Коли товарно-матеріальні цінності підприємства передають зберігання іншої організації, складається форма МХ-1: акт приема-передачи на відповідальне зберігання. Зразок, бланк та посібник із заповнення - нижче на сторінці.
Завантажити бланк МХ-1 в excel
Під час передачі ТМЦ компанії спочатку укладають договір зберігання. У ньому прописуються умови, винагорода та інші деталі. Після цього складають акт прийому-передачі за договором відповідального зберігання. Його можна оформити на певний термін або до запитання.
Акт приймання-передачі відповідального зберігання товару МХ-1 складають у момент передачі ТМЦ. Зазвичай, документ заповнює представник компанії, яка приймає майно на зберігання. Розберемо як заповнювати накладну МХ-1.
Акт приймання-передачі на відповідальне зберігання: зразок
У шапці форми МХ-1 вкажіть:
- реквізити організації, яка зберігатиме ТМЦ,
- відомості про передає майно компанії,
- номер документа та дату його складання,
- інформацію про договір зберігання.
Потім іде основна частина документа. Акт приймання-передачі матеріальних цінностей на відповідальне зберігання має містити:
- вказівку на місце зберігання ТМЦ,
- відомості про товар: назву, характеристику, кількість, ціну та вартість,
- підсумкову суму,
- умови зберігання.
Підписати документ мають два співробітники: той, хто прийняв ТМЦ, та той, хто їх передав. Звіртеся з нашим актуальним у 2019 зразком заповнення форми МХ-1 – у ньому є всі необхідні рядки та поля.
З моменту підписання форми МХ-1 відповідальність за збереження майна переходить до компанії, яка його зберігатиме. Вона бере на себе всі ризики псування або втрати ТМЦ.
Зверніть увагу, що в Моєму складі можна безкоштовно скачати не тільки бланк МХ-1, але і багато інших необхідних для роботи документів. Зареєструйтесь та оцініть переваги роботи в сервісі: заощадите до 70% часу на паперовій роботі, уникайте помилок під час заповнення, а також у системі автоматично буде створено архів. Всі бланки можна завантажити безкоштовно, вони актуальні та відповідають законодавству.
Хоча накладна МХ-1 заповнюється досить просто, іноді виникають питання. Ми відповіли на часто задаються з них.
Чи обов'язкова до застосування форма МХ-1, чи ми можемо розробити свій бланк?
Можете створити свій. Головне – щоб він містив усі обов'язкові реквізити. Дивіться наш акт прийому-передачі на відповідальне зберігання, зразок містить усі необхідні поля.
У поточній діяльності будь-якої компанії може статися ситуація, коли виникне необхідність передачі майна на тимчасове збереження іншому підприємству. І тут створюється спеціальний документ – акт прийому передачі відповідальне зберігання.
ФАЙЛИ
Що входить у поняття «відповідальне зберігання»
Загалом у російському законодавстві такий термін відсутній. Насправді під ним розуміється передача товарно -матеріальних цінностейвід однієї особи іншій (фізичній чи юридичній) на будь-який проміжок часу під повну матеріальну відповідальність за певну плату. Місцем зберігання зазвичай є склад чи інше приміщення, при цьому призначене (наприклад, ангар, гараж, база тощо.).
Які товари можна передавати на відповідальне зберігання
Оскільки прийом товарно-матеріальних цінностей на зберігання під відповідальність належить до професійної підприємницької діяльності, не регламентованої строго законом, перелік товарів завжди визначається індивідуально. Зазвичай до зберігання приймаються будь-які вироби, обладнання, техніка, транспорт і т.п., тобто всі, крім продуктів харчування, що швидко псуються.
Навіщо потрібний акт, його значення
Роль акту приймання-передачі на відповідальне зберігання досить проста – він засвідчує факт того, що власність компанії перейшла до інших рук на якийсь тимчасовий відрізок. Документ закріплює дію раніше укладеного договору, інакше кажучи, він є підтвердженням виконання однієї з основних умов договірних відносин.
З моменту підписання акта вся відповідальність за збереження майна переходить до сторони, що прийняла його.
Якщо товару буде заподіяно якесь псування, він буде частково або повністю втрачено, на основі цього акта надалі можна буде подати позов до суду про стягнення завданих збитків.
Якщо ж товарно-матеріальні цінності будуть повернуті в повному обсязі та в встановлений термін, то необхідно буде скласти новий акт, що свідчить про це.
