Як заповнювати форму т 2 зразок. Заповнення картки Т2 (зразок)

Коли ухвалено рішення про те, що кандидат на вакансію працюватиме на даному підприємстві, та наказ на його прийом оформлений, фахівцям кадрового відділубажано скласти регістр особиста картка співробітника. Вона хоч і не належить до обов'язковим документам, які мають бути оформлені на працівника, але у деяких випадках законодавство вимагає її наявності.

При вступі до організації працівник подає певний пакет документів, що підшивається до його особистої справи. Щоб узагальнити та зібрати всю наявну інформацію про нього в одному бланку, а згодом відображати відомості про його роботу, використовується особиста картка працівника.

При цьому, якщо здійснюється заповнення даного бланка на підприємстві, то картка має бути оформлена у відділі кадрів на кожного працівника, зайнятого як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

Крім цього, вона є регістром, який обов'язково необхідний для цілей військового обліку на підприємстві. Фахівці військкомату здійснюють контроль не тільки за правильністю оформлення, а й за повнотою та актуальністю інформації, що міститься в ній.

Бажано на підприємстві позначити відповідального для цього. При цьому також слід враховувати, що до картки занесено персональні дані, що підлягають захисту на підприємстві відповідно до законодавства.

Увага!Періодично працівник повинен перевіряти відомості, що фіксуються у його особистій картці, та підтверджувати їх правильність відображення своїм підписом.

Росстатом передбачено стандартизовану особисту картку т 2. Підприємству надано право на її основі створювати власний регістр обліку персональних даних.

У більшості програмних комплексіввикористовується уніфікована формаяка заповнюється в автоматичному режимі на основі даних, раніше внесених до програми.

Картка працівника і в паперовому, і в електронному виглядіповинна зберігатися у захищеному місці з фіксованим доступом. При цьому доступ до нього повинні мати лише затверджені керівником особи.

Важливо!Після звільнення працівника форма Т-2 передається для зберігання до архівної служби підприємства, у якій відповідно до законодавства вона має перебувати 75 років.

З яких документів заповнюється особиста картка?

Вся інформація, що міститься в картці, вноситься на підставі збираються. Вони можуть надаватися працівником або оформлятися на підприємстві.

На підставі яких документів може бути заповнена картка працівника форми Т-2:

• Основним документом, який слід відобразити у картці, є .
• Паспорт.
• СНІЛЗ.
• ІПН (при цьому даний документне відноситься до обов'язкових, необхідних під час працевлаштування).
• Атестат чи диплом про освіту.
• Військовий квиток.
• Дані про сімейне становище заповнюються виходячи з інформації, що міститься в , раніше оформленої співробітником (за її наявності) або представлених ним копій свідоцтв про шлюб, про народження тощо.
• Стаж роботи кадровик може взяти з трудовий працівник, а за її відсутності (робота за сумісництвом) на підставі поданої працівником довідки з основного місця роботи, яка містить ці відомості.

Увага!Надалі до неї необхідно вносити інформацію на підставі наказів про прийом, про надання відпустки, переведення, заохочення, звільнення тощо.

Бланк та зразок особистої картки

Співробітника у форматі Word.

Завантажити у форматі Excel.

Завантажити .

Особиста картка працівника форма Т-2 зразок заповнення 2017

Розглянемо з прикладу форма т-2 зразок заповнення.

Спершу заповнюється шапка бланка. Сюди записується повна назва компанії та код ОКПО.

Потім записується дата оформлення документа, присвоєний табельний номер, коди ІПН та СНІЛЗ. Далі проставляються перша буква прізвища, характер роботи, вид діяльності (основна, сумісництво), стать працівника у вигляді букви.

Загальні відомості

Спочатку у двох графах праворуч вказуються реквізити укладеного із співробітником трудової угоди.

У графи 1-3записуються повні П.І.Б., дата та місце народження. У графах справа до даних вказуються коди по довідникам.

У графі 4проставляється громадянство.

Графа 5містить інформація про іноземну мову, якою володіє працівник та ступінь знання – наприклад, «володію вільно» або «Читаю та перекладаю зі словником».

У графу 6записується здобута освіта, назва навчального закладу, дані про отриманий підтверджуючий документ.

У графу 7заноситься найменування професії, за якою працює співробітник.

