Общие правила хранения, использования и учета денежных средств устанавливаются ЦБ России. На сегодняшний день действует письмо ЦБ России от 22.09.1993 № 40 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Дополнительно крайне важно руководствоваться:
- Стоит сказать - положением ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием организациями наличных денежных средств при расчетах с населением производится с применением контрольно-кассовой техники.
Действующим законодательством предусматриваются:
- специально оборудованное помещение кассы; полная материальная ответственность кассира;
- лимитирование остатков наличных денежных средств;
- ограничение срока их хранения;
- размеры и продолжительность использования авансов на хозяйственные, командировочные расходы.
В случае если у организации нет возможности предоставить для кассы специально оборудованное помещение, то для хранения денежных средств необходим сейф.
Кассир при приеме на работу должен быть под расписку ознакомлен с порядком ведения кассовых операций. С ним заключается договор о полной материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. В случае если штатным расписанием должность кассира не предусмотрена, то данные обязанности возлагаются на сотрудника в порядке совмещения.
Организация может хранить в ϲʙᴏей кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных банком, по согласованию с руководителем организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денежных средств в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Первичными документами по кассе будут документы, разработанные ЦБ России.
Прием наличных денежных средств кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на ϶ᴛᴏ письменным распоряжением руководителя организации. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на ϶ᴛᴏ уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на данные документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на ϶ᴛᴏ уполномоченными.
К оформлению кассовых ордеров предъбудут особые требования. Не допускаются исправления. Исполненные кассовые документы гасятся специальными штампами («Стоит сказать - получено» или «Оплачено»)
Все приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале (унифицированная форма № К2)
Отметим, что текущий учет денежных средств ведется кассиром в кассовой книге. В ней регистрируются остаток средств на начало дня, операции по приходу и расходу (за день), подводятся итоги поступления и выдачи и выводится остаток на конец дня.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр – отрывной – служит отчетом кассира. К отчету прилагаются все приходные и расходные документы и в конце рабочего дня сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера.
При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм: 1-й лист – вкладной лист кассовой книги, 2-й лист – отчет кассира.
По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.
Помимо повседневного отчета кассира в сроки, установленные администрацией, проводится ревизия кассы. Ревизия должна быть внезапной, и проводить ее следует не реже чем один раз в месяц. Приказом руководства создается инвентаризационная комиссия, в ходе ревизии полистно проверяются все документы и все денежные средства. Результат оформляется актом.
С 21 ноября 2001 г. на основании указания ЦБ России от 14.11.2001 № 1050-У устанавливается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб.
Порядок открытия расчетных счетов в банке и ведения операций по ним
Нормативным документом, определяющим порядок осуществления безналичных расчетов, будет положение ЦБ России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (в ред. от 03.03.2003)
Организация может иметь несколько расчетных счетов одновременно. По ϲʙᴏему усмотрению она выбирает банк для открытия счета. Организация может производить все виды операций с любого расчетного счета.
Порядок открытия расчетных и иных счетов, совершение и оформление операций устанавливаются ЦБ России.
Для открытия расчетного счета в банке крайне важно предоставить следующие документы:
- нотариально заверенную копию устава (и нотариально заверенную копию учредительного договора, если он есть);
- нотариально заверенную копию свидетельства о регистрации в регистрационной палате;
- нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
- ксерокопию кодов статистики, заверенную руководителем организации и печатью организации;
- ксерокопия решения учредителя (протокола общего собрания учредителей) о назначении руководителя организации, заверенную ее руководителем и печатью;
- ксерокопию приказа о назначении главного бухгалтера организации, заверенную ее руководителем и печатью;
- справки из Фонда социального страхования, Фонда обязательного медицинского страхования и Пенсионного фонда;
- банковскую карточку с нотариально заверенными образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации.
При изменении названия организации, характера ее деятельности, состава распорядителей счета в документацию вносятся ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие исправления, а при реорганизации организации в банк представляются новые документы.
Все операции по счету осуществляются на основании письменных распоряжений владельца счета:
- внесение наличных сумм – на основании объявления на взнос наличными;
- получение наличными со счета – денежного чека;
- перечисления – платежного поручения, расчетного чека, платежного требования-поручения.
В безакцептном порядке банком могут списываться средства в оплату электроэнергии, теплоснабжения, водоснабжения и т. п. (расчеты в порядке плановых платежей)
Также в безакцептном порядке производится списание по решению судебных и налоговых органов.
