На кожному підприємстві діє документообіг. За правильної його організації організація успішно розвиватиметься. Причому це стосується паперового та електронного документообігу. Обсяг документообігу на підприємствах зазвичай великий, тому для дотримання всіх норм дану сферупризначаються відповідальні особи.
Визначення
Що таке документообіг, обсяг документообігу? Цей процес передбачає складання, погодження, прийом, передачу відправлення документації. Також він визначається як рух від складання до отримання чи переміщення до архіву документів.
Самі документи бувають:
1. Вхідними – надходять з інших установ.
2. Вихідними - вирушають межі фірми.
3. Внутрішніми - створюються та залишаються всередині компанії.
Ці категорії встановлюють документопотоки, що мають різну спрямованість - горизонтальну і вертикальну. Перша означає, що папери та електронні файли здійснюють переміщення між підрозділами 1 рівня. Друга поєднує підрозділи різних рівнів.
Нюанси документообігу та обсяг документообігу на підприємствах можуть відрізнятись. У сучасних умовахпаперові носії було замінено електронними файлами. Але все ж таки більшість компаній працюють за змішаною системою.
Форми
Основним правилом, що стосується організації документообігу, обсягу документообігу, вважається оптимізація. Важливо зменшити проміжні зупинки для забезпечення оперативності руху паперів.
Існує 3 форми організації документообігу:
1. Централізована. Папір знаходиться в одному місці. Зазвичай при цьому застосовується секретаріат чи канцелярія. Дані відділи виконують безліч обов'язків щодо реєстрації, обробки, зберігання паперів.
2. Децентралізована. Папери зосереджені у кількох підрозділах, де виконуються необхідні операції. Ця формаприйнятна в тій компанії, в якій присутній жоден підрозділ, які знаходяться на віддаленій відстані.
3. Змішана. Має характеристики попередніх видів.
Форму вибирають за розміром та структурою фірми. Наприклад, для невеликої компанії необхідна централізована, де цією роботою займається секретар-референт. У великих фірмах за змішаної форми створюються спеціальні служби, які займаються діловодством. Децентралізація актуальна там, де є кілька офісів для зберігання паперів.
Принципи
Про неправильне виконання документообігу свідчать затримки, невідповідна доставка паперів. Це спричиняє порушення роботи підприємства. Тому важливо, щоб процес документообігу має такі принципи:
1. Чіткість. Означає, що папери повинні мати чіткий напрямок без перешкод. Тому в компаніях потрібно слідувати певній схемі руху.
2. Безперервність. Повинні забезпечуватись умови для постійного руху документопотоку.
3. Ритмічність. Без встановлення термінів обробки паперів не буде безперебійної роботифірми. Регламент дозволяє регулювати цю сферу.
4. Паралельність. Без цього принципу не буде оперативної та злагодженої роботи. Один і той самий процес не виконується кількома учасниками.
Хоча принципи є самостійними, вони взаємопов'язані один з одним. Якщо навіть один із них буде порушений, відбувається розлад системи.
Етапи
Порядок документообігу передбачає дотримання його етапів. Їхнє проходження забезпечує правильну роботу будь-якої організації. На підприємстві мають діяти схеми документообігу. До етапів обробки відносять:
1. Складання та перевірку документації відповідальною особою.
2. Погодження відомостей.
3. Підписання паперів.
4. Реєстрацію.
5. Виконання завдань.
6. Оформлення.
7. Знищення та відправлення до архіву.
Зовнішні папери мають 2 потоки: вихідний та вхідний. Вихідна документація проходить:
1. Складання та перевірку.
2. Погодження та підписання.
3. Реєстрацію та зняття ксерокопій.
4. Відправлення.
У документації, що входить, наступна схема документообігу:
1. Надходження, прийом.
2. Розгляд, реєстрація.
4. Виконання.
5. Оформлення звіту.
6. Переміщення до архіву.
Організація
Для правильної організації документообігу створено правила, виконання яких дозволить виконувати такі принципи:
1. Мінімізація числа служб, якими проходять папери.
2. Зменшення кількості повернень, тобто необхідно дотримуватись послідовності обробки документів.
3. Переміщення та обробка по єдиним правилам.
З виконанням цих правил вдасться досягти основної мети діловодства - оперативності та ефективності. За безладу у цій сфері робота підприємства не буде якісною.
Облік
Обсяг документообігу виражається загальною кількістю документів, що надійшли на підприємство та створених нею за певний період. Під цим терміном передбачається кількість оригіналів паперів і звернень за конкретний час. Враховуються копії документів, виготовлених технічними засобами.
