 000 руб.
отражена стоимость приобретенного станка;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"

2595 руб. (2750 - 155)
стоимость топлива, израсходованного для доставки станка, включена в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
6000 руб.
командировочные расходы, связанные с доставкой станка, включены в его первоначальную стоимость;
Д-т сч. 01 "Основные средства"
К-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"
4 208 595 руб. (4 200 000 + 6000 + 2595)
станок введен в эксплуатацию.

Сумма фактических затрат на приобретение внеоборотных активов накапливается на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", который в момент ввода этих активов в эксплуатацию закрывается соответственно на счет 01 "Основные средства" и др.
Учет выбытия ГСМ, похищенных, испорченных, израсходованных на непроизводственные нужды. У бухгалтера, отражающего в учете выбытие ГСМ в связи с перечисленными причинами, должны быть в наличии следующие документы:
- заявление о краже в правоохранительные органы;
- акт, в котором указывались бы причина выбытия и характеристики выбывшего объекта;
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационная опись, сличительная ведомость, ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
- постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или уведомление о его приостановлении или прекращении.
Для отражения в учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Если конкретный виновник хищения найден, то сумма убытков относится на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (в разрезе аналитического учета по виновному лицу для ведения последующего учета расчетов по возмещению причиненного ущерба) (пример 3).

Пример 3 . На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб. В учете произведены записи:

К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
23 200 руб.
выявлена недостача ГСМ;
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

23 200 руб.
убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо.

В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива. Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации. При отсутствии согласия работника возместить ущерб данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что в этом перерасходе имеется вина работника.

Пример 4 . Сверхнормативный расход топлива водителем обошелся предприятию в сумму 617 руб. Работник не смог объяснить причину сверхнормативного расходования топлива и согласился компенсировать его стоимость.
В бухгалтерском учете были произведены следующие записи:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
617 руб.
отражена сумма сверхнормативного расхода ГСМ;

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
617 руб.
сумма сверхнормативного расхода топлива отнесена на водителя;
Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"
К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
617 руб.
сумма ущерба удержана из зарплаты водителя.

Расходование ГСМ на цели, не связанные с производственной деятельностью предприятия. В этом случае их стоимость не подлежит списанию в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.
Допустим, предприятие по просьбе дома-интерната для престарелых выделило строительные материалы для ремонта помещений. Для перевозки материалов было израсходовано топливо. В бухгалтерском учете стоимость выделенных материалов и истраченного топлива нужно отражать по дебету счета 91, в налоговом учете - в регистре расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль. Если по данному топливу имелся "входной" НДС, ранее отнесенный на вычет, его нужно восстановить. Сумма восстановленного налога отражается записью по дебету счета 91 и кредиту счета 68, субсчет "Расчеты по НДС".

Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли

Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.
Вообще, нормы естественной убыли - это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.
Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.
С 20 ноября 2009 г. действует Приказ Минэнерго России от 13.08.2009 N 364 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении". Данные Нормы являются предельными и применяются только в случае фактической недостачи (пример 5).

Пример 5 . Бухгалтер транспортного предприятия, постоянно имеющего на хранении (зачастую длительном) значительные запасы бензина, произвел расчет норм естественной убыли. Норма составила 4 л, которые он и списал. Однако данные инвентаризации показали, что количество топлива не менялось, а недостачи нет.
Действия бухгалтера не верны, так как нормы естественной убыли необходимо рассчитывать только при факте выявления недостачи.

Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах и зависит от: климатической зоны (Распределение территории по климатическим зонам для применения норм естественной убыли нефтепродуктов приведено в Приложении N 3 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периодов); группы нефтепродуктов (разделение на группы исходя из физико-химических свойств приведено в Приложениях N N 1 и 2 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); продолжительности хранения (первый месяц хранения, свыше одного месяца); типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты (наземные стальные, наземные стальные с понтоном, заглубленные), и их вместимости (пример 6).

Пример 6 . Инвентаризация, проведенная в июне, хранящихся в наземных стальных резервуарах емкостью до 1000 куб. м на предприятии (вторая климатическая зона) нефтепродуктов первой группы показала недостачу бензина автомобильного (первая группа нефтепродуктов) в количестве 6 литров на сумму 138 руб. В учете произведена запись:
Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",
138 руб.
отражена стоимость недостающего ГСМ.
Начиная со второго месяца хранения в резервуаре хранилось 1,2 т бензина плотностью 0,76 кг/л.
Норма естественной убыли согласно Приказу Минэнерго России от 13.08.2009 N 364, исходя из имевшихся условий составила 0,288 кг на 1 т топлива и была равна 0,346 кг (0,288 кг/т x 1,2 т) или 0,455 л (0,346 кг: 0,76 кг/л).
Соответственно, недостача в размере 0,455 л - недостача в пределах норм естественной убыли, которая и была списана:
Д-т сч. 20 "Основное производство"
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
10,47 руб. (0,455 л x (138 руб. : 6 л))
стоимость недостающего ГСМ в пределах норм естественной убыли списана на себестоимость продукции.
Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
127,53 руб. (138 - 10,47)
сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на материально ответственное лицо.

Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ устанавливает, что для целей налогообложения к материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Таким образом, организация вправе включить в материальные расходы по налогу на прибыль убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах Норм естественной убыли, утвержденных Минэнерго России от 13.08.2009 N 364.

Если компания приняла решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Организация вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки.

Нормы расхода топлива Минтранса РФ последний раз подвергались редакции в июле 2015 года (). В список были добавлены марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Коэффициенты к нормам расхода топлива следующие. Если в городе проживают:

свыше 5 миллионов человек - норму можно увеличить до 35 процентов;
от 1 до 5 миллионов человек - до 25 процентов;
от 250 тысяч до 1 миллиона человек - до 15 процентов;
от 100 до 250 тысяч человек - до 10 процентов;
до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.

В последней редакции норм расхода топлива Минтранса РФ компаниям также разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы расхода топлива применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Нормы расхода топлива и налоговый учет

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса РФ, так как в нет требования о нормировании расходов на бензин (). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы () или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта ().

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает нормы расхода топлива Минтранса РФ Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных норм расхода топлива следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов ( , утв. (далее - Методические рекомендации)). Так, для Москвы Минтранс РФ установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода топлива и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования топлива в компании

Приказ

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2016 № 1) и руководствуясь (в редакции ),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2017 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" в период с 1 апреля по 31 октября - 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент - 10%. Итоговая "зимняя" норма расхода топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Иванов И.И.

Расход топлива в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

путевого листа (списывают используемое топливо);
акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горюче-смазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 71
- оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

ДЕБЕТ 10-3 КРЕДИТ 60
- оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 44, 91) КРЕДИТ 10-3
- списано израсходованное топливо.

ПРИМЕР

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 50 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 51 л.
Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 - 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
- 1154,49 руб. - списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.
В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса - 7600 км, в конце - 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

Qн= 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D),

где: Qн - нормативный расход топлива, л;
Hs - базовая норма расхода топлива, л/100 км;
S - пробег автомобиля, км;
D - поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении № 2 к ним).
По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8,4 л.
Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.
За работу в зимнее время D = 10%.
При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
- 1270,74 руб. - списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

Екатерина Горохова , главный бухгалтер компании "НАФКО-Консультанты"

Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

Информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

Результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование и номер путевого листа;

Сведения о сроке действия путевого листа;

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

Сведения о транспортном средстве;

Сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

Накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

Чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).

Прочитав статью, вы поймете, как учитывать горюче-смазочные материалы в бухгалтерии. Научитесь правильно рассчитывать норму расхода топлива. Узнаете, куда и как и в каких размерах нужно списывать ГСМ на предприятии, какие проводки при этом выполнять.

ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся топливо, смазочные масла, тормозные и охлаждающие жидкости. То есть это все те материалы, которые пригодятся в процессе эксплуатации или ремонта транспортных средств.

Почему важно правильно производить учет ГСМ? Расходы на горюче-смазочные материалы уменьшают базу, с которой рассчитывается налог на прибыль. Для того чтобы сумма налога была рассчитана правильно: не завышена и не занижена, нужно грамотно рассчитать нормы, по которым будут списываться ГСМ.

Конечно, хочется списать ГСМ в большей сумме для уменьшения налога. Однако неоправданное завышение расходов ни к чему хорошему не ведет. Налоговый кодекс РФ четко говорит, что списываемые в расходы затраты должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Только в этом случае у налогового органа не возникнет дополнительных вопросов.

Для того чтобы ГСМ списать в нужном размере, нужно их правильно рассчитать. Все бухгалтера знают о, так называемых, нормативах списания топлива, но тем не менее вопросов по этому поводу возникает очень много. Что это за нормативы, кем и как устанавливаются, можно ли их самостоятельно рассчитать или нужно использовать утвержденные законодательством нормы? Давайте разбираться.

Как правильно списать ГСМ?

Действительно, Минтрансом РФ установлены нормы списания ГСМ — это некие рекомендуемые цифры, на которые можно ориентироваться при эксплуатации автотранспорта.

Для списания можно использовать эти утвержденные нормы, но в НК РФ не говорится, что эти нормативы обязательны к использованию. Организации могут самостоятельно рассчитать и утвердить для себя нормы расхода топлива, исходя из особенностей своей деятельности.