Інформація в графу 8заноситься із трудової книжки. Тут вказується стаж на фіксовану дату (зазвичай це момент оформлення).

Графи 9-10- відомості про перебування у шлюбі та найближчих родичів.

У графу 11записуються дані документа, що встановлює особу.

У графі 12слід відобразити адреси прописки та фактичний, а також контактний телефон.

Відомості про військовий облік

У цей розділ інформація вноситься тільки для працівників-чоловіків за даними військового квитка або приписного посвідчення.

У графу 1записується категорія запасу. Вона не заповнюється офіцерського складу.

У графу 2заноситься звання. Якщо співробітник лише збирається на військову службу, то в цьому полі проставляється «підлягає призову».

У графі 3вказується тип складу – медичний, солдати тощо.

У графі 4записується код набутої спеціальності.

У графі 5літерою від "А" до "Г" записується ступінь придатності до військової служби.

У графі 6вказується назва військкомату, де працівник перебуває на обліку.

У графу 7записують дані про стан обліку. Позначки тут потрібно робити лише олівцем.

У графу 8заноситься інформація про зняття з обліку.

Прийом на роботу та переклади на іншу роботу

Картка т2 містить інформацію про переміщення працівника між структурними підрозділамикомпанії.

Тут записуються дата переказу, назва підрозділу та посади, відомості про зарплату на новому місці, інформація про наказ, згідно з яким проводилося переміщення.

Остання графа - це особистий розпис працівника, який він ставить на підтвердження ознайомлення із внесеною інформацією.

Атестація

Сюди записуються підсумки проведення для підприємства атестації. У першій графі відображається дата проведення. Далі вказуються рішення комісії з даному співробітникута інформація про протокол проведення атестації.

Остання графа - підстава, вона може залишатися порожньою, або ж сюди заносяться дані наказу, яким ухвалено рішення провести атестацію в компанії.

Підвищення кваліфікації

В особисту картку працівника записується інформація про факти проходження співробітником курсів підвищення кваліфікації. У перші дві графи фіксуються дати, протягом яких проходили курси.

Потім вид перекваліфікації, назва навчального закладу, в якому проходили курси та інформація про документ, що підтверджує проходження курсів. Остання графа є підставою для перекваліфікації, зазвичай це дані про наказ, згідно з яким співробітник вирушив на навчання.

Професійна перепідготовка

Сюди записується інформація щодо проведення перепідготовки. Тут зазначаються період проходження перепідготовки, найменування професії, якою провозилася вона, інформація про документ, виданий на підтвердження навчання та підставу направлення на навчання.

Заохочення та нагороди

Сюди заносяться всі види нагород, які працівник отримує під час роботи у компанії (премії, грамоти, цінні подарунки тощо. буд.). У першу графу записується назва заохочення, а наступні – підстава (дані про наказ, який встановив факт видачі заохочення).

Відпустка

У цьому розділі особистої картки працівника записуються всі факти надання йому часу відпочинку. При цьому сюди необхідно заносити абсолютно всі відпустки - основну, додаткову, навчальний і т. д., незалежно від їх оплати.

Спочатку вказується найменування періоду відпустки. Далі записуються періоди робочого дня, протягом якого він надається (сюди, наприклад, вноситься робочий рік, протягом якого оформляється оплачувану відпустку), тривалість відпочинку і дати початку і завершення відпочинку.

Остання графа – підстава для відпустки, сюди записуються дані наказу, яким співробітнику надається відпустка.

Соціальні пільги

Сюди записується інформація у разі, коли співробітнику надаються умови праці, поліпшують його становище. Наприклад, якщо працівник має інвалідність 3 групи, то згідно із законом йому встановлюється скорочений робочий день.

У таблиці слід зазначити найменування пільги, потім відомості про документ, який підтверджує її. В останній графі записується підстава надання. Сюди, наприклад, можна заносити реквізити нормативного документа, який встановлює таку льготу.

додаткові відомості

Сюди вноситься якась інформація, яку не можна зарахувати до жодного з попередніх розділів, але вона дуже важлива. До такої можна віднести, наприклад, наявність прав водія. В цьому випадку в розділ записуються номер документа, категорія та термін їхньої дії.

Підстави припинення трудового договору

У цьому розділі закінчується складання документа форма т-2. Сюди інформація записується тоді, коли припиняє діяти трудова угодазі співробітником.