Результати підрахунку оформлюють у звіт, довідку. Розробкою їх форм займається організація. Наприклад, кожному підприємстві може діяти своя періодичність підрахунку документообігу: кожний місяць, тиждень, рік, квартал. Підсумки обсягу використовуються в установці штатної чисельності та структури діловодної служби. Так виконується облік документообігу.
Виконання
Коли документ надійшов до підприємства, має бути поставлена відповідна позначка. Йому надається порядковий номер і дата. Це може бути штамп. Потім папери, які потрібно зареєструвати, вносять у спеціальну формунаприклад журнал.
Завдяки інформаційно-довідковій системі можна шукати документи за різними показниками. Оскільки там реєструється термін, можна знайти їх у часі виконання. Саме з цієї інформації здійснюється контроль виконання паперів. Виконується це відповідальними особами, а в невеликих компаніях- Секретарем.
Відповідальність за вирішення питань, зазначених у документації, лежить на керівництві структурних підрозділів. Контроль за термінами передбачає:
1. Фіксацію під час реєстрації документів.
2. Перевірка паперу.
3. Наповнення виконавцям про закінчення строків виконання робіт.
4. Внесення інформації.
5. Інформування відповідальних осіб.
6. Внесення даних про виконання.
7. Оформлення довідок з контролю над виконанням.
Обов'язково контролюються папери, які вимагають відповіді та виконання. Оскільки в розпорядчій документації предметом контролю вважаються рішення, що знаходяться в ній, повинен контролюватись кожен пункт.
Зберігання
У процесі діяльності будь-якого підприємства оформлюються документи, що мають наукове, практичне значення. Багато з них включають відомості, потрібні у вирішенні певного завдання. Після того, як інформація використана, папери втрачають своє значення. А деякі можуть зберігати значення багато років.
Залежно від цінності інформації папери зберігаються:
1. Тимчасово – до 10 років.
2. Тимчасово – від 10 років.
3. Постійно.
Другий та третій тип зберігається 2 роки у підрозділах. Потім вони переходять у термін зберігання не визначається від форми: електронної чи паперової. Звичайний та електронний архів працюють за єдиним принципом.
Електронний документооберт
У деяких фірмах діє електронна обробка документів та обміну між одержувачами. Для цього створюється на сервері база даних, де й знаходиться вся інформація. Доступ здійснюється за допомогою браузера. Допускається доступ через інтернет та по локальній мережі.
Документацію завантажують або зберігають до конкретних папок, які розподіляються на основі ієрархії. На створення, модифікування, видалення мають право особи, які мають такі обов'язки. В решті випадків це будуть незаконні дії. Електронний архів призначений для зберігання електронних паперів.
Організація роботи з документацією є серйозною сферою будь-якому підприємстві. Важливо, щоб вона працювала організовано та на основі встановлених законом принципів. Тільки тоді забезпечується злагоджена діяльність фірми.
Документообіг організації- Це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
Слід зазначити, що у цьому визначенні наголос робиться на словах. рух документів»тобто їх шляхи з одного підрозділу або від одного співробітника до іншого. У цьому порядок руху документа (їх шлях) зумовлено прийнятим управлінським процесом у цій організації. Наприклад, якщо керівник організації вимагає, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях руху документа буде багатоступінчастим зверху вниз. Якщо ж у організації чітко проведено поділ функцій між структурними підрозділами та співробітниками, більша частина документів піде одразу ж у відділ до виконавців, тобто шлях буде іншим, значно коротшим. Так само від прийнятого в установі порядку розподілу обов'язків та делегування повноважень співробітникам залежить рух документа за погодження та підписання. Таким чином, документообіг залежить від системи управління, він вторинний по відношенню до неї, але в той же час саме документообіг, відображаючи систему управління, дозволяє її наочно побачити.
Незважаючи на вторинність порядку руху документів по відношенню до цілей та завдань організації, документообіг рекомендується нормувати та регулювати. Так, наприклад, у розділі "3.1 Організація документообігу" Державної системидокументаційного забезпечення управління (ДСДОУ) пропонується закріплювати порядок проходження документів усередині організації у спеціальних технологічних схемах, розробкою яких займаються служби документаційного забезпечення управління (ДОП). У таких схемах повинні знайти відображення всі етапи та пункти проходження документної інформації, терміни обробки та виконання документів.
У технологічному ланцюжку обробки та руху документів виділяються етапи:
· Прийом та первинна обробка вступників в організацію документів;
· Попередній розгляд та розподіл документів;
· Реєстрація документів;
· Контроль за виконанням;
· Інформаційно-довідкова робота;
· Виконання документів, їх складання, узгодження, оформлення;
· Відправлення або направлення у справу.
Кожен із вищевказаних етапів може бути виконаний як у традиційній, так і автоматизованій технології.
Внаслідок того, що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий удосконалення роботи управлінського апарату.
