Які документи належать до первинних, має знати кожен бухгалтер. Це з тим, що ця документація і є основою ведення бухгалтерського обліку. Вони доводять факт здійснення операцій господарського характеру. Початківцю у сфері бухобліку потрібно розібратися, що це таке, для чого потрібні первинні документи, як їх складати і зберігати. В іншому випадку проблем із контролюючими органами уникнути не вдасться.
Юридичні особи та приватні підприємці можуть перерахувати один одному кошти лише на підставі певної первинної документації. Передбачається, що первинка складається ще до того, як пройшла господарська операція, проте законодавство не виключає можливість її складання завершення угоди, проте для цього мають бути вагомі причини.
Як первинні, і зведені документи обліку, повинні включати реквізити: найменування бланка; дата та місце, де він був складений; повна назва компанії, що його підготувала; які рахунки використовуються для перерахування коштів; повне ім'я відповідальної посадової особи тощо.
Навіщо вони потрібні
Первинні документи є обов'язковим компонентом бухгалтерського обліку. Складаються вони в ході здійснення господарських операцій і є доказом того, що такі операції були завершені. Під час проведення угоди може бути задіяно різне число первинних документів: залежить від специфіки її проведення.
Перелік операцій, які обов'язково мають бути проведені в ході правочину:
- Підписання договору з одержувачем. Якщо він є постійним, можна підписати один договір на кілька угод, однак, у такому випадку варто одразу обговорити терміни виконання робіт, послідовність розрахункових операцій та інші нюанси.
- Виставлення рахунків на оплату.
- Безпосередньо оплата, підтвердженням якої є касовий чек (або товарний), якщо йдеться про готівкову оплату, або платіжки, якщо гроші перераховуються безготівково.
- Коли відвантажується товар, виконавець передає клієнту накладну.
- Після надання послуг у повному обсязі виконавець повинен отримати від клієнта акт виконаних робіт
Існуючі види
Існує 6 основних видів ПД бухобліку, які використовуються найчастіше при проведенні різних угод:
| Контракт | У договорі закріплюються правничий та обов'язки сторін угоди. Договір може бути складений надання послуг або продаж товарів. Цивільний кодекс не виключає можливості укладання усного договору, але слід пам'ятати, що лише документ, підписаний двома сторонами, може захистити права та інтереси постраждалої сторони у судовому органі у разі виникнення будь-яких проблем, включаючи невиконання зобов'язань іншою стороною. |
| Рахунок-оферта |
|
| Платіжна документація | Це підтвердження того факту, що клієнтом було сплачено рахунок, виставлений виробником. Існують різні види таких документів: платіжні вимоги, доручення та чеки, бланки суворої звітності. |
| Товарна накладна |
|
| Акт про виконання робіт чи надання послуг | Двосторонній документ. Він підтверджує як факт виконаних робіт, а й ціну, яка була заплачена за товар чи послугу. Цей папір є також доказом того, що сторони повністю виконали зобов'язання один перед одним і не мають взаємних претензій. |
| Рахунок-фактура | Важливим документом є за допомогою якої закладається основа для акцептування сум ПДВ, поданих до відрахування. Очевидно, що цей документ є дуже важливим для тих структур, які є платниками ПДВ. |
Список первинних документів бухгалтерського обліку
Отже, список первинної документації бухгалтерського обліку має такий вигляд:
| Договір | Полягає з клієнтом у письмовій формі. Важливо сказати, що закон не забороняє усну форму такого контракту, проте сторони частіше вважають за краще зафіксувати права та обов'язки, передбачені угодою, на папері. |
| Рахунок | У ньому містяться реквізити для здійснення оплати та найменування товарів, які купуються. |
| Чек (товарний або касовий) або бланк суворої звітності | Видаються у разі оплати готівкою. У разі безготівкового розрахунку у покупця товару чи послуги як підтвердження оплати залишається платіжний документ, засвідчений банківською структурою. |
| Накладна | Видається в момент здійснення відвантаження товару. |
| Акт надання послуг або виконання робіт | Надається після того, як послуги надані у повному обсязі. |
Визначення поняття «первинний обліковий документ» дає стаття 60-1 Російського Податкового кодексу: первинні документи – це задокументоване свідоцтво про те, що операцію було здійснено чи є подія, яка дає право на її вчинення. Такі документи можуть бути у паперовому вигляді або на електронному носії. Ведення бухобліку відбувається на основі подібної документації.
У статті 60-2 наведено форми таких документів та вимоги, що висуваються до їх оформлення.
Ще один нормативний акт, у якому дається визначення первинної документації, а також визначаються її форми – закон про бухоблік та фінзвітність.
Росія – країна, в якій законодавство з бухобліку та сплати податків періодично змінюється. Враховуючи той факт, що форми можуть бути змінені або доповнені, слід відстежувати, які зміни затверджуються різними держструктурами, зокрема Міністерством фінансів. Так, наприклад, на початку 2019 року було затверджено форму бухгалтерської довідки, яка раніше мала довільну форму.
КоАП передбачає низку санкцій за відсутність в організації первинних документів, їх визначено у статті 276 Кодексу.
Загальні інструкції щодо застосування
ПД є основою для початку ведення бухобліку певних операцій та внесення записів до регістру обліку. Такий документ виступає як письмове свідчення того факту, що було здійснено господарську операцію.
Ті первинні облікові документи, форми яких офіційно не затверджені, стверджує керівник організації, видаючи відповідний наказ. Вони мають бути закріплені все обов'язкові реквізити, передбачені законодавством.
Така документація має бути підготовлена на папері та підкріплена підписом особи, яка склала документ. У разі застосування електронного документа його потрібно підписати електронним підписом.
Уніфіковані форми ПД не є неухильними до використання. Виняток становлять касові документи, затверджені уповноваженими структурами.
Бланк ПД повинен містити такі обов'язкові дані:
- Назва документу;
- точна дата проведення операції;
- у чому полягає госпоперація в натуральному та вартісному вираженні;
- назву структури, що складає документ;
- відомості про осіб, які є відповідальними за те, щоб документ був оформлений правильно.
Такі документи поділяють такі групи:
- облік оплати праці;
- облік здійснених касових операцій;
- облік основних засобів;
- облік будівельних та ремонтних робіт.
Правила заповнення
Звітні документи слід оформлювати акуратно та чітко.
Основні правила:
- дозволено користуватися кульковими, а також чорнильними ручками, можна застосовувати обчислювальну техніку та друкарську машинку;
- складати таку документацію потрібно в той момент, коли вчинення правочину тільки планується;
- допускається складання документів після здійснення операції, якщо для цього є об'єктивні причини;
- у документі відображаються всі можливі реквізити;
- за відсутності будь-яких відомостей можна ставити прочерки.
У 2019 році для підготовки ПД використовуються типові форми. Документи поділяються на зовнішні та внутрішні.
Перша організація отримує із боку: від держустанов, вищих організацій, банківських структур, податківців тощо. Приклади зовнішніх документів: рахунок-фактури, платіжні доручення чи вимоги. Що ж до внутрішніх документів, всі вони складаються у організації.
У разі некоректного заповнення документа організація відчуватиме труднощі з визначенням податкової бази, а це може призвести до розбіжностей із податковою службою.
Виправлення змісту
Трапляється, що навіть досвідчений бухгалтер, який оформлював документ жодного разу, припускається помилки. Виправити її можна лише тоді, коли не відбулося відображення документа в бухобліку, тобто він не був проведений. Потрібно пам'ятати, що робити виправлення за допомогою штриха неприпустимо.
Можна використовувати лише три наступні способи:
- додатковий запис;
- спосіб сторнувальний;
- спосіб коректурний.
Останній застосовується у разі, коли помилку було допущено в обліковому регістрі, при цьому вона не стосується кореспонденції рахунків. Цей спосіб доречно використовувати до того, як складено баланс. При цьому неправильну цифру або інший знак потрібно перекреслити тонкою лінією, поряд же вказати правильне значення. Збоку вказати — «виправленому вірити» і поставити дату та підпис.
Додатковий запис буде доречним, якщо сума операції, яка проводиться, була занижена.
Сторнувальний метод передбачає коригування неправильного запису з допомогою негативного числа. Неправильну цифру вказують червоним чорнилом, тут же складається вірний запис, який робиться звичайним кольором.
Уточнення про акт звіряння
Акти звірення законодавчо не належать до первинних документів, тому не регламентуються нормативними документами. Вони відображаються зроблені взаєморозрахунки за певний період між компаніями, які мають статус юрособи, або ж індивідуальними підприємцями.
Цей вид документів використовується з ініціативи бухгалтерів, оскільки з його допомогою реально вирішити низку спірних питань, що захищає інтереси організації.
У яких випадках важливим є складання акта звірки:
- коли у продавця представлений широкий вибір товарів;
- у разі надання відстрочки з платежів;
- якщо ціна товару висока;
- у разі наявності між сторонами взаємовідносин, які мають регулярний характер.
Цей документ може використовуватись у суді у разі виникнення спірної ситуації між сторонами.
Термін зберігання
Положення про зберігання первинної документації закріплено на законодавчому рівні.
Для різних видів документів передбачено різні терміни зберігання:
| Протягом одного року | Потрібно зберігати кореспонденцію з контролюючими органами щодо термінів подання звітної документації. |
| Не менше 5 років | Зберігається касова документація та такі папери, як баланс за квартал, звіт організації з пояснювальною запискою за квартал; протокол засідання про ухвалення квартального балансу; первинна документація та касова книга; документи з системного та позасистемного обліку та інші. |
| Щонайменше 10 років | Повинні зберігатися річний баланс, інвентарний опис, баланс передавальний, розділовий, ліквідаційний та інші документи. |
| Не менше 75 років | Зберігається особовий рахунок кожного працівника та зарплатні відомості. |
Питання оформлення первинних облікових документів надзвичайно важливе для суб'єктів господарювання. Адже документи, оформлені відповідно до законодавства, зокрема, підтверджують з метою обчислення податку на прибуток видані платником податків витрати, а також доводять обґрунтованість застосування відрахувань із ПДВ. Тому використання документів, форми яких не відповідають встановленим вимогам, може спричинити несприятливі для суб'єктів господарювання наслідки.
1. Складання первинних облікових документів
Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону N 402-ФЗ первинним обліковим документом оформляється кожен факт господарського життя. Зазначимо, що до 1 січня 2013 р. згідно з п. 1 ст. 9 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ) зазначений документ складався з кожної господарської операції. Проте поняття "господарська операція" та "факт господарського життя" не ідентичні.
Факт господарського життя - це правочин, подія, операція, які надають чи здатні вплинути на фінансове становище економічного суб'єкта, фінансовий результат його діяльності та (або) рух коштів (п. 8 ст. 3 Закону N 402-ФЗ). У Законі N 129-ФЗ не було визначено поняття "господарські операції", але на підставі п. 2 ст. 1 цього Закону випливало, що такими визнавалися всі операції, здійснювані організаціями у процесі діяльності.
Таким чином, поняття "факт господарського життя", що міститься в Законі N 402-ФЗ, ширше за поняття "господарська операція", яке використовувалося в Законі N 129-ФЗ. І тут постає головне питання, яке хвилює фахівців: які факти господарського життя можуть оформлятися первинними обліковими документами, складеними за формами, самостійно розробленими організацією, а коли застосування уніфікованих форм залишається обов'язковим? Адже ухвали Держкомстату РФ, якими затверджувалися уніфіковані форми первинної облікової документації, не скасовані.
2. Власні форми первинних облікових документів
Відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ форми первинних облікових документів, що застосовуються організацією (за винятком організацій державного сектору), має затверджувати керівник організації. При цьому у зазначеному Законі немає вимоги щодо обов'язкового застосування уніфікованих форм. Нагадаємо, до 1 січня 2013 р. застосовувати самостійно розроблені форми первинних документів можна було лише у разі, якщо необхідна форма була відсутня в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації (п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ). Однак зауважимо, що навіть при складанні первинних документів не за уніфікованими формами платникам податків вдавалося відстояти в суді правомірність визнання витрат (докладніше див. в Енциклопедії спірних ситуацій з податку на прибуток).
Розробляючи власні форми первинних облікових документів, можна взяти за основу уніфіковані форми, додавши або вилучивши частину реквізитів. Крім того, доцільно використовувати ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 "Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів".
Під час розробки слід враховувати, що первинний обліковий документ обов'язково має містити реквізити, перелічені у ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ:
Найменування та дата складання документа;
Найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
Величина натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
Підписи, прізвища (з ініціалами), а також посади осіб, які вчинили правочин, операцію та відповідальних за правильність її оформлення, або осіб, відповідальних за правильність оформлення події, що відбулася.
Необхідно на увазі, що перелік реквізитів за окремими первинними обліковими документами може бути розширений іншими нормативними актами. Наприклад, вимоги до реквізитів дорожнього листа містяться у Наказі Мінтрансу Росії від 18.09.2008 N 152, прийнятому на виконання ч. 1 ст. 6 Федерального закону від 08.11.2007 N 259-ФЗ "Статут автомобільного транспорту та міського наземного електричного транспорту".
Як мовилося раніше, керівнику організації необхідно затвердити застосовувані форми первинних облікових документів (ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ).
Слід також звернути увагу, що первинний обліковий документ може бути складений в електронному вигляді (ч. 5 ст. 9 Закону N 402-ФЗ). Як відомо, для обміну електронними документами потрібно, щоб в учасників електронного документообігу були сумісними формати документів. Відповідно при розробці власних форм документів та їх форматів виникне складність у здійсненні електронного документообігу. Зазначимо, що на основі уніфікованих форм вже розроблено та Наказом ФНП Росії від 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ затверджено рекомендовані формати широко застосовуваних документів: товарної накладної (ТОРГ-12) та акта приймання-здачі робіт (послуг). В електронному вигляді ці документи можна передати до податкового органу (для підтвердження витрат з метою обчислення податку на прибуток та для інших цілей на запит інспекції) та контрагентам.
3. Уніфіковані форми первинних облікових документів
З 1 січня 2013 р. вимога щодо застосування уніфікованих форм при складанні первинних облікових документів у Законі N 402-ФЗ відсутня, але їх використання звичне для багатьох суб'єктів господарювання. Крім того, самостійна розробка форм документів, відмінних від уніфікованих, потребує часу, спеціальних знань та додаткових витрат на налаштування програмного забезпечення під нові бланки, а застосування таких форм може спричинити труднощі у роботі як всередині організації, так і з контрагентами.
Заборона на використання уніфікованих форм у Законі N 402-ФЗ не міститься, тому їх, як і раніше, можна застосовувати, затвердивши таке рішення в обліковій політиці або окремим наказом керівника.
Крім того, відмовлятися від застосування всіх уніфікованих форм є досить ризикованим.
В Інформації N ПЗ-10/2012 Мінфін Росії зазначив, що обов'язковими до застосування залишаються форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами відповідно до інших федеральних законів та на їх підставі (наприклад, форми касових документів).
Дійсно, Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації (утв. Банком Росії 12.10.2011 N 373-П) передбачено застосування таких уніфікованих форм:
Прибуткові та видаткові касові ордери (форми N КО-1 та КО-2);
- (Форма N КО-4);
Книга обліку прийнятих та виданих касиром коштів (форма N КО-5);
Розрахунково-платіжні та платіжні відомості (форми N Т-49 та Т-53).
Зазначені форми затверджено Постановами Держкомстату РФ від 18.08.1998 N 88, від 05.01.2004 N 1.
Зазначимо, що це не всі уніфіковані форми, які й у 2013 р. є обов'язковими до застосування, незважаючи на надану свободу розробки власних форм.
Крім того, незастосування уніфікованих форм документів при обліку праці та її оплати може спричинити небажані для організацій наслідки. Питання застосування цих форм присвячено наступний розділ цього спецвипуску.
Є й інші обов'язкові застосування форми первинних документів. Однак вимога, яка міститься у ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ, загальне: форми має затвердити керівник економічного суб'єкта. Тому, щоб уникнути розбіжностей із контролюючими органами використання уніфікованих форм краще затвердити наказом керівника або передбачити в обліковій політиці.
4. Особливості застосування уніфікованих форм первиннихоблікових документів з обліку праці та її оплати
На окрему увагу заслуговує питання застосування уніфікованих форм для оформлення подій, що відбуваються у сфері трудових відносин (прийом на роботу, працівника, надання йому відпустки та ін.).
На думку Роструда, після набрання чинності Законом N 402-ФЗ, тобто з 1 січня 2013 р., недержавні організації мають право використовувати форми первинних облікових документів, розроблені ними самостійно (Лист від 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1) .
Як приклад Роструд згадує особисту картку працівника (форма N Т-2) та зазначає, що первинний обліковий документ повинен містити всі обов'язкові реквізити, встановлені ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ. Форма особистої картки працівника (форма N Т-2), а також інші уніфіковані форми первинних облікових документів з обліку праці та її оплати, затверджено Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 (далі - Постанова N 1).
У той же час необхідно брати до уваги, що вимоги щодо застосування цієї уніфікованої форми для ведення військового обліку встановлено п. 27 Положення про військовий облік (утв. Постановою Уряду РФ від 27.11.2006 N 719 відповідно до п. 6 ст. 8 Федерального закону від 28.03.1998 N 53-ФЗ "Про військовий обов'язок та військову службу").
Розглядаючи питання про оформлення первинних документів при направленні працівника у службове відрядження, Мінпраця Росії у Листі від 14.02.2013 N 14-2-291 зазначив, що відповідні документи (зокрема, посвідчення про відрядження) повинні бути складені за формами, затвердженими Постановою N 1.
Мінфін Росії в Інформації N ПЗ-10/2012 зазначив, що з 1 січня 2013 р. залишаються обов'язковими до застосування форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами відповідно до інших федеральних законів та на підставі таких законів.
Крім того, необхідно зазначити, що вимоги до первинних облікових документів, які містяться у ст. 9 Закону N 402-ФЗ можна лише частково застосувати до документів, які використовуються для оформлення подій у сфері трудових відносин. Так було в ч. 5 ст. 9 Закону N 402-ФЗ передбачено можливість складання первинного облікового документа в електронному вигляді. У той самий час Трудовий кодекс РФ та інші нормативні правові акти, містять норми трудового права, такої можливості допускають. Наприклад, в абз. 3 п. 26 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 N 749, прямо встановлено, що звіт працівника про роботу, виконану у відрядженні, подається роботодавцю в письмовій формі. Уніфіковані форми службового завдання, звіту про його виконання та посвідчення про відрядження також містяться в Постанові N 1.
З урахуванням викладеного можна дійти висновку, що оформлення документів з використанням самостійно розроблених форм для обліку праці та її оплати може викликати претензії з боку органів контролю, оскільки в новій формі можуть бути не враховані (не повністю враховані) вимоги трудового законодавства, які пред'являються до конкретного документа.
Наприклад, повинна містити графи, в які необхідно вносити відомості про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу та звільнення (п. 12 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003) N 225). Водночас, дані відомості не входять до переліку, наведеного в ч. 2 ст. 9 Закону N 402-ФЗ.
Таким чином, що стосується складання документів з обліку праці та її оплати, то нині організаціям доцільніше використовувати уніфіковані форми, затверджені Постановою N 1. І, як зазначалось, застосування даних уніфікованих форм відповідно до ч. 4 ст. 9 Закону N 402-ФЗ необхідно затвердити чи окремим наказом керівника організації, чи додатком до облікової політики.
"Бухгалтерський облік", 2010, N 6
На незастосування документації чи недоліки їх оформленні звертають увагу податкові органи, що нерідко є предметом судових розглядів. Чи є обов'язковим застосування цих форм?
Уніфікація форм первинної облікової документації.Податкові органи вправі вимагати від платника податків документи, що є підставою для обчислення та сплати податків за формами, встановленими відповідним федеральним органом виконавчої.
Про які форми йдеться та чи є такими документації?
Поняття уніфікованих форм первинної облікової документації фігурує у Законі про бухгалтерський облік. Їм встановлено, що первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації.
Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у ст. 9 цього Закону. Альбоми уніфікованих форм було затверджено Держкомстатом Росії, але не за всіма розділами обліку (табл. 1). Як видно, альбоми не були сформовані для уніфікованих форм з обліку нематеріальних активів, матеріалів, основних засобів, праці та оплати, робіт будівельних механізмів, касових операцій, результатів інвентаризації.
Таблиця 1
Список альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації
| Найменування альбому | Джерело |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку сільськогосподарської продукції та сировини | Постанова Держкомстату Росії від 29.09.1997 N 68 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку операцій у громадському харчуванні | Постанова Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку торгових операцій при продажу товарів у кредит та у комісійній торгівлі |
|
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку грошових розрахунків з населенням при здійсненні торгових операцій із застосуванням ККМ |
|
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку торгових операцій (загальні) |
|
| Альбом уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку продукції, ТМЦ у місцях зберігання | Постанова Держкомстату Росії від 09.08.1999 N 66 |
| Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт | Постанова Держкомстату Росії від 11.11.1999 N 100 |
Поняття " альбом уніфікованих форм " розширювальному тлумаченню не підлягає, а перелік діючих альбомів, наведений у табл. 1 є вичерпним.
Постанова Уряду РФ від 08.07.1997 N 835 поклала функції з розробки та затвердження альбомів уніфікованих форм на Держкомстат Росії, який надалі було перетворено на Федеральну службу державної статистики (Росстат). Проте остання будь-якими повноваженнями щодо уніфікованих форм наділена не була.
Визнання постанов федеральних органів виконавчої як нормативно-правових актів.Звернемося до Постанови Уряду РФ від 13.08.1997 N 1009, яким було затверджено Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації речових (Правила).
У період затвердження постанов щодо уніфікованих форм Держкомстат Росії був федеральним органом виконавчої.
Постанова федерального органу виконавчої набуває статусу НПА за умови його реєстрації Мін'юстом Росії. Сам факт, що вона видана на виконання постанови Уряду РФ, ще не дозволяє класифікувати її як НПА. Жодна з цікавих для нас постанов Держкомстату Росії зареєстрована в Мін'юсті Росії не була.
Акти, які потребують реєстрації в Мін'юсті Росії, статусу НПА не набувають, не містять правових норм, обов'язкових всім організацій. Тому уніфіковані форми, затверджені постановами Держкомстату Росії, мають рекомендаційний характер.
У цьому зв'язку заслуговують на увагу Листи Мінфіну Росії від 04.05.2009 N 07-02-10/24 та ФНП Росії від 27.07.2009 N 3-2-09/147, в яких повідомляється, що Росстат, Мінфін Росії, ФНП Росії не мають повноважень роз'яснювати застосування форм первинних облікових документів. Тому Лист Мінфіну Росії від 01.08.2001 N 16-00-14/364, який забороняє відступ від "альбомних" форм, на наш погляд, застосування не підлягає.
Порядок набрання чинності законами та НПА.З п. п. 8 і 10 Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763, в якому викладено порядок опублікування та набрання чинності актами Президента РФ, Уряду РФ та нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади, випливає, що НПА федеральних органів виконавчої влади , що не пройшли державну реєстрацію, а також не опубліковані в установленому порядку, не спричиняють правових наслідків як такі, що не набули чинності. Вони не можуть бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до посадових осіб та організацій за невиконання приписів, що містяться в них. На них не можна посилатися при вирішенні суперечок. Аналогічна позиція викладена в Ухвалах Конституційного Суду РФ від 02.03.2006 N 58-О та від 02.11.2006 N 537-О.
Державна реєстрація НПА передбачає надання йому реєстраційного номера. Отже, посилання у податкових спорах на ухвали Держкомстату Росії про затвердження уніфікованих форм неправомірні.
Податкові суперечки щодо застосування уніфікованих форм.Використання норм Указу N 763 неодноразово дозволяло компаніям вигравати податкові суперечки в арбітражних судах (табл. 2).
Таблиця 2
Застосування Указу Президента РФ від 23.05.1996 N 763 у податкових спорах
| Судове рішення | Аргументи суду |
| Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 22.10.2008 N 09АП-11557/2008-АК | Вимоги до складання первинних облікових документів за формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, на відміну від бухгалтерського обліку при наявності прямого посилання в профільному законі, не можуть бути поширені на податковий облік, так як уніфіковані форми N N КС-2 та КС-3 вважаються для законодавства такими, що не вступили чинності та не підлягають застосуванню |
| Постанова ФАС Поволзького округу від 08.05.2009 у справі N А12-17574/2008 | Постанова Держкомстату України від 28.11.1997 N 78 опубліковано в офіційних виданнях не було, у зв'язку з чим не може бути підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування санкцій до громадян, посадових осіб та організаціям за невиконання утримуваних у ньому розпоряджень. У разі, якщо Постанова Держкомстату Росії від 28.11.1997 N 78 не підлягає реєстрації та опублікуванню як таке, що не зачіпає права та обов'язки юридичних та фізичних осіб, посилання податкового органу на невиконання обов'язків щодо застосування форм первинних облікових документів тим більше є необґрунтованою |
| Постанова ФАС Поволзького округу від 21.05.2009 у справі N А55-16309/2008 | Організація має право застосовувати не обов'язкові для її офіційно не опубліковані форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації або інші первинні облікові документи, відповідні обов'язковим вимогам, встановленим ст. 9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" |
| Постанова Дев'ятого арбітражного апеляційного суду від 19.03.2007, від 26.03.2007 N 09АП-1769/2007-АК | На момент ухвалення Постанови від 25.12.1998 N 132 Держкомстат Росії відповідно з Указом Президента РФ від 14.08.1996 N 1177 ставився до федеральних органів виконавчої влади. Отже, названа Постанова мало пройти процедуру реєстрації в Мін'юсті Росії та опубліковано в офіційному виданні. Однак до цього часу ця Постанова не представлялося для державної реєстрації та не опубліковано в офіційних виданнях. Таким Таким чином, організація має право не застосовувати уніфіковану форму товарно-транспортної накладний, що міститься у вищезгаданому постанові |
Сьогодні арбітражна практика щодо застосування уніфікованих форм складається переважно на користь платників податків.
Уніфіковані форми для касових операцій.Відповідно до п. 12 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Банком Росії від 22.09.1993 N 40 (Порядок), касові операції оформляються типовими міжвідомчими формами первинної облікової документації для підприємств та організацій, що затверджуються Держкомстатом Росії. Порядок вважається нормативним правовим актом виходячи з Наказу Банку Росії від 01.12.1992 N 02-209. З нього випливає, що ухвала Держкомстату Росії, яка затверджує типові форми первинної документації, має міжвідомчий характер. Пункт 13 Положення щодо ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації ототожнює типові форми з уніфікованими.
Але Постанова Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 у Мін'юсті Росії не зареєстрована. Отже, уніфіковані форми за касовими операціями, на нашу думку, не є обов'язковими.
Чи застосовні уніфіковані форми для малого бізнесу?У п. 5 Типових рекомендацій щодо організації бухгалтерського обліку для суб'єктів малого підприємництва (Наказ N 64н) сказано, що малі підприємства можуть застосовувати самостійно розроблені форми, які містять обов'язкові реквізити, передбачені Законом про бухгалтерський облік. Ця позиція підтримана і у Визначенні ВАС РФ від 10.04.2008 р. N 3856/08. Проте, посилатися на Наказ N 64н не рекомендується. Чому?
По-перше, він не зареєстрований у Мін'юсті Росії, а отже, не є НПА. Тому посилання на нього може бути оскаржене податковим органом; по-друге, Типові рекомендації розроблені відповідно до Федерального закону від 14.06.1995 N 88-ФЗ, який втратив чинність з 01.01.2008 у зв'язку з прийняттям Федерального закону від 24.07.2007 N 209-ФЗ.
А головне – критерії малих підприємств, що містяться у старому та новому Законах, не збігаються.
Насамкінець зазначимо, що нерідко бухгалтери недооцінюють вимогу п. 4 ПБО 1/2008 про затвердження форм первинних облікових документів в обліковій політиці, яка не містить згадки про уніфіковані форми. Однак неправильно вважати, що організація має право відмовитися від використання уніфікованих форм. Необхідно або розробити власні форми, або визначити, які реквізити уніфікованих форм можна використовувати.
Організація немає впливу на облікову політику своїх контрагентів. А через необов'язковість уніфікованих форм вона не має права вимагати їх дотримання від контрагентів. Однак подбати про якість документів, які організація отримує від них, можна на стадії укладання договору. Виконання узгодженої умови можна добитися від контрагента у судовому порядку.
Є.Ю.Діркова
НІФІ Академії бюджету та казначейства
Первинний обліковий документ – носій інформації про господарську операцію економічного суб'єкта. Перелік осіб, що є економічними суб'єктами, визначено ст. 2 ФЗ-402 «Про бухгалтерський облік». Цим же законом визначено вимоги до форми та заповнення облікових актів, а також базові правила їх відображення у бухгалтерському обліку.
Сучасне законодавство не зобов'язує суб'єктів приватного права (створених приватних вкладах) використовувати під час оформлення операцій уніфіковані форми первинних облікових документів. Але якщо читач – суб'єкт громадського права (з часткою муніципального чи федерального участі) чи укладає угоди з такими суб'єктами, без уніфікованих форм не обійтися.
Організація первинного обліку
Щоб визначити, що стосується первинних документів, а що – ні, можна користуватися простим правилом: документ відображає реальну операцію щодо зміни складу майна підприємства – означає «первинка». Звичайно, це дуже спрощений підхід (і він має винятки), але він практично завжди дає правильний результат.
Так, не можна відносити до первинних актів: накази та розпорядження адміністрації, бухгалтерські довідки, рахунки (див., у чому), розписки тощо. На підставі цих паперів не повинні заповнюватись бухгалтерські регістри. Але й применшувати їх значення не можна, оскільки вони формують передумови для реалізації господарських операцій і, отже, можуть бути доказами намірів сторін угоди.
У статті 9 ФЗ-402 подано вичерпний перелік вимог до первинних документів. На підставі «первинки», складеної з дотриманням цієї норми, підприємство може без ризику відображати відомості про свої операції, не переживаючи, що їх визнають фіктивними.
Основні правила складання:
- реальність подій (документ повинен складатися за фактом вчинення дії – передачі майна, виявлення недостачі, приймання товару тощо), якщо подія тільки планується, то оформляти її «первинкою» не можна, і тим більше не можна вносити її в дані обліку;
- акт повинен містити інформацію про сторони, які брали участь при його складанні (хто передає та хто приймає), зазначаються всі дані, що ідентифікують суб'єкт господарювання;
- реальні час і місце здійснення операції (якщо товар передавався у місті Н, то в жодному разі не можна вказувати, що акт передачі складено у місті Р, оскільки контролюючі органи мають право вимагати пояснення, яким чином товар зі складу у місті Н опинився у місті Р. І якщо підприємець не зможе обґрунтувати цю обставину, передача може бути визнана фіктивною);
- зміст операції (якщо у підприємця виникають сумніви щодо того, як називається операція, до якої він складає «первинку», потрібно переглянути договір між сторонами та щодо нього визначити, що зобов'язані зробити контрагенти: виконати роботи, надати послуги або поставити товар);
- натуральні та грошові одиниці операції;
- найменування посади, ініціали, підписи осіб, уповноважених сторонами підтвердження факту здійснення операції (див. ).
Документ, відповідний переліченим вимогам, підлягає включенню до регістру бухгалтерського обліку суб'єктами приватного права майже завжди. Виняток можуть становити ті випадки, коли сторони в договорі узгодили форму складання первинних актів, але з якихось причин цієї форми не було дотримано однієї зі сторін. У цьому випадку контрагент, який отримав неправильну «первинку», може оскаржити дії винуватця через суд.
Корисно дізнатися, як правильно оформити. Структура документа, порядок складання та підписання.
На замітку учасникам юридичних осіб: як правильно його заповнити.
Команда сайту Світ Бізнесу рекомендує всім читачам пройти Курс Лінивого Інвестора, на якому ви дізнаєтесь як навести лад у особистих фінансах та навчитися отримувати пасивний дохід. Жодних заманух, тільки якісна інформація від практикуючого інвестора (від нерухомості до криптовалюти). Перший тиждень навчання безкоштовний! Реєстрація на безкоштовний тиждень навчання
Види документів
Класифікація первинних документів – виключно теоретичний аспект, який мало впливає на практичну роботу бухгалтера. Умовно можна виділити такі види «первинки»:
- суворої звітності/не суворої звітності;
- двосторонні/односторонні;
- разові/зведені;
- на паперовому носії/електронні.
Сьогодні в обліку суб'єктів приватного права практично не використовуються бланки суворої звітності. Доручення, касові ордери, накладні підприємці можуть формувати самостійно, з дотриманням загальних вимог законодавства.
Що таке двосторонній чи односторонній первинний документ, визначається за кількістю сторін, що беруть участь. Так, платіжне доручення – односторонній первинний документ, оскільки свідчить про дію лише однієї боку – платника. Наприклад, накладна – двосторонній, оскільки у цьому документі постачальник виконує активну дію – передає, а одержувач – приймає.
Як оформляти первинні документи
Комп'ютеризований бухгалтерський облік забезпечує практично автоматичний порядок оформлення первинних актів. Кожна бухгалтерська програма пропонує форми «первинки», починаючи з договорів і до рекламаціями (див. ).
Бланки з актуалізованих комп'ютерних програм цілком задовольняють усім вимогам відображення господарських операцій на обліку підприємства. Але якщо ці форми не відображають повною мірою всі дії сторін, тоді потрібно самостійно складати документ, який повністю підтвердить реальність усіх аспектів операції.
При самостійному складанні бланків можна відштовхуватися від їх уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату РФ №7 від 21.01.2003 року. У зв'язку з тим, що ці форми не є обов'язковими для суб'єктів приватного права, кожен підприємець може їх доопрацювати під свої потреби, не забуваючи при цьому дотримуватись обов'язкових вимог (ст. 9 ФЗ-402).
Важливо! Форми первинних документів, розроблених спеціально під умови роботи конкретного підприємства, стверджує не хто інший, як керівник цього підприємства своїм наказом про організацію обліку. Вимог до цього наказу теж немає, але краще його складати кожен новий рік з урахуванням приписів законодавства, що динамічно змінюється.
Але навіть якщо з якоїсь причини у бухгалтерському обліку підприємства використовуються бланки «первинки», не затверджені керівництвом, але підписані ним, отже, ці документи мають юридичну силу.
Заповнювати бланки первинних актів необхідно з дотриманням таких правил:
- не допускати виправлень;
- вводити достовірну та зрозумілу інформацію (ніяких ненормативних кодувань чи незрозумілих скорочень);
- всі порожні графи мають бути заповнені прочерком;
- якщо форму бланка потрібно внести доповнення, воно вказується до підписів сторін (корисно дізнатися, ).
До кожного підписувача виготовляється оригінал первинного акта. Якщо бланк підписують дві сторони, то виготовляється два оригінали, якщо одна – то оригінал може бути лише один.
Зіпсований бланк слід перекреслити та відправити на утилізацію.
Зберігання «первинки» та надання інформації про господарські операції
Оригінали первинних документів зберігаються у кожного учасника господарської операції. Постановою Держкомстату №7 визначено, що «первинка» зберігається у підшивках у хронологічному порядку щодо кожного регістру бухгалтерського обліку. Це найзручніший формат накопичення та обробки інформації з обліку.
Підшивки зберігаються у архіві підприємства. Термін та порядок зберігання кожного виду первинних документів та облікових регістрів визначено Наказом Мінкультури РФ №558 від 25.08.2010 (зі змінами та доповненнями). Зазвичай термін зберігання становить три роки, але є низка документів, які мають зберігатися набагато довше.
У скарбничку роботодавцю: як скласти . Порядок оформлення сумісників та нарахування зарплати таким працівникам.
Чи можливо . Особливості призначення та продовження випробування працівникам під час працевлаштування.
Ми розробили бухгалтерську облікову політику. Чи правильно ми розуміємо, що затверджувати в її складі потрібно всі форми, що використовуються, первинки: як розроблені самостійно, так і застосовувані за уніфікованими формами?
Форми первинних облікових документів, розроблені самостійно, потрібно навести як додатківдо бухгалтерської облікової політики п. 4 ПБО 1/2008. Туди повинні потрапити:
- розроблені вами форми документів, які у альбомах уніфікованих форм;
- уніфіковані форми, які ваша організація доповнила своїми реквізитами.
Якщо ж ви використовуватимете форми документів, затверджені Росстатом (Держкомстатом), не вносячи до них жодних змін, то робити їх додатком до облікової політики не треба. У цьому випадку достатньо вказати, що первинні облікові документи ви складаєте за уніфікованими формами. Це можна зробити, додавши, наприклад, таку фразу:
«Для документального підтвердження фактів господарського життя організацією застосовують уніфіковані форми первинної облікової документації, затверджені:
- Постановою Держкомстату Росії від 21 січня 2003 р. № 7 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку основних засобів";
- Постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71а "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, основних засобів та нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, робіт у капітальному будівництві";
- Постановою Держкомстату Росії від 25 грудня 1998 р. № 132 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку торгових операцій" та ін ...».
Вперше облікову політику та додатки до неї затверджують наказом керівника протягом 90 днів з дня внесення відомостей про створення організації у ЄДРЮЛ. Потім не треба щороку затверджувати нову облікову політику чи видавати наказ про продовження дії старої. Якщо потрібно, облікову політику можна змінити чи доповнити ст. 313 НК РФ; пп. 4, 8, 9, 10 ПБО 1/2008.
Бухгалтерську облікову політику та облікову політику для цілей оподаткування можна скласти: у вигляді двох окремих документів або у вигляді одного документа з двома розділами (один з питань бухгалтерського обліку, а інший з питань податкового).
Варіант наказу про затвердження бухгалтерської облікової політики:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Білий лебідь»
НАКАЗ № 10
про облікову політику
м. Подільськ
Відповідно до Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік»
Наказую:
1. Затвердити Положення про облікову політику організації з метою бухгалтерського обліку на 2016 р. (далі — Положення) (додаток до цього Наказу), у тому числі альбом форм первинних облікових документів, що є додатком до Положення.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного бухгалтера Петрову Ольгу Костянтинівну.
З наказом ознайомлений (-а):
27 червня 2016 р.