Робота з вхідними документами
· Отримання
Отримання секретарем вхідних документів в поштовому відділенні, установі фельд'єгерської-поштового зв'язку, безпосередньо від посильного і т. П. Виробляється після ретельної перевірки адресних даних надійшла кореспонденції, її кількості.
В необхідних випадках перевіряється вага відправлення і збереження печаток. Поштові відправлення приймаються під розпис в книзі видачі, з видачею описи-реєстру на всі отримані документи.
Перевірена і документально оформлена пошта укладається в закривається на замки портфель (сумку і т. П.) І пломбується (опечатується). Доставка вхідних документів, як правило, здійснюється на автотранспорті організації.
Доставлені до місця призначення входять документи проводять процедуру первинної обробки, що включає в себе розпакування, рахунок і сортування. Отримання вхідних документів по Технічним засобам комунікації (телефон, телеграф, телефакс, а також електронна пошта) здійснюється секретарем безпосередньо в офісі.
на особливо важливі документи (Повідомлення), що надійшли по перерахованим комунікаційним каналам, запитується підтвердження. До отримання підтвердження зміст цих документів керівнику доповідається.
· Реєстрація
інформація про всі отримані повідомлення і документах фіксується секретарем в спеціальних журналах. Цей процес отримав назву первинного обліку (реєстрації) вхідних документів.
Реєстрація включає в себе перевірку повноти реквізитів вхідних документів, відповідність їх змісту супровідним листам (листів) і внесення даних первинного обліку в реєстраційний журнал - журнал обліку вхідних документів.
Як показує практика, в умовах функціонування сучасної організації найкращим чином зарекомендувала себе централізована система реєстрації документів, відповідно до якої виконання всіх необхідних операцій з документами проводиться в одному місці - як правило, в офісі керівника або в обліково-реєстраційному відділі підприємства.
Така система забезпечує:
єдиний порядок реєстрації документів;
оперативне ведення по документам інформаційно-пошукової та архівно-довідкової роботи;
ефективний контроль виконання документів.
Всі документи, зареєстровані в організації, повинні мати свій індивідуальний ідентифікаційний номер, що включає в себе порядковий номер за журналом реєстрації і номер реєстраційного журналу згідно із затвердженою номенклатурою справ організації, наприклад 3004/5, де 3004 - порядковий номер запису, 5 - номер журналу .
· Порядок розгляду
Надійшли на адресу керівника входять документи повинні подаватися йому для ознайомлення, як правило, в день
надходження.
Однак, виходячи із загальноприйнятої практики, найчастіше документи до керівника, наприклад кадрової служби, Надходять після їх розгляду керівником організації (з відповідною резолюцією).
Секретарем проводиться підготовка отриманої ділової кореспонденції на доповідь керівнику, що включає:
- --разметку, тобто виділення заголовків і деяких інших реквізитів вхідного документа кольором, підкресленням і ін .;
- --укладку документів (в папки і т. п.) в певному по рядку.
Документи, які потребують першочергового розгляду, укладаються секретарем в окрему папку, а при невеликому повсякденному кількості доповідав документів поміщаються поверх всіх інших.
Документи особливої \u200b\u200bважливості, з позначкою "терміново" і т. П., Доповідаються керівнику в першу чергу.
Папки з підготовленою відповідним чином вхідною кореспонденцією передаються керівникові для подальшого розгляду та оформлення резолюцій. Як правило, вся надійшла вхідна кореспонденція повинна бути розглянута їм не пізніше дня, наступного за днем \u200b\u200bподання на доповідь.
Окремі вхідні документи можуть бути залишені керівником підприємства у себе для прийняття по ним рішення після з'ясування додаткових відомостей.
У зв'язку з цим секретар повинен уточнити, які з представлених вхідних документів продовжують перебувати у керівника, а також те, які допоміжні матеріали (наприклад, З числа документів, раніше надійшли на адресу організації) для поглибленого вивчення перших можуть йому знадобитися і коли їх має бути поданий .
· Винесення резолюцій
За результатами розгляду на які підлягають виконанню вхідних документів керівником робиться відповідне письмове вказівку (резолюція), на підставі якого починається безпосередня робота по виконанню документа.
Резолюції (рішення і доручення) щодо виконання розглянутих вхідних документів пишуться на вільних від тексту полях документів (як правило, нижче або правіше тексту). Писати доручення на тексті документа забороняється.
