5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в

Каждое российское предприятие вправе использовать наличные средства для выдачи заработной платы, оплаты в адрес контрагентов или передачи денег под отчет, а также для достижения иных целей. Для каждого отдельного случая использования наличности установлены свои правила оформления и отражения в бухгалтерии компании. Принимая во внимание распространенную практику предоставления средств на производственные нужды, целесообразно отдельно изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами.

Нормативное регулирование операций с наличностью

Необходимо отметить, что, несмотря на предоставление широких возможностей использования компаниями наличных денег, предприятия не имеют права тратить средства из кассы исключительно по своему усмотрению.

Детальный перечень случаев, когда компания может использовать наличность, изложен Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У . Пунктом 2 данного нормативного акта установлено, что ни предприниматели, ни компании не вправе по своему усмотрению расходовать выручку, поступившую в кассу. Исключения из общего предписания установлены этим же п. 2 Указаний , согласно которому прямо допускается возможность расходования наличности, поступившей в кассу компании, для выдачи под отчет.

Но в названных Указаниях не предусмотрен порядок оформления расчетов с подотчетными лицами.

Алгоритм таких действий детально описан Центробанком Российской Федерации в Указаниях от 11.03.2014 № 3210-У . Общим требованием для использования наличности является организация компанией работы кассы.

Если предприятие планирует аккумулировать денежные средства в кассе, то целесообразно рассчитать и установить лимиты на соответствующий остаток. Наличие сверхлимитных денег у предприятия в конце рабочего дня не допускается.

Для оформления всех операций с наличными необходимо использовать расходный кассовый ордер и приходный кассовый ордер. Формы указанных документов утверждены Госкомстатом Российской Федерации в Постановлении от 18.08.1998 № 88 . Они применяются для оформления операций по расходованию наличности из кассы компании, в том числе и для выдачи денег на производственные нужды подотчетным лицам.

Выдача наличных денег под отчет

Также следует помнить, что до момента предоставления авансового отчета по соответствующим деньгам или возврата подотчетных средств подотчетное лицо не может получить новое финансирование на производственные нужды.

Немаловажное значение при выдаче наличных денег под отчет имеет тот факт, что Центробанк Российской Федерации в пункте 6 своих Указаний от 07.10.2013 № 3073-У прямо отметил, что лимиты наличных расчетов в размере 100000 рублей не применяются в случае выдачи средств на производственные нужды. Отсюда следует, что компании вправе предоставлять наличность под отчет без какого-либо ограничения по сумме денег, подлежащих выдаче по этому основанию.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от 31.10.2000 № 94н , которым утвердило План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, а также Инструкцию по его применению. Данные нормативные документы подлежат использованию и в настоящее время.

Указанным выше Приказом Минфина предусмотрен счет 50 «Касса», который применяется для обобщения информации по операциям с наличными денежными средствами, и субсчет 50-1 «Касса организации», используемый для оформления движения денег в кассе предприятия.

Следует помнить, что по дебету счета 50 учитывается наличность, поступающая в кассу организации, а деньги, выдаваемые предприятием, отражаются на кредите счета 50.

Указанному счету корреспондирует счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который применяется в случае выдачи средств на производственные нужды или возврата таких денег в кассу предприятия.

Передача ответственному лицу наличных средств из кассы компании оформляется по дебету счета 71, которому корреспондирует кредит счета 50.

Возврат лицом, получившим деньги на производственные нужды, сумм, по которым не предоставлен авансовый отчет (неизрасходованных денежных средств), оформляется по дебету счета 50, которому корреспондирует кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В силу прямого указания норм отечественного права компании, применяющие наличные расчеты, должны безошибочно вести учет всех кассовых операций и неукоснительно соблюдать кассовую дисциплину. Если данные обязанности предприятием нарушаются, то высока вероятность наложения на такую компанию штрафов, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и 15 аналитических групп к данному синтетическому счету.

Подотчетные лица – это сотрудники учреждения, получившие денежные средства и (или) денежные документы под отчет для последующих целевых расходов. Денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства иод отчет для оплаты:

• – труда;
• – административно-хозяйственных расходов (транспортных и коммунальных услуг, услуг аренды и связи, приобретения материалов, горюче-смазочных материалов (ГСМ) для хозяйственных нужд и т.п.);
• – командировочных расходов.

Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет, посредством корпоративной банковской карты на административно-хозяйственные нужды, сроки, максимальные суммы выдачи денег под отчет, порядок представления отчета об израсходованных суммах утверждаются или отдельно приказом руководителя учреждения, или в приказе по учетной политике.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Поездка работников, выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера, не является командировкой независимо от условий договоров и характера выполняемой работы. В случае возмещения работнику командировочных расходов они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за выполненную работу по договору.

При выдаче наличных денежных средств работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002) согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному, как правило, по утвержденной учреждением форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, а также подпись руководителя и дату.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу может применяться ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденная приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Указанные ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

• – на заработную плату;
• – административно-хозяйственные расходы;
• – командировочные расходы;
• – другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется один расходный кассовый ордер.

При выдаче наличных денежных средств в иностранной валюте в расходном кассовом ордере выданные суммы указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (по курсу Банка России на дату совершения операции).

Служебной командировкой в соответствии со ст. 166 ТК РФ является поездка работника по распоряжению руководителя учреждения на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места основной работы.

Не признаются служебными командировками:

• – служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер;
• – вызванные производственной необходимостью поездки работников, отношения которых с учреждением регламентированы не трудовым, а гражданским законодательством (по договорам подряда, поручения и др.).

Общий порядок направления работников в командировки в пределах России , их сроки и другие вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные документы но оформлению направления сотрудников учреждения в командировку (табл. 5.12).

Таблица 5.12

Унифицированные документы по оформлению командировок

Перечень возмещаемых расходов в соответствии с КОСГУ приведен в табл. 5.13.

Таблица 5.13

Перечень возмещаемых расходов но служебным командировкам на территории РФ

Нормы возмещения стоимости проезда, расходов по найму жилого помещения, суточных расходов работникам учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней :

• 1) авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу па командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• 2) отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К документам, подтверждающим произведенные расходы, относятся:

• – железнодорожные и авиабилеты;
• – счета гостиниц;
• – товарные чеки;
• – счета-фактуры;
• – чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);
• – приходные документы (накладные), подтверждающие принятие товарно-материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения и т.п.

Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете для первичных документов (рассмотрены в параграфе 2.4).

При использовании электронного билета представляется маршрут/квитанция к электронному билету. Электронный билет – это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и на железнодорожном транспорте представлена в электронно-цифровой форме.

Маршрут/квитанция является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники и содержит следующие сведения о пассажире: ФИО, наименование, серию и помер документа, удостоверяющего личность, наименование и код перевозчика, номер, дату, время отправления рейса (поезда), наименование пунктов отправления и назначения, тариф, итоговую стоимость перевозки, форму оплаты, сборы, код бронирования.

Формы электронного авиабилета и железнодорожного электронного билета утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и от 23.07.2007 № 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте".

Суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Не подлежат включению в авансовый отчет расходы по первичным документам, оформленные с нарушением установленных требований соответствующими нормативными актами. Так, например, счет-фактура должен отвечать требованиям положений ст. 169 ПК РФ и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость".

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7–10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы.

Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю учреждения. Списание дебиторской задолженности в иностранной валюте с подотчетных лиц учреждений и отражение этой суммы в авансовом отчете производятся в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики в составе приложения, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходованных подотчетных суммах или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждение на основании приказа руководителя, но не позднее одного месяца со дня окончания срока возвращения аванса, имеет право удержать эту задолженность из заработной платы. При этом в соответствии со ст. 137, 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику.

Если сотрудник оспаривает наличие задолженности перед учреждением или срок для принятия решения об удержании пропущен, соответствующие суммы могут быть взысканы с сотрудника только через суд.

Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ нереальной к взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Инициатором рассмотрения вопросов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и последующего согласования ее списания должно выступать само учреждение. Безнадежная дебиторская задолженность выявляется по результатам инвентаризации, как правило, по результатам ежегодной обязательной инвентаризации расчетов.