При цьому, проводячи аналіз документообігу, об'єктом дослідження можна розглядати окремий документ, документопотік, документаційний технологічний процес. Однак Основним об'єктом дослідження та вдосконалення можна назвати документопотік.
Документопотік– це потік документів, що циркулюють між пунктами обробки та створення інформації (керівниками організації та структурних підрозділів, спеціалістами) та пунктами технічної обробки документів: експедицією, секретаріатом, канцелярією, копіювально-розмножувальною службою та ін.
Документопотік характеризується такими основними параметрами:
· Структурою;
· Режимом або циклічності;
· Напрямком;
· Обсягом.
Структура документопотокуописується ознаками, відповідно до яких може бути здійснена класифікація документів та їх індексація, сформована система науково-довідкового апарату за документами організації. У значній мірі структура документопотоків відповідає функціонально-цільовому призначенню складових його документів.
Режим або циклічність документопотокувизначається зміною у часі його інформаційного навантаження. Такі зміни зазвичай пов'язані з циклічності планування та підбиття підсумків роботи, сезонним зменшенням ділової та управлінської активності, внутрішніми ритмами роботи організації.
Напрямок документопотокузалежить від змісту конкретної технологічної ланки обробки документів:
Реєстровані та нереєстровані документи,
Документи, якими здійснюється і здійснюється контроль виконання службою ДОП тощо.
На напрям документопотоку впливає також спосіб оцінки та посвідчення, що становлять цей потік документів: узгодження, затвердження, ознайомлення та інші.
Обсяг документопотокувимірюється фізичною кількістю документів (оригіналів та копій), який може бути конкретизований або доповнений обсягом інформації, що міститься в документах, вираженої в аркушах, знаках, кількості доручень, виконавців тощо.
Кількість документів всіх потоків, незалежно від способу створення, одержання (доставки), тобто. включаючи факс, електронну пошту, доставку кур'єром або відвідувачем складе сумарний обсяг документообігу організації.
Обсяг документообігу – це кількість документів, що надійшли до організації та створених нею за певний період.
Розмір документообігу необхідна для:
· Розрахунки ефективності застосування засобів автоматизації та механізації діловодства;
· Розрахунок необхідної чисельності діловодного персоналу;
· Визначення завантаженості служби ДОП, у тому числі секретаря керівника та секретаря структурного підрозділу.
У цілому нині обсяг документообігу показує завантаженість всього управлінського апарату, т.к. всім його працівникам доводиться мати справу із документами.
Підрахунок ведеться зазвичай за реєстраційними формами вхідних, внутрішніх (зазвичай за видами) та вихідних документів. У цьому слід враховувати, що у більшості організацій, зазвичай, враховується лише кількість зареєстрованих вхідних документів, а документи, які підлягають реєстрації, рідко підраховуються, хоча їх кількість значно перевищує кількість зареєстрованих документів. Внутрішні документи також далеко не завжди реєструються. Наприклад, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо. і тому їхню кількість точно підрахувати важко.
Крім того, не враховується рух копій документів, які у середніх та великих організаціях, які ще не перейшли на автоматизовані системи діловодства, можуть суттєво збільшувати загальну кількість документів.
Довідка
про обсяг документообігу
за _________________ 20__ р.
Керівник служби ДОП підпис І.О. Прізвище
Повертаючись до аналізу документопотоків, можна назвати, що основними цілями дослідження документопотоків організації є:
· Підвищення ефективності управлінської діяльності;
· Прискорення руху документів в організації;
· Зменшення трудомісткості обробки документів.
Для аналізу та фіксації руху документів досить простим та наочним засобом є складання графічних оперограм. Оперограма (від латів. operatic - дія і грецьк. gramma - буква) - один з різновидів таблично-графічного відображення послідовності управлінських та виробничих операцій, коли по горизонталі зліва направо зображуються виконавці, по вертикалі зверху вниз - послідовність операції.
Крім оперограм для наочного подання, швидкого вивчення порядку складання та обробки окремих документів, а також навчання цьому новоприйнятого персоналу з мінімальними витратами можуть бути використані й інші методи наочного подання руху документної інформації: маршрутно-технологічні карти, технологічні ланцюжки, графіки, схеми, документограми і т.д. При необхідності можуть застосовуватися і більш складні методи обробки зібраних відомостей, наприклад, побудова інформаційних моделей. Після отримання результатів аналізу структури документообігу можна оптимізувати документообіг, раціоналізуючи його.
Оперограма
У кожній організації можна виділити такі потоки документів:
· потік вхідної документації, що складається з документів, що надходять в організацію;
· потоки внутрішньої документації , що складаються з документів, створених в організації та не призначених до виходу за її межі;
· потік вихідної документації, Що складається з документів, призначених для відправки до інших організацій.