Кадровик при внесенні інформації повинен записати причину звільнення, дату та інформацію про наказ (дата його оформлення та номер). Зробивши це, кадровий співробітник перевіряє правильність внесення даних, і підтверджує це своєю особистим підписом.

Важливо!З оформленим документом потрібно ознайомити працівника, який звільнився, який на підтвердження цього факту повинен підписати особисту картку працівника.

Є однією з уніфікованих форм первинної облікової документаціїз обліку праці та її оплати. Форму затверджено Постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1 . Незважаючи на те, що з 01.01.2013 застосування цієї форми не є обов'язковим (Інформація Мінфіну № ПЗ-10/2012), вона продовжує широко використовуватись. І це не випадково, адже в особистій картці міститься вся необхідна для роботодавця інформація про своїх працівників.

Ті відомості, яких у особистій картці немає, можуть бути туди додані, адже роботодавець може змінити форму та зміст бланку Т-2.

Для обліку інших даних про працівника роботодавець може також разом із уніфікованою формою заводити й інші картки. Наприклад, особисту картку водія, форму та зразок заповнення якої ми розглядали в окремому .

Важливо пам'ятати, що з збиранні та зберіганні особистих даних працівників необхідно забезпечувати захист їх персональних даних.

Особиста картка (форма Т-2) складається з 11 розділів:	Номер розділу	Найменування розділу
Які відомості відображаються	I	Загальні відомості
П.І.Б. працівника, дата та місце народження, знання іноземних мов, освіта, стаж роботи, стан у шлюбі, склад сім'ї, дані про паспорт та місце проживання працівника та ін.	Відомості про військовий облік	II Категорія запасу,військове звання
, категорія придатності до військової служби та ін.	III Прийом на роботу	та переклади на іншу роботу
Дати та підстави прийому та переведення працівника на іншу роботу, посаду, оклад та ін.	Атестація	IV
Дати атестації, рішення комісій та ін.	Підвищення кваліфікації	V
Дати початку та закінчення навчання, види підвищення кваліфікації, найменування освітніх установ та ін.	Професійна перепідготовка	VI
Дати початку та закінчення перепідготовки, спеціальність та ін.	VII	Нагороди (заохочення), почесні звання
Найменування нагород чи заохочень, найменування, номер та дата документа, що є підставою для нагороди (заохочення)	Відпустка	VIII
Види відпусток, періоди роботи, за які надається відпустка, її тривалість, дати початку та закінчення, підстави для відпустки	IX, Соціальні пільги	на які працівник має право відповідно до законодавства
Найменування пільг, їх заснування, номер та дата документа, що дає право на пільгу	X	додаткові відомості
Наприклад, про час відсторонення від роботи, періоди простою та ін.	XI Підстава припиненнятрудового договору	Вказується підстава звільнення, дата звільнення та реквізити відповідного наказу

Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок та порожній бланк особистої картки працівника

ФАЙЛИ

Як улаштована форма. Основні особливості

Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.

Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

• 1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
• картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
• для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
• оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони часто ведуть карти власним бажаннямвикористовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант - створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

• договір про прийняття на роботу;
• наказ, виписаний роботодавцем;
• паспорт;
• трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
• свідоцтво про пенсійне страхування;
• диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
• для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
• автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).

Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

• для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
• для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.

Наповнення. Докладний приклад

Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, . Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої картки працівника

Шапка містить коди ОКУД і . При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.

Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
(Номер страховки) є необхідним. Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника.
Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.
Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 за розділами

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком.
При подвійне громадянствоНеобхідно вказувати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка та місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:

КАТАТО– код населеного пункту, Затверджений постановою №413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
- Ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем.
Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, має бути зазначено її розшифрування та посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно працівникові.

Розділ 3. Прийом працювати. Переклади

Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, позначена в розділі 3, повинна бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або з інформації відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі трудової діяльності. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не спричиняють втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:

• чергова щорічна відпустка;
• відпустка без утримання;
• відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівнику відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.

Поширені помилки під час заповнення форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то за зовнішньої перевірки кадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:

Використання спецсимволів

Коса риска (/) , двокрапка (:) , знак рівності (=) та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення. Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.

Прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботиспівробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.

Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємося, цей матеріал допоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах- Придасться!

Дізнайтеся, що це за документ та як правильно його оформити. Скачайте найнеобхідніше: форму № Т-2, різні фрагменти особистої картки та доповнення до неї.

у статті

Завантажте документи на тему:

Як працювати з особистою карткою

Документ заводять під час прийому на роботу нового співробітника. У ньому заповнюють 11 розділів, що відображають особисту інформацію та відомості про професійної діяльності, дублюють записи, внесені до трудової.

Заведіть картку за формою Т-2 протягом тижня після прийому нового співробітника. Заповніть у документі одинадцять розділів. У них відобразите особисту інформацію та інформацію про трудової діяльності нового співробітника. Дублюйте у картці запису у трудовій.

Особиста картка працівника - документ, який слід вести протягом усього періоду дії трудових відносин. При розірванні трудових відносин закрийте картку, але зберігайте у компанії.

У яких організацій має бути особиста картка

Заповнюйте цей документ незалежно від організаційно-правової форми вашої організації. Форму такого документа затверджено постановою Держкомстату від 05 січня 2004 року за № 1 (далі - Постановою). Під час заповнення керуйтеся короткими коментарями, наведеними у вказівках, затверджених Постановою.

Особиста картка працівника форма Т-2 застосовується в організаціях держсектора обов'язковому порядку.
Якщо ви працюєте в комерційної компанії, застосовуйте картку уніфікованого зразка або самостійно розроблені та затверджені форми. Уніфіковані бланки з 1 січня 2013 можна не застосовувати. При цьому враховуйте, що бланки, розроблені в компанії, мають містити цілий рядобов'язкових реквізитів.

Коли потрібно заповнити форму Т-2 особиста картка працівника (бланк)

Законом не встановлено термінів, протягом яких кадровик повинен заповнити особисті картки працівників за формою Т-2 або бланки за самостійно розробленим зразком.

Оформіть документ протягом одного тижня з моменту прийому працівника на роботу. Підстава: пункти 10 та 12 Правил, затверджених постановою Уряду від 16.04.2003 № 225.

Зі записами ознайомте співробітника під підпис.

На підставі яких документів слід вносити записи

1. Наказ про прийом на роботу.
2. Трудова книжка.
3. Паспорт.
4. Документ про освіту.
5. Військовий квиток, якщо працівник військовозобов'язаний.
6. Свідоцтво про постановку на облік у податковій.
7. Свідоцтво державного пенсійного страхування.
8. Інші документи. Наприклад, водійське посвідчення, медкнижка, посвідчення, що підтверджує підвищення кваліфікації тощо.

Багато відомостей не вказано у поданому переліку документів, але особиста картка співробітника повинна їх містити. Попросіть їх повідомити особисто. Наприклад, до такої інформації відноситься контактний телефон, рівень володіння іноземними мовами, склад сім'ї, дати народження родичів тощо.

Експерт «Системи Кадри» розповість, як

Особиста картка працівника форма Т-2 (завантажити)

Як заповнити особисту картку працівника за формою Т-2

Документ складається з шапки та одинадцяти розділів:

1. Загальні відомості.
2. Військовий облік.
3. Прийом на роботу, переклади.
4. Атестації.
5. Підвищення кваліфікації.
6. Професійна перепідготовка.
7. Нагороди чи заохочення, присвоєння почесних звань.
8. Відпустки.
9. Соціальні пільги, на які вправі розраховувати співробітник відповідно до чинного законодавства.
10. Додаткові відомості.
11. Підстав звільнення, розірвання трудового договору.

У кожному розділі є графи, вписуйте туди відповідну інформацію.

Особиста картка працівника: зразок заповнення шапки

Зверху вказуйте повне, скорочене найменування компанії відповідно до установчими документами. У правому кутку проставте код ОКПО. У графі "Дата складання" проставте дату заповнення документа у наступному форматі: 30.08.2019. У таблицю увімкніть:

1. ідентифікаційний номер платника податків – ІПН;
2. номер страхового свідоцтвадержавного пенсійного страхування;
3. алфавіт – внесіть першу літеру прізвища співробітника;
4. характер роботи, вкажіть - постійно чи тимчасово;
5. вид роботи: вкажіть, яка це робота – основна або за сумісництвом;
6. Стать Чоловіча Жіноча.

Форма Т-2 особиста картка працівника (зразок заповнення)

У розділі «Загальні відомості» увімкніть особисті співробітники. У правому кутку до графи «Трудовий договір» внесіть номер, дату трудового договору, який укладено зі співробітником.

Який вам підготувала редакція «Системи Кадри». Підказки допоможуть правильно оформити документ, внести відповідні відомості у потрібному форматі.

Які відомості вносити до спеціальних розділів особистої картки співробітника

Розділ «Атестація»

Заповнюйте його, якщо організації проводять атестацію. Вкажіть дату проведення, внесіть інформацію про рішення атестаційної комісії, дату, номер протоколу. У графу «Підстава» впишіть дату та номер випущеного наказу про атестацію. У графі «Рішення комісії» вкажіть винесений вердикт. Наприклад, підвищити оклад, перевести на іншу посаду, направити на курси підвищення кваліфікації тощо.

Розділ «Підвищення кваліфікації»

Внесіть інформацію про підвищення кваліфікації. Вкажіть, які курси пройшов співробітник: короткострокові, тривалі (понад 100 годин). Внесіть інформацію про отриманий документ.

Розділ «Професійна перепідготовка»

Особиста картка працівника (зразок) містить розділ про профперепідготовку. Сюди внесіть інформацію про отримання додаткової кваліфікації, про отримання диплома.

Розділ «Нагороди (заохочення), почесні звання»

Вкажіть інформацію про отримані нагороди, заохочення. Внесіть номер та дату наказу, найменування документа нагороди та дату видачі. Наприклад, указом Президента про надання почесного державного звання. Усі відомості дублюють інформацію, внесену до трудової книжки.

Розділ «Відпустка»

Вкажіть усі періоди відпусток. Причому вносите відомості не тільки про основне, а й про додаткове, навчальне, без збереження заробітної плати. Увімкніть період роботи, за який відпустка надана, кількість днів наданого відпочинку, дату початку та закінчення. У графі період роботи вказуйте робочий рік.

Уніфікована форма Т-2 Особиста картка працівника: розділ «Відпустка»

"Соціальні пільги"

Заповніть розділ, якщо працівник подав документи, що підтверджують право на отримання соціальних пільг. Це може бути посвідчення учасника бойових дій, довідка, що підтверджує інвалідність, народження дитини інваліда, документ, що підтверджує донорство тощо.

"Додаткові відомості"

Вкажіть ті види інформації, які не увійшли до інших розділів. Наприклад, це можуть бути відомості про наявність у співробітника прав водія, закордонного паспорта, про навчання, яке розпочато, але ще не закінчено тощо.

«Підстава припинення трудового договору (звільнення)»

Допоки співробітник працює в організації, цей розділ не заповнюйте. У разі звільнення вкажіть підстави з урахуванням того, який запис внесено до трудового. Як підставу внесіть номер наказу, дату його випуску, дату звільнення, підпис співробітника та відповідального фахівця, наприклад кадровика.

Заповнення особистої картки працівника Т-2 (зразок): підстави для припинення трудового договору

У яких розбереться не кожна кадровика, допоможе розібратися експерт журналу «Кадрова справа». Зі статті ви дізнаєтеся, до яких розділів документа не можна вносити зміни і що робити, якщо у графі про відпустки закінчилося місце.

Приклад заповнення особистої картки працівника

У липні 2018 року громадянин О.С. Кондратьєв був прийнятий на роботу до організації на посаду старшого економіста. Співробітник був почесним донором, на цій підставі мав право на отримання соціальних пільг. За період роботи у компанії Кондратьєв був премійований за успіхи у роботі.

У листопаді 2018 року у компанії провели атестацію співробітників. Комісія дійшла висновку про його профпридатність.

У грудні 2018 року Кондратьєв звільнився за власним бажанням. Відповідальним за ведення кадрового обліку у компанії призначено Є.Е. Громова. Вона наповнила бланк Кондратьєва.

Як внести зміни до уніфікованої форми Т-2 особистої картки працівника

Ми розглянули, як заповнити особисту картку працівника. Нерідко при оформленні документа кадровики припускаються помилок. Якщо помилок допущено на самому початку, раціонально завести новий бланкі внести до нього вірні записи. Але у випадку, коли помилку виявлено через якийсь час, допустимо зробити виправлення.

