Кто должен оплачивать трудовую книжку новому сотруднику. Приобретение трудовой книжки

При оформлении на работу выяснилось, что у нового сотрудника закончилась трудовая. Нужно приобрести вкладыш в трудовую книжку. Кто должен покупать вкладыш? Кто должен оплатить эти расходы? Если за счет работника, как провести оплату? Ответы на эти вопросы – в статье.

Трудовая закончилась, вшиваем вкладыш

Трудовая книжка – это документ работника, подтверждающий его трудовой стаж. Все работодатели, как организации, так и предприниматели (частные нотариусы, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты) должны вести трудовые книжки своих работников, если они проработали у них больше 5 дней, и это место работы является основным (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Вследствие этого трудовая книжка входит в список документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ). Конечно, это касается только работников для кого данное место работы не первое, и поэтому трудовая книжка у них уже есть.

На практике случается, что кадровому работнику нужно внести новую запись в трудовую, а места для этого недостаточно: закончилась трудовая книжка. Кто должен покупать вкладыш?
Так как ведением трудовых по закону занимаются работодатели, то именно кадровики предприятия должны озаботиться тем, чтобы приобрести и вшить такой вкладыш в трудовую книжку работника (п. 44, 46 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Казалось бы, почему не использовать другие разделы трудовой? Ведь в них может остаться место, которого хватит для последующих записей. Но так делать нельзя. На случай, если места для новой записи не осталось, предусмотрены вкладыши в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Важно знать, что отдельно от книжки вкладыш недействителен. После подшивки он становится частью трудовой книжки, поэтому даже нумерация записей продолжается в том же порядке.

Порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек

Статья 66 Трудового кодекса РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек , изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек .
В соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя .
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрена не только кадровая служба, но и должность специалиста по работе с персоналом. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры и другие работники, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору.
Пример
(применяется в небольших организациях). В крупных организациях, имеющих в своей структуре кадровые службы, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этой службы. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.
Работа с трудовыми книжками, как и с другими документами кадровой службы, начинается с момента их приема-передачи в связи со сменой работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства. При этом составляется акт по результатам проверки фактического наличия кадровой документации, в т. ч. трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.
Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен позаботиться о наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, даже если в настоящий момент они не требуются для оформления впервые поступающих на работу.
Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил: ""Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее".
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка согласно п. 41 Правил должны быть внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Эта книга ведется бухгалтерией (кассиром) по установленной в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 (приложение 2) форме, включающей 12 граф.
В связи с этим главный бухгалтер должен контролировать наличие у кассира данной учетной книги установленной формы, а также своевременность и правильность ее заполнения.
Следует обратить внимание на установленный Правилами порядок выдачи из бухгалтерии бланков трудовых книжек и вкладышей в них лицу, ответственному за их ведение.
Бланки выдаются по заявке работника кадровой службы.

По окончании каждого месяца в бухгалтерию должен представляться отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил взимает с него плату, размер которой определяется расходами на их приобретение. Плата за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них не взимается при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34) и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (п. 48).
Можно ли оформлять работникам трудовые книжки и вкладыши в них без взимания платы? Несмотря на то, что такой порядок работы с трудовыми книжками не предусмотрен в постановлении Правительства РФ, его вполне можно практиковать, включив в правила внутреннего трудового распорядка организации.
Заполняемые кадровой службой трудовые книжки и вкладыши в них, а также трудовые книжки, предъявляемые работниками при приеме на работу, должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.03 № 69).

Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них

Согласно п. 41 Правил, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Необходимость заверения этих книг для исключения фальсификаций в записях не вызывает сомнений, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении названных книг. Практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.
Учет и хранение трудовых книжек
Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно, прежде всего, принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе; проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них; проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников; проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категориями принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).
При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т.п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий.
Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Оформление трудовой книжки впервые

Согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке (п. 42 Правил).
До настоящего времени, несмотря на утверждение приказом Минфина России от 22.12.03 № 117н Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.
Необходимо подчеркнуть, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником утвержденным Порядком не предусмотрено и является прямым нарушением этого Порядка. Совершенно очевидно, что работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть зарегистрированы лишь те, заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих названных книгах.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.
Так, статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях установлено, что нарушение законодательства о труде, куда относится также нарушение правил ведения трудовых книжек, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.