Кожна з цих груп має свої особливості обробки та проходження.
Вхідні документи проходять на початковому етапі наступні операції:
ü первинну обробку;
ü попередній розгляд службою діловодства.
Вихідні та внутрішні документи проходять на початковому етапі наступні операції:
ü складання проекту документа виконавцем;
ü перевірка правильності оформлення проекту документа;
ü узгодження проекту документа.
Спільними всім груп є такі операции:
ü розгляд документів керівником (підписання - для вихідних та внутрішніх документівта резолюція - для вхідних документів);
ü реєстрація документів;
ü передача документів виконавцям;
ü контроль виконання документів;
ü виконання документів;
ü підшивка виконаних документів у справи;
ü використання документів у довідково-інформаційних цілях;
ü підготовка документів до передачі та передача до архіву (або знищення документів, що не мають науково-історичної цінності та практичного значення).
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли до організації та створених у ній за певний період. В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні та внутрішні документи, а також усі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії та оргтехніки.
Обсяг документообігу– один з основних кількісних параметрів, що має визначальне значення при розрахунку штатної чисельності та потреби в технічних засобівзабезпечення документаційних процесів, а також при формуванні структури служби ДОП. Крім того, показники обсягу документообігу до певної міри характеризують масштаб діяльності організації, обсяг та характер її взаємозв'язків з іншими організаціями (установами, підприємствами). Обов'язком служби ДОП є регулярне проведення аналізу обсягів документообігу з метою оптимізації технології документообігу та навантаження на працівників, а також можливого скорочення зайвого листування та використання електронних технологійобміну конкретними видами інформації.
Використовувати дані про обсяги документообігу потрібно досить акуратно. Нерідко обсягом документообігу називають як кількість зареєстрованих документів (офіційний показник, що відображає обсяг документообігу), так і кількість документів, включаючи їх копії (показник, що характеризує обсяг роботи копіювально-розмножувальної служби та експедиції).
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції або канцелярії, тобто на дільницях початкової обробки та відправлення, а також за реєстраційними формами у службі діловодства та структурних підрозділах. Оскільки реєстрація ведеться у межах окремих групдокументів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та інших.), те й підрахунок обсягу документообігу необхідно проводити по виділеним ділянкам реєстрації.
Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираження його обсягу дробом, у чисельнику якої вказують кількість оригіналів, а знаменнику – кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним – багато документів складаються на кількох сторінках, що при такому підході не позначиться на загальному результаті. Основне правило підрахунку документів – одноразовість.
Служба діловодства періодично (щоквартально, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності зростання та стану документообігу, його змін. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня (рис. 9). На початку цих тимчасових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці – відправляються. Крім сезонних коливань, зміна обсягу документообігу може бути пов'язана зі зростанням або скороченням організації, підвищенням або спадом ділової активності та іншими подібними причинами.
Мал. 9. Динаміка обсягу документообігу протягом року
Облік документообігу дозволяє:
– визначити завантаження організації загалом, її структурних підрозділів та окремих виконавців;
– визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завданням та функціям структурних підрозділів або посадових осіб;
– розробити заходи щодо вдосконалення процесів обробки документів загалом або їх окремих операцій;
– встановити оптимальну кількість інформації, необхідної та достатньої для функціонування апарату управління;
Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності персоналу діловодної служби, вибору технічних засобів під час механізації та комп'ютеризації діловодних процесів та коригування завантаження підрозділів та окремих виконавців роботою з документами.
Облік обсягу документообігу
Облік обсягу документообігу здійснює канцелярія організації, оформляючи результати як довідки.
Перша побудована на обліку обсягу документообігу, загальної чисельності працівників організації та постійного коефіцієнта середнього рівня продуктивності праці працівників служби діловодства.
Рекомендації щодо прийому та відправлення, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто. проходження документа найкоротшим маршрутом з мінімальними витратами часу, оскільки централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати початкову обробку документів і скоротити її терміни, вести облік витрат за обробку документів , облік обсягу документообігу.
Документообіг включає такі основні етапи роботи з документами, як прийом, обробка, розподіл кореспонденції, передача та доставка документів, облік обсягу документообігу, реєстрація та контроль за виконанням документів.
СКЛАД І ОБЛІК ОБ'ЄМУ ДОКУМЕНТООБІГУ
У канцелярії установи періодично (зазвичай щомісяця) становлять звіт про обсяг документообігу. Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловодного персоналу, вибору технічних засобів під час механізації діловодних процесів та коригування завантаження підрозділів та окремих виконавців роботи з документами.
Як здійснюється облік обсягу документообігу
Облік обсягу документообігу. Обсяг документообігу - це загальна кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік. Облік документообігу необхідний визначення завантаження підрозділів, окремих працівників та організації загалом. Ці дані використовуються при розробці заходів щодо вдосконалення діловодства та при вирішенні питання щодо впровадження засобів механізації для обробки документів.
Документообіг включає наступні етапиприймання та опрацювання документів розподіл кореспонденції передача та доставка документів облік обсягу документообігу реєстрація документів контроль за виконанням документів формування справ передача справ на архівне зберігання знищення документів.
Облік обсягу документообігу. Обсяг документообігу - це загальна кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік. Облік документообігу необхідний визначення завантаження підрозділів, окремих працівників і установи загалом. Ці дані використовуються при розробці заходів щодо вдосконалення діловодства та при вирішенні питання про впровадження засобів механізації для обробки документів. В установі повинні враховуватися всі документи незалежно від їх авторства, змісту, обсягу, копійності.
Журнальну форму можна використовувати ефективно в організаціях з невеликим обсягом документообігу - до 1000 документів на рік, а також для обліку спеціальних видівдокументації, що вимагає особливої уваги до їх збереження.
Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, зафіксованих у місці обліку за обраний відрізок часу, наприклад, кількість документів, отриманих та створених плановим відділом за період з 1 по 30 квітня. За одиницю підрахунку залежно від цілей може прийматися як сам документ (оригінал), і кожна його копія (тираж розмноження) у разі кількість виражається простим дробом, чисельник якої позначає кількість документів, а знаменник - кількість його копій.
У літературі неодноразово наголошувалося, що формування штату діловодних працівників в організаціях та установах найчастіше проводять довільно, виходячи з реальних можливостей. У двох організаціях, що мають однакову структуру, ту саму чисельність працюючих, однакові обсяги документообігу, чисельність діловодного персоналу коливається у значних межах. При цьому в одній організації відзначається невиправдане зростання чисельності персоналу, а в іншій – необґрунтоване скорочення. Як наслідок у разі негайно зростають витрати утримання управлінського персоналу , оскільки фахівці апарату управління починають самостійно виконувати діловодні роботи зі створення, підготовки, оформлення, транспортування, обліку документів.
Обсяг документообігу підраховують з урахуванням даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто. на дільницях початкової обробки та відправлення, а також за реєстраційними формами у службі діловодства та у структурних підрозділах . Оскільки реєстрація ведеться не більше окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та інших.), те й підрахунок обсягу документообігу необхідно проводити виділених дільницях регистрации.
Підрозділ з прийому та надсилання кореспонденції приймає, відправляє та доставляє одержувачу кореспонденцію готує зведення для керівництва установи про обсяг документообігу під час щоденного обліку документів.
Доставка документів кур'єрами фіксується у графіку доставки документів, що встановлює час та маршрути кур'єрського зв'язку. В установах І категорії – з великими структурними підрозділами та великим обсягом документообігу – за кожним кур'єром закріплюються два і більше маршрутів. Графік в установах II та III категорії складають з урахуванням кільцевого кур'єрського зв'язку, щоб кур'єр зміг доставляти документи до структурних підрозділів та забирати їх в один маршрут.
Під обсягом документообігу розуміється кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів установи за певний період. Кількісний облікпідлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи установи.
Пересування документів усередині установи здійснюється за допомогою кур'єрського зв'язку, який охоплює всі його структурні підрозділи. Кількість доставок документів протягом дня залежить від обсягу документообігу та оперативності діяльності установи, у середньому тричі на день. Маршрут кур'єрського зв'язку та графіки доставки документів розробляються з урахуванням загальної кількості підрозділів та служб установи, їх розташування по поверхах, протяжності лінії. Експедиція, як правило, є початковим та кінцевим пунктом кожного маршруту. У великих установах може бути організований кільцевий маршрут.
Для своєчасного отримання первинних документів щодо руху матеріальних цінностей та основних фондів (засобів), документів щодо нарахування заробітної плати та роботи транспортних засобів, будівельних машин та механізмів, актів та відомостей обсягів виконаних будівельно-монтажних робіт та ін. головним (старшим) бухгалтером будівельної організації за участю головного інженера та інших начальників відділів розробляється графік документообігу. Цим графіком передбачається рівномірне надходження до бухгалтерії та інших відділів первинних документів протягом усього місяця, що сприяє своєчасному відображенню в обліку господарських операцій будівельних організацій та складання у строк встановленої звітності.
Обсяг інформації, необхідної для організації виробництва та управління ним, залежить від обсягів випуску та номенклатури виробів, структури та організації управління підприємством, системи підготовки, планування та обліку виробництва, системи документообігу та звітності, форм документації та технічного оснащення всіх видів робіт з управління виробництвом.
Підставою для відображення в оперативному обліку Замовника виконаних обсягів будівельних та монтажних робіт, витрат на придбання обладнання, інших робіт і витрат є первинні облікові документи, які в порядку та строки, встановлені Агентським договором між Товариствами та ВАТ ЦУП Буднафта, повинні бути передані Замовнику у складі звіту Агента. Відділи та служби Замовника, які контролюють та курирують в рамках документообігу витрати та роботи, пов'язані з будівництвом об'єктів (акти проведення експертизи, документи з відведення земель та ін.), у строк не пізніше 2-х днів з моменту підписання направляють їх службу капітального будівництва перевірки, формування звіту та передачі до бухгалтерії.
Що називається документообігом Як впливає організація документообігу на роботуапарату управління установ, організацій та підприємств 2. Які основні етапи документообігу 3. Які операції включає початкова обробка вхідних документів 4. Як визначаються правильність адресування та цілісність вкладення 5. Як здійснюється сортування документів для направлення виконавцям 6. У які терміни повинні бути здійснено доставку та розгляд вхідних документів 7. Який порядок проходження вихідних та внутрішніх документів у процесі їх підготовки 8. Які операції виконуються в експедиції (або секретарем) при обробці кореспонденції 9. У яких випадках використовують конверти з надрукованими друкарським способом адресами та конверти з віконцем 10. У чому особливості проходження та обробки внутрішніх документів 11. Який порядок прийому та передачі документів 12. Як здійснюється організація доставки документів 13. Для чого і як роблять облік обсягу документообігу
Облік документів дає кількісні дані для обчислення загального обсягу документообігу, його аналізу за певний проміжок часу, за видами документів, за документопотоками, за структурними підрозділами тощо.
Припустимо, аудитор планує отримати докази правильності відображення операцій з розрахункового рахунку . Найпростіше зробити це, перевіривши суцільним методом або вибірково всі операції з цього рахунку щодо правильності їх відображення в облікових регістрах. Можливий інший варіант. Аудитор з'ясовує, що контуванням операцій займається досвідчений співробітник. Існують спеціально розроблені письмові вказівки, що регламентують порядок дій працівника. Щомісяця (наприклад, при перенесенні даних з журналу-ордера № 2 до Головної книги) відбувається звірка розрахунків, що підтверджується підписом уповноваженого перевіряючого співробітника. Якщо аудитор вважає більш ефективним спертися на дані засоби контролю та при аналізі системи бухгалтерського обліку та документообігу оцінює надійність цих засобів контролю як високу чи середню, він повинен коротко описати ці засоби контролю у бланку (додаток 3.8, п. 7.1) та вказати, яким чином можна перевірити ці гроші. Крім того, для підтвердження середньої оцінки аудитор вибірково перевіряє послідовність виконання трьох операцій з даного розділу обліку різні періоди. Він має оцінити, що з відображенні відібраних операцій на регістрах бухгалтерського обліку застосовувалися всі засоби контролю, куди планується покладатися для формування висновків. Об'єктивність висновків, одержаних за результатами вивчення документів, може бути підкріплена візуальними спостереженнями та результатами усних опитувань співробітників економічного суб'єкта. Якщо під час проведення наскрізних тестів помилки не виявлено, можна вважати середній рівень надійності підтвердженим. Якщо ж було виявлено помилки, то надійність вважається низькою. Тому при описі засобів контролю доцільно вказувати оцінку надійності до та після тестування. Така інформація може бути корисною при плануванні наступних аудитів. Отримані результати рисков1 засобів контролю можна підставити в бланки додатків 2.10 і 2.11 до розділу 2 щодо обсягу аудиторських вибірок.
Впровадження ЄДСД у конкретній установі зумовлювало необхідність урахування його специфіки, функцій, масштабу діяльності, обсягу зовнішніх зв'язків, загальної чисельності службовців, обсягу документообігу та ін.
Як показує практика, що склалася при ручній обробці, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапності проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції складу виконується у багатьох підрозділах складі, у відділі збуту , бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. Крім того, кожен окремий документ, який відображає будь-яку одну сторону господарського явища, має зв'язок з іншими документами. Наприклад, за даними обстеження обсягів інформації та маршрутів облікових документів, кожен показник зустрічається в середньому у трьох-чотирьох документах.
Підрахунок документообігу доцільно (особливо при великих обсягах документів) проводити окремо в кожному структурному підрозділу , а всередині підрозділів - по системам (групам) документації, як загальноуправлінським, і специфічним цієї організації (галузі). Результати проведених підрахунків повинні підсумовуватися, щоб унеможливити повторний облік одного і того ж документа. Вибір конкретної методики підрахунку документообігу, облікових та підсумкових форм має виходити із цілей вивчення цього питання.