Если предприятие решает использовать утвержденные Минтрансом нормативы, то находятся нормы по расходыванию топлива и прочих смазочных материалов для используемого на предприятии вида транспорта и списывается в расходы в соответствии с указанными цифрами.

Если же предприятие хочет разработать для себя свои нормы расхода ГСМ, то можно пойти двумя путями.

Как рассчитать норму расхода топлива самостоятельно?

Итак, для определения своих нормативов нужно провести некоторые расчеты и замеры. Сделать это можно двумя способами.

В первом случае берется техническая документация к используемому транспорту, в которой приведены стандартный расход горюче-смазочных материалов для данного транспортного средства. На основании этих данных установить нормы для различных погодных условий, времени года, учесть загруженность дорог в вашем городе, загруженность транспорта и прочие факторы.

Во втором случае можно воспользоваться реальными данными по расходу ГСМ, которые можно получить с помощью замеров. Этот способ определения нормативов более удобен и реален, именно его, как правило, используют организации.

Как провести замеры расхода ГСМ?

Процесс проведения замеров и разработки норм списания топлива должен контролироваться специальной комиссией, которую назначает руководитель предприятия распорядительным документом.

Например, берется автомобиль, для которого рассчитываются нормы списания ГСМ. В его пустой бак наливается топливо, например, бензин. Бак наполняется полностью, отмечается количество залитого бензина и показания спидометра на данный момент. Дальше автомобиль следует использовать в обычном рабочем режиме. Как только топливо в баке закончится, опять записываются показания спидометра. Находится разность показаний спидометра с полностью залитым топливным баком и пустым, это будет количество километров, которые проехал автомобиль на полностью заполненном баке (пробег).

Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе. Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля.

Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта. Определяется норма расхода топлива на 1 км.

В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Какой бы способ определения норм списания топлива не выбрала организация, полученные результаты необходимо отразить в акте списания ГСМ, оформлением которого должна заняться назначенная руководителем комиссия. Все члены комиссии должны подписать составленный акт, а руководитель утвердить его.

Теперь, списывая ГСМ в расходы, бухгалтер будет опираться на утвержденные нормативы, и вопросов у него возникать не будет.

Бухгалтерский учет ГСМ

ГСМ — это материалы, поэтому для их учета используется счет учета материальных ценностей — сч.10, на котором открывается субсчет 3.

В дебет сч.10 горюче-смазочные материалы принимаются к учету, а с кредита этого счета они списываются в расходы организации. Если организация — торговая, то расходы на ГСМ списываются в дебет сч.44, если производственная, то в дебет счетов 20 (23, 26).

Проводки по списанию ГСМ:

Для производственных организаций:

Д20, 23, 26 К10.3 — списаны расходы на ГСМ по транспорту, используемому в рабочих нуждах.

В дебет какого именно счета учета производственных затрат списать ГСМ зависит от особенностей организации и от того, для каких целей использовался транспорт.

Организации, имеющие большой автотранспортный парк, списывают расходы на горюче-смазочные материалы в дебет сч.23.

Если автомобилей не много, и они используются для рабочих нужд (например, для доставки товара клиентам), то используется сч.20.

Если же транспорт используется в служебных целей, то сч.26.

Для торговых организаций:

Д44 К10.3 — списаны расходы на ГСМ в расходы на продажу.

Все проводки по списанию топлива и смазочных материалов и жидкостей выполняются на основании путевых листов и акта на списание ГСМ.

Проводки по поступлению ГСМ:

За наличные расчет:

Если топливо и смазочные материалы покупаются за наличный расчет, например, лично водителем на заправочной станции, то деньги ему выдаются из кассы под отчет. При этом выполняется проводка Д71 К50.

Водитель покупает необходимые материалы и отчитывается перед бухгалтерией о произведенных тратах с помощью авансового отчета, к которому прикладывается кассовый чек, подтверждающий факт покупки. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию, а бухгалтер на израсходованную сумму делает проводку Д10.3 К71.

Если у водителя остались наличные средства, то он их сдает в кассу, проводка Д50 К71.

За безналичные расчет:

Если предприятие покупает ГСМ за безналичный расчет, то проводки выглядят несколько по другому.

Поставщику ГСМ перечисляется необходимая сумма денег, проводка Д60 К51.

Купленные материалы приходуются проводкой Д10.3 К60 по стоимости без учета НДС.

НДС выделяется отдельно для возмещения из бюджета: проводки Д19 К60.

Эти проводка выполняются на основании документов, полученных от поставщика: товарная накладная, счет-фактура.

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

«Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
«С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

		Сумма, руб.	Операция (документ)
			Оприходован бензин (ТОРГ-12)
			Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.