Для цього однією рисою закресліть неправильний запис та внесіть правильний. Далі напишіть «виправлено» та вкажіть дату виправлення. Поставте своє прізвище, ім'я та інші реквізити, які потрібні для ідентифікації. Попросіть співробітника поставити підпис про ознайомлення з виправленнями. Такий порядок виправлень наведено у положенні пункту сьомого статті 9 Закону від 06 грудня 2011 року за №402-ФЗ.

Особиста картка працівника: виправлення неправильного запису

Скільки зберігається особиста картка співробітника

У загальному випадкузберігайте документи протягом 75 років, якщо вони були закінчені діловодством до 1 січня 2003 року.

Якщо документи закінчені діловодством після першого січня 2003 року, зберігайте їх протягом 50 років.

Картки, заведені на держслужбі, що не є державною цивільною службою, зберігайте 75 років незалежно від їхньої дати створення.

Такі строки встановлено статтею 22.1 Закону від 22 жовтня 2004 року за № 125-ФЗ, статтею 658 переліку, затвердженого наказом Мінкультури від 25 серпня 2010 року за № 558.

Заведіть картку за формою Т-2 протягом тижня після прийому нового співробітника. Заповніть у документі одинадцять розділів. У них відобразите особисту інформацію та інформацію про трудову діяльність нового співробітника. Дублюйте записи у трудовий. Заповнюйте цей документ незалежно від організаційно-правової форми вашої організації.

Особиста картка працівника за формою Т-2 – це уніфікована форма первинного облікувідомостей про чинний та звільнений персонал підприємства. Є документом, що складається з одинадцяти розділів, з яких перший, другий, третій і дев'ятий (за наявності у людини відповідних прав) заповнюються при прийнятті на роботу. Інші розділи заповнюються в процесі трудової діяльності співробітника від руки або друкованим способом на підставі наданих під час працевлаштування та утворених у процесі роботи співробітника документів. Зразок заповнення картки Т-2, сторінки 1, 2, 3, 4 ви знайдете нижче.

Навіщо потрібна особиста картка працівника форми Т-2

Закон передбачає два випадки, коли особиста картка необхідна:

• для ознайомлення із записами в трудовій книжці;
• для обліку військовозобов'язаних.

З 19.10.2019 почала діяти Постанова Уряду від 09.10.2019 № 1302, яка скасовує використання особистої картки за формою № Т-2 з метою військового обліку. Поправки зазначають, що натомість Міністерство оборони затвердить перелік облікових документів. Поки що змін немає, і роботодавці мають право користуватися особистими картками, оскільки це передбачено , утв. 11.07.2017. Щоб не порушити законодавство, слідкуйте за новинами.

В даний час, коли більшість процесів автоматизовано і виконується в електронному вигляді, цей документ, як нам здається, не потрібен і є рудиментом. кадрового діловодства, що відволікає ресурси на його заповнення та зберігання. А зберігати його треба постійно, доки людина працює, і ще плюс 75 років після її звільнення.

Мінімально працівник розписується у картці тричі:

• за достовірність відомостей прийому працювати;
• при ознайомленні із записом про прийом на роботу у трудовій книжці;
• при звільненні.

Надалі, якщо співробітник перекладається інші посади й у його трудову книжку вносяться відповідні зміни, людина щоразу розписується у картці поруч із дублюючим записом про ці відомості. Розберемо зразок заповнення особистої картки працівника (форма Т-2) 2020 року.

Особиста картка працівника - форма Т-2: зразок заповнення

Пункт 1. Заповнюємо шапку

Зразок заповнення картки Т-2 починається з так званої шапки чи основних реквізитів організації.

Вписуємо найменування організації та восьмизначний код за ОКПО.

Вносимо відомості в таблицю, в якій вказуємо дату заповнення, табельний номер співробітника, його ІПН (за наявності) та СНІЛЗ, вид та характер роботи (як у трудовому договорі), пол.

У осередку «Алфавіт» ставиться перша буква прізвища працівника.

У осередку «Характер роботи» пишеться або постійна, або тимчасова (якщо терміновий трудовий договір).

Пункт 2. Загальні відомості

Вписуємо реквізити трудового договору.

Записуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника та інші його персональні дані, включаючи коди по ОКАТО та ОКІН. Зразок заповнення, або як заповнити особисту картку працівника Т-2 по даному розділу, дивіться картинку.

Код ОКАТО - це класифікатор за адміністративною та територіальною ознакою, у Москві свої коди, у Санкт-Петербурзі - свої, у Челябінську - свої. Знайти код можна в Інтернеті.