Общество с ограниченной ответственностью «Рондо»
(ООО «Рондо»)

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель (подпись) А.А.Кузнецов
г. Москва

АКТ № 5
о списании испорченных бланков
трудовых книжек

«20» апреля 2010 г.
Комиссия в составе:
главного бухгалтера Волковой Ирины Павловны,
начальника отдела кадров Шапкина Тимофея Олеговича,
кассира Яковлевой Марины Алексеевны,
назначенная приказом от 02 марта 2010 г. № 25,
составила настоящий акт в том, что за период с 01 апреля 2010 г. по 20 апреля 2010 г. были испорчены бланки трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку):

в количестве двух штук, которые 20 апреля 2010 г. были уничтожены путем измельчения и подлежат списанию.

Председатель комиссии главный бухгалтер (подпись) И. П. Волкова

Члены комиссии: начальник одела кадров (подпись) Т.О. Шапкин

Вкладыш в трудовую книжку - кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки. Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Не знаете свои права?

За чей счет приобретается бланк?

Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку ? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает...

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника. Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п. 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша , так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа. В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились. В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

в Правилах , закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
в Инструкции , закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка . Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил , так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа - трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя ( , пункт 3 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, - обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Например:

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

С.Р. Алферову

ЗАЯВКА

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе - вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

Кто покупает вкладыш в трудовую книжку и неправильное оформление трудовой

Организация обнаружила неправильно оформленную запись в трудовой книжке сотрудника. Предыдущий работодатель оформил запись об увольнении сотрудника в разделе «Сведения о поощрениях», а ответственный в организации за ведение трудовых книжек сотрудник продолжил неправильное оформление записей, сделав запись о приеме на работу в организацию в этом же разделе.
Как правильно исправить ошибки, если требуется оформить вкладыш в трудовую книжку: первая запись во вкладыше будет о недействительности предыдущих записей? Какую дату нужно указать при оформлении вкладыша?

Работодатель потерял трудовую книжку работника

В процессе трудовой деятельности работника трудовая книжка всегда находится в распоряжении работодателя. На практике возможны ситуации, когда работодатель потерял трудовую книжку. Что делать в такой ситуации работнику и работодателю? Постараемся дать ответ на этот вопрос для обоих субъектов трудовых правоотношений.

Основной негативный момент заключается в том, что для оформления дубликата работнику необходимо каким-то образом подтвердить свой стаж и периоды трудовой деятельности до момента трудоустройства к работодателю, который потерял трудовую книжку работника. Вопрос, что делать в этом случае, напрямую законодательством не урегулирован.

Вкладыш в трудовую книжку покупает работодатель

По закону организация (предприниматель), снабдившие работника вкладышем в книжку, могут брать с него плату. Размер этой платы устанавливается в зависимости от затрат работодателя на приобретение вкладыша (п. 47 Правил, утв. постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто покупает трудовую книжку работодатель или работник

— Пришел я в одну фирму устраиваться экспедитором. Поговорил с начальством, показал резюме, обсудил условия работы. Все было замечательно. Как вдруг в отделе кадров мне говорят: «Надо заплатить за копии ваших документов». Ну, я заплатил. Потом еще: «Из зарплаты вычтем стоимость форменной одежды». Ладно, думаю, пусть. Но потом начались форменные поборы: за разбитый груз, хотя это была не моя вина, штрафы за опоздание, за курение на рабочем месте… Зарплату я получил в два раза меньшую, чем рассчитывал. В общем, плюнул на такую работу, нашел другую.

В соответствии с пунктом 47 Правил, при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с сотрудника плату. Размер этой платы определяется исходя из расходов на их приобретение. Правда, если работник кадровой службы допустил ошибку при первичном заполнении самой трудовой книжки или вкладыша в нее, или книжка (дубликат) пришли в негодность не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку. Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно. Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Продажа работодателем сотруднику бланка трудовой книжки и вкладыша к ней

Трудовая книжка – личный документ. Но, несмотря на это, хранить его следует работодателю. Чаще всего трудовые книжки находятся в отделе кадров. Все книги, которые изымаются у сотрудников при приеме на работу, подлежат регистрации в книге учета движения трудовых и их вкладышей. Данный документ ведется службой отдела кадров. В соответствии с пунктом 35 Правил работодатель обязуется выдать сотруднику его трудовую книгу с записью об увольнении в день расторжения договора о труде.