Як правильно списувати паливо по дорожніх листах. Облік витрат на ГЗМ та паливо

Облік ПММ, як та інші ділянки бухгалтерського обліку, передбачає наявність звітних форм, які дозволять контролювати обсяги палива, порівнювати витрати з показниками лічильників тощо. Непрофільні організації не зобов'язані складати якісь певні склепіння, але коли машин на підприємстві більше двох, буде простіше враховувати витрати, якщо вести внутрішню звітність. Варто зазначити, що обрані форми звітності, строки їх оформлення та відповідальних осіб має затвердити керівник окремим наказом.

Звіт про рух ПММ

Перша з корисних звітних форм - звіт про рух ПММ. Складає його співробітник, матеріально відповідальний за видачу палива, на підставі первинних документів: відомості обліку повернення талонів, картки обліку витрати ПММ, товарно-транспортних накладних, актів, вимог та ін. .І. О. співробітника, що отримує паливо, види палива із зазначенням одиниць вимірювання, мета видачі. Важливо відзначити залишок початку і поклала край звітного періоду, надходження і вибуття ПММ. Основний звіт може супроводжуватись додатками, наприклад, це можуть бути прибутково-витратні документи. Усі папери засвідчуються відповідальною особою. На основі цього звіту бухгалтерія здійснює розрахунки, у тому числі і для фіскальних органів з податку на прибуток, і складає необхідну документацію.

Відомість обліку видачі ПММ

У відомості має бути відображено все видане співробітникам пальне. Бухгалтерія виписує ПММ тільки після того, як водій пред'явить дорожній лист або інший документ – конкретний порядок має бути встановлений в обліковій політиці. Паливо вказується в літрах, а олії – у кілограмах. Підсумкова кількість ПММ підсумовується наприкінці відомості. Крім того, в документі вказується: найменування та марка палива, відомості про ТЗ, такі як марка, модель та реєстраційний номер, відомості про водія, а саме: його П.І.Б. та табельний номер, дата видачі ПММ. Водій та співробітник, відповідальний за видачу пального, обов'язково повинні перевірити всі дані та завірити відомість. Одночасно із заповненням відомості матеріально відповідальний працівник повинен розписатися у дорожньому листі. У відомість вносяться також дані про пальне, яке необхідне під час ремонту та технічного обслуговування ТЗ. Підставою для записів будуть накладні та лімітно-огорожі.

Зверніть увагу

Основну законодавчу базу з обліку дорожніх листів та витрат на ПММ було прийнято ще 2008 року, проте за ці роки накопичилася достатня кількість судових рішень, які вносять уточнення до трактування нормативних документів.

Судова практика

Основну законодавчу базу з обліку дорожніх листів та витрат на ПММ було прийнято ще 2008 року, проте за ці роки накопичилася достатня кількість судових рішень, які вносять уточнення до трактування нормативних документів. Показовий приклад із дорожніми листами. Повторюся: єдиної затвердженої законодавством форми немає, у Наказі Мінтрансу № 152 від 18 вересня 2008 року є лише перелік параметрів, які мають бути в бланку дорожнього листа, у тому числі дані про автомобіль, відомості про водія, свідчення спідометра до та після поїздки, маршрут транспортного засобу та ін. За задумом відомства саме ця інформація з дорожнього листа має підтверджувати факт використання транспортного засобу, обґрунтовувати витрачені на ПММ кошти. Однак у своїй ухвалі Федеральний арбітражний суд Північно-Західного округу від 23 листопада 2009 року № А56-4991/2009 озвучив рішення. Арбітр повідомив, що крім дорожніх листів, прийняти до обліку потрібно інші документи, подані відповідачем: договір з контрагентом, платіжні доручення, товарні накладні, рахунки на оплату, рахунки-фактури, інші документи, що підтверджують використання придбаних ПММ у виробничих цілях, відомості про видання талонів на ПММ, регістри бухгалтерського обліку талонів на відпустку ПММ та ін Всі вони можуть стати підтвердженням правомірності та обґрунтованості витрат, а значить, немає підстав для донарахування податку на прибуток і тим більше пені. Аргументуючи свою точку зору, ФАС посилається на пункт 1 статті 9 Федерального закону № 129-ФЗ від 21 листопада 1996 р. «Про бухгалтерський облік» (нова редакція – Федеральний закон № 402-ФЗ від 23 травня 2016 р.).

Витрати без обмежень

Ще раніше, 2007 року, ФАС Московського округу виніс подібне рішення (ухвала АС від 28 вересня 2007 р. № КА-А41/9866-07). Відомство вважає, що Податковий кодекс не обмежує компанії щодо обліку витрат на ПММ і утримання службових автомобілів. Ця позиція знайшла підтримку і в 2008 році, коли ФАС Центрального округу у своїй постанові у справі № А09-3658/07-29 уточнив, що Методичні рекомендації № АМ-23-р від 14 березня 2008 року мають рекомендаційний характер та зазначені у документі положення не є обов'язковими для всіх організацій. До речі, право фірм розробляти свої норми обліку ПММ, задеклароване листами Мінфіну № 03-03-06/1/2875 від 27 січня 2014 року та № 03-03-06/1/20097 від 3 червня 2013 року, також часом оспорюється податковими органами . Однак позиція судів у таких випадках найчастіше залишається на боці підприємств, як, наприклад, у рішенні Арбітражного суду Північно-Кавказького округу від 25 вересня 2015 року у справі № А53-24671/2014.

В.Ю. Галенко,головний бухгалтер ВАТ «Транселектромонтаж», дійсний член ІПБ Московського регіону

Одна з основних статей витрат у транспортних підприємствах, компаніях, що мають на балансі автотранспорт, будівельні машини та механізми, – це витрати на пально-мастильні матеріали, акумулятори, автомобільні шини, ремонт та дорогі запасні частини. Отже, грамотно організований облік і контроль за рухом таких матеріально-виробничих запасів має велике значення. Ми розпочинаємо цикл статей, присвячених цьому питанню. Почнемо з обліку ПММ.

Визначення паливно-мастильних матеріалів міститься в єдиному нормативному правовому акті - Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку паливно-мастильних матеріалів у сільськогосподарських організаціях (утв. Мінсільгоспом Росії 16.05.2005).

Відповідно до пункту 3 зазначеного документа, до ПММ відносять паливо (бензин, дизельне паливо, скраплений нафтовий газ, стислий природний газ), мастильні матеріали (моторні, трансмісійні та спеціальні олії, пластичні мастила), спеціальні рідини (гальмові та охолодні).

Документальне оформлення

Насамперед, організація має встановити норми витрати ПММ. Незважаючи на те, що документа, який нормує списання ПММ з метою податкового обліку, немає, перевіряючі суворо стежать за порядком оформлення первинних документів з експлуатації автотранспорту та механізмів, а також за економічним обґрунтуванням витрат на пальне.

Автотранспортні підприємства, організації, зайняті у системі управління та контролю, підприємці та інші юридичні особи, незалежно від форм власності, що експлуатують автомобільну техніку та спеціальний рухомий склад на шасі автомобілів на території Російської Федерації, повинні, а інші організації можуть скористатися розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03 .2008 № АМ-23-р «Про введення в дію методичних рекомендацій «Норми витрати палив та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті»» (далі – Методичні рекомендації).

Крім того, для визначення норм витрати ПММ можна використовувати дані різних приладів обліку та контролю за переміщенням транспортних засобів з використанням системи супутникової навігації ГЛОНАСС, автоматизованих систем контролю за паливом у баках тощо (лист Мінфіну Росії від 16.06.2011 № 03- 03-06/1/354).

Якщо у рекомендаціях немає норм витрати палива для конкретної марки автомобіля, керівник організації може своїм наказом встановити норми, розроблені за індивідуальними заявками науковими організаціями, які здійснюють розробку таких норм за спеціальною програмою-методикою, або керуватися відповідною технічною документацією та (або) інформацією, що надається виробником автомобіля чи спеціальної техніки (лист Мінфіну Росії від 14.01.2009 р. № 03-03-06/1/15).

При використанні типових норм Мінтрансу Росії (а також при розробці норм самостійно) слід враховувати поправки до норм (п. 5 Методичних рекомендацій). У Методичних рекомендаціях наведено формули розрахунку нормативних значень витрати палив для різних типів автомобілів.

Документами, що підтверджують витрачання ПММ автомобільним транспортом та спеціальною технікою, є дорожні листи автомобілів, маршрутні листи спеціальної техніки, дорожні листи будівельних машин, рапорти про роботу спеціальної техніки, системи контролю пробігу тощо. З 1 січня 2013 року відповідно до Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» форми первинних облікових документів, які містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування. Обов'язковими до застосування залишаються форми документів, що використовуються як первинні облікові документи, встановлені уповноваженими органами відповідно та на підставі інших федеральних законів (інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012).

На думку арбітражних судів, складання дорожнього листа має обов'язковий характер тільки для автотранспортних підприємств, для яких експлуатація легкового автомобіля є видом їх діяльності (тобто є суб'єктами транспортної діяльності). Як наслідок, інші організації можуть визнавати витрати на ПММ, інші витрати, пов'язані з транспортом, на підставі інших документів без заповнення дорожніх листів (постанови ФАС Московського округу від 18.09.2013 у справі № А40-19421/13-99-60, від 11.05) .2007 № КА-А40/2612-07, Західно-Сибірського округу від 09.04.2012 у справі № А75-4440/2011, Східно-Сибірського округу від 25.02.2010 у справі № А74-3969.

Контролюючі ж органи вважають, що наявність дорожніх листів є обов'язковою для всіх організацій, що експлуатують автомобільний транспорт (листи Мінфіну Росії від 30.11.2012 № 03-03-07/51, ФНП Росії від 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ та т. п.), у тому числі і з автотранспорту, взятого в оренду (для обґрунтування витрат на оренду) (листи УФНС Росії по м. Москві від 07.07.2008 № 20-12/064123.2, від 30.04.2008 № 20-12 /041966.1 тощо).

Виходячи з цього можна зробити висновок, що організаціям, які не є суб'єктами транспортної діяльності, для обліку експлуатації автомобільного транспорту, використання ПММ необхідно оформлювати первинний обліковий документ, який відповідає вимогам частини 2 статті 9 Закону № 402-ФЗ, що має у реквізитах:

• Назва документу;
• дату складання;
• найменування економічного суб'єкта, який склав документ;
• зміст факту господарського життя;
• величину натурального та (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
• найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) правочин, операцію та відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення долі;
• підписи перелічених осіб із зазначенням їх прізвищ та ініціалів чи інших реквізитів, необхідні ідентифікації цих осіб,

На розсуд організації до цього документа можуть бути додані деякі специфічні реквізити, що дозволяють ідентифікувати господарську операцію та підтвердити витрати (покази спідометра, дані про водія тощо).

Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку робіт у автомобільному транспорті затверджено постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті".

Обов'язкові реквізити та порядок заповнення дорожніх листів затверджено наказом Мінтрансу Росії від 18.09.2008 № 152. Дорожній лист із заповненими обов'язковими реквізитами є одним з документів, що підтверджують витрати на придбання паливно-мастильних матеріалів (лист Мінфіну 9 № 20). 03-06/2/161). Дорожній лист оформляється на один день або строк, що не перевищує одного місяця (п. 10. наказу Мінтрансу Росії № 152, лист Мінфіну Росії від 30.11.2012 № 03-03-07/51).

Дорожній лист повинен містити такі обов'язкові реквізити:

1. найменування та номер дорожнього листа;
2. відомості про термін дії дорожнього листа;
3. відомості про власника (власника) транспортного засобу;
4. відомості про транспортний засіб;
5. відомості про водія.

Для податкового обліку (при заповненні всіх первинних документів обліку роботи машин і механізмів) рекомендується вказувати також інформацію про витрату ПММ, навіть якщо пробіг техніки по спідометру (одометру), що вийшов з ладу, встановити неможливо. У такому разі фактичний пробіг автомобіля необхідно підтверджувати іншими документами або вимірами цілях обчислення прибуток витрат на ПММ»).

А ось повний (детальний) опис маршруту не обов'язковий (хоча і допустимо) (постанова ФАС Поволзького округу від 21.05.2013 у справі № А55-23291/2012 (Визначенням ВАС РФ від 30.08.2013 № ВАС-11880/13 відмовлено № А55-23291/2012 до Президії ВАС РФ для перегляду в порядку нагляду цієї постанови)).

Яким реквізитам дорожнього листа приділити особливу увагу? Підказку можна знайти у листі ФНП Росії від 21.08.2009 № ШС-22-3/660@ «Про направлення систематизованих матеріалів щодо документування операцій при транспортуванні товарів».

Оформлені дорожні листи повинні зберігатися не менше п'яти років, а якщо вони підтверджують роботу у важких, шкідливих чи небезпечних умовах праці, зберігати їх необхідно 75 років (п. 842 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (утв. наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558)).

Одиницею виміру палива на підприємствах, як правило, є літр, проте постачальники можуть виставляти відвантажувальні документи і в тоннах (кілограмах). Щоб перевести одиниці виміру з однієї в іншу, необхідно використовувати довідкові дані про щільність палива, яка вимірюється в кг/куб. м.

В організаціях, що експлуатують автомобільний транспорт (спеціальну техніку), доцільно видати наказ, розроблений на підставі технічних норм, довідників, інструкцій з визначенням коефіцієнтів та порядку переведення з однієї одиниці виміру в іншу за основними номенклатурами матеріалів (наприклад, з літрів у кілограми). Грунтуватися можна на даних, наведених у листі ФНП Росії від 24.03.2005 № 03-3-09/0412/23@ «Про порядок перерахунку кількості нафтопродуктів з об'ємних одиниць до вагових»:

• для А-76 (АІ-80) – від 0,700 до 0,750 г/куб. см;
• для АІ-92 – від 0,715 до 0,760 г/куб. см;
• для АІ-95 - від 0,720 до 0,775 г/куб. см;
• для АІ-98 – від 0,730 до 0,780 г/куб. див.

Прикладну форму акта переведення одиниць виміру див. нижче.

«Узгоджено»

Головний інженер ПАТ "Альфа"

____________________ Петров П. П.

«___»_______________ 20__ р.

АКТ переведення одиниць виміру

Комісія, призначена наказом директора ПАТ «Альфа» від _____№ ______, на підставі чинного у Товаристві «Положення-довідника про співвідношення одиниць виміру при перекладі з одних до інших», затвердженого наказом директора ПАТ «Альфа» від _____№ ____ у складі:

Голови комісії – Начальника (інженера) ПТО,

Членів комісії: інженера відділу матеріально-технічного забезпечення,

Комірника (матеріально відповідальної особи).

Склали цей акт у тому, що матеріально-виробничі запаси, що надійшли від ТОВ «Постачальник» за рахунком-фактурою № 123 від 05.08.2015 (вимогу, накладну № 123 від 05.08.15)0 оприбутковано на склад № __ (у підзвіт матеріально особи) у такій кількості:

Найменування	Номенклатурні номери	Кількість та одиниці вимірювання за рахунком-фактурою	Ціна за одиницю за рахунком-фактурою, руб.	Відповідна кількість в одиницях виміру Товариства внаслідок переведення за нормами	Ціна за одиницю після переведення, руб.
Бензин А-76		2,565 т		3 513,699 л
Бензин А-92		0,785 т		1032,895 л

Комісія здійснила підрахунок, зважування та переведення в інші одиниці виміру відповідно до норм, затверджених законодавством.

Голова комісії: __________ начальник (інженер) ПТО

Члени комісії:

Інженер відділу матеріально-технічного забезпечення

Комірник (матеріально відповідальна особа)

Для контролю над рухом паливно-мастильних матеріалів у компанії доцільно визначити наказом керівника відповідальних осіб за складання звітів, терміни подання таких звітів у бухгалтерію, склад комісії, форму звіту, інші показники.

При надходженні ПММ до організації матеріально відповідальна особа (комірник) здійснює перевірку цінностей, що надійшли, за кількістю, сортами, марками на відповідність даним, зазначеним у супровідних документах постачальника-відправника. При цьому забезпечується повний злив паливно-мастильних матеріалів та їх своєчасне оприбуткування. Зберігання паливно-мастильних матеріалів повинно здійснюватися на спеціально обладнаних та захищених нафтоскладах, стаціонарних пунктах (постах) заправки транспортних засобів, машин та механізмів.

Місця зберігання ПММ повинні бути обладнані повіреними (відкаліброваними) вимірювальними приладами, інструментом, засобами вимірювання, спеціальним оснащенням тощо. Також вони повинні відповідати вимогам протипожежної безпеки.

Податковий облік

Витрати на пально-мастильні матеріали можуть бути враховані у податковому обліку. Порядок їх обліку залежить від виду діяльності організації: вони враховуються або у складі матеріальних витрат (підп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), або у складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, як витрати на утримання службового транспорту (підп. .11 п. 1 ст. Природно, за умови відповідності таких витрат критеріям статті 252 НК РФ (листи Мінфіну Росії від 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, від 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

З метою податкового обліку рекомендується (хоча й необов'язково, як випливає з листів Мінфіну Росії від 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, від 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, від 31.01. № 03-03-06/2/12) спиратися на затверджені в організації норми витрати ПММ.

При перевищенні фактичної витрати палива над встановленим нормативно платником податків доцільно призначити комісію та оформити спеціальним актом замір фактичної витрати палива на 100 км пробігу (на 1 машино-годину роботи) і після цього відобразити витрату ПММ при визначенні бази оподаткування за податком на прибуток. -Сибірського округу від 05.04.2012 у справі № А27-8757/2011). Якщо організація з якихось причин не може надати економічного обґрунтування перевищення ліміту витрати палива, то витрати понад ліміт відносити на зменшення бази оподаткування з податку на прибуток ризиковано.

Інші ж експлуатаційні витрати (придбання незамерзаючої рідини для скла, оплата миття, стоянок, паркування та інші витрати) не нормуються та визнаються у витратах у повному розмірі за дотримання умов економічної обґрунтованості та документального підтвердження.

Бухгалтерський облік

Придбання ПММ

Організація може набувати ПММ за готівковий розрахунок та у безготівковій формі. За готівку ПММ придбаваються працівниками організації, і розрахунки ведуться із застосуванням рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

Працівник організації, який отримав кошти у підзвіт, після купівлі паливно-мастильних матеріалів надає в бухгалтерію авансовий звіт за уніфікованою формою АТ-1 «Авансовий звіт» (утв. Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55). До авансового звіту мають бути додані всі виправдувальні документи, що підтверджують виконані витрати.

Для підтвердження факту придбання паливно-мастильних матеріалів за допомогою пластикової банківської картки підзвітна особа має подати документ, що підтверджує оплату (сліп платіжного терміналу) та чек контрольно-касового апарату (або квитанцію).

Для обліку коштів на пластиковій банківській картці відкривається рахунок 55 "Спеціальні рахунки в банках", субрахунок 4 "Банківські картки".

Паливні картки містять інформацію про обсяг придбаного невикористаного палива на поточний момент та дозволяють її власнику заправити бензин у паливний бак у межах видаткового ліміту, встановленого договором.

Паливні картки, так само як і талони на право отримання палива, враховуються, як правило, на позабалансовому рахунку 006 «Бланки суворої звітності» в аналітиці за марками паливно-мастильних матеріалів та за матеріально відповідальними особами або як грошові документи на рахунку 50 «Каса», субрахунку 3 "Грошові документи".

При отриманні паливних карток або талонів від постачальника необхідно оформити прибутковий ордер (форма № М-4, затверджена постановою Держкомстату Росії № 71а) або інший первинний документ, затверджений в організації, в якому вказати марку бензину, серію та номери отриманих паливних карток, талонів, їх номінал у літрах.

Щомісяця постачальник палива представляє товарну накладну форми № ТОРГ-12, рахунок-фактуру, звіт про операції з паливних карт (або талонів).

Надходження ПММ

Згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкції щодо його застосування (утв. наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н), для обліку ПММ призначений рахунок 10 «Матеріали» субрахунок 3 «Паливо».

Ті, хто надійшли в організацію ПММ можуть враховуватися в оперативному (аналітичному) обліку та місцях зберігання або за фактичною собівартістю їх придбання, або за обліковими цінами (залежно від встановленого в обліковій політиці методу).

Фактичною собівартістю МПЗ, придбаних за плату, є сума фактичних витрат організації на придбання, за винятком податку на додану вартість та інших компенсованих податків (крім випадків, передбачених законодавством Російської Федерації). Про це вказує пункт 6 ПБУ 5/01 «Облік матеріально-виробничих запасів».

p align="justify"> Фактична собівартість матеріально-виробничих запасів, в якій вони прийняті до бухгалтерського обліку, не підлягає зміні, крім випадків, встановлених законодавством Російської Федерації.

Якщо ж аналітичний облік МПЗ ведеться за обліковими (плановими) цінами, то їх фактична собівартість попередньо накопичується на рахунку 15 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей», а відхилення (різниця між вартістю цінностей, обчисленою за обліковими цінами та їх фактичною собівартістю) відносять на рахунок 16 «Відхилення вартості матеріальних цінностей».

Відповідно до пункту 80 Методичних вказівок з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів (утв. наказом Мінфіну Росії від 28.12.2001 № 119н), як облікові ціни можуть бути використані:

• договірні ціни;
• фактична собівартість пально-мастильних матеріалів, обчислена за попередній період (попередній місяць чи попередній звітний рік);
• планово-розрахункові ціни (внутрішні), розроблені та затверджені організацією на підставі фактичної собівартості;
• середня вартість групи матеріально-виробничих запасів.

При обліку ПММ за обліковими (плановими) цінами їх покупна вартість, а також інші витрати, пов'язані з їх придбанням, обліковуються за дебетом рахунку 15 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» та кредитом рахунків 60, 20, 23, 71, 76 (Інструкція з застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку № 94н).

Облікові (планові) ціни – це ціни, які залишаються незмінними протягом певного часового періоду (року, кварталу, а разі істотних в організацію відхилень від ринкових цін – і частіше) досі їх перегляду економічними службами організації.

У разі, якщо обліковими (плановими) визнаються договірні ціни, інші витрати, що включаються до фактичної собівартості матеріалів, враховуються у складі транспортно-заготівельних витрат. Також до транспортно-заготівельних витрат відносять різниці:

• що виникають між фактичною собівартістю матеріалів, сформованою в поточному місяці, та їх обліковою (плановою) ціною (при використанні фактичної собівартості матеріалів як облікова (планова) ціна);
• між договірними цінами та планово-розрахунковими (при використанні планово-розрахункових цін як облікові (планові) ціни);
• виникаючі між фактичною собівартістю матеріалів та середньою ціною групи (при використанні середньої ціни групи як облікова (планова) ціна).

Бухгалтерські записи під час вступу ПММ будуть такі:

Дебет 10.3 Кредит 60, 71

– надійшли ПММ;

Дебет 19 Кредит 60

– відображено «вхідний» ПДВ з вартості ПММ, що надійшли.

Записом Дебет 10 Кредит 15 відображається прийняття до обліку матеріалів, що фактично надійшли до організації, а різниця між фактичною собівартістю сировини та її вартістю в облікових (планових) цінах відображається у кореспонденції рахунків 15 та 16 «Відхилення вартості матеріальних цінностей» (Дебет 15 (16) ) Кредит 16 (15)).

Залишок по рахунку 15 на кінець місяця показує наявність матеріалів в дорозі.

Таким чином, усі витрати, що формують фактичну собівартість МПЗ, відображаються за дебетом рахунку 15, і при надходженні МПЗ до організації вони приймаються до обліку на рахунок 10 за обліковими (плановими) цінами.

Розглянемо порядок відображення надходження паливно-мастильних матеріалів за обліковими (плановими) цінами на прикладі (див. приклад 1).

Приклад 1	АТ "Альфа" відповідно до облікової політики має затверджену калькуляцію (планові ціни) на бензин А-92 у розмірі 30 руб. (без ПДВ) за 1 літр. У серпні 2015 року компанія придбала 5000 л за ціною 31 руб. (без ПДВ) та використала його для заправки автомобільного транспорту та спеціальної техніки. Послуги з доставки матеріалу склали 17 700 руб. (У тому числі ПДВ 18%). У бухгалтерському обліку організації у серпні 2015 року необхідно зробити такі записи: Дебет 15 Кредит 60 - 155 00 руб. – прийняті до обліку ПММ, що надійшли на підставі розрахункових документів постачальника; Дебет 19 Кредит 60 - 27 900 руб. - Враховано ПДВ від придбання ПММ; Дебет 15 Кредит 60 - 15 000 руб. – включені у фактичну вартість ПММ витрати на доставку; Дебет 19 Кредит 60 - 2700 руб. – враховано ПДВ щодо послуг на доставку; Дебет 10 Кредит 15 - 150 000 руб. - Прийняті до обліку ПММ за обліковими цінами (5 000 л х 30 руб.); Дебет 68.ПДВ Кредит 19 - 30 600 руб. – прийнято до відрахування ПДВ з придбаних ПММ та послуг з доставки; Дебет 16 Кредит 15 - 20 000 руб. - Відбито перевищення фактичної собівартості ПММ над обліковою ціною (155 000 руб. + 15 000 руб. - 150 000 руб.); - 20 000 руб. - Списано перевищення фактичної собівартості ПММ над обліковою ціною. У зворотній ситуації (коли має місце перевищення планової вартості над фактичною) необхідно відобразити це перевищення зворотним записом «сторно» у такій самій кореспонденції рахунків.
Приклад 2	Додамо в умову попереднього прикладу інформацію про те, що на початок звітного періоду залишок за рахунком 10.3 за обліковими (плановими) цінами становив 800 000 руб., А списано у звітному періоді 1 200 000 руб. Надійшло матеріально-виробничих запасів на 1700000 руб. (без урахування ПДВ 18%). Залишок відхилень по дебету рахунки 16 початку звітного періоду становить 26 000 крб. Визначимо частку вартості пально-мастильних матеріалів, відпущених у виробництво у звітному періоді (розрахунки з ПДВ опущені): 1200000 руб.: (1700000 руб. + 800000 руб.) х 100% = 48%. Дебет 15 Кредит 60 - 1700000 руб. – визначено фактичну собівартість МПЗ; Дебет 10 Кредит 15 - 1500000 руб. – оприбутковано матеріали за обліковими (плановими) цінами; Дебет 16 Кредит 15-200000 руб. - Відбито відхилення у вартості матеріально-виробничих запасів, придбаних у звітному періоді; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10 - 1200000 руб. – списано матеріально-виробничі запаси у звітному періоді; Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 16 - 108480 руб. – списано відхилення у звітному періоді ((26 000 + 200 000) х 48%). Залишок матеріально-виробничих запасів за обліковими (плановими) цінами по рахунку 10 складе 1700000 руб. + 800 000 руб. - 1200000 руб. = 1300000 руб., А залишок по дебету рахунки 16 складе 26000 руб. + 200000 руб. - 108480 руб. = 117520 руб.

Якщо в поточному періоді списано не весь обсяг закуплених паливно-мастильних матеріалів, необхідно суму залишку величини відхилення на початок місяця та поточних відхилень за місяць розділити на суму залишку матеріалів на початок місяця та матеріалів, що надійшли, протягом місяця за обліковою вартістю та помножити його на 100.

Це значення необхідно використовувати при списанні відхилення облікової вартості витрачених матеріалів (п. 87 Методичних вказівок з обліку МПЗ). Якщо величина відхилень не перевищує 10% облікової вартості матеріалів або якщо їхня питома вага (у відсотках до договірної (облікової) вартості) не перевищує 5%, сума відхилень може одразу списуватися на рахунки обліку витрат (п. 88 Методичних рекомендацій з обліку МПЗ).

Списання ПММ

При списанні ПММ у виробництво та іншому вибутті їх оцінка проводиться одним із таких способів:

• за собівартістю кожної одиниці;
• за середньою собівартістю;
• за собівартістю перших за часом придбання матеріально-виробничих запасів (метод ФІФО).

За кожною групою (видом) матеріально-виробничих запасів протягом звітного періоду може застосовуватися лише один спосіб оцінки.

Списання ПММ здійснюється залежно від особливостей організації обліку або:

• до дебету рахунки 20 «Основне виробництво» (призначений для узагальнення інформації про витрати виробництва, продукція, роботи чи послуги, які з'явилися метою створення даної організації);
• до дебету рахунку 23 «Допоміжні виробництва» (призначений для узагальнення інформації про витрати виробництв, які є допоміжними (підсобними, що забезпечують) для основного виробництва організації);
• у дебет рахунку 25 «Загальновиробничі витрати» (призначений для узагальнення інформації про витрати на обслуговування основних та допоміжних виробництв організації);
• до дебету рахунки 26 «Загальногосподарські витрати» (призначений для узагальнення інформації про витрати для потреб управління, не пов'язаних безпосередньо з виробничим процесом);
• у дебеті рахунки 29 «Обслуговуючі виробництва та господарства» (призначений для узагальнення інформації про витрати, пов'язані з випуском продукції, виконанням робіт та наданням послуг обслуговуючими виробництвами та господарствами, що перебувають на балансі організації, діяльність яких не пов'язана з виробництвом продукції, виконанням робіт та наданням послуг, які були метою створення цієї організації);
• у дебет рахунки 44 «Витрати продаж» (призначений для узагальнення інформації про витрати, пов'язані з продажем продукції, товарів, робіт і послуг).

Якщо ПММ було продано, його списання проводиться у дебет рахунки 91 «Інші доходи та витрати», субрахунок 2 «Інші витрати».

Зберігання ПММ

У процесі зберігання паливно-мастильних матеріалів складі організації, особливо коли обсяг зберігання ПММ великий, можуть виникати, внаслідок фізичних процесів, наприклад, таких як випаровування, втрати, які визнаються природним убутком. Виявлення та списання природних втрат здійснюються на підставі даних проведеної інвентаризації. Списання паливно-мастильних матеріалів у межах норм природних втрат до встановлення факту недостачі забороняється.

Норми природних втрат застосовуються у розмірах і порядку, встановленому постановою Уряду РФ від 12.11.2002 № 814 «Про порядок затвердження норм природних втрат при зберіганні та транспортуванні товарно-матеріальних цінностей». Відповідно до цього порядку наказом Міненерго Росії від 13.08.2009 № 364 затверджено норми природних втрат нафтопродуктів при їх зберіганні. Дані норми залежать від виду паливно-мастильних матеріалів та від кліматичної групи.

Бухгалтерські записи з обліку недостачі в межах норм природних втрат будуть такі:

Дебет 94 Кредит 10.3

- Відбито недостача ПММ;

Дебет 44, 20, 25, 26 Кредит 94

- Списана недостача в межах норм природних втрат;

Дебет 73.2, 91.2 Кредит 94

– суму недостачі понад норми природних втрат віднесено за рахунок винних або фінансових результатів організації.

Довідка

Класифікація, категорійність автомобільних доріг та правила їх використання встановлені постановою Уряду РФ від 28.09.2009 № 767 «Про класифікацію автомобільних доріг в Російській Федерації», а також Федеральним законом від 08.11.2007 № 257-ФЗ «Про автомобільні дороги та про дорожню діяльність у Російської Федерації та про внесення змін до окремих законодавчих актів Російської Федерації».

Суб'єктами транспортної діяльності відповідно до наказу Мінтрансу Росії від 15.01.2014 № 7 «Про затвердження Правил забезпечення безпеки перевезень пасажирів та вантажів автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом та Переліку заходів щодо підготовки працівників юридичних осіб та індивідуальних підприємців, які здійснюють перевезення автомобільним транспортом та міським наземним електричним транспортом, до безпечної роботи та транспортних засобів до безпечної експлуатації» є юридичні особи та індивідуальні підприємці, які здійснюють на території Російської Федерації діяльність, пов'язану з експлуатацією транспортних засобів, призначених для перевезень пасажирів та вантажів.

На виробництві трапляються різні випадки щодо використання автотранспортного засобу. Не виключається ситуація, коли будь-який співробітник використовує власний автомобіль у виробничих цілях.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Але він при цьому укладає письмовий договір оренди зі своїм роботодавцем, хоча нерідко користування здійснюється за усною домовленістю.

Чи можна

Підприємство з метою оподаткування прибутку має враховувати витрати на купівлю ПММ, включаючи витрати на підтримку автотранспорту у належному справному вигляді, експлуатаційні витрати. Але він має укласти договір на оренду автомобіля зі своїм співробітником.

На основі договору підприємство може без будь-яких труднощів списати ПММ за наданими співробітником дорожніми листами в установленому порядку.

При цьому необхідно вести первинні документи, що відображають фактичний витрачений обсяг палива та мастильного матеріалу.

Також воно може робити списання на основі товарної накладної на відпустку ПММ, яка видається автозаправною станцією.

Бухгалтерський облік на оприбуткування та списання необхідно вести протягом одного місяця, після якого списати пально-мастильний матеріал за нормою споживання.

Для обґрунтування витрат підприємство має здійснювати бухгалтерське проведення. Воно має списувати ПММ незалежно від способу використання особистого транспорту.

Списання ПММ під час використання особистого автомобіля у службових цілях

Витрати палива та мастильних матеріалів на транспортний засіб повинні приймати підприємство з урахуванням розпоряджень Мінтрансу «Про введення в дію методичних рекомендацій «Норми витрати палив та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», яке було опубліковано за номером .

Зазначений документ було затверджено постановою уряду №395, оприлюдненою 30 липня 2004 року.

За правилами встановленого для підприємства документообігу має здійснюватися:

• оформлення первинних документів з обліку витрати палива та мастильних матеріалів;
• терміни передачі в бухгалтерію для складання відомості споживання ПММ.

Якщо підприємстві організовано щоденний рух ПММ на рахунку бухгалтерського обліку в кількісно-сумовому вираженні, краще використовувати облікові ціни. у такій ситуації оприбуткування слід проводити на основі звіту водія, до якого додаються чеки АЗС з обсягом купленого палива.

Списання ПММ в ситуації, що склалася, слід здійснювати аналогічно першому варіанту. У будь-якому випадку вибір способу обліку визначає підприємство.

Облік за лімітами

Підприємство, що використовує автомобіль співробітника у виробничих цілях, може встановити систему контролю ПММ «облік по лімітах».

Він має на увазі встановлення певного ліміту ресурсів, які підприємство щомісяця витрачає на купівлю палива на період службових поїздок та мастильних матеріалів, необхідних для підтримки автомобіля у належному вигляді.

Кошти, витрачені на купівлю палива понад ліміт, водій у такій ситуації змушений платити з власних заощаджень. Такий пункт має бути введений у трудовий договір або договір оренди автомобіля.

Такий вид контролю реалізується у різний спосіб. На окремих підприємствах застосовують паливні карти, які видає постачальник палива.

Кошти перераховуються з цього приводу постачальника, тому він видає бензин пропорційно сплаченим коштам.

Паливна картка оформляється окремо на кожний автомобіль, тому сума коштів має відповідати встановленому щомісячному ліміту.

Не виключається ймовірність видачі на руки співробітнику всієї суми ліміту з каси підприємства, щоб він своєчасно заливав необхідний обсяг палива, набував мастильних матеріалів.

Зазначена система обліку не викликає проблем, якщо маршрут пересування автомобіля та споживання палива день у день приблизно однаково.

При перевитраті ПММ матеріальний бухгалтер повинен оформити:

• розпорядження директора виділення додаткових коштів;
• довідку з розрахунком надлімітної вартості ПММ.

У документах чітко простежуватиметься причина перевищення ліміту, розмір переплаченої співробітнику суми. На розсуд керівництва не виключається ймовірність списання ПММ за рахунок підприємства.

У ситуації, що склалася, потрібно буде відобразити про перевищення ліміту в податковому обліку. Співробітнику належить видати різницю сум ліміту та перевищення. В іншому випадку співробітник повинен погасити суму перевищення власних коштів.

Компенсація витрат

Одним із найпоширеніших способів стало використання особистого автомобіля у службових цілях, який ґрунтується на вказівках Трудового кодексу.

У ній зазначено, що компанія має виплатити компенсацію, якщо працівник використовує свій особистий автотранспорт та інтереси роботодавця. Але працівник повинен так чинити за його згодою та відома.

У ситуації роботодавець повинен виплатити працівникові деякі кошти за знос автотранспорту і покрити всі витрати.

Оформляється такий вид використання автотранспорту у заявній формі, для чого працівник має подати заяву.

До нього слід додати копію технічного паспорта автомобіля. На його підставі керівництво підприємства видає відповідний наказ, у якому встановлює розмір компенсації та порядок його виплати.

Бухгалтерія підприємства здійснює нарахування компенсації, після чого списує витрати на купівлю ПММ та експлуатацію автомобіля.

Але у цій ситуації найбільш раціональним буде встановлення індивідуального розміру компенсації, з виробничих завдань працівника, завантаженості автомобіля з урахуванням дальності поїздок, їх маршруту.

За приписами ПК оподатковувана база зменшується на величину певної норми.

Такі обмеження встановлені постановою уряду, яка була оприлюднена 8 лютого 2002 року. Вони призначені для використання транспортних засобів на період часу, що дорівнює одному місяцю.

Обмеження за розміром компенсації встановлені для легкових автомобілів залежно від об'єму двигуна:

Також передбачено для мотоциклів норму, розмір якої дорівнює 600 рублів. На величину нормативу відстань поїздок не впливає, вона обумовлена ​​об'ємом двигуна.

У бухгалтерському обліку відображається виключно встановлена ​​норма, тому списання ПММ здійснюється за нею.

Якщо додатково укласти цивільно-правовий договір за підрядом, то можна списати суми, що перевищують встановлені норми як винагороду. Про що зазначено у листі Мінфіну РФ № 03-03-07/24, який було опубліковано 15 жовтня 2008 року.

Недолік зазначеного способу списання витрат на ПММ полягає у виникненні необхідності сплати відрахувань до соціальних фондів.

Компенсація та винагорода за використання особистого автомобіля у виробничих цілях є двома незалежними один від одного виплатами.

Це положення роз'яснено у статті 188 ТК, у якій дається чітке визначення компенсації та відшкодування. Перша виплата провадиться за знос автомобіля, друга – відшкодовує витрати щодо його використання.

Списання ПММ у бухгалтерському обліку здійснюється на основі первинних документів, тобто дорожнього листа та накопичувальної відомості, складених за чеками автозаправних станцій виданих за купівлю палива.

І на закінчення необхідно відзначити, що використання особистого автотранспорту у виробничих цілях оформляється як оренда без екіпажу. Співробітник виступає від імені орендодавця, підприємство – орендаря. Він має платити щомісяця орендну плату.

Як показує практика, в ситуації, що склалася, виникає багато труднощів, оскільки співробітник їздить на орендованій машині у службовий і вільний час.

При цьому частина споживаного палива витрачається на службові поїздки, інша частина на особисті поїздки, тому важко вичленувати обсяг палива, витраченого на службові поїздки.

Відео: Облік ПММ - Облік дорожніх листів

Увага!

• У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
• Всі випадки дуже індивідуальні та залежать від багатьох факторів. Базова інформація не гарантує вирішення саме Ваших проблем.

ПММ- це паливно-мастильні матеріали. До них можна віднести:

• різні види палива (дизель, бензин, газ);
• спеціальна рідина для автотранспортних засобів (гальмові, охолодні);
• масла та мастила (мастила для мотора, трансмісій, різні мастила і т. д.).

ПММ можуть використовуватися як спеціалізованими транспортними підприємствами, так і звичайними компаніями, які мають автотранспортні засоби, що використовуються для різних потреб.

Що таке дорожній лист

Шляховий лист- Це документ первинного обліку, в якому відображається інформація про пробіг автомобіля, отже, за цим показником можна розрахувати витрати палив.

Спеціалізовані транспортні підприємства, які мають автотранспорт, і він використовується в основному виді діяльності. Ці підприємства повинні використовувати дорожні листи встановленого зразка з тими реквізитами, які прописані у наказі Мінтрансу Росії "Про порядок заповнення дорожніх листів" від 18.09.2008 № 152.

А підприємства, які використовують автотранспорт не за основним видом діяльності можуть розробити самостійно форму дорожнього листа, тільки її необхідно закріпити в обліковій політиці підприємства.

Кожен дорожній лист має бути зареєстрований у спеціальному реєстраційному журналі. Дорожній лист складається строком або на 1 день або на строк не більше місяця – ці нормативи всі зазначені у п. 10 наказу 152 від 08.09.2008 року.

Спеціалізованим підприємствам рекомендовано складати дорожній лист щодня з метою обліку витрати пального за певний час працівником. Але винятки завжди є, і в даному випадку це коли працівника відправляють у відрядження на термін більше 1 дня.

Правила та порядок обліку ПММ

Для того, щоб списати ПММ недостатнього одного дорожнього листа, ще потрібен наказ керівника підприємства, в якому затверджено в обліковій політиці таке списання. Якщо працівник використовує власний автомобіль у службових цілях, тоді так само необхідно виписувати дорожній лист для списання ПММ. Надходження на підприємство ПММ оформляється прибутковим ордером, а списання проводиться один раз на місяць, зазвичай це на початку наступного місяця за минулою відповідальною за це особою. Відповідальною особою зазвичай для підприємства виступає бухгалтерський працівник, наприклад, матеріальний бухгалтер.

Порядок списання полягає в тому, що складається відповідний акт, який складається представниками спеціально створеної комісії для списання ПММ, комісія має складатися не менше ніж із трьох осіб.

Важливо! До складеного акта списання, в обов'язковому порядку необхідно прикладати документи первинної звітності, а саме: накладна вимога, заправні картки, чеки АЗС. Мета даних документів – підтвердити фактичний обсяг спожитих паливно-мастильних матеріалів.

Облік витрати ПММ у дорожньому листі

Якщо проаналізувати форму дорожнього листа, то побачимо, що є спеціальні графи, що відображають оборот ПММ. У даному колії вказується кількість палива в баку, скільки було видано і скільки залишилося. Шляхом обчислення розраховується, скільки було використано пального.

При використанні путівника листа поданого у наказі 152 від 18.09.2008 року, то там немає граф для заповнення кількості палива. У цьому документі записуватимуться свідчення спідометра на початок і на кінець шляху, за допомогою чого можна буде визначити кількість пройдених автотранспортом кілометрів.

Коли дорожній лист розробляється підприємством самостійно, то містить відомості про використання ПММ, а містяться лише дані про кількість кілометрів, нормативний обсяг використаних ПММ можна розрахувати, використовуючи розпорядження Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-р. У ньому є норми витрати палива для різних марок транспортних засобів та формули для розрахунку витрати.

З вище викладеного можна дійти невтішного висновку, що з шляховим листом ведеться облік чи фактичний витрата палива, чи нормативного. Отримані розраховані дані необхідні правильного відображення у бухгалтерському обліку.

Але бувають, де заповнення дорожнього листа просто неможливе. До таких випадків належать, наприклад, заправка бензином бензопили, мотоблоки тощо. спеціальні техніки. У разі застосовується акт списання ПММ.

Бухгалтерський облік ПММ

Облік ПММ у бухгалтерському обліку, а також облік матеріально-виробничих запасів, ведеться за фактичною вартістю матеріалів, це зазначено у розділі II ПБО 5/01.

Облік ПММ може бути прийнятий до обліку тільки на підставі доданих до авансового звіту чеків АЗС, якщо паливо купувалося водієм за готівку або на підставі корінців талонів, у разі придбання палива за талонами. Іноді буває, що водій купує бензин за паливними картками, тоді облік ПММ враховуватиметься за паливними картками на підставі звіту компанії – емітента картки.

Існує три методи зі списання ПММ. Розглянемо ці методи як таблиці:

Бухгалтери переважно вважають за краще застосовувати метод обліку за середньою собівартістю. Середня вартість розраховується такою формулою:

СС = (Сост + Спост) / (Кіст + Кпост),

СС – середня вартість;

Сост - залишки ПММ на складі у вартісному вираженні;

Спосіб - надходження ПММ у вартісній оцінці;

Кост - залишки ПММ на складі у натуральному вираженні;

Кпост - кількість ГСМ, що надійшли в натуральному вираженні.

Підприємство має обов'язково прописати у своїй обліковій політиці, яку методику вони використовуватимуть у бухгалтерському обліку ПММ.

Списання ПММ за дорожнім листом

Для обліку ПММ для підприємства використовується рахунок 10, окремий субрахунок (у плані рахунків - 10-3):

• За дебетом – здійснюється прихід ПММ;
• за кредитом - здійснюється списання ПММ.

Вище ми вже розглянули, як відбувається розрахунок використаної кількості палива. Ось цю кількість необхідно помножити на вартість одиниці, і отримана сума списується в бухгалтерському обліку такими проводками, як:

Дт - 20,23,25,26,44

Приклад списання ПММ – бензину за дорожнім листом

ТОВ «Титан» у березні 2018 року закупило бензин у кількості 200 літрів по 38 рублів за 1 літрів без урахування ПДВ.

При цьому на підприємстві на початок місяця був запас бензину цієї марки в кількості 50 літрів за середньою вартістю 44 рублі за 1 літр.

Підприємством було використано 30 літрів для заправки автомобіля марки ВАЗ-11183 "Калина". Цей автомобіль використовується для перевезення персоналу підприємства.

В облікової політики підприємства прописано, що використовується методика списання ПММ за середньою собівартістю.

Облік ПММ під час вступу

Дт	Кт	сума, руб.	Операція (документ)
10	60	7600	Оприбуткований бензин (ТОРГ-12)
19	60	1368	Відображено ПДВ (рахунок-фактура)

Розраховуємо середню собівартість списання за березень: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.

Облік ПММ під час списання за фактом

У дорожньому листі зроблено позначки: пальне в баку на початок рейсу – 10 л, видано – 30 л, залишилося після рейсу – 20 л.

Розраховуємо фактичне використання: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сума до списання: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.

Оскільки автомобіль використовується у службових цілях, витрати на облік ПММ у податковому обліку ПММ будуть визнані іншими витратами. Величина витрат дорівнюватиме сумам, зафіксованим у бухгалтерському обліку.

Поширені запитання

Питання №1 Що таке дорожній лист?

Відповідь: Дорожній лист – це документ первинного обліку, в якому відображається інформація про пробіг автомобіля, отже, за цим показником можна розрахувати витрати палив.

Питання №2 Які існують методи списання ПММ у бухгалтерському обліку?

Відповідь: Існує три методи зі списання ПММ: за середньою собівартістю; за собівартістю перших за часом придбаних ПММ; за собівартістю кожної одиниці (для ПММ не використовується). Здебільшого бухгалтери використовують метод розрахунку за середньою собівартістю.

Питання №3 Якщо на підприємство використовується власний автомобіль у службових цілях, він може претендувати на отримання бензину? Якщо так, тоді які потрібно оформити документи для списання бензину?

Відповідь: Особистий автомобіль може бути використаний у службових цілях. Для обліку витрати палива йому так само виписується дорожній лист, яким визначається витрата палива за день.

Придбання ПММ може здійснюватися підприємством сфери ЖКГ за готівку, а також у безготівковій формі.

Придбання ПММ за готівку.
У першому випадку ПММ купуються підзвітними особами, якими зазвичай є водії підприємства.

У цьому випадку підприємству слід враховувати, що:
список водіїв, які мають право на отримання готівки під звіт на придбання ПММ, а також термін складання авансових звітів має бути затверджений наказом керівника підприємства;
купуючи ПММ на АЗС, водії повинні подати чеки контрольно-касових машин із зазначенням у них необхідних реквізитів.
Витрати, пов'язані з придбанням бензину за касовими чеками АЗС, у яких відбито найменування бензину, вартість, вартість, літраж, може бути враховані у складі витрат з оподаткування; видача готівки водіям під звіт на придбання ПММ має здійснюватися у розмірі, обумовленому виробничою необхідністю підприємства.

Видача готівки водіям під звіт можна проводити лише за умови повного звіту за раніше виданим авансом. Тому малим підприємствам сфери ЖКГ, що особливо мають невеликий парк автомашин, доцільно заздалегідь визначити необхідну для придбання ПММ суму готівки на місяць та видати відповідний наказ із зазначенням періодичності її виплати. Зразковий зміст наказу наведено нижче.

м Москва

затверджую

Директор ТОВ «Астра»

А.В. Морозов

Наказ

Наказую встановити з 3 січня 2004 р. наступний розмір готівкових коштів, що видаються під звіт на придбання паливно-мастильних матеріалів:

Захарову І.В. - 5000 руб.;

Уварову Н.П. - 7000 руб.

Видачу грошей під звіт провадити двічі на місяць 1-го та 15-го числа рівними частками.

Авансові звіти щодо витрачених підзвітних коштів подавати не пізніше 1-го числа наступного місяця.

Забороняється видача готівки під звіт за недотримання умови повного звіту за раніше виданим авансом.

При отриманні авансового звіту від підзвітної особи бухгалтер підприємства повинен перевірити правильність його заповнення, підрахунку витрачених сум та відображення придбаного ПММ у кількісному вираженні у розрізі конкретних марок ПММ.

Можливою помилкою при обліку ПММ може бути списання вартості придбаного за розрахунок готівкового палива на витрати підприємства, минаючи рахунки обліку матеріальних цінностей. Це може призвести до завищення суми витрат, що приймаються для зменшення оподатковуваного прибутку.

Основним документом, на підставі якого здійснюється списання вартості палива на виробничі потреби, є дорожній лист. Даний документ є уніфікованим документом, в якому відображаються дані про пробіг автомобіля, кількість палива в баку та ін. необхідні відомості. Якщо автомобіль перевозить вантаж, то до дорожніх листів мають бути додані товарно-транспортні накладні, оформлені належним чином. Відомості про пробіг автомобіля і про масу вантажу, що перевозиться, зазначені в колійному листі та товарно-транспортній накладній, служать розрахунковою базою для визначення нормованої витрати палива по конкретному автомобілю.

З метою виключення необґрунтованого списання ПММ на витрати підприємства у дорожніх листах водіїв слід обов'язково заповнювати реквізити про рух пального, до яких належать відомості про кількість виданого палива, його залишок при виїзді та при поверненні.

приклад
За даними дорожніх листів, було виявлено, що легковий автомобіль ГАЗ-3110 за місяць витратив 380 літрів бензину марки Аі-92. Пробіг становив 3250 км, з них 150 кілометрів – використання автомобіля у неробочий день. Середньомісячна вартість бензину становила 10 руб. 20 коп.

Вартість бензину, що належить до собівартості продукції, послуг:
3100 км. х 380 л. : 3250 км. = 362 руб. 47 коп.
Вартість бензину, що належить на рахунки позареалізаційних витрат:
150 км. х 380 л. : 3250 км. = 17 руб. 53 коп.

Тоді у бухгалтерському обліку будуть зроблені проводки:
Дт сч.20 - Кт сч.60 = 362, 47 руб.
Дт сч.91-2 - Кт сч.60 = 17, 53 руб.

Підставою для списання бензину та дизельного палива на витрати є накопичувальні відомості даних дорожніх листів про фактичну витрату палива за звітний період.

Придбання ПММ за безготівковим розрахунком.

Підприємства сфери ЖКГ можуть здійснювати розрахунки з постачальниками через застосування пластикових карток, які є однією з найбільш перспективних форм розрахунків.
Для отримання пластикових карток підприємство перераховує спеціалізованій організації авансом кошти та отримує від них необхідну кількість пластикових карток. Після закінчення визначеного договором терміну спеціалізована організація подає підприємству звіт про кількість відпущеного палива із зазначенням усіх необхідних реквізитів: кількості, марки та вартості відпущеного палива.

Крім того, ще одна з поширених форм придбання ПММ – за талонами. Отримувати та зберігати талони має матеріально-відповідальна особа, призначена наказом керівника підприємства.

Основні вимоги до бухгалтерського обліку ПММ.

Для відображення в бухгалтерському обліку вартості ПММ, що надійшли, використовується рахунок 10 «Матеріали», субрахунок 10-3 «Паливо».
Підставою для записів по дебету рахунки 10-3 є первинні документи, за якими проводиться оприбуткування матеріально-відповідальними особами, що надійшли ПММ. За кредитом рахунки 10-3 провадиться списання ПММ з підзвіту матеріально-відповідальних осіб на підставі відомостей обліку видачі нафтопродуктів, вимог, лімітно-огорожних карток, накладних тощо.

Підприємству слід вести бухгалтерський облік ПММ за видами та марками ПММ, місцями зберігання та матеріально-відповідальним особам у розрізі відповідних субрахунків. Аналітичний облік ведеться за окремими матеріально-відповідальними особами, за видами та марками нафтопродуктів.

Ті, хто надійшли в організацію ПММ можуть враховуватися на субрахунку 10-3 або за фактичною собівартістю їх придбання (заготівлі), або за обліковими цінами. Вибір одного із зазначених методів обліку ПММ повинен обов'язково відображатися в обліковій політиці організації.

Облік ПММ, отриманих за пластиковими картками.
Договором заправки ПММ можуть бути передбачені два варіанти:

1) право власності на паливо переходить до покупця у момент заправки автотранспорту за пластиковими картками;

2) право власності на паливо переходить до покупця в момент передачі пластикових карток.

Спеціалізована організація, яка здійснює відпустку ПММ за пластиковими картками, повинна складати щомісячний звіт про витрату ПММ для організації, яка отримала паливо. Крім того, при відпустці ПММ за пластиковими картками працівники АЗС, які відпускають бензин, зобов'язані видати водієві документ, що підтверджує оплату палива.
Звіт, отриманий від водіїв, необхідно звірити зі звітом спеціалізованої організації, в якому мають бути зазначені номер пластикової картки, кількість, марка та вартість реалізованих ПММ.

У разі якщо договором заправки ПММ передбачено, що право власності на паливо переходить до покупця в момент заправки автотранспорту за пластиковими картками, то суми, перераховані спеціалізованою організацією за пластикові картки, повинні враховуватися таким чином: Дт рах. 50 «Грошові документи» - Кт рах. 60 «Розрахунки з постачальниками та замовниками» субрахунок «Аванси». Закриття цього авансу можливе лише після фактичної відпустки бензину із АЗС.

Якщо договором заправки ПММ передбачено, що право власності переходить до покупця в момент перерахування ним плати за паливо та отримання пластикових карток, то витрати на ПММ слід відображати на субрахунку 10-3 «Паливо» в момент передачі пластикових карток покупцям. У разі у договорі поставки ПММ має бути обов'язково зазначено кількість палива, яке постачальник зобов'язується відпустити по пластиковим карткам. Тобто ціни на ПММ у цьому випадку є фіксованими і не змінюються після закінчення часу.

Облік ПММ, отриманих за талонами.

Для обліку талонів наказом керівника підприємства призначається матеріально-відповідальна особа. Отримання талонів зазвичай здійснюється самою матеріально-відповідальною особою. Якщо талони на заправку палива отримують інші особи, то вони зобов'язані в день отримання цих талонів здати їх матеріально-відповідальній особі для їх оприбуткування та зберігання.
Матеріально-відповідальна особа, яка отримала на зберігання талони, на вимогу, підписану керівником та головним бухгалтером, видає талони спеціально призначеному працівнику для видачі водіям транспортних засобів.

Повторна видача талонів може здійснюватись тільки після повного звіту за раніше видані талони.

Талони на право отримання палива видаються водіям лише після пред'явлення ними дорожнього листа, на якому диспетчером або уповноваженою на те керівником підприємства особою у рядку «видати пальне» записана прописом кількість дозволеного до видачі палива за талонами згідно з завданням та з урахуванням кількості бензину в баках при виїзді на лінію.

Підставою для оприбуткування талонів на підприємстві є накладна на відпуск палива, яка отримується з АЗС. Видача талонів відбивається у відомості обліку видачі талонів, у якій за отримані талони розписується водій, але в кожну марку палива ведеться окрема відомість.

При змінній організації роботи матеріально-відповідальних осіб на підприємстві для обліку руху ПММ доцільно використовувати книгу обліку талонів за наступною зразковою формою (за основу взято дані з наведеного вище прикладу).

Книга обліку талонів на паливо має бути пронумерована, прошнурована, підписана керівником та головним бухгалтером підприємства та скріплена печаткою. Записи в книзі проводяться щодня за документами, які стали підставою для оприбуткування та списання у витрату талонів на ПММ. При цьому на кожен вид талонів та марки бензину слід відкривати окремий розділ книги.

ТОВ «Астра»

ТОВ «Астра»

Книга обліку талонів за січень 2004 р.

Розділ книги - з бензину марки Аі-92

Вигляд талонів - кількісно-вартісні

Номінал 1 талону - 10 л (100 руб.)

	№ документа-мента	Від кого отримано чи кому видано	Серія та номер талонів	Залишок початку зміни, шт.	Кількість талонів, шт.		Залишок наприкінці зміни, шт.		Прийняв
		Зубов В.І.
		Павін А.В.
Разом за зміну

Якщо водії транспортних засобів не використовували отримані талони, то після закінчення роботи вони зобов'язані здати їх матеріально-відповідальній особі. Матеріально-відповідальна особа провадить відповідні записи у відомості повернення талонів. Далі у встановлені керівництвом підприємства терміни (на практиці зазвичай щомісяця) матеріально-відповідальна особа на підставі прибуткових та видаткових документів складає звіт про рух талонів та передає його до бухгалтерії. При цьому у звіті повинні відкриватися окремі розділи щодо кожної марки ПММ та кожного виду талонів. На підставі зазначеного звіту та відповідних первинних документів талони списуються з підзвіту матеріально-відповідальної особи у підзвіт водіям.

Встановлення норм витрати ПММ.

Поняття «норма витрати палива чи мастила» стосовно автомобільного транспорту передбачає встановлене значення міри його споживання під час роботи автомобіля конкретної моделі, марки чи модифікації.

Норми включають витрату палива, необхідну здійснення транспортного процесу. При встановленні норм витрати палива на автотранспорт підприємства переважно користуються нормативно-методичними матеріалами, наведеними в Нормах витрати палива та мастильних матеріалів на автомобільному транспорті (№АМ-23), затверджених Мінтрансом Росії 14.03.2008 р.

При нормуванні витрати палива розрізняють базове значення витрати палива, яке визначається для кожної моделі, марки або модифікації автомобіля як загальноприйнята норма (за діючою методикою визначення базових норм витрати палива), і розрахункове нормативне значення витрати палива, що враховує транспортну роботу, що виконується, та умови експлуатації автомобіля .

Базова норма витрати палива залежить від конструкції автомобіля та його агрегатів, категорії, типу та призначення автомобільного рухомого складу (легкові, автобуси, вантажні тощо), від виду палива, що використовується, та враховує споряджений стан автомобіля, типізований маршрут та режим руху в експлуатації. .

Норма на транспортну роботу включає базову норму і залежить від вантажопідйомності або від завантаження, що нормується, або від конкретної маси вантажу, що перевозиться, з урахуванням умов експлуатації АТС.

Облік дорожньо-транспортних, кліматичних та інших експлуатаційних факторів здійснюється за допомогою поправочних коефіцієнтів, регламентованих у вигляді відсотків підвищення або зниження вихідного значення норми (їх значення встановлюються розпорядженнями керівників підприємств, що експлуатують АТС або керівниками місцевих адміністрацій). Норми витрати палива, встановлені підприємством, обов'язковому порядку мають бути закріплені наказом керівника підприємства.

Зважаючи на можливі зміни та різноманіття умов експлуатації автомобільної техніки, зміни техногенного та природного характеру, стан доріг, особливості перевезень вантажів та пасажирів тощо, у разі виробничої необхідності можливе уточнення чи введення окремих поправочних коефіцієнтів до норм витрати палива за розпорядженням керівників місцевих адміністрацій регіонів країни, міністерств та відомств – за відповідного обґрунтування та за погодженням з Мінтрансом Росії (ФГУП НДІАТ).

затверджую

Для автомобіля (марка )

Комісія у складі: інженера з транспорту (П.І.Б.), водія (П.І.Б.) та економіста (П.І.Б.), склала справжній акт про те, що було здійснено контрольний замір витрати палива на автомобіль (марка) ____, міський номер ____, пробігом з відривом 100 км.

За маршрутом:

Живлення палива вироблялося із мірного бачка №____________.

На початок контрольного виміру в баку було __________________.

На кінець контрольного виміру у баку залишилося _______________.

Показ лічильника спідометра на початку виміру ______________.

Показ лічильника спідометра наприкінці виміру _______________.

Витрата палива ____________________л.

В результаті контрольного виміру виявилося:

витрата палива на 100 км пробігу становив ________________ л.

Підписи членів комісії:

Види дорожніх листів.

Нині існують такі види дорожніх листів, форми яких затверджено Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку роботи будівельних машин та механізмів, робіт в автомобільному транспорті»:
- № 3 «Шляховий лист легкового автомобіля»,
- №3 спец. «Шляховий лист спеціального автомобіля»,
- № 4-с «Шляховий лист вантажного автомобіля»,
- № 4-п «Шляховий лист вантажного автомобіля».

Для обліку руху дорожніх листів призначено «Журнал обліку руху дорожніх листів» (форма № 8).

Дорожній лист спеціального автомобіля (форма № 3 спец.) є основним первинним документом обліку роботи спеціального автомобіля та підставою для нарахування заробітної плати водієві.

Одним із основних показників, за яким визначається нормована кількість палива, є пробіг автомобіля. Пробіг визначається на підставі показань спідометра, які обов'язково відображаються в колійному листі. Тому матеріально-відповідальна особа – диспетчер чи механік КПП – має щодня знімати показання спідометра при виїзді автотранспорту з гаража та поверненні до гаража та заносити ці відомості до дорожнього листа. Крім того, матеріально-відповідальній особі з метою обліку цих даних доцільно вести журнал зняття показань спідометра. У цьому журналі кожну конкретну автомашину відкривається окремий розділ журналу, тобто відводиться кілька сторінок, що дозволяє заносити записи до журналу протягом року. Наприкінці року журнал закривається, а відомості про показання спідометра на 31 грудня переносяться до нового журналу.

Якщо підприємстві є автотранспорт, щодо нормованого витрати палива куди використовуються лише базові норми, то матеріально-відповідальній особі достатньо скласти довідку про пробіг автотранспортних засобів у наступній формі і передати їх у встановлені терміни в бухгалтерію підприємства.

Для нових моделей, марок і модифікацій автомобільної техніки, на які Мінтрансом Росії не затверджено базові норми витрати палива (відсутні в даному Керівному документі), керівники місцевих адміністрацій регіонів і підприємств вправі вводити в дію тимчасові норми, що розробляються ФГУП НДІАТ, в установленому порядку затвердження Мінтрансом Росії при перезатвердженні чи доповненні цього Керівного документа.
Для цього підприємству слід провести контрольний вимір норми витрати палива, результати якого оформити актом, приблизну форму якого наведено нижче, і на підставі наказу керівника підприємства ввести в дію тимчасову норму.

На підставі довідки бухгалтер визначає нормовану витрату палива по кожному автомобілю та порівнює отримані результати з фактичною витратою палива за даними дорожніх листів з метою уникнення необґрунтованого списання палива.

Поряд із карткою обліку витрати палива автомобілем ведуться накопичувальні відомості даних дорожніх листів про фактичну витрату палива за звітний місяць. Зазначені відомості приймаються працівниками бухгалтерії після звірки записів у них з дорожніми листами, про що на відомості працівника підприємства, що веде оперативний облік палива, робиться відповідна позначка.

На підставі підсумкових даних довідки про облік витрати пального за відповідний місяць фактична вартість витрачених ПММ списується на витрати виробництва.

У бухгалтерському обліку проводиться запис:
Дт сч.20 – Кт сч.10-3 - вартість ПММ списано витрати виробництва.