У який момент робиться документ
Акт завжди оформляється безпосередньо у момент прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей. Саме цю дату треба ставити в документі. Заповненням акту займається зазвичай представник фірми, що приймає.
Як сформувати акт, особливості бланку
Якщо ви вивчаєте цей матеріал, значить, майже напевно перед вами поставлене завдання щодо формування акта приймання-передачі на відповідальне зберігання. Перш ніж дати вам детальне уявлення про документ, надамо загальну інформацію, Що стосується всіх таких паперів.
По перше, майте на увазі, що на сьогоднішній день уніфіковані формуляри скасовані, тобто практично будь-які акти зараз можна писати у довільному вигляді. Звичайно, якщо керівництво вашої організації встановило вимогу про формування даного акта за шаблоном, що діє всередині компанії, слід робити документ за його типом. Також допустимо оформляти акт за раніше обов'язковим до застосування зразком – формою МХ-1, – такий варіант звільняє вас від необхідності продумувати в повному обсязі структуру та зміст документа. Крім того, на свій розсуд і залежно від обставин, ви можете його розширювати або, навпаки, прибирати з нього непотрібні рядки та таблиці. Добре, якщо вид бланка (стандартний чи ні) буде позначений у локальних паперах підприємства.
По-друге, Ви можете взяти для акту звичайний лист будь-якого зручного вам формату - переважно А4 або А5 або фірмовий бланк компанії. Можете заповнювати документ вручну або вносити потрібні відомостіна комп'ютері, при цьому, якщо ви вибрали другий спосіб, після остаточного формування, акт роздрукуйте – це потрібно для того, щоб присутні під час прийому-передачі товарно-матеріальних цінностей на відповідальне зберігання особи могли поставити під ним свої автографи.
Робіть акт у двох примірниках – один із них віддайте представнику компанії, від якої прийнято майно, другий залиште у себе. Він стане в нагоді в тому випадку, якщо до вас буде пред'явлена претензія про псування або втрату товару. У міру потреби можете акт і розмножити, тільки обов'язково завірте всі копії потрібними підписами.
Відомості про акт внесіть у спеціальний журнал обліку – він має бути у кожній організації, яка надає послуги зі зберігання чужого майна. Акт зберігайте протягом періоду, який встановлено за законом або протягом терміну, зазначеного в облікової політикивашої компанії.
Зразок акта приймання-передачі на відповідальне зберігання
Зрештою, ми наблизилися до основної частини нашої статті – прикладу. За основу ми взяли раніше загальноприйнятну форму МХ-1. Треба сказати, що цей документ хоч і не надто важкий, але має деякі тонкощі та нюанси, на яких варто акцентувати увагу. Скориставшись нашими рекомендаціями і на основі представленого нижче зразка, ви без особливих зусиль створите свій акт.
- Спочатку документа напишіть назву та адресу підприємства, яке бере товарно-матеріальні цінності на відповідальне зберігання,
- потім найменування структурного підрозділу, де безпосередньо перебуватиме майно, що приймається.
- Далі аналогічно внесіть відомості про організацію, яка тимчасово розлучається зі своєю власністю.
- Праворуч у табличці позначте коди ОКПО обох компаній, дайте посилання на договір, згідно з яким дієте (позначте номер та дату його укладання).
- Після цього сам акт також пронумеруйте та датуйте.
Потім іде основний блок. Тут автоматично фіксується факт прийому-передачі майна, вам потрібно вписати лише точну назву місця зберігання та термін, протягом якого воно має здійснюватись. У табличці нижче вкажіть ідентифікаційні характеристики цінностей, що приймаються (назва, кількість, вартість тощо).
Але зворотній сторонібланка підсумуйте: скільки всього товарно-матеріальних цінностей і яку суму було прийнято. Завірте документ необхідними підписами, вказавши посади та ПІБ відповідальних осіб.
Нова форма "Акт про прийом-передачу товарно-матеріальних цінностей на зберігання"офіційно затверджено документом Постанова Держкомстату РФ від 09.08.1999 N 66.
Докладніше про застосування форми МХ-1:
- Чи має право ТОВ організувати електронний документообіг форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 в електронному вигляді із застосуванням електронних підписів?
Складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 у... , складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3, МХ-20 у... , складати та зберігати документи форм МХ-1 , МХ-3, МХ-20 в... складати та зберігати документи форм МХ-1, МХ-3 та МХ-20.
