У поточній діяльності будь-якої компанії може статися ситуація, коли виникне необхідність передачі майна на тимчасове збереження іншому підприємству. І тут створюється спеціальний документ – акт прийому передачі відповідальне зберігання.
ФАЙЛИ
Що входить у поняття «відповідальне зберігання»
Взагалі, в російське законодавствотакий термін відсутній. Насправді під ним розуміється передача товарно -матеріальних цінностейвід однієї особи іншій (фізичній чи юридичній) на будь-який проміжок часу під повну матеріальну відповідальність за певну плату. Місцем зберігання зазвичай є склад чи інше приміщення, при цьому призначене (наприклад, ангар, гараж, база тощо.).
Які товари можна передавати на відповідальне зберігання
Оскільки прийом товарно-матеріальних цінностей на зберігання під відповідальність належить до професійної підприємницької діяльності, не регламентованою строго законом, перелік товарів завжди визначається індивідуально. Зазвичай до зберігання приймаються будь-які вироби, обладнання, техніка, транспорт і т.п., тобто всі, крім продуктів харчування, що швидко псуються.
Навіщо потрібний акт, його значення
Роль акта приймання-передачі на відповідальне зберігання досить проста – він засвідчує факт того, що власність компанії перейшла до інших рук на якийсь тимчасовий відрізок. Документ закріплює дію раніше укладеного договору, інакше кажучи, він є підтвердженням виконання однієї з основних умов договірних відносин.
З моменту підписання акта вся відповідальність за збереження майна переходить до сторони, що прийняла його.
Якщо товару буде заподіяно якесь псування, він буде частково або повністю втрачено, на основі цього акта надалі можна буде подати позов до суду про стягнення завданих збитків.
Якщо ж товарно-матеріальні цінності будуть повернуті в повному обсязі та в встановлений термін, то необхідно буде скласти новий акт, що свідчить про це.
У який момент робиться документ
Акт завжди оформляється безпосередньо у момент прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей. Саме цю дату треба ставити в документі. Заповненням акта займається зазвичай представник фірми, що приймає.
Як сформувати акт, особливості бланку
Якщо ви вивчаєте цей матеріал, значить, майже напевно перед вами поставлене завдання щодо формування акта приймання-передачі на відповідальне зберігання. Перш ніж дати вам детальне уявлення про документ, надамо загальну інформаціюяка має відношення до всіх таких паперів.
По перше, майте на увазі, що на сьогоднішній день уніфіковані формуляри скасовані, тобто практично будь-які акти зараз можна писати у довільному вигляді. Звичайно, якщо керівництво вашої організації встановило вимогу про формування даного акта за шаблоном, що діє всередині компанії, слід робити документ за його типом. Також допустимо оформляти акт за раніше обов'язковим до застосування зразком – формою МХ-1, – такий варіант звільняє вас від необхідності продумувати в повному обсязі структуру та зміст документа. Крім того, на свій розсуд і залежно від обставин, ви можете його розширювати або, навпаки, прибирати з нього непотрібні рядки та таблиці. Добре, якщо вид бланка (стандартний чи ні) буде позначений у локальних паперах підприємства.
По-друге, Ви можете взяти для акту звичайний лист будь-якого зручного вам формату - переважно А4 або А5 або фірмовий бланк компанії. Можете заповнювати документ вручну або вносити потрібні відомостіна комп'ютері, при цьому, якщо ви вибрали другий спосіб, після остаточного формування, акт роздрукуйте – це потрібно для того, щоб присутні під час прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання особи могли поставити під ним свої автографи.
Робіть акт у двох примірниках – один із них віддайте представнику компанії, від якої прийнято майно, другий залиште у себе. Він стане в нагоді в тому випадку, якщо до вас буде пред'явлена претензія про псування або втрату товару. У міру потреби можете акт і розмножити, тільки обов'язково завірте всі копії потрібними підписами.
Відомості про акт внесіть у спеціальний журнал обліку – він має бути у кожній організації, яка надає послуги зі зберігання чужого майна. Акт зберігайте протягом періоду, який встановлено за законом або протягом терміну, зазначеного в облікової політикивашої компанії.
Зразок акта приймання-передачі на відповідальне зберігання
Зрештою, ми наблизилися до основної частини нашої статті – прикладу. За основу ми взяли раніше загальноприйнятну форму МХ-1. Треба сказати, що цей документ хоч і не надто важкий, але має деякі тонкощі та нюанси, на яких варто акцентувати увагу. Скориставшись нашими рекомендаціями і на основі представленого нижче зразка, ви без особливих зусиль створите свій акт.
- Спочатку документа напишіть назву та адресу підприємства, яке бере товарно-матеріальні цінності на відповідальне зберігання,
- потім найменування структурного підрозділу, де безпосередньо перебуватиме майно, що приймається.
- Далі аналогічно внесіть відомості про організацію, яка тимчасово розлучається зі своєю власністю.