В необхідних випадках, коли доручення занадто широко за своїм змістом, для його оформлення використовуються спеціальні бланки формату А5 із зазначенням у верхньому рядку посаду особи, який написав резолюцію (наприклад, "головний інженер").
Доручення щодо виконання вхідного документа дається, як правило, тільки одній посадовій особі (наприклад, начальнику планового відділу, головному редактору і т. П.).
Якщо ж інтереси справи вимагають залучення в якості співвиконавців кількох осіб, в резолюції в обов'язковому порядку вказується, хто є відповідальним за своєчасне і якісне виконання даного доручення (документа) в цілому.
У разі, якщо відповідальний не призначено, таким вважають посадова особа, прізвище якого зазначена в резолюції першим.
У разі, якщо резолюція не містить термінів виконання, вхідний документ повинен бути виконаний протягом місяця після
його розгляду.
При цьому строки виконання доручень за телеграмами не повинні перевищувати двох днів.
Встановлюючи строк виконання документа, керівник зобов'язаний врахувати час на його підготовку, узгодження, оформлення і доставку.
Посадові особи, яким доручено виконання вхідного документа, в свою чергу, зобов'язані зробити це, виходячи з терміну виконання, встановленого резолюцією (або іншим дорученням) керівника.
Однак у всіх випадках ця робота починається для відповідних посадових осіб з процедури ознайомлення зі змістом резолюції і отримання адресованого їм на виконання документа.
Слід також підкреслити, що виконання документів можуть вести реєстр і секретарю керівника.
Пам'ятка секретарю керівника про порядок і правила виконання документів:
- 1. Звернення з документом здійснюється на підставі допуску та відповідних вказівок керівника (безпосереднього начальника).
- 2. Службові повноваження і професійна компетенція посадової особи повинні перебувати в повній відповідності зі складністю завдання по підготовці документа.
Передача документа іншим посадовим особам в процесі роботи здійснюється тільки під розпис (крім випадків, коли документ не виноситься зазначеними особами в інше приміщення).
Робота з документом здійснюється в строго відведених місцях, обладнаному всім необхідним для роботи і обмеженому від доступу сторонніх.
Протягом всієї роботи з документом посадова особа, уповноважена здійснювати вказану роботу, має виключати доступ до вихідного документу і похідним матеріалами сторонніх осіб, в тому числі в результаті "випадкового" ознайомлення.
Протягом всієї роботи з документом посадова особа, уповноважена здійснювати вказану роботу, зобов'язана забезпечувати конфіденційність змісту вихідного документа і похідних матеріалів, не розголошуючи їх стороннім.
Робота з документом повинна бути виконана таким чином, щоб забезпечити своєчасне узгодження і подання проекту нового документа на розгляд,
а потім і твердження (підпис) його остаточного варіанту.
Зберігання документів повинно здійснюватися в приміщеннях (місцях), що виключають доступ до них сторонніх.
Контроль наявності документа в процесі роботи здійснюється посадовою особою, Відповідальним за його зберігання, постійно.
10. Після закінчення роботи з документом останній підлягає негайної здачі.
Робота з вихідними і внутрішніми документами
· Загальний порядок роботи посадових осіб організації
Упорядкована, ретельно організована робота з документами організації веде до усунення поспіху і різкого зниження ймовірності скоєння різного роду помилок в процесі виконання документів.
Виконані документи, в залежності від місця свого подальшого використання, є або внутрішніми, або вихідними. Зупинимося на цьому трохи докладніше.
Робота з внутрішніми документами здійснюється виключно всередині організації. Це означає, що виконаний документ надалі надходить у тимчасове користування посадовим особам, до структурних підрозділів і ін.
Вихідний же документ після виконання надсилається для подальшої роботи за межі підприємства.
Відзначимо, що якщо через деякий час виникне необхідність у відправленні внутрішнього документа за межі організації, то в цьому випадку (після відповідного до оформлення) останній також стане вихідним документом.
В процесі роботи по виконанню (контролю за виконанням) документа секретарю керівника належить виконати (здійснити контроль за виконанням) такі операції:
Постановку задачі (адресування документа на виконання).
Виконання документа.
Тиражування документа.
Реєстрацію документа.
- 5. Упаковку і відправку (розсилку) документа.