Код ОКІН – це класифікатор інформації про населення. Він включає 293 розділу, кожен з яких містить відповідний код.

Особиста картка співробітника може містити міру знання іноземної мови:

• читає та перекладає зі словником;
• читає та може пояснюватися;
• має вільно.

Якщо у людини дві вищих освітиабо співробітник додатково отримав післявузівське професійну освіту, у картці Т-2 є додаткові графи.

У пункті 7 вказуємо професію, яку працівник отримав у результаті підготовки до освітній установі. За наявності двох і більше професій вказуємо ту, за якою працівника прийнято на роботу.

Вписуємо стаж роботи на дату заповнення особистої картки, тобто на момент прийому. Інформацію беремо із трудової книжки.

Загальний стаж - це період трудової діяльності, який дає право на пенсію за старістю.

Безперервний стаж - це період трудової діяльності, що враховується при розрахунку допомоги, у тому числі з тимчасової непрацездатності.

Стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це час роботи у певних організаціях та установах та на певних посадах, наприклад:

• в апараті Ради Оборони РФ;
• в Адміністрації Президента РФ;
• у Судовому департаменті при Верховний суді т.д. ( повний списокдив. у Розділі II Положення, затвердженого Наказом Мінздоровсоцрозвитку від 27.12.2007 № 808).

Картка Т-2 не містить розділу страховому стажуТому наш приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 містить лише загальний трудовий стаж, відомості про який є в трудовій книжці працівника. Приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 у розділі трудового стажу:

У міру роботи в організації стаж працівника збільшується, тому щоб не закреслювати або не користуватися різними коректорами, спочатку заносите відомості про стаж олівцем, потім, при звільненні працівника, впишіть ручкою.

У пункті 9 вказуємо його сімейний стан та шлюб: одружений або неодружений (якщо неодружений, краще вказати олівцем, одружується - впишіть ручкою, якщо одружений, пишіть ручкою, якщо розлучиться - вкажіть документ, на підставі якого шлюб розірвано).

Вказуємо код по ОКІН одруження:

• ніколи не був(а) у шлюбі;
• шлюб зареєстрований;
• шлюб не зареєстрований;
• вдівець чи вдова;
• розлучений офіційно;
• розійшлися (коли неофіційно).

До складу сім'ї вписуються чоловіки, дружини та діти.

У принципі можна вказати батьків та братів із сестрами, але це на ваш розсуд (дружини, до речі, не є близькими родичами, це спорідненість властива, а не кровна).

Дату реєстрації за місцем проживання дивляться у штампі у паспорті.

Номер телефону необхідний для зв'язку: наприклад працівник не вийшов на роботу, можна зателефонувати і дізнатися, що з ним. Бажано взяти у працівника другий телефонний номер для зв'язку.

Пункт 3. Відомості про військовий облік

Мабуть, найскладніший розділ у цьому документі заповнюється на підставі:

• посвідчення громадянина, який підлягає призову на військову службу (призовники);
• або військового квитка (що у запасі).

Для прикладу заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці будується за наступним принципом.

Перший пункт на офіцерів запасу не заповнюється.

Військове звання дивіться у пункті 5 військового квитка офіцера запасу.

Третій пункт заповнюється без скорочення, наприклад, склад (профіль) - командний чи солдати.

У четвертому пункті про кодове позначення ВУС (військово-облікова спеціальність) вписується повне цифрове позначення, як написано у військовому квитку, наприклад 021102 або 113195А.

• А (придатні до військової служби);
• р (тимчасово не придатні до військової служби).

За відсутності запису у військовому квитку про категорію придатності ставимо категорію А.

Найменування військового комісаріату переписуємо із військового квитка.

Сьомий пункт підлягає заповненню, якщо:

• є мобілізаційний припис (вклейка на останньому аркуші обкладинки) або штамп про видачу та вилучення мобілізаційного припису;
• працівника заброньовано за організацією на період мобілізації та на воєнний час.

Восьмий пункт заповнюється на підставі довідки з військкомату про зняття його з обліку.

Ось так виглядає зразок заповнення особистої картки співробітника Т-2 з військового обліку для призовників:

Перший, третій, четвертий та сьомий пункти не заповнюються.

У другому пункті слід написати, що працівник підлягає заклику.