- Праворуч у табличці позначте коди ОКПО обох компаній, дайте посилання на договір, згідно з яким дієте (позначте номер та дату його укладання).
- Після цього сам акт також пронумеруйте та датуйте.
Потім іде основний блок. Тут автоматично фіксується факт прийому-передачі майна, вам потрібно вписати лише точну назву місця зберігання та термін, протягом якого воно має здійснюватись. У табличці нижче вкажіть ідентифікаційні характеристики цінностей, що приймаються (назва, кількість, вартість тощо).
Але зворотній сторонібланка підсумуйте: скільки всього товарно-матеріальних цінностей і яку суму було прийнято. Завірте документ необхідними підписами, вказавши посади та ПІБ відповідальних осіб.
Коли товарно-матеріальні цінності підприємства передають зберігання іншої організації, складається форма МХ-1: акт приема-передачи відповідальне зберігання. Зразок, бланк та посібник із заповнення - нижче на сторінці.
Завантажити бланк МХ-1 в excel
Під час передачі ТМЦ компанії спочатку укладають договір зберігання. У ньому прописуються умови, винагорода та інші деталі. Після цього складають акт прийому-передачі за договором відповідального зберігання. Його можна оформити на певний термін або до запитання.
Акт приймання-передачі відповідального зберігання товару МХ-1 становлять у момент передачі ТМЦ. Зазвичай, документ заповнює представник компанії, яка приймає майно на зберігання. Розберемо як заповнювати накладну МХ-1.
Акт приймання-передачі на відповідальне зберігання: зразок
У шапці форми МХ-1 вкажіть:
- реквізити організації, яка зберігатиме ТМЦ,
- відомості про передає майно компанії,
- номер документа та дату його складання,
- інформацію про договір зберігання.
Потім іде основна частина документа. Акт приймання-передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання має містити:
- вказівку на місце зберігання ТМЦ,
- відомості про товар: назву, характеристику, кількість, ціну та вартість,
- підсумкову суму,
- умови зберігання.
Підписати документ мають два співробітники: той, хто прийняв ТМЦ, та той, хто їх передав. Звіртеся з нашим актуальним у 2019 зразком заповнення форми МХ-1 – у ньому є всі необхідні рядки та поля.
З моменту підписання форми МХ-1 відповідальність за збереження майна переходить до компанії, яка його зберігатиме. Вона бере на себе всі ризики псування або втрати ТМЦ.
Зверніть увагу, що в Моєму складі можна безкоштовно завантажити не тільки бланк МХ-1, але і багато інших необхідних для роботи документів. Зареєструйтесь та оцініть переваги роботи в сервісі: заощадите до 70% часу на паперовій роботі, уникайте помилок під час заповнення, а також у системі автоматично буде створено архів. Всі бланки можна завантажити безкоштовно, вони актуальні та відповідають законодавству.
Хоча накладна МХ-1 заповнюється досить просто, іноді виникають питання. Ми відповіли на часто задаються з них.
Чи обов'язкова до застосування форма МХ-1, чи ми можемо розробити свій бланк?
Можете створити свій. Головне – щоб він містив усі обов'язкові реквізити. Дивіться наш акт прийому-передачі на відповідальне зберігання, зразок містить усі необхідні поля.
Нова форма "Акт про прийом-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 09.08.1999 N 66.
Докладніше про застосування форми МХ-1:
- Чи має право ТОВ організувати електронний документообіг форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в електронному вигляді із застосуванням електронних підписів?
Складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 у... , складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 у... , складати та зберігати документи форм МХ-1 , МХ-3, МХ-20 в... складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3 та МХ-20.
- Зберігання на товарному складі
Зберігання». Номер форми Найменування форми МХ-1 Акт про прийом-передачу товарно... -матеріальних цінностей на зберігання (форма №МХ-1) застосовується для обліку приймання-передачі... , поліклініки, освітні установи. Акт форми МХ-1 складається представниками організацій зберігача і є на підставі актів форми МХ-1. Прийом товарно-матеріальних цінностей на...
- Як правильно оформити прийом на зберігання автомобільної гуми?
Такої, що є. Акт за формою МХ-1 складається при прийомі товарно-матеріальних... видавати Акт за уніфікованою формою МХ-1. Повернення товару із зберігання оформляється... використовуються Акти за формою N МХ-1 та N МХ-3. Бухгалтерські...
- Які форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами, залишаються обов'язковими для застосування у 2013 році?
Складського зберігання, наприклад, за формами МХ-1, МХ-2, МХ-3 та...
- Зберігання на товарному складі
На зберігання застосовується уніфікована форма№МХ-1. При поверненні майна поклажедавцю застосовується...
- Зберігання сільськогосподарської продукції
На зберігання застосовується уніфікована форма №МХ-1. При поверненні майна поклажедавцю застосовується...