Основанием для записей в учетных регистрах служат банковские выписки – перечень всех совершенных операций по счету за период с прилагаемыми копиями платежных документов. Все записи в выписке по кредиту означают поступление на счет, по дебету – списание со счета.
Выявленные ошибки исправляются после согласования с банком, для чего установлен предельный срок – 10 дней со дня получения выписки.
Расчеты платежными поручениями
Платежное поручение – ϶ᴛᴏ распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, о переводе определенной денежной суммы на счет получателя средств, открытый в ϶ᴛᴏм или другом банке. Банк исполняет платежное поручение в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета либо определяемый применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.
Платежное поручение действительно в течение 10 дней, включая день составления.
Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:
- за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
- в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
- в целях возврата/размещения кредитов (займов)/депозитов и уплаты процентов по ним;
- в других целях, предусмотренных законодательством или договором.
В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙии с условиями основного договора платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей.
Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.
Банк по требованию плательщика обязан информировать его об исполнении платежного поручения не позже следующего рабочего дня после обращения плательщика в банк, если иной срок не предусмотрен договором банковского счета. Порядок информирования плательщика определяется договором банковского счета.
Учет денежных средств, находящихся в аккредитивах
Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком (далее – банк-эмитент) по поручению плательщика произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку (далее – исполняющий банк) произвести такие платежи.
Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:
- покрытые (депонированные) и непокрытые (гарантированные);
- отзывные и безотзывные (могут быть подтвержденными)
При открытии покрытого (депонированного) аккредитива банк-эмитент перечисляет за счет средств плательщика или предоставленного ему кредита сумму аккредитива (покрытие) в распоряжение исполняющего банка на весь срок действия аккредитива.
При открытии непокрытого (гарантированного) аккредитива банк-эмитент предоставляет исполняющему банку право списывать средства с ведущегося у него корреспондентского счета в пределах суммы аккредитива.
Отзывным будет аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть изменен или отменен банком-эмитентом на основании письменного распоряжения плательщика без предварительного согласования с получателем средств и без каких-либо обязательств перед ним банка-эмитента после отзыва аккредитива. Безотзывным признается аккредитив, кᴏᴛᴏᴩый может быть отменен только с согласия получателя средств.
Аккредитив предназначен для расчетов с одним получателем средств. Порядок расчетов по аккредитиву устанавливается в основном договоре, в кᴏᴛᴏᴩом отражаются:
- наименование банка-эмитента;
- наименование банка, обслуживающего получателя средств;
- наименование получателя средств;
- сумма аккредитива;
- вид аккредитива;
- способ извещения получателя средств об открытии аккредитива;
- способ извещения плательщика о номере счета для депонирования средств, открытого исполняющим банком;
- полный перечень и точная характеристика документов, предоставляемых получателем средств;
- сроки действия аккредитива, предоставления документов, подтверждающих поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг), и требования к оформлению указанных документов;
- условие оплаты (с акцептом или без акцепта);
- ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) обязательств.
В основной договор могут быть включены иные условия, касающиеся порядка расчетов по аккредитиву.
Платеж по аккредитиву производится в безналичном порядке путем перечисления суммы аккредитива на счет получателя средств. Допускаются частичные платежи по аккредитиву.
Учет переводов в пути
Понятие «переводы в пути» применяется для учета движения денежных средств (переводов) в случаях, когда имеется временной разрыв между моментом документально подтвержденного списания и моментом зачисления денежных средств на ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующий счет учета, в частности:
- выручки от продажи товаров, кᴏᴛᴏᴩые произведены организациями, осуществляющими торговую деятельность, внесенной в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленной по назначению;
- денежных средств (переводов) в иностранных валютах, внесенных в кассы кредитных организаций для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленных по назначению.
Основанием для принятия денежных документов на учет будут квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. п.
В случае если учреждения банков оформляют выписки с банковских счетов по форме, отличной от общепринятой, и данные выписки содержат информацию о суммах денежных средств, кᴏᴛᴏᴩые поступили в адрес организации, но еще не подтверждены расчетными банковскими документами, то организация демонстрирует такие суммы в бухгалтерском учете как «переводы в пути» и не вправе распоряжаться ими до момента получения кредитной организацией расчетных документов, подтверждающих платеж.
Учет денежных документов
В кассе организации могут храниться такие денежные документы, как оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные проездные билеты и др. Поступления и выдача денежных документов оформляются на основании приходных и расходных кассовых ордеров с последующим составлением кассиром отчета по движению денежных документов.
Денежные документы оцениваются в бухгалтерском учете в сумме фактических затрат на их приобретение.
Аналитический учет ведется по видам денежных документов.
Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.
На субсчете50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
К денежным документам неотносятся:
· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);
· ценные бумаги (учитываются на счете 58);
· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);
· выкупленные у акционеров акции (счет 81).
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудниками организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
Вкассовой книги движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.
Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50/3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду.
Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов: 51- на стоимость покупки денежных документов; 71 или 76 и других счетов расчетов через физических или юридических лиц.
Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50/3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту 50/3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91/2 кредит счета 50/3.
Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.
В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.
В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - отсылается в страховую компанию, третий - высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый - остается у предприятия.
Муниципальные и госучреждения в своей деятельности используют денежные документы. В бюджетном учете они представляют собой платежные средства, обладающие номинальной стоимостью. Применяются эти инструменты в тех случаях, когда расчеты произведены, а услуги, которые ими оплачены, еще не оказаны.
Денежные документы - это…
Пример рассматриваемых финансовых инструментов - оплаченные талоны на питание, ГСМ, масло. В учетной политике организация характеризует основные аспекты своей деятельности. В ней же определяется список денежных документов, которые будут использоваться в хозяйственной деятельности. При выборе учреждение руководствуется 169 пунктом Инструкции № 157н. Согласно положениям, денежные документы - это :
- Уведомления на почтовые переводы.
- Оплаченные путевки в турбазы, санатории, дома отдыха. Исключение составляют направления, полученные учреждениями от региональных подразделений ФСС, безвозмездно от профсоюзных, общественных и прочих организаций.
- Почтовые марки и конверты с ними.
Учреждение может включить в учетную политику и другие денежные документы. Это могут быть:
- Проездные билеты, используемые на общественном городском транспорте.
- Карты оплаты сотовой связи, международных/междугородних переговоров, доступа в Интернет.
- Железнодорожные и авиабилеты.
Нюансы
Денежные документы - это оборотные активы, по своей сути. Согласно Инструкции, хранить их следует в кассе учреждения. Поступление и выдача должны оформляться приходными/расходными ордерами. Формы последних утверждены по Приказу Минфина № 173н. Приходные/расходные ордера должны регистрироваться в соответствующем журнале отдельно от бумаг, фиксирующих операции с наличностью.
Учет
Денежные документы отражаются на отдельных листах в кассовой книге. При этом на них проставляется отметка "Фондовый". В аналитике учитываются по видам в карточке обобщения сведений о средствах и операциях по расчетам. Карточку открывают записями по остаточным суммам на начало года. Текущая информация вносится не позже дня, идущего за датой выполнения операции. В завершение месяца производится подсчет итогов по остаткам.
Путевки
Эти предоставляются под отчет. Организация отдыха в санаториях должна предусматриваться уставом либо другим локальным актом учреждения. После возвращения сотрудники предоставляют авансовый отчет, к которому прикладывается корешок путевки (обратный талон).
Билеты
При заблаговременной их покупке возникает необходимость их хранения. Приобретенные билеты передаются кассиру. Он регистрирует их как . Билеты выдают сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами.
Карты оплаты
Обычно они покупаются у операторов. Каждая карта имеет индивидуальный номер. В учреждении должен быть разработан и утвержден локальный акт, регламентирующий пользование связью. В нем определяется список сотрудников, имеющих право получить карту оплаты, а также условия, которые они должны выполнять при ее использовании. К примеру, предусматривается компенсация стоимости звонков, которые осуществляются в рабочее время. Кроме этого, в должен регламентироваться порядок подтверждения персоналом произведенных расходов.
Талоны на питание
Законодательство устанавливает перечень категорий обучающихся, которым учреждение должно предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Питание производится по талонам. В них должны присутствовать следующие реквизиты:
- Номер.
- Период действия.
- Тип питания.
- Стоимость.
- Штамп учреждения.
- Подпись ответственного сотрудника.