У п'ятому пункті зазначаються відомості з приписного:

• А (придатні до військової служби);
• Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями);
• В (обмежено придатні до військової служби);
• Р (тимчасово не придатні до військової служби);
• Д (не придатні до військової служби).

У решті заповнення йде як у працівників, які перебувають у запасі.

Після заповнення цього розділу працівник кадрової служби та новий співробітникрозписуються: перший - за внесення відомостей до особистої картки працівника, другий - за достовірність наданих відомостей.

Пункт 4. Прийом на роботу та переклади

Цей розділ заповнюється виходячи з трудового договору та наказу прийому.

Усі формулювання та цифри необхідно брати з документів про прийом на роботу.

У шостому стовпці працівник має розписатися.

Взагалі розписуватися співробітнику необхідно щоразу, що він перекладається іншу роботу, переміщається іншу посаду тощо. буд., тобто, коли вноситься новий запис у його трудову книжку.

Припустимо, що нашого працівника незабаром підвищать на посаді. І тут зразок, як заповнювати особисту картку працівника, та її третій розділ виглядає так.

Термін внесення запису – один тиждень.

Відомості про тимчасові перекази та про зміну окладів не вносяться.

Пункт 5. Атестація

Якщо атестація проводилася, сюди записуються рішення атестаційної комісії та реквізити наказу, у якому рішення атестаційної комісії затверджено рішенням роботодавця.

Наш працівник тільки влаштувався, тому це поле в нього поки що залишається чистим.

Пункт 6. Підвищення кваліфікації, професійна підготовка та нагороди

Ці розділи заповнюються аналогічно до розділу «Атестація»: якщо роботодавець направляє когось кудись (підвищувати кваліфікацію, на перепідготовку) або оголошує подяку, все це підлягає внесенню до відповідних розділів картки Т-2.

Якщо роботодавець нічого не організовує і нікого не відправляє, розділи залишаються чистими.

Якщо співробітник сам, так би мовити, ініціативно навчиться чогось нового та принесе свідоцтво чи диплом, відомості про пройдене навчання необхідно вписати.

Пункт 7. Відпустки

Сюди вноситься інформація про всі відпустки:

• щорічних;
• навчальних;
• без збереження заробітної плати;
• додаткових оплачуваних та ін.

Виглядає так:

Сюди заносяться відомості про заміну частини відпустки грошовою компенсацією.

Якщо працівник працює на підприємстві давно і у відпустку ходить періодично, рано чи пізно графи цього розділу закінчаться. У цьому випадку необхідно зробити додатковий аркуш, у якому продубльовано таблицю розділу. Аркуш треба вклеїти у картку Т-2.

На практиці бувають ситуації, коли дата виходу працівника з відпустки не збігається з датою, зазначеною у наказі (через хворобу чи відкликання з відпустки). У цьому випадку необхідно акуратно закреслити некоректний запис (але зробити це так, щоб старий запис був читаним!) і внести новий, коректний. На полях Т-2 треба написати «Виправленому вірити», вказати реквізити документа, у зв'язку з яким відбулося зсув термінів, підпис, розшифровку та посаду спеціаліста кадрової служби, який записав зміни.

Пункт 8. Соціальні пільги та додаткові відомості

Ці розділи заповнюються на підставі документів, що підтверджують права працівників на відповідні пільги з посиланням на нормативні документи, якими ці пільги встановлені.

Не треба лякатися: якщо людина пільговик, вона сама принесе необхідні документи, в яких все написано, а якщо він не відноситься до цієї категорії, то й заповнювати ці розділи не треба.

Пункт 9. Звільнення працівника

Сюди заносяться відомості з наказу про розірвання трудового договору у формулюваннях, зазначені у наказі про звільнення.

І на завершення кадровий фахівець і вже колишній працівникрозписуються у Т-2. Ось і приклад заповнення картки Т-2 під час звільнення.

Зберігання карток Т-2

Особисті картки зберігаються у спеціальних номенклатурних папках, окремо від особистих справ та наказів про прийом на роботу (хоча логічніше було б зберігати їх разом).

Картки повинні зберігатися таким чином, щоб ніхто сторонній не міг їх дістати та прочитати (забезпечення безпеки персональних даних працівників).

Т-2 чинного та звільненого персоналу зберігаються окремо один від одного.

Інших вимог щодо зберігання карток не встановлено.