- 6. Приміщення контрольного примірника документа в справу,
подальшу роботу з ним.
7. Поточне і архівне зберігання, Знищення та списання.
Центральне місце в цій "ланцюжку" займає етап безпосередньої роботи над документом.
· Терміни виконання
Слід врахувати, що тривалість кожного етапу роботи по виконанню документа буде змінюватися в залежності від особливостей змісту документів, а також їх обсягу.
Для коректної постановки задачі на виконання документа для кожного етапу визначаються:
Необхідна на підготовку документа час, включаючи резерв (обчислюється в обсязі 10-15% від мінімально необхідного часу);
заходи організаційно-технічного, інформаційного та іншого забезпечення;
посадову особу, відповідальну за виконання документа;
співвиконавці документа (його окремих частин, додатків і т. п.);
технічні виконавці документа;
посадова особа, яка здійснює контроль за виконанням документа (як правило, секретар керівника).
- · Отримання документів на виконання
- o Передача секретарем документів на виконання
З метою своєчасного виконання документів доведення їх до відома виконавців здійснює секретар керівника підприємства, який:
Особисто приймає від керівника підприємства розглянуті ним документи;
на підставі наявних резолюцій і довідкових даних документах вивчає коло осіб, яким адресовано документи ні виконання;
зв'язується з зазначеними особами по телефону або особисто, інформування їх про необхідність виконання тих чи інших документів;
особисто передає зазначені документи відповідальним виконавцям;
здійснює контроль за ходом виконання документів. 1хлі документ призначений для виконання кількома посадовими особами, секретар (з метою підвищення оперативності роботи) може попередньо розмножити його і передати ЦОПН леєю виконавцям (в цьому випадку оригінал отримає відповідальний виконавець).
Відзначимо, що розмноження копій документів здійснюється тільки з письмового дозволу керівника кадрової служимо організації. Копії документа враховуються поряд з вступникам оригіналом документа і згодом через непотрібність знищуються.
Відповідальний виконавець повністю відповідає за організацією виконання документа або пов'язаного з ним доручення.
Співвиконавці відповідно до вказівок відповідального виконавця зобов'язані якісно і своєчасно відпрацювати (виконати) необхідні документи (В частині, що стосується їхньої роботи) і несуть відповідальність за виконання резолюції в межах отриманих вказівок.
У тому випадку, якщо відповідальний виконавець не має достатніх повноважень для своєчасного і повного виконання документа, він може звернутися до того посадовій особі, в компетенції якого знаходиться вирішення питання.
При неможливості своєчасно виконати той чи інший документ за 2-3 дні до закінчення терміну посадовій особі, яким установлено строк виконання, подається доповідь із зазначенням причин затримки, заходів, що вживаються і уточненого терміну завершення роботи з документом.
Технічне виконання документа включає:
підготовку проекту документа (так званого чернетки);
набір і роздрук тексту проекту документа (основного тексту і тексту додатків);
коригування змісту документа за результатами узгодження;
оформлення остаточного варіанту документа.
o Розробка проекту документа
Розробка проекту (чернетки) документа проводиться відповідальним виконавцем особисто або із залученням співвиконавців. В останньому випадку співвиконавці передають результати своєї роботи (комп'ютерні файли, робочі зошити або окремі листи з машинописними або рукописними записами) відповідальному виконавцю.
В загальному випадку зміст проекту документа повинне давати відповіді на питання, поставлені в документі, на виконання якого розробляється проект.
В необхідних випадках на додаток до документа розробляються програми. Останні, поряд з текстуальної частиною, можуть включати в себе і необхідні графічні матеріали.
Після перевірки змісту проекту, його коректури і до оформлення відповідальний виконавець передає перший примірник документа на узгодження, залишаючи у себе до отримання нових вказівок другий (контрольний) екземпляр.
· Порядок узгодження
Проект документа в обов'язковому порядку повинен узгоджуватися (як правило, на стадії попередньої підготовки) з уповноваженими представниками всіх зацікавлених сторін.
Узгодження проводиться в обумовлені сторонами терміни, за певною програмою (тобто обмовляється, що саме і з якій послідовності має бути погоджено) і займає, як правило, не більше 3-5 днів, включаючи час на доставку і повернення документа.
При необхідності узгодити проект документа з кількома сторонами в стислі терміни доцільно скликати нараду з представниками зацікавлених сторін, провести відеоконференцію або провести узгодження з технічних засобів комунікації (телефаксом, електронною поштою і т. п.).
При послідовному узгодженні документ забезпечується листом узгодження, у відповідних графах якого повноважні представники сторін залишають свої візи і зауваження щодо змісту проекту документа.
Віза включає в себе дату ознайомлення з документом і підпис особи, яка провадить узгодження.
При відсутності розбіжностей согласуемое документ візується відповідною посадовою особою в межах своїх повноважень.
У разі виникнення розбіжностей посадова особа, яка здійснює узгодження, має дати мотивоване пояснення з приводу своїх претензій до змісту проекту.
Свої зауваження та пропозиції щодо проекту документа посадова особа викладає в листі узгодження або в службовій записці ad hoc. Тут же можуть знайти відображення і ті питання, які не були враховані в проекті документа.
Якщо документ не вдається узгодити в встановлені терміни, Відповідальний виконавець документа зобов'язаний завчасно проінформувати про це зацікавлені сторони в письмовій формі і довести відповідну інформацію до посадової особи, яка здійснює контроль за виконанням документа (до секретаря керівника).
При цьому, як правило, коротко вказується зміст основних розбіжностей, що виникли при узгодженні проекту, а також мотиви неприйняття надійшли в ході узгодження пропозицій. Зацікавлені сторони, крім того, сповіщаються про нові терміни узгодження проекту документа.
Відмова від узгодження не допускається. Повністю узгоджений документ разом з листом узгодження передається на коригування.
· Коригування змісту за результатами узгодження
У процесі коригування зі змісту проекту (в повній відповідності з результатами узгодження) усуваються різночитання і виправлення. Фрагменти тексту, визнані за результатами узгодження зайвими, видаляються.
Крім того, в "усічений" текст можуть вноситися і доповнення. Видозмінений проект документа редагується відповідальним виконавцем з урахуванням вимог до загальноприйнятого стилю викладу документів.
Після цього відредаговане зміст проекту піддається верифікації (перевірки на предмет виявлення і усунення технічних помилок-помилок та ін.). Зміст повністю "очищеного" від помилок проекту прочитується відповідальним виконавцем.
За результатами контрольного читання знову виявлені помилки усуваються. Після повторної перевірки їх усунення остаточний варіант документа візується відповідальним виконавцем (підписується з обороту) і передається для остаточного оформлення.
· Оформлення документа
Для оформлення документа технічного виконавцю (секретарю або оператору-друкарки) передається підписаний відповідальним виконавцем остаточний варіант документа (комп'ютерні файли, чорнова машинопис, роздруківка або рукопис).
До проектів службових документів, що подаються на підпис на виконання доручень, прийнято також докладати матеріал з оригіналом тексту відданого доручення (сам документ або лист з резолюцією).
Текст остаточного варіанту документа може містити обговорені виправлення, які повинні читатися однозначно (це особливо важливо щодо цифр і прізвищ, що згадуються в документі).
Видрукуваний і виведений "набіло" перший примірник передається технічним виконавцем відповідального виконавця, який, як правило, здійснює перегляд документа на предмет виявлення помилок (помилок).
Документ, який не містить помилок, передається відповідальним виконавцем секретарю керівника для завершальній перевірки та подання на підпис (затвердження) керівнику підприємства.
· Дії посадових осіб після отримання підписаного (затвердженого) документа
Документ, підписаний або затверджений керівником, передається на тиражування і реєстрацію секретарю керуй гелю (відповідального співробітника служби ДОУ організації).
Коли необхідно виготовити більше одного примірника документа, то відповідальний виконавець вказує потрібне кількістю-11 але цифрою і прописом в верхньому лівому кутку першого аркуша першого примірника документа.
Ніс екземпляри документа реєструються. Надалі мірний екземпляр і необхідну кількість наступних примірників документа, за винятком останнього (контрольного, що записується в справу):
- - видаються в роботу (посадових осіб організації); висилаються за межі організації встановленим правилам.
- - надходять на тимчасове зберігання в службу ДОУ організації.
На такому документі відповідальним виконавцем вказується, яким вихідним номером виконаний документ, і ставиться дата виконання, завірена підписом відповідального виконавця.
Після оформлення на документі відповідного запису відповідальний виконавець зобов'язаний передати його в місце постійного зберігання. Разом з документом в справу підшивається контрольний примірник документа, виконаного відповідно до резолюції.
Документи, з плином часу втратили практичне значення і не мають історичної та наукової цінності, а також з простроченим терміном зберігання підлягають знищенню та списання.
· Підготовка виконаних документів до відправки
Підписаний (затверджений) документ, що підлягає відправці на адресу іншого підприємства, в обов'язковому порядку проходить процедуру оформлення, реєстрації за журналом обліку вихідних документів і конвертування.
Під оформленням в даному випадку розуміється виконання супровідного листа (листа) до документа. Підкреслимо, що вихідний документ приймається до відправки тільки при наявності як мінімум двох примірників такого (останній залишається в справі разом з контрольним примірником документа).
У процесі реєстрації документу присвоюється вихідний номер - як правило, це порядковий номер запису в журналі обліку вихідних документів.
Відповідний номер вказується і на бланку супровідної листи документа, призначеного до відправки. Аналогічним чином враховуються всі екземпляри документа.
До відправки відповідальний співробітник служби ДОУ (секретар) зобов'язаний уточнити у відповідального виконавця кількість примірників документа, що підлягають відправці (розсилці), а також адреси місць призначення.
На вихідні документи, що розсилаються в кількості понад п'ять примірників, в обов'язковому порядку оформляється "розрахунок розсилки", істотно полегшує подальше конвертування документів.
Відповідним чином оформлені і зареєстровані документи, а також супровідні листи до них укладаються в конверти.
На конвертах відповідно до загальноприйнятих правил оформляються адреси одержувача і відправника. Після перевірки правильності адресування конверти заклеюються і опечатуються печаткою підприємства "для пакетів".
Підготовлені до відправки конверти (пакети) передаються в експедиційний відділ служби ДОУ (для доставки в поштове відділення або відправки одержувачу іншим загальноприйнятим способом).
Окремі документи, які потребують термінової доставки, можуть направлятися адресату з кур'єром, якому, крім пакета, видається на руки і реєстр на доставляемую кореспонденцію, виконаний в двох примірниках (перший залишається у адресата, другий, з відміткою про отримання, повертається в експедиційний відділ служби ДОУ відправника).
Після відправки вихідних документів секретарем (відповідальним співробітником служби ДОУ) на підставі записів у журналах обліку здійснюється списання відправлених примірників в журналі обліку вихідних документів шляхом проставлення позначки "відправлено, дата" у відповідній графі.
⇐ ПредидущаяСтр 8 з 13Следующая ⇒
До числа документів, що відправляються відносяться в основному відповідні листи, в яких міститься згода або відмова на відповідне прохання або пропозицію, а також ініціативні листи по самій широкій тематиці, що вимагають відповіді.
Проходження відправляється документа включає в себе наступні етапи обробки (рис. 27):
■ складання проекту документа і його оформлення;
■ узгодження проекту або візування;
■ підписання документа керівником;
■ твердження (при необхідності);
■ реєстрація та відправка документа.
Складанням проекту чернетки документа займається фахівець структурного підрозділу або секретар-референт, який має відповідну кваліфікацію.
Документ оформляється по ГОСТ Р 6.30-2003, потім візується виконавцем або фахівцями сторонньої організації. У цьому випадку оформляється лист погодження.
Якщо в процесі узгодження були зроблені зауваження щодо проекту документа, то вони обов'язково повинні бути внесені в текст.
Перш ніж передати документ на підпис керівнику, секретар редагує текст, перевіряє правильність оформлення, наявність всіх необхідних віз і додатків до документа, який потім передається на підпис керівнику разом з усіма матеріалами, на підставі яких він був підготовлений. Підписані документи реєструються і передаються для відправки в канцелярію (експедицію), де їх вкладають в конверти, попередньо перевіривши правильність оформлення (наявність підпису керівника, дати, вихідного номера, відповідність кількості зазначених примірників, наявність додатків). Офіційні документи, що направляються в один адреса, вкладають в один конверт.
Документи відправляють адресатові в день передачі їх на відправку; телеграми і строкову кореспонденцію відправляють негайно.
Внутрішні документи на етапі їх підготовки проходять етапи вихідних документів, а на етапі виконання - етапи документів, що надходять (рис. 28).
Робота з внутрішніми документами за аналогією з відправляються документами починається зі складання та оформлення проекту документа. Завершальним етапом роботи над проектом внутрішнього документа є його візування упорядником, керівником структурного підрозділу, який готував документ, юрисконсультом. Потім документ направляється керівникові на підпис і реєстрацію. Подальша робота з внутрішніми документами йде за тими ж правилами, що і з вступниками документами. Найбільш важливі внутрішні документи можуть бути поставлені на контроль. Виконані документи підшиваються в справи, передбачені номенклатурою справ.
| Мал. 28 Схема обробки внутрішніх документів |
30.Правіла оформлення реквізиту «гриф затвердження».
Посвідчення документів є формою вираження відповідальності за їх законність і зміст. Основними способами посвідчення документів є: підписання, затвердження та проставлення печатки.
Затвердження - це особливий спосіб посвідчення документа після його підписання, що санкціонує поширення дії документа на певне коло осіб, громадян, організацій. Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичну силу тільки з моменту його затвердження. Документи затверджуються відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
Документ може бути затверджений посадовою особою або спеціально видаваним документом (наказ, протокол, рішення).
Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.
Затвердження документа посадовою особою проводиться в тому випадку, якщо це регламентується відповідними нормативними документами.
Якщо документ затверджується посадовою особою, то гриф затвердження оформляється від п'ятого положення табулятора (10,5 см) прапоровим способом, допускається центрированное оформлення кожного рядка грифа твердження по відношенню до найдовшої рядку реквізиту. Гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок і розділових знаків), повного найменування посади особи, яка затвердила документ (включаючи найменування організації, якщо документ надруковано не на бланку), його особистого підпису, Розшифрування підпису (ініціали проставляються до прізвища) - шість положень табулятора - і дати затвердження. наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ВАТ «Факел»
Л. А. Степанова
«» Липня 2009 р
Допускається центрувати елементи реквізиту «гриф обмеження доступу до документа» щодо самої довжини рядка. наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ «Московські товари»
Л. І. Белопольская
«» Травня 2009 р
При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера. наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням загальних зборів
акціонерів від 05.10.2009 р N9 03
Якщо документ затверджується керівниками декількох організацій, то складові частини грифів затвердження розташовують на одному рівні. При цьому найменування організації повинно обов'язково входити в найменування посади особи, що затверджує документ. Перший гриф оформляється від нульового положення табулятора, ініціали та прізвище - від другого, другий гриф оформляється за ГОСТом.
Як правило, утвердженню підлягають такі види документів: статути, положення, штатні розписи, деякі види актів і протоколів, посадові інструкції та ін.
Перелік документів організації, які підлягають затвердженню, визначається інструкцією з діловодства організації.
⇐ Предидущая3456789101112Следующая ⇒
Читайте також:
ТЕМА 8. ПОРЯДОК РУХУ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ
1. Поняття, види і основні етапи документообігу
Вихідні документи
Принципи та методи організації документообігу
3. Реєстрація документів і побудова пошукової системи
4. Контроль за виконанням документів
Поняття, види і основні етапи документообігу
документообіг - це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки адресату або здачі їх на зберігання . Організація руху документів націлена на: а) скорочення шляху і часу руху документів, б) виключення поворотного, дублюючого і неритмічне руху документів, в) уніфікацію процедур проходження і обробки конкретних документів, г) застосування сучасної оргтехніки. Рух конкретних документів різниться довжиною шляху, етапами обробки документів і термінами їх зберігання. В " державну систему документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення "розглядається документообіг організації. Всі документи організації діляться на три документопотока: вхідні, внутрішні та вихідні документи.
Документообіг вхідних документів
Вхідний документ - документ, що надійшов до установи від сторонніх організацій або осіб: вищестоящих, підлеглих, державних, муніципальних, приватних, депутатів і громадян.
Обробка вхідних документів включає: а) прийом і первинну обробку документів; б) попередній розгляд і розподіл документів; в) реєстрацію; г) розгляд документів керівництвом; д) передачу на виконання.
Прийом і первинну обробку документів, що надходятьвиробляє служба ДОУ, або секретар, або централізована експедиція в залежності від обсягу кореспонденції, в неробочий час за потребою - черговий співробітник. експедиція -спеціальний відділ організації, що виробляє прийом, відправку і розсилку документів і вантажів. Вхідні документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром і відвідувачами, передані засобами електричного зв'язку.
При отриманні кореспонденції:
1) перевіряється правильність її доставки: помилково надіслана кореспонденція повертається на пошту;
2) перевіряється цілісність упаковки і документів, їх пошкодження (неповне отримання факсимільного повідомлення, відсутність зазначеного в документі додатки); складається акт про пошкодження або відсутності документів, який пересилається разом з отриманими документами їх відправнику;
3) не розкривається і передається адресату кореспонденція, що має гриф "особисто" або адресована громадським організаціям;
4) рекомендовані листи приймаються під розписку;
5) на документ з написом «СРОЧНО» проставляється час отримання;
6) упаковка при розтині знищується, крім випадків, коли в отриманих документах немає зворотної адреси і прізвища відправника (але вони є на упаковці); в документі немає дати, і вона встановлюється за поштовим штемпелем.
Попередній розгляд і розподіл документівнацілене на оперативне отримання документів виконавцями, звільнення керівництва від розгляду другорядних питань.
Оцінка надійшов документа враховує: а) вид документа і важливість його змісту; б) складність і новизну поставлених питань; в) суспільне становище автора документа; г) терміновість виконання документа.
В ході первинного розгляду документи діляться на 2 потоку: 1) для розгляду керівником організації; 2) для направлення в ті структурні підрозділи, які згідно з Положенням про структурний підрозділ виконуватимуть документи. Керівництву зазвичай подаються документи вищестоящих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребуючі вирішення керівництва, а також скарги на дії підлеглих посадових осіб. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам. Пропозиції, заяви і скарги громадян віддаються в спеціальний підрозділ з розгляду листів громадян. Всю цю роботу робить досвідчена людина, яка добре знає структуру організації і посадові обов'язки співробітників. Допомога йому надають довідкові матеріали: приблизний перелік документів для розгляду керівництвом, перелік посадових осіб та їх обов'язків та ін.
Реєстрація вхідних документів складається в проставленні на першому аркуші документа в правому нижньому кутку позначки про наявність документа в організацію, яка пишеться від руки і включає реєстраційний номер і дату надходження документа (при необхідності годинник і хвилини). Це може бути реєстраційний штамп - штамп, що містить найменування організації, місце для дати надходження і місце для реєстраційного індексу. Факсимільне зображення має дату надходження, тому вказується лише порядковий номер. На нерозкритій кореспонденції реєстраційний штамп ставиться на конверті і упаковці пакетів.
Розгляд документа керівництвомполягає в тому, що посадова особа пише на ньому резолюцію, тобто прийняте ним рішення по інформації, що міститься в документі. Резолюція переноситься в реєстраційну форму. Керівник може попросити зробити для себе копії деяких документів. Він не повинен, як правило, приймати особисто без реєстрації документи від відвідувачів, підлеглих, представників інших організацій.
Передача документа на виконанняздійснюється після розгляду його керівником. Документи повинні бути передані на виконання в день їх надходження або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. При декількох виконавців документ передається відповідальному виконавцю; при його відсутності - першим зі складу виконавців, для інших робляться копії або документ передається по черзі. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається виконавцем.
12345678Следующая ⇒
Дата публікування: 2015-10-09; Прочитано: 418 | порушення авторського права сторінки
Studopedia.org - Студопедія.Орг - 2014-2018 рік. (0.001 с) ...
Первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за типовими або іншим затвердженими формами. При необхідності організація може самостійно розробляти і затверджувати свої первинні документи.
До первинних документів пред'являються певні вимоги. Документ повинен містити обов'язкові реквізити:
Найменування, номер, дату і місце його складання;
Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, їх прізвища, ініціали та особисті підписи.
Залежно від характеру операцій документи можуть включати додаткові реквізити.
Документи повинні заповнюватися чітко, розбірливо, в них не допускаються необумовлені виправлення і стирання записів. Неправильні записи в первинних облікових документах виправляються шляхом їх закреслення і написання правильних. Внесення виправлень в касові і банківські документи не допускається.
Особи, які склали та підписали документи, забезпечують своєчасне і якісне їх оформлення, передачу в встановлених термінів відбиття у бухгалтерському обліку, а також достовірність які вних данних.Свободние рядки в первинних документах обов'язково прочеркиваются. Документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації.
Документи до їх запису по рахунках попередньо піддають перевірці