Талоны на топливо
Если в соответствии с договором осуществляется оплата установленного объема ГСМ соответствующей марки, документы, которые учреждение получает для заправки водителями транспорта, учитываются как денежные. Талоны выдаются по мере надобности ответственному сотруднику под отчет. Топливо приходуется в виде материального запаса после предоставления авансового отчета. К нему прилагаются подтверждающие документы с АЗС, заправившей ТС в обмен на денежные документы.
Записи
При ведении учета бухгалтер должен отразить сведения по поступлению денежных документов в кассу:
- В рамках расчетов между основным учреждением и его подразделениями.
- В безвозмездном порядке от госучреждений на основании акта о приеме-передаче.
- В рамках возмещения вреда в натуральной форме.
- Излишков, выявленных в ходе инвентаризации. Источником информации будет являться соответствующий акт ревизии.
- В безвозмездном порядке от главного учреждения подразделениям.
Кроме этого, специалист должен отразить информацию по выдаче и выбытию документов в случае хищения, недостачи, порчи, в том числе вследствие форс-мажорных обстоятельств.
Нормативная база
Учет документов, выступающих в качестве платежных средств, осуществляется на сч. 201 35 000. При оформлении записей о перемещении финансовых инструментов специалисты должны руководствоваться Инструкцией №157н. Этим документом утвержден Единый план бухгалтерских счетов для органов государственной, территориальной власти, госакадемий наук, органов управления внебюджетными госфондами. Кроме этого, рекомендации присутствуют в Инструкции №174н. Этим документом утвержден План счетов для бюджетных учреждений и пояснения к нему.
Практически любая компания в своей деятельности сталкивается с денежными документами: оплаченными авиа- и железнодорожными билетами, путевками, талонами на ГСМ. Об особенностях учета денежных документов на примере программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, в том числе для целей НДС, рассказывают эксперты 1С.
Организация учета денежных документов
Денежные документы - это документы, удостоверяющие факт оплаты и право на последующее получение работ или услуг. Как правило, такие документы оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, далее - План счетов) денежные документы, находящиеся в кассе организации (оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, талоны по утилизации твердых бытовых отходов (ТБО), почтовые марки и др.) учитываются на субсчете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение. Для учета денежных документов, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в «1С:Бухгалтерии 8» предназначен отдельный субсчет 50.23 «Денежные документы (в валюте)».
На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник ). Для каждого денежного документа указывается его вид:
- Билеты ;
- Путевки ;
- Почтовые марки ;
- Талоны на ГСМ ;
- Прочее .
При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.
Чтобы операции с денежными документами были доступны пользователю, необходимо включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное - Функциональность ). На закладке Банк и касса следует установить флаг Денежные документы (рис. 1).
Рис. 1. Настройка функциональности
После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы и Выдача денежных документов , а также журнал Денежные документы . Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов , который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.
Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:
- Поступление от поставщика ;
- ;
- Прочее поступление.
Если регистрируется Поступление от поставщика , то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.
При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.
Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.
Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:
- Выдача подотчетному лицу ;
- Возврат поставщику. При возврате необходимо указать сумму возврата, а также счет доходов или расходов, поскольку сумма возврата может отличаться от стоимости денежного документа;
- Прочая выдача.
Учет ГСМ по талонам
К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.
Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).
Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.
Талоны бывают двух видов:
- литровые (количественные) , в которых указано количество и марка топлива без указания суммы (цена ГСМ зафиксирована на дату оплаты талонов, на талонах она обычно не указывается);
- суммовые или стоимостные (денежные) , в которых указана только сумма, на которую можно заправиться (цена ГСМ определяется на дату заправки, в талонах не указывается ни цена, ни количество, но может быть указана марка топлива).
В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.
ГСМ входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ) и принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, далее - ПБУ 5/01). Согласно Плану счетов для учета ГСМ в программе используется субсчет 10.03 «Топливо».
Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:
- в составе денежных документов на счете 50.03 (как правило, для суммовых талонов, но допустимо и для количественных);
- на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (как правило, для количественных талонов).
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.
Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.
При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.
Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.
В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:
- в составе материальных расходов (на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
- в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.
Пример 1
|
ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС, применяет ПБУ 18/02) приобретает талоны на бензин в количестве 30 шт.
|
Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами , где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.
В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на сумму предоплаты (58 500 руб.).
Обратите внимание , для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ-ление от поставщика (рис. 2).