- Зберігання на товарному складі
Зберігання». Номер форми Найменування форми МХ-1 Акт про прийом-передачу товарно... -матеріальних цінностей на зберігання (форма №МХ-1) застосовується для обліку приймання-передачі... , поліклініки, освітні установи. Акт форми МХ-1 складається представниками організацій зберігача і є на підставі актів форми МХ-1. Прийом товарно-матеріальних цінностей на...
- Як правильно оформити прийом на зберігання автомобільної гуми?
Що є такою. Акт за формою МХ-1 складається при прийомі товарно-матеріальних... видавати Акт за уніфікованою формою МХ-1. Повернення товару із зберігання оформляється... використовуються Акти за формою N МХ-1 та N МХ-3. Бухгалтерські...
- Які форми первинних облікових документів, встановлені уповноваженими органами, залишаються обов'язковими для застосування у 2013 році?
Складського зберігання, наприклад, за формами МХ-1, МХ-2, МХ-3 та...
- Зберігання на товарному складі
На зберігання застосовується уніфікована форма №МХ-1. При поверненні майна поклажедавцю застосовується...
- Зберігання сільськогосподарської продукції
На зберігання застосовується уніфікована форма №МХ-1. При поверненні майна поклажедавцю застосовується...
Являє собою важливий документвстановленого зразка, який описує характеристики товару, що отримується або передається. У акті обов'язково прописується вартість продукції. Без такого документа не обійтися підприємцям, діяльність яких пов'язана з торгівлею чи постачанням товару.
Визначення акта приймання-передачі товару
Акт прийому-передачі товару – це документ, що складається з метою підтвердження факту передачі товару від однієї особи до іншої. Зазвичай використовується під час переміщення продукції за договором зберігання чи комісії.
Зазвичай під час продажу вистачає товарної накладної, складеної за певним зразком. Якщо ж у договорі передбачено складання та підписання акта, обійтися без нього не вийде згідно із законом.
Акт – це двосторонній документ, який має бути складений не в одному примірнику:
- Один з них повинен постійно перебувати у організації, що торгує, яка придбавала продукцію.
- Другий – у компанії, яка займається реалізацією товару та його постачанням.
Відео: що таке акт прийому передачі товару та його особливості
Обов'язкові реквізити, які мають бути в акті
Російським законодавствомне затверджено конкретну форму акта приймання-передачі товару, але є дані, які обов'язково повинні бути в ньому прописані:
- Найменування документа та адресу його складання.
- Дата формування.
- Детальна інформаціяпро сторони, які укладають угоду – паспортні дані, ПІБ, ІПН, громадянство, реєстраційна адреса та контактні телефони.
- Весь асортимент ( повний перелік) товарів, що підлягають передачі за договором із зазначенням їх кількості.
- Дані про якісні характеристики продукції та можливі дефекти, якщо такі є.
- Номер договору, який реєструється відповідно до вимог російського законодавства та є підставою для складання зазначеного документа.
- Загальна ціна товару.
- Можливі претензії.
- Підписи сторін та відбитки печаток обох організацій.
Якщо якісь дефекти продукції були виявлені вже після її отримання, сторона, що приймає, може вимагати повного відшкодування збитків або повернення подібного товару постачальнику із заміною на новий. Для цього необхідно буде надіслати лист-претензію із зазначенням дефектів продукції.
Навіть під час передачі та транспортування товар може бути втрачений. Одержувачу обов'язково слід підстрахуватися на такий випадок та зазначити у договорі пункт про відшкодування збитків у разі виникнення неприємної ситуації. В іншому випадку отримати грошові коштиза втрачений товар не вийде.
Акт прийому-передачі може складатися як для цілої партії, а й одиничного товару. Нерідко обома сторонами приймається рішення про певну періодичність складання документа.
Акт приймання-передачі товару покупцю
Федеральна службаДержавна статистика ще у серпні 1999 року затвердила базову форму акта приймання-передачі товару покупцю. Крім основних вимог до оформлення, зазначених вище, у документі мають бути прописані:
- Порядковий номер акта;
- ОКПО ( загальноросійський класифікаторпідприємств та організацій) та ОКУД (загальноросійський класифікатор управлінської документації);
- Види діяльності з ОКПО та ОКУД;
- Кінцеві показники продукції.