Методи забезпечення адаптивності автоматизованих системуправління в принципі застосовні до будь-яких систем (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, систем програмування, пакетів прикладних програм, систем автоматизації проектування та ін), проте на практиці в досить повному обсязі вони зазвичай реалізуються в системах тривалого та багаторазового користування, таких, як операційні системи , системи управління базами даних, системи автоматизації проектування АСУ та інших. Зазвичай в АСУ різного призначення адаптивність частково забезпечується з допомогою. використання елементів проектування АСУ Як правило, специфічних адаптивних властивостей під час розробки АСУ не передбачається. Вони пов'язані зі специфікою об'єкта управління. -До таких властивостей відносяться структура об'єкта управління, система документообігу, обсяги інформації, використовувані методи планування, обліку я аналізу, складність продукції, що випускається, взаємини з постачальниками і споживачами продукції, характер виробництва, тривалість
ФЕДЕРАЛЬНЕ АГЕНТСТВО З ОСВІТИ
ДЕРЖАВНИЙ ОСВІТНИЙ УСТАНОВА
ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ
ДОНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
Соціально-гуманітарний факультет
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
З дисципліни «Організація та технологія документаційного забезпечення управління»
- Тема: «Обсяг документообігу установи. Облік кількості документів у організації. Етапи руху вихідних документів в організації»
виконала:
студентка групи ДЗСУ 3-1
Калакцузова Христина Сергіївна
номер залікової книжки 073799
перевірила:
кандидат економічних наук, доцент
Ватоліна М.В.
Ростов-на-Дону
2009р.
Вступ 3
- Обсяг документообігу установи. Облік кількості документів у організації. 4
Етапи руху вихідних документів у створенні. 7
- Положення про службу документаційного забезпечення управління ЗАТ "Техком". 10
Список використаної літератури 19
Додаток 20
Вступ
Організація роботи з документами передбачає організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання привабливої діяльності установи. Документообіг установи - це сукупність взаємозалежних процедур, які забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання або відправлення. З метою раціональної організації документообігу всі документи розподіляються по документопотоках, наприклад, документи, що реєструються і нереєструються; вхідні, вихідні та внутрішні документи; документи, що надсилаються та надходять з вищих організацій, або документи, що надсилаються або надходять з підвідомчих організацій, і т.д. Під документопотоком розуміється сукупність документів, виконують певне цільове призначення у процесі документообігу.
Характеристика документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею протягом певного періоду часу, як правило, року. Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій під час вирішення питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури служби діловодства, її штатного складу та інших питань.
Обсяг документообігу установи. облік кількості документів у організації.
Обсяг документообігу - важливий показник, що використовується як критерій під час вирішення питань вибору організаційної форми діловодства, організації інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури служби діловодства, її штатного складу та інших питань. Одна з найважливіших функцій організації роботи з документами – функція обліку документів.
Обсяг документообігу - основний засіб визначення реальних потреб в організаційній та обчислювальній техніці, вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів та побудови довідкового апарату.
Службою документаційного забезпечення організацій, зазвичай, щорічно проводиться облік кількості документів. Підсумки обліку повинні бути підставою визначення штатної чисельності самої служби, планування, придбання технічних засобів обробки документів. Аналіз документообігу може показати загальну напруженість праці співробітників, динаміку цієї напруженості протягом року та іншу статистику, що цікавить.
Щоб ця робота приносила дійсну віддачу, її слід покласти в основу планування різних заходів щодо вдосконалення документаційного забезпечення та прогнозування ефективності проведення цих заходів. Такий підхід визначає деяке ускладнення параметрів, якими можливий облік кількості документів, і ставить методику проведення підрахунку залежність з його цілей, але дає, зрештою, можливість багаторазового підбиття підсумків у кожному з параметрів.
Кількість розмножених документів та їх тиражі служать основними вихідними даними щодо оптимальної технічної оснащеності і технології роботи копіювально-розмножувальної служби.
Обсяги виконуваних машинописних робіт в порівнянні з типовими нормами часу на машинописні роботи дозволяють визначити необхідну кількість технічного персоналу.
Показники кількості документів різних термінів зберігання дозволяють більш точно прогнозувати роботу відомчого архіву, необхідність та доцільність проведення робіт із мікрофільмування документів.
Обсяг документообігу - основний засіб визначення реальних потреб в організаційній та обчислювальній техніці, вибору найефективнішої системи реєстрації документів та побудови довідкового апарату.
Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, зафіксованих у місці обліку за вибраний час. За одиницю підрахунку приймається як сам документ (оригінал), і кожна його копія (тираж розмноження). Для спрощення підрахунку рекомендується документ, розмножений у 10 екземплярах, враховувати як десять документів.
Якісний, всебічний, кваліфікований підрахунок та аналіз документообігу в організаціях слід проводити один раз на рік спеціально виділеною групою співробітників під керівництвом служби документації. Підрахунок та аналіз документообігу обов'язковий при складанні табеля документів організації. При цьому:
- підрахунок кількості документів провадиться у місцях їх реєстрації за реєстраційними формами;
документи, що не реєструються, підраховуються при полистовому перегляді в місцях їх зберігання;
кількість створюваних машинописних копій визначається за журналами реєстрації машинописних робіт у машбюро та шляхом опитування співробітників у структурних підрозділах при децентралізації машинописних робіт;
підрахунок тиражів документів може проводитись за журналами реєстрації замовлень або замовленнями на копіювально-розмножувальні роботи;
якщо в організації застосовуються уніфіковані формиі складено табель документів, куди включені і тиражі бланків, то цьому випадку дані табеля використовуються при підрахунку кількості створюваних документів і доповнюються показниками загального тиражу їх розмноження. Одночасно уточнюється правильність встановлення в табелі тиражу бланків та реальна витрата паперу за цей же період;
самостійно враховуються пропозиції, заяви та скарги громадян;
Облік кількості документів організації відповідно до обраної методики може проводитись одноразово, періодично, але не рідше одного разу на рік під керівництвом та за участю служби документаційного забезпечення. показниками та надаються керівництву організації. При цьому слід підготувати пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами та її технічного забезпечення.
- Етапи руху вихідних документів у створенні.
Документи, що надсилаються організацією, у тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упаковку, оформлення поштового відправлення та здачу у відділення зв'язку.
Обробка та відправлення здійснюються централізовано експедицією, ділянкою канцелярії або секретарем відповідно до чинних Поштових правил.
Експедиція приймає документи для відправлення повністю оформленими, підписаними, зареєстрованими, з відміткою про категорію відправлення.
Служба діловодства перевіряє правильність оформлення документів, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів, дати підписання, реєстрації та надсилання.
Неоформлені чи неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання до структурних підрозділів.
На рекомендовану кореспонденцію співробітники діловодства складають опис розсилки, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника та дата відправлення.
Документи на машинних носіях приймаються до відправки в упаковці, що відповідає технічним вимогам, за наявності супровідного листа, оформленого та зареєстрованого в установленому порядку
Документи, передані на відправлення, обробляються та надсилаються того ж дня або не пізніше першої половини наступного робочого дня.
Рух вихідних документів включає наступні етапи:
1. Підготовка виконавцем проекту документа.
2. Погодження (візування) проекту документа.
3. Доопрацювання проекту документа за зауваженнями.
4. Повторне візування документа.
5. Підписання документа керівником.
6. Реєстрація документа (у службі ДОП або у підрозділі, якщо документ підписано керівником підрозділу).
7. Передача документа до служби ДОП (якщо документ підписано керівником підрозділу).
8. Надсилання документа кореспонденту та передача копії у справу.
Етапи обробки вихідних документів:
1. Вихідний документ готується виконавцему підрозділі (складається та погоджується проект документа). Найчастіше вихідний документ виконавцем оформляється, а секретар перевіряє правильність оформлення.
2. Оформлений документ передається на підпис керівникупідприємства.
3. Після підписання керівником документа реєструєтьсясекретарем чи у канцелярії.
4. Зареєстрований документ відправляється адресату. Відправлення має бути здійснене в день надходження документа до канцелярії.
5. Копійний екземплярдокумента секретар підшивається у справу.
Положення про службу документаційного забезпечення управління ЗАТ "Техком"
1. Загальні положення
- 1.1. Служба документаційного забезпечення управління є самостійним структурним підрозділом, підпорядкованим безпосередньо директору ЗАТ "Техком".
- 1.2 Служба документаційного забезпечення управління у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами державної владита управління РФ та суб'єктів федерації, розпорядчими документами вищих органів управління та ЗАТ «Техком», ДСДОУ, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями, розробленими у ЗАТ «Техком» та іншими чинними нормативами з питань документаційного забезпечення управління цим положенням. Діяльність працівників канцелярії регламентується посадовими інструкціями.
- 1.3. Службу документаційного забезпечення управління очолює завідувач Службою документаційного забезпечення управління, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом директора ЗАТ «Техком».
- 1.4. На посаду завідувача служби документаційного забезпечення управління призначається особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи в службах ДНЗ не менше двох років.
а) підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, удосконалення роботи з
документами та впровадження технічних засобів;
б) розгляду листів (скарг);
в) секретаріат;
г) експедиція;
д) машинописне бюро;
е) копіювально-розмножувальне бюро;
ж) архів.
1.6. Служба документаційного забезпечення управління
і т.д.................