Существует возможность избежать выдачи наличных денег под отчет на расходы путем зачисления средств:

• – на расчетную пластиковую ("зарплатную") карточку работников, поскольку эти карточки являются именными. Перечисленные учреждением средства поступают на открытый в соответствующем банке счет работника, который может получить их в банкомате наличными или оплатить соответствующие расходы картой безналичным путем. Учреждение вправе перечислять подобные суммы на расчетные пластиковые карточки работников, если это предусмотрено условиями договора, заключенного с банком. Кроме того, для перечисления подотчетных сумм работникам учреждения на карточки следует предусмотреть такую возможность в коллективном и трудовом договоре;
• – на корпоративную банковскую карту (см. параграф 5.1.1 "Учет денежных средств").

При использовании в расчетах с подотчетными лицами банковских карт отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет. Есть определенные особенности оформления авансового отчета при перечислении средств на зарплатную банковскую карту сотрудника:

• 1) в строке "Получен аванс" необходимо указывать номер платежного поручения, по которому произошло списание подотчетных сумм с лицевого счета учреждения;
• 2) в разделе "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" в строке "Кассовый ордер" указываются номер и дата платежного поручения, подтверждающего поступление на лицевой счет остатка неиспользованных подотчетных сумм или выбытие – при выдаче перерасхода.

При составлении авансового отчета но расходованию средств с корпоративной банковской карты работник прилагает документы по совершенным операциям. Документ должен содержать обязательные реквизиты: идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт; вид операции; дату совершения операции; сумму операции; валюту операции; код авторизации; реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя карты и кассира.

Пример

Материально ответственному лицу государственного бюджетного учреждения согласно его заявлению, с указанием назначения аванса (хозяйственные расходы для приобретения 40 шт. электролампочек) и срока аванса (3 рабочих дня) выдана корпоративная банковская карта. Денежные средства в размере 4000 руб. за счет иной приносящей доход деятельности перечислены на данную карту учреждения. В учреждении операции будут отражены бухгалтерскими записями:

При направлении работников в командировки за рубеж учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств федерального бюджета, дополнительно руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

• – постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";
• – приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках па территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Учреждения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств бюджетов субъектов РФ или местных бюджетов, должны применять в своей деятельности нормативные акты соответствующего субъекта или муниципального образования.

В табл. 5.14 приведены типовые записи по отражению операций приобретения основных средств и материальных запасов подотчетными лицами и погашение задолженности по средствам, выданным под отчет.

Таблица 5.14

Отражение операций по учету расчетов с подотчетными лицами

Пример

Главный инженер казенного учреждения Гусев Η. Н. но приказу руководителя был направлен в служебную командировку в Москву сроком на 5 дней с 7 по 11 апреля текущего года включительно с учетом времени нахождения в пути. 25 марта текущего года работник написал заявление па имя руководителя учреждения о выдаче денежных средств под отчет на командировочные расходы. Руководитель подписал его 26 марта текущего года, а 30 марта из казначейства в кассу учреждения были получены денежные средства и выданы работнику но КОСГУ 212 (суточные) в размере 500 руб.; на приобретение железнодорожных билетов по КОСГУ 222 в сумме 3300 руб.; на проживание 1650 руб. По возвращении из командировки главным инженером был представлен Авансовый отчет по ф. 0504049. На оборотной стороне работник заполнил графы 1–6, в которых указал фактически израсходованные суммы. Документы, подтверждающие фактические расходы, пронумерованы и приложены к отчету. Работник бухгалтерской службы принял к проверке Авансовый отчет, о чем выдал расписку работнику, заполнив отрывную часть Авансового отчета.

После проверки, внесения записей в графы 7–10 на оборотной стороне отчета и отражения сумм, принятых к учету, Авансовый отчет был утвержден руководителем учреждения.

Ниже приведены образцы Заявления и заполнения авансового отчета.

Продолжение ф. 0504505

Продолжение ф. 0504505

Продолжение ф. 0504505

Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бухгалтерского учета

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами.

Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании Авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы "Наименование показателя" Журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

По окончании месяца в Главную книгу переносятся сальдо на начало и конец отчетного периода по счету 0 208 00 000, а также обороты по счету 020800000, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в Журнале операций по счету "Касса".

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации