Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

составление текста проекта исходящего документа;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
отправку документа адресату;
подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

составление проекта документа;
согласование (визирование) документа;
подписание документа руководителем;
регистрация документа;
размножение и доставка копии документа исполнителям;
контроль исполнения документа;
подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

передачу документа исполнителю;
контроль исполнения;
исполнение документа;
подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

журнальная;
карточная;
автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

· прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

· проверка правильности доставки документов;

· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

· фиксация факта получения документов;

· подготовка их к исполнению;

· передача документов исполнителям.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… …………..……..…4

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………….….6

1.1. Понятие документооборот и характеристика документооборота………………..6

1.2. Этапы работы с исходящими документами…………………………………….….9

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления
документа……………………………………………………… ………………………....9

1.2.2. Согласование документа……………………………………………………… ....11

1.2.3. Подписание документа руководителем……………………………………….. ..13

1.2.4. Регистрация документа и отправка……………………………………………...14

1.2. 5.Организация хранения документов……………………………………………... 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..31

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Этапы обработки исходящих документов……………………….33

ВВЕДЕНИЕ

Деловой документ имеет большое значение. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней.
Актуальность темы «Технология обработки исходящих документов» заключается в том, что для успешного функционирования предприятия необходим отлаженный механизм работы с исходящими документами, при работе которого не должно происходить временных задержек исполнения документов, утери и т.д.
Для написания дипломной работы по теме «Технология обработки исходящих документов» необходимо разработать научный аппарат.
Проблема: каковы особенности, этапы обработки исходящих документов.
Цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Объект: процесс обработки исходящих документов.
Предмет: особенности, этапы обработки исходящих документов.
Гипотеза: технология обработки исходящих документов будет эффективнее, если:

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

литературные источники

Методы исследования:
1. анализ литературы, архивных источников и других информационных материалов;
2. анализ терминологической системы;
3. сравнение;
4. синтез;
5. обобщение;
6. наблюдение;
7. беседа.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

должностных обязанностей

автоматическое составление

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

внутренней документации

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

1.2. Этапы работы с исходящими документами

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих этапов:

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления документа
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей нужно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые устанавливает ГОСТ. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, которые составляются в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления документа выполняется уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).
Это означает, что исходящий документ должен:

необходимых случаях

В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

1.2.2. Согласование документа

Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор финансовой академии
при правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Жукова
29.08.2010
Гриф согласования документа размещается ниже реквизита «подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек, прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, личная подпись с расшифровкой подписи. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, что лист относится к каждому документу.
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Федоров
25.03.2010
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документ исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается. Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменений, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

1.2.3. Подписание документа руководителем

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
Генеральный директор Личная подпись А.Е.Цицин
ОАО «Термика»

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отравляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления – заказное письмо и т.д.
Документы должны быть отправлены и отосланы в тот же день или не позднее следующего дня, телеграммы – немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй – помещают в дело.

1.2.4. Регистрация документа и отправка

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Журнал содержит следующие графы:

краткое содержание

Таблица 1.
Журнал регистрации исходящих документов

Документы регистрируются в организации один раз – в день подписания или утверждения.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.
1.2.5. Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выбранная мною тема важна, т.к. обработка исходящих документов занимает важную роль в документообороте предприятия. Документы проходят определенные этапы, которые требуют контроля за исполнением.
При изучении темы «Технология обработки исходящих документов» мною были рассмотрены следующие понятия: документооборот, документопоток, исходящий документ.
Для написания дипломной работы была поставлена цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Исходя из этой цели, были решены следующие задачи:
1. проанализированы литературные источники;
2. изучены этапы обработки исходящих документов;
3. выявлены особенности обработки исходящих документов;
4. проанализирована технология обработки исходящих документов на примере …
.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3. Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие/ В.И.Андреева. – Изд. 8-е, перераб. и доп. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2001. – 192 с.
4. Андреянова, В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии [Текст]: Библиотека журнала» консультант директора» – М. : ИНФРА-М, 2001. - 96 с.
5. Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта [Текст]: Практическое пособие / М.И Басаков - Ростов н/Д «Феникс», 2001. – 512 с.
6. Борикова, Л.В., Виноградова, Л.А. Пишем реферат, доклад, выпускную квалификационную работу [Текст] / Учебное пособие для студентов высших и средних педагогических учебных заведений – М.: Академия, 2002. – 128 с.
7. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника. [Текст]: учебное пособие для студ. изуч. совр. инф. технол./ В.Л.Бройдо. - М. : Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.- 424 с.
8. Гойхман, О.Я. Теория и практика референтской деятельности [Текст]: учебное пособие / О.Я.Гойхман, Т.В.Гордиенко, Т.М.Надеина, Н.Н.Романова, Э.Я.Соловьев, А.В.Филиппов; под общ.ред. О.Я.Гойхмана. – М. : ИНФРА-М, 1999. - 272 с.
9. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю.М. Дёмин.- СПб.: Питер, 2003.- 220с.
10. Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления [Текст]: Учебно-методическое пособие/ И.Н.Кузнецов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 340 с.
11. Ларин, М.В. Оформление служебных документов [Текст] : Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003 / М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М. : МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2003). 12. Ларьков, Н.С. Документоведение [Текст]: учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М. : АСТ: Восток – Запад, 2006. – 472, с.
13.Научно-исследовательская работа студентов [Текст]: Учебно-методическое пособие / Д.В.Туманов, С.К. Шайхитдинова, Р.П.Баканов и др.; Под ред. Д.В.Туманова. – Казань: Изд-во Казанского ун-та, 2007. – 140 с.
14. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник для вузов. /Под ред. В.А. Кудряева. – М. : ИНФРА-М, 2001. - 592 с.
15. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] / Л.В.Павлюк, Т.И.Кисилева, Н.И.Воробьев.– СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 2000. - 304 с.
16. Петелин, В.Г. Делопроизводство на предприятии [Текст]: Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие». – М. : «Ось-89», 2001. – 112 с.
17. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст] :учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. – М.: издательский центр «Академия», 2008.-176 с.
18. Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для студ. учрежденный сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А.Румынина. – м.: Мастерство; Высшая школа, 2001.-208с.
19. Сахарова, В.И., Богданова, Л.А. Культура оформления научно-исследовательских работ: учебно-методическое пособие [Текст] / под науч. ред. Паниной Т. С. - Кемерово: изд-во ГОУ «КРИРПО», 2005. - 72 с.
20.Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций) [Текст] / М.В.Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Этапы обработки исходящих документов

Составление проекта
исходящего документа

Проверка правильности

Оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка номера на

Документе

Проверка правильности

Адресования

Отправка документа

Адресату

Подшивка второго экземпляра

(копии) в дело

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

составление чернового документа;

подготовка проекта документа;

его согласование (визирование);

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

отправка документа адресату;

подшивка копии-отпуска в дело.

Работа с исходящими документами производится по схеме, представленной в примере

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и обработку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформляет проект документа, визирует и доводит до сведения всех заинтересованных лиц, которые его тоже визируют.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования».

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов

Следующий вопрос ». Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит.

- прием и первичная обработка поступающих документов
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы , заключения, отчеты и т. д.) несут...

Обработка исходящих документов . Обработка и отправка исходящих документов проводится централизованно или секретарем и состоит из сл... подробнее ».

...организацию текущего хранения документов , отправку исходящих документов , экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Прием, обработка и распределение поступающих (входящих) документов .
подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов .

Индексирование документов в условиях традиционной обработки документов .
Соответственно, для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся свои...

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):

■ составление проекта документа и его оформление;

■ согласование проекта или визирование;

■ подписание документа руководителем;

■ утверждение (при необходимости);

■ регистрация и отправка документа.

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, предварительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов (рис. 28).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

Рис. 28 Схема обработки внутренних документов

30.Правила оформления реквизита «гриф утверждения».

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их законность и содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание, утверждение и проставление печати.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора (10,5 см) флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) - шестое положение табулятора - и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Факел»

Л. А. Степанова

«» июля 2009 г.

Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Московские товары»

Л. И. Белопольская

« » мая 2009 г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.10.2009 г. N9 03

Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи - от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу.

Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.