Журнал реєстрації актів існує для фіксації наявності конкретного роду документації. Для державних установ є обов'язковим до заповнення. Приватні компанії ведуть його лише за потребою. У них ставлення до подібних журналів набагато простіше. Проте ці позначки можуть стати в нагоді при відстоюванні позиції фірми в судових інстанціях, при різноманітних перевірках.
ФАЙЛИ
Зазвичай журнал реєстрації актів вводять у систему документообігу компанії, коли актів складається дуже багато. Якщо згодом необхідно знайти конкретний акт, то з журналом це можна буде зробити оперативно.
Види
Так як різновидів актів безліч, то й журналів їхньої реєстрації також дуже багато. Якщо одного виду актів, наприклад, перевірок з охорони праці, в організації складається велика кількість, то логічно буде запровадити для них спеціальний журнал. І так з усіма різновидами. Бувають випадки, коли в один журнал міститься безліч різних видів актів. Така практика поширена в малих та мікроорганізаціях.
Розрізняють такі види актів:
- Випробувань чогось. систем, зразків, технологій.
- Здачі та приймання чогось. Можуть здаватися і прийматися матеріальні цінності, документи, якісь важливі для компанії роботи.
- Реєстраційні.
- Передача. У тимчасове користування або між підрозділами однієї компанії.
- Знищення матеріальних ресурсів чи документів.
- Дозволяючі будь-які дії.
- Заборонні.
- Ревізії.
- Наданих послуг та виконаних робіт, у яких перераховуються конкретні дії організації підрядника.
- Порушення будь-яких правил, прийнятих у країні, регіоні чи компанії.
- Інвентаризації. Цього виду акти складаються спеціально скликаною комісією.
- Установчі.
- Акти звіряння.
- Папери про визнання чогось.
- Регламентуючі та конкретизуючі.
- Акти з розслідування причин аварій та нещасних випадків.
- Ліквідація компаній.
- Прокурорське реагування.
Значення
Крім того, що існування та ведення журналу може мінімізувати неприємні ситуації для організації в суді, він може стати в нагоді при необхідності оперативного пошуку.
Діяльність ніколи не можна виключати значення людського чинника. Якщо реквізити паперу губляться або вказуються неправильно, ці дані завжди можна буде подивитися в журналі. Таким чином, можна швидко перевіряти коректність зазначеної інформації.
Умови використання
Кожна організація обирає форму журналу, що найбільше застосовується до конкретних умов. Для того, щоб щоразу заново не «винаходити велосипед», існує кілька типових форм. Одна з них передбачає, що в основній таблиці має бути інформація певного плану. Якщо брати за приклад журнал реєстрації актів перевірок з охорони праці, то він матиме такі графи для заповнення:
- Порядковий номер запису.
- Дата проведення перевірки (якщо йдеться про акти будь-якої перевірки). У разі будь-яких інших видів актів реєструється дія, яка фіксується актом.
- Номер документа, що реєструється.
- ПІБ та посада особи, яка проводила перевірку.
- Відповідальний виконавець розпоряджень.
Існують і складніші, але й універсальніші журнали. Вони вимагають індивідуалізації під конкретний випадок.
Універсальний журнал реєстрації актів
Якщо книга призначена для реєстрації всіх різновидів документів, а не одного виду, то можна в основній таблиці розмістити стовпці з такими найменуваннями:
- Порядковий номер.
- Дата.
- Вид акту.
- Короткий зміст документа.
- ПІБ та посада укладача акта. Стовпець може бути як єдиний, так і поділений на дві частини.
- Хто був присутній під час складання акта. У цій графі перераховуються голова та члени комісії, які ставлять свої підписи.
- Виконані з урахуванням акта действия.
- Примітка. Тут можуть бути, наприклад, особлива думка одного з членів комісії або позначки про наявність візи керівника в документі, що реєструється.
Уніфікованої форми такого журналу немає. Тому якщо організація вирішила її застосовувати, її необхідно ввести в облікову політику організації.
Крім основної таблиці, папір повинен описувати реквізити організації, яка її веде (вони вказуються у верхній частині кожного журналу реєстрації), період ведення та ПІБ, посади та підписи відповідальних за ведення співробітників.
Оформлення
Журнал складається з обкладинки та основної частини. Обкладинка може бути як із звичайних листів А4, так і твердої палітурки. Другий зручніший при зверненні. Документ може вестись лише у друкованому вигляді, оскільки потребує наявності підписів відповідальних осіб. Обов'язкова вимога – вказувати терміни журналу. Ці дані вказуються на обкладинці відразу після назви.
Згідно з існуючими нормами, дата закінчення може залишатися незаповненою аж до початку ведення нового журналу. Зазвичай такого роду документацію розраховують на 1 рік використання. Це зручно, оскільки саме такий термін поділяє два звітні періоди у бухгалтерії. Та й зберігати та архівувати журнали з таким терміном зручніше.
Організація має право вписувати в журнал не всю документацію. Винятком є папери, які мають значення для перевіряючих організацій, державні загальноприйняті документи та ін. В інших випадках рішення, реєструвати акт чи ні, приймає відповідальний за документообіг компанії. У будь-якому випадку схема дій з цього питання має бути відображена в обліковій політиці організації.
Термін зберігання
Відповідно до існуючих норм термін зберігання журналу реєстрації актів становить 5 років. Якщо йдеться про будь-яку вхідну документацію, то вона може скоротитися до 3 років. Все залежатиме від характеру та виду реєстрованих актів, термінів їхньої дії та зберігання. Після того як термін зберігання журналу про реєстрацію актів минув, скликається спеціальна комісія з питання утилізації документів, складає підтверджуючий папір та знищує його.
Журнал ознайомлення з локальними нормативними актами – зразок можна завантажити за посиланням, яке знаходиться у статті. Крім того, публікація містить інформацію про те, як заповнюється журнал, рекомендації щодо структурування інформації.
Журнал ознайомлення працівників із локальними нормативними актами: загальні положення
З огляду на ст. 22 ТК РФ роботодавець має право видавати локальні акти. З ними він повинен знайомити всіх службовців, яких такі акти торкаються. Працівники, які приймаються на роботу, також повинні знайомитися з положеннями локальних актів, які були видані в організації, згідно ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
Щоб роботодавець міг довести факт ознайомлення службовців з локальною документацією, необхідно письмово фіксувати відомості про це.
Важливо! Якщо під час перевірки роботодавець зможе довести виконання вимог ТК РФ щодо необхідності ознайомлення службовців з локальними документами, він понесе відповідальність за ч. 1 ст. 5.27 КпАП РФ, що передбачає покарання у вигляді штрафу (до 5000 рублів для посадових осіб та до 50 000 рублів для юр. Особ).
Один із найзручніших способів фіксації відомостей про ознайомлення працівників з локальними актами — це їхнє внесення до спеціального журналу. Відповідальним за ведення та заповнення журналу може призначатися будь-який кадровий працівник або співробітник бухгалтерії.
Форму журналу законодавчо не закріплено. Вона може бути затверджена локальним актом керівника організації. Розглянемо, які відомості слід відобразити у журналі та як структурувати їх.
Інформація, що підлягає внесенню до журналу. Як структурувати відомості, що містяться у журналі?
Для зручності журнал слід заповнювати у вигляді таблиці. До нього необхідно внести такі графи:
- Порядковий номер запису.
- П.І.Б. службовців, які знайомляться з актами.
- Відомості про посаду працівника та структурний підрозділ, в якому він виконує обов'язки.
- Дату ознайомлення із локальною документацією.
- Підпис службовця.
Можна внести до журналу окрему графу, яка містить відомості про те, з якими локальними актами проводилось ознайомлення, проте набагато простіше окремо вказати, що здійснюється ознайомлення з усією локальною документацією, затвердженою в організації.
Структурувати інформацію можна по-різному. Якщо працівників небагато, достатньо вказати порядкові номери записів. Якщо штат великий, можна зробити сортування або за алфавітом, або за посадами.
Зразок журналу ознайомлення працівників із локальними нормативними актами
Зразок журналу може виглядати так:
Затверджено Наказом
директора ТОВ «ВегаПлюс»
Ідрісовим О.П.
№ 176-ж від 11.05.2005 року
Журнал ознайомлення з локальними нормативними актами
| № п.п. | Прізвище, ім'я, по батькові | Посада, структурний підрозділ | Дата ознайомлення | Підпис |
| 1 | Сухарєв Іван Микитович | Старший виконроб | 18.05.2017 | Сухарєв |
| 2 | Крижиков Олег Гаврилович | Молодший виконроб | 13.04.2016 | Крижиків |
| 3 | Ірисов Ільнур Миколайович | Юристконсульт | 15.09.2016 | Ірисов |
| 4 | Генров Роберт Робертович | Кухар | 17.06.2015 | Генров |
| 5 | Авзєєв Рінослав Онуфрійович | Пекар | 12.03.2017 | Авзєєв |
| 6 | Єршов Сергій Семенович | Кондитер | 16.08.2016 | Єршов |
| 7 | Єльцов Олександр Сергійович | Охоронець | 13.09.2015 | Єльцов |
| 8 | Авищева Ірина Семенівна | Маркетолог | 18.07.2016 | Авищева |
| 9 | Некрасова Юлія Ігорівна | Менеджер | 13.02.2017 | Некрасова |
| 10 | Юр'єва Ганна Германівна | Вахтер | 15.02.2017 | Юр'єва |
Таким чином, скласти журнал досить просто. Його форма то, можливо затверджена локальним актом керівника фірми. Крім того, за ведення документа може відповідати призначена наказом директора особа.
Повернутись назад на
Журнал реєстрації локальних нормативних актів – застосовується для реєстрації нормативних документів, що розробляються та затверджуються в організації (локальних нормативних актів).
Локальні нормативні акти - акти роботодавця, які мають у своєму змісті правила поведінки, обов'язкові для невизначеного кола осіб та розраховані на неодноразове застосування. Локальні нормативні акти встановлюють порядок організації та умови праці, характеризують систему управління працею загалом, всім працівників організації.
Трудове законодавство надає роботодавцям право приймати локальні нормативні акти, що містять норми трудового права, у межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами (ст. 8 ТК РФ).
Про склад локальних нормативних актів, обов'язкових кожної організації, йдеться у ТК РФ:
Укладаючи трудові договори, фахівці кадрових служб повинні наскільки можна, керуватися найменуваннями посад, спеціальностей, професій (із зазначенням кваліфікації), включеними до штатний розклад організації (ст. 57 ТК РФ);
уклавши трудовий договір з роботодавцем, працівник зобов'язаний дотримуватись чинних в організації правил внутрішнього трудового розпорядку (ст. 56,189,190 ТК РФ);
працівники організації повинні бути під розпис ознайомлені з документами, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов'язки у цій галузі (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
при змінній роботі кожна група працівників повинна виконувати роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (ст. 103 ТК РФ);
черговість надання оплачуваних відпусток визначається щорічно відповідно до графіка відпусток (ст. 123 ТК РФ).
Поряд із прямо передбаченими ТК РФ локальними нормативними актами роботодавець, здійснюючи локальну нормотворчість, може приймати й інші документи, що містять норми трудового права, необхідні для вирішення проблем у взаємовідносинах з працівниками.
При прийомі працювати (до підписання трудового договору) роботодавець має знайомити працівника під розпис із правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо з трудовою діяльністю працівника, колективним договором.
Розробка локальних нормативних актів має здійснюватися з урахуванням таких вимог:
Локальні нормативні акти, що регламентують режим та умови праці, приймаються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників (статті 103,123,135,144,162,190 ТК РФ);
штатний розпис, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції приймаються роботодавцем одноосібно;
інші локальні нормативні акти (наприклад, положення про персонал) можуть прийматися з урахуванням думки представницького органу працівників, що краще їх одноосібного прийняття, оскільки це свідчить про участь працівників та їх представників в управлінні організацією та про розвиток форм соціального партнерства (ст. 27 ТК РФ).
Особливістю деяких локальних нормативних актів є їхнє включення Держкомстатом Росії до складу уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. До таких документів належать штатний розпис (Форма Т-3) та графік відпусток (Форма Т-7).
Деякі види локальних нормативних актів
Обов'язкові документи:
Штатний розклад (Форма Т-3);
правила внутрішнього трудового розпорядку;
Положення про захист персональних даних;
Програма вступного інструктажу;
Положення про охорону праці.
Документи, які стають обов'язковими за певних обставин:
Колективний договір - обов'язковий, якщо хоча б одна із сторін (працівники чи роботодавець) виходили з ініціативою його укласти.
Положення про оплату праці та преміювання - обов'язково, якщо якісь з умов оплати праці та преміювання, що застосовуються у роботодавця, не відрегульовані в жодному іншому документі, наприклад, ні в трудовому договорі, ні в штатному розкладі.
Посадові інструкції є обов'язковими, якщо всі посадові обов'язки працівників не відрегульовані в трудових договорах.
Положення про атестацію та супутні атестації документи - обов'язково, якщо роботодавцем проводиться атестація працівників.
Графік змінності – обов'язковий за наявності змінної роботи.
Положення про комерційну таємницю - обов'язково, якщо у трудовому договорі зазначено, що працівник зобов'язаний комерційну таємницю зберігати.
та ін.
Реєстрація - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт створення, відправлення або отримання.
Реєстрація – підтвердження факту створення або отримання документа у певний час (день) шляхом внесення його у реєстраційну форму із присвоєнням номера та записом основних даних про документ. Як випливає з визначення, реєстрація, насамперед, надає юридичної чинності документу, т.к. фіксує факт його створення чи отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений і ще не існує.
Поточне трудове законодавство має на увазі обов'язок співробітників, які щойно надійшли на роботу, ознайомитися з локальними нормативами, що діють на території підприємства. Абсолютно кожен співробітник має пройти процедуру ознайомлення з основними документами, що стосуються його трудової діяльності.
До таких документів можна віднести наступний набір паперів:
- графік надання відпусток;
- розклад штатного характеру;
- колективну угоду;
- посадовий інструктаж;
- соціальне забезпечення;
- комерційна таємниця та конфіденційність інформації;
- становище, пов'язане з преміюванням.
Усі ці акти, згідно з діючими нормами законодавства, роботодавець зобов'язується надати працівнику для ознайомлення.
У рамках цієї документації враховуються лише ті положення, які безпосередньо пов'язані з діяльністю співробітника, що надійшов на роботу. Таке ознайомлення обов'язково відбувається під розпис.
І це не просто формальність: якщо цю вимогу буде проігноровано, є ймовірність нанесення адміністративного стягнення за статтею, пов'язаною з невиконанням вимог трудового законодавства.
Сплачувати штрафи не хоче ніхто, тож процес ознайомлення необхідно задокументувати та підтвердити підписом. Є кілька способівздійснення даного заходу:
- оформлення окремих листів з метою ознайомлення, а потім додаток їх до окремих положень, договорів, наказів, розпоряджень та інших паперів;
- проставлення розписів безпосередньо на аркуші;
- створення спеціального журналу, у якому регламентується порядок ознайомлення працівників із тими чи іншими нормативними актами та іншими формами документації.
Щодо наказних документів, пов'язаних із прийомом на роботу, відпустками та іншими персоналізованими елементами, ознайомлення з ними відбувається «під розпис», тобто на самому документі ставиться підтвердження. А що стосується внутрішніх нормативних актів, що стосуються кількох осіб одночасно, справа значно складніша, адже якщо на папері розписуватиметься кожен штатний співробітник, за підсумком на ній просто не залишиться вільного місця.
Тому роботодавцям доводиться заводити спеціальні листи та журнали, які включають всі ці інформаційні відомості. Особливо актуальними подібні документи для великих підприємств із великою середньообліковою чисельністю персоналу.
Що стосується нормативних актів і документів, що стосуються збереження персональних відомостей, вони повинні бути складені відповідно до Федерального закону №152 ФЗ «Про персональні дані». Оформлення листів ознайомлення здійснюється у формі таблички, це необхідно для зручності заповнення. Журнал обов'язково має бути прошнурований.
Для того, щоб з локальними документами могла ознайомитися більша кількість співробітників, потрібно вести журнал, що оформляється за аналогією з листами та іншими паперами.
Навіщо він потрібний
Знання співробітником внутрішніх нормативних актів та документів – запорука успішної та плідної роботи. Крім того, володіння подібною інформацією гарантує безпеку на виробництві та іншій робочій сфері. Є кілька причин, За якими не варто нехтувати ознайомленням з даним типом документації:
- Гарантія безпеки на виробництві, торгівлі, сфері послуг.
- Володіння інформацією про особливості роботи
- Отримання ставлення до трудовому процесі.
- Нормалізація взаємовідносин у колективі.
- Налагодження відносин між співробітниками та начальством.
- Структуризація діяльності всіх підрозділів.
- Послідовність роботи всіх ланок.
Що ж до необхідності самого журналу, він складається з метою систематизації всіх відомостей та його інтеграції на одну картину. Принцип дії такого документа простий і зрозумілий: співробітник знайомиться з правилами та локальними документами, а потім підтверджує цей факт у спеціальному журналі, проставивши своє ПІБ, дату, а потім підпис. Журнал зручний тим, що містить велику кількість сторінок, може розписатися кілька співробітників. Такий документ прослужить кілька років.
Що таке ЛНА? Відповідь на запитання – на відео.
Структура та склад
Якщо звернути увагу на класичний зразок цього документа, то можна зробити висновок, що структура, склад та форма максимально простими. Традиційно локальних нормативних актів (ЛНА), із якими необхідно ознайомити персонал, досить багато, отже під кожен із новачків слід виділити кілька сторінок.
При цьому структура залишиться колишнім і включатиме наступні важливі матеріали:
- посаду, на яку вступив новий співробітник;
- прізвище, а також ім'я та по батькові новачка;
- дата та час, у який відбувається візування документа;
- персональний підпис кожного працівника.
Якщо є бажання, листи можуть підлягати нумерації та прошиванню, але цей аспект не є вкрай обов'язковим. Як відповідальна особа за ведення такого документа виступає зазвичай кадровий фахівець. Якщо ж організація невелика, такою особою може бути безпосередньо сам керівник.
Терміни та порядки зберігання
Окремо варто згадати такі моменти, як особливості та терміни зберігання даного типу документації. Це питання не має під собою жодного регулювання з погляду законодавства, тому він вирішується силами виключно самої організації.
Найчастіше роботодавці встановлюють малі терміни зберігання таких журналів та листів, що становлять, наприклад, порядок 5 років. Це велика помилка, адже на практиці слід встановити більш тривалий час зберігання, адже більшість ЛНА зберігаються протягом тривалого часу, тому мають пролежати на підприємстві мінімум 10 років.
Крім того, левова частка співробітників, які ознайомилися з правилами багато років тому, може вимагати повторного ознайомлення. А без такого документа забезпечити доказ факту їх дотримання проблематично.
Також слід пам'ятати про Наказ, виданий Міністерством культури РФ №558, який містить дані про те, що всі ЛНА, а також розпорядження, накази, інструкції про особисті дані співробітників - це документи, що мають безперервний термін зберігання.
Тому найдоцільніше встановити аналогічні вимогита для журналу ознайомлення з ними. Особливо це стосується положень про структурні підрозділи організації, про оплату праці. Тому якщо працівники ставлять підписи особисто, термін зберігання має бути відповідним.
Зразок документа
Щоб мати уявлення про те, що є даним нормативним актом, необхідно ознайомитися з типовим зразком цього паперу. Затвердженої законодавчо форми журналу та аркуша не існує. Більше того, папір не є обов'язковим і навіть рекомендованим, тому законодавці ухвалили рішення обійти його своєю увагою.
Той факт, що організація вводить у документообіг цю форму, є добровільним. Тому саме від роботодавця залежить те, яким саме чином відбуватиметься вирішення цього питання.
У будь-якому випадку займатися розробкою потрібної форми доведеться самостійно. Головне, щоб вона включала всі необхідні відомості та нормативні акти, що підлягають ознайомленню з боку всіх співробітників. Сформований бланк має бути затверджений керівником фірми. У цьому немає нічого складного.
Традиційно шаблон виглядає у формі таблиці. Над таблицею пишеться назва нормативного акта, який підлягає ознайомленню, а потім до граф вносяться дані про співробітників – порядковий номер, посаду, ПІБ, підписи. Під таблицею ставляться дані про укладача документа, і навіть його підпис.
У законодавстві немає обов'язкового пунктуі про те, що документу слід надавати паперового вигляду. Журнал може бути і набір окремих аркушів, які поміщені в папку-швидкозшивач. Жодних візових та інших даних про те, що папір затверджений, ставити не потрібно, ні на титульному аркуші, ні за текстом самого документа. Єдине, що рекомендується врахувати, то це дату початку та завершення записів.
Таким чином, лист або журнал ознайомлення з ЛНА є особливим документом, який складається в рамках індивідуального порядку і визначається безпосередньо керівництвом організації.
Існує ще одна форма табличного шаблону даного документа, вона виглядає приблизно в такий спосіб:
- Перший стовпець – це порядковий номер працівника, який проходить ознайомлення з умовами праці.
- Другий стовпчик передбачає вказівку ПІБ.
- У третьому стовпці показано посаду.
- Далі слідує структурний підрозділ, у якому співробітник виконує свої прямі посадові обов'язки.
- Відмітка, що ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку пройдено.
- Підтвердження ознайомлення із положеннями про атестацію.
- Відмітка про розуміння положень комерційної таємниці.
- Доказ факту перевірки обробки персональних даних.
- Відмітка про прочитання норм з оплати праці співробітників та їхнє преміювання.
Крім цих пунктів можуть бути й деякі додаткові положення, які залежать від індивідуальної ситуації.
Як оформити ознайомлення з ЛНА та наказами під розпис? Відповідь на запитання – на відео.
Журнал ознайомлення з локальними нормативними актами – зразок його оформлення представлено у нашій статті. Він може знадобитися як з вимог закону, і з об'єктивних причин. Які особливості цього документа розглянемо далі.
Для чого потрібний журнал ознайомлення з локальними нормативними актами
Відповідно до положень ст. 22 і 68 ТК РФ роботодавець зобов'язаний під розпис знайомити співробітників, як нових (що приймаються на роботу), так і вже працюючих, з локальними нормативними актами (далі - ЛНА), юрисдикція яких зачіпає їхню трудову діяльність.
Крім того, згідно з п. 8 ст. 86 ТК РФ працівники повинні ознайомлюватися з ЛНА, що регулюють порядок обробки персональних даних у фірмі.
Важливо! Крім того, що ознайомлення співробітників з ЛНА - обов'язок фірми-роботодавця за законом, відповідна процедура важлива з точки зору юридичного закріплення обов'язків співробітника, не передбачених трудовим договором, посадовою інструкцією та іншими нормативами, але критично значущих при вибудовуванні трудових правовідносин між цим співробітником та роботодавцем.
Наприклад, якщо працівник не ознайомився з положенням про комерційну таємницю (типовим для багатьох підприємств ЛНА), фірма не матиме права пред'являти йому будь-які претензії щодо витоку секретних відомостей за межі підприємства. У свою чергу, якщо співробітник підписом підтвердив своє ознайомлення з відповідним ЛНА, фірма зможе притягнути його до відповідальності.
Процедуру ознайомлення працівників із тими чи іншими ЛНА законодавчо не регламентовано. На практиці вона може бути здійснена шляхом використання журналу, що розглядається у цій статті.
Структура журналу
У цьому документі найчастіше фіксуються:
- ЛНА, затверджені в організації на момент подання журналу на підпис;
- П. І. О. та посади працівників, які повинні завіряти своїм підписом факт ознайомлення з тим чи іншим нормативним актом;
- структурні підрозділи, у яких здійснюють трудову діяльність працівники, які розписуються у журналі;
- дати ознайомлення працівників з ЛНА.
У структурі журналу також мають бути передбачені графи для проставлення підписів працівників, які засвідчують їхнє ознайомлення з ЛНА, наведеними у переліку.
Документ затверджується керівником підприємства.
Де завантажити зразок журналу
Завантажити заповнену форму журналу ознайомлення з ЛНА можна на нашому порталі. Ми підготували для вас джерело, оформлене відповідно до структури, розглянутої нами у статті.