Умови зберігання та транспортування товару обов'язково повинні прописуватись у документі. Це дозволить уникнути виникнення спірних ситуацій при втраті чи псуванні продукції.
Акт приймання-передачі товару зберігання
При укладанні договору про відповідальне зберігання буде потрібно ряд додаткових документів, включаючи акт приймання-передачі товару зберігання. Це документ, який за фактичної передачі товарно-матеріальних цінностей на зберігання спеціалізованої організації. При підписанні акта відповідальність за збереження продукції автоматично перекладається на зберігача протягом терміну договору.
Здійснення передачі на зберігання можливе і за допомогою звичайної товарної накладної. Тільки в ній мають бути прописані пункти про те, що товар передано на тимчасове утримання. Російським законодавством не регламентується певна форма акта.
Для того, щоб враховувати товари, що надійшли на зберігання:
- Застосовується форма МХ-1.
- Акт приймання-передачі має бути складений у рамках раніше укладеного договору.
- Число екземплярів акта обумовлюється окремо для кожного конкретного випадку.
Якщо продукція вже була фактично передана на зберігання, акт слід скласти негайно – протягом однієї години та у трьох примірниках.
У деяких випадках форма МХ-1 може мати інші назви такі, як:
- Акт про відповідальне зберігання.
- Акт на передачу товарів для зберігання.
- Акт передачі ТМЦ та прийому-передачі на склад.
Важливо знати, що ці документи складаються аналогічно.
Акт в уніфікованій формі МХ-1 має бути складений поклажодавцем і підписаний зберігачем, тобто стороною, що приймає. При його оформленні обов'язково повинні бути присутніми працівники складських приміщень. Бажано, щоби на місці знаходився начальник складу.
Зберігання може бути професійним та побутовим. Останнє нерідко має стихійний характер, що потребує оперативного укладання угоди, незапланованої заздалегідь. У категорію професійного зберігання потрапляють продукти, що швидко псуються.
Безпосередньо перед складанням та підписанням акта потрібно буде оформити договір зберігання. У ньому прописується кількість траншей передачі товару та кількість товару, який планується передати.
На відміну від акта приймання-передачі товару цей документ має свої особливості складання та правила оформлення. Щодо вимог до основних відомостей про організації та структуру документа, то вони нічим не відрізняються і в даному випадку.
Акт приймання-передачі послуг – це доповнення до заздалегідь складеного договору. У договорі обов'язково мають бути прописані нижченаведені відомості:
- Форма акта, строки його складання та підписання.
- Перелік відповідальних осіб, які мають право на підпис.
- Основні вимоги щодо змісту акта.
У документі повинні відображатися види та вартість виконаних робіт чи послуг. Уніфікованої формицього акта немає. Виняток можуть скласти лише будівельно-монтажні послуги, для яких розроблено типова формаКС-2. Акт прийому передачі наданих послуг може бути написаний у довільній формі, то в ньому обов'язково повинні бути такі дані:
- Детальна інформація про виконавця та замовника.
- Період надання послуг.
- Дані представників сторін.
- Підсумкова вартість послуг.
- Зведена інформаційна таблиця.
- Документ, що підтверджує правомірність дій представників сторін.
- Посади, підписи та друку сторін.
Відсутність якихось пунктів може призвести до анулювання акту, оскільки він вважатиметься недійсним. За погодженням сторін до документа можуть бути внесені додаткові пунктита вимоги.
Акт приймання-передачі повинен складатися та підписуватись стороною, яка надає послуги. Тільки потім документ передається на підпис замовнику. Один екземпляр повинен залишатися у виконавця, а другий у замовника, щоб у разі конфліктної ситуації вони могли вирішити суперечку офіційним шляхом.
Акт приймання-передачі наданих послуг є юридичним документом, при складанні якого слід дотримуватися певних вимог та нормативів.
Що ж до форми акта, вона може бути самостійно визначена обома сторонами. Іноді вже готова форма міститься у додатку до договору. Експерти рекомендують у самій угоді робити посилання на документ, що додається до нього, тобто додаток.
Якщо вимоги до змісту акта були узгоджені, його можна скласти у довільній формі. Але перелік послуг, відомості про їх обсяг та інші дані обов'язково мають бути присутніми.
Будь-який акт приймання-передачі (товару, на відповідальне зберігання, послуг) повинен бути правильно складений, щоб не виникало жодних спірних моментів щодо прав та обов'язків сторін.