Рис. 2. Поступление денежных документов
В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:
На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов . В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.
Рис. 3. Номенклатура денежных документов
При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (58 500 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов с контрагентами Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета ; Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученных талонов на бензин (58 500 руб.) в количестве 30 шт.
Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу . На закладке Кому Физические лица.
На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов ) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.
В результате проведения документа формируется проводка:
Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданных подотчетному лицу денежных документов (19 500 руб.) в количестве 10 шт.
Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса ). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.
В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад .
На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало талоны.
Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары . На данной зак-ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):
Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»
- в поле Документ (расхода) указываются реквизиты первичных документов, полученных от поставщика;
- указывается номенклатура, количество и цена приобретенного бензина в соответствующих полях, при этом поле Сумма рассчитывается автоматически;
- указывается поставщик ГСМ;
- для регистрации счета-фактуры следует установить флаг в поле СФ , а в поле Реквизиты счета-фактуры ввести дату и номер счета фактуры, полученного от поставщика. После выполнения команды Записать в поле Реквизиты счета-фактуры документа Авансовый отчет автоматически добавляется ссылка на созданный документ Счет-фактура полученный на поступление ;
- в полях Счет учета и Счет НДС указываются счета учета ГСМ и счет учета НДС.
При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:
Дебет 10.03 Кредит 71.01 - на стоимость полученного бензина без НДС (16 525 руб.) в количестве 500 л; Дебет 19.03 Кредит 71.01 - на сумму НДС (2 975 руб.).
Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.
По умолчанию дата получения счета-фактуры соответствует дате авансового отчета, но при необходимости дату получения можно изменить. Если флаг снять, тогда вычет можно отразить документом (раздел Операции - Регламентные операции НДС ) в пределах 3 лет после принятия на учет ГСМ.
Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство ).
Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад .
На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».
При проведении документа формируется проводка:
Дебет 26 Кредит 10.03 - на стоимость бензина, включенного в расходы (16 525 руб.).
Учет проездных документов
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.
Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:
- маршрут-квитанция электронного авиабилета (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
- купон электронного железнодорожного билета (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).
Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.
Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).
Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).
Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).
Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.
Пример 2
|
Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог-ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб. Электронный авиабилет туда и обратно приобретен организацией через транспортное агентство. Стоимость авиабилета по маршруту Москва - Уфа - Москва составляет 10 574 руб. Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы. По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС). |
Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица .
После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:
Дебет 71.01 Кредит 51 - на сумму денежных средств, выданных под отчет (9 000 руб.).
Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:
- Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику - для регистрации оплаты;
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика - при получении денежных документов;
- Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги - для отражения расходов на услуги трансагентства.
При этом договор с трансагентством должен иметь вид:
- С поставщиком - в документах Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику и Поступление (акт, накладная) ;
- Прочее - в документах Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами.
Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.
Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком ). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом взимаемого сервисного сбора (10 869 руб.).
После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги , в регистр бухгалтерии вводятся записи:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (295 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление (акт, накладная) и Списание с расчетного счета ; Дебет 26 Кредит 76.05 - на стоимость услуг трансагентства без НДС (250 руб.); Дебет 19.04 Кредит 76.05 - на стоимость НДС (45 руб.).
Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты . При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:
Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком ) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности , после проведения которого сформируется проводка:
Дебет 76.05 Кредит 76.05 - на сумму зачтенного аванса (10 574 руб.). Зачет выполняется между документами расчетов Поступление денежных документов и Списание с расчетного счета. После выполнения данной операции счет 76.05 закрывается.
Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:
Дебет 71.01 Кредит 50.03 - на сумму выданного сотруднику под отчет денежного документа (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:
- Выдача денежных документов , согласно которому подотчетное лицо получало проездной документ;
- Списание с расчетного счета , согласно которому перечислялись средства на банковскую карту сотрудника.
Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее . Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):
Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»
|
Поле |
Данные |
|
«Документ (расхода)» |
Вводится информация о первичных документах |
|
«Номенклатура» |
Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура» |
|
«Сумма», «НДС» |
Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически |
|
«Поставщик» |
Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется) |
|
«СФ» и «БСО» |
Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)» |
|
«Счет затрат / Подразделение» |
Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение |
|
«Субконто» |
Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы») |
|
«Счет затрат НУ» и «Субконто НУ» |
По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать |
|
«Счет НДС» |
По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС) |
При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:
Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость авиабилета без НДС (9 644 руб.); Дебет 19.04 Кредит 71.01 - на сумму НДС (930 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на стоимость проживания (7 000 руб.); Дебет 26 Кредит 71.01 - на сумму суточных (2 100 руб.).
Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).
Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок .
Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).
Обмен и возврат проездных документов
На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.
Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин-фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).
Пример 3
После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:
Дебет 76.05 Кредит 51 - на стоимость авиабилетов с учетом комиссии и дополнительных услуг (3 880 руб.).
Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (если в учете была отражена выдача билета подотчетному лицу);
- Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику ;
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика.
Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы ).
На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:
Дебет 50.03 Кредит 71.01 - на сумму полученного билета (10 574 руб.) в количестве 1 шт.
В документе Выдача денежных документов с видом операции Возврат поставщику на закладке Денежные документы указывается не только наименование денежного документа, его количество (1 шт.) и стоимость (10 574 руб.), но и сумма возврата (9 374 руб.), поскольку перевозчик удерживает комиссию в размере 1 200 руб. (10 574 руб. - 1 200 руб. = 9 374 руб.) (рис. 6).
Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику
Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:
- Статья доходов и расходов - выбирается из справочника Прочие доходы и расходы ;
- Счет учета доходов - счет учета доходов, возникающих при превышении суммы возврата над учетной стоимостью денежных документов;
- Счет учета расходов - счет учета расходов, возникающих при превышении учетной стоимости денежных документов над суммой возврата.
Дебет 76.05 Кредит 50.03 - на стоимость возвращаемого авиабилета (10 574 руб.); Дебет 91.02 Кредит 76.05 - на сумму удержанной комиссии за возврат (1 200 руб.).
Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика , где отразить поступление нового авиа-билета. После проведения документа сформируются проводки:
Дебет 50.03 Кредит 76.05 - на сумму полученного билета (12 664 руб.) в количестве 1 шт.
Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.
Учет неиспользованных проездных документов
Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).
Пример 4
Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:
- Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица (заполнение этого документа рассмотрено в Примере 3);
- Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача.
В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):
Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа
Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.
На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.
После проведения документа сформируется проводка:
Дебет 91.02 Кредит 50.03 - на стоимость списанного авиабилета (10 574 руб.) в коли-честве 1 шт.
Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.
Что является денежным документом?
Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.
Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).
ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).
На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.
Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.
Порядок оприходования денежных документов
Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.
Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?
Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:
- дата приобретения билета;
- дата поездки, на которую приобретен билет;
- номер билета;
- тип транспортного средства;
- номер рейса, время, место, класс билета;
- стоимость билета;
- сумма НДС (если имеется);
- сумма комиссионных и страховых платежей;
- иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).
После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.
Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:
ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.
Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?
Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:
Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.
Пример
Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.
Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:
|
Дата |
Сумма |
Описание операции |
Первичный документ |
||
|
29.04.2016 |
Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И. |
Приказ или распоряжение, РКО |
|||
|
04.05.2016 |
Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия |
ПКО, авансовый отчет Иванова А. А. |
|||
|
04.05.2016 |
Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда |
|
|||
|
04.05.2016 |
Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно |
ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов |
|||
|
12.05.2016 |
Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет |
РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов |
|||
|
23.05.2016 |
11 407,14 |
Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия |
Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке |
||
|
23.05.2016 |
1 292,86 |
Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992 |
Бланки билетов |
ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.
Нюансы учета денежных документов на ГСМ
ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:
- по талонам;
- по топливным картам.
Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:
- счетом-фактурой,
- накладной на ГСМ;
- реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.
Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.
Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.
Проводки этих операций могут иметь следующий вид:
|
Описание операции |
Первичные документы |
||
|
Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны |
Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ |
||
|
Получены талоны от поставщика |
ПКО на талоны |
||
|
Выданы талоны водителю/диспетчеру |
Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера |
||
|
Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы |
Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга |
Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.
Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами
Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).
Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:
|
Описание операции |
Первичные документы |
||
|
Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию |
Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение |
||
|
Получены проездные билеты от транспортного предприятия |
Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов |
||
|
Отражен НДС по приобретенным проездным билетам |
Счет-фактура |
||
|
Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет |
РКО, запись в журнале учета проездных билетов |
||
|
Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы |
Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались) |
ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.
Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.
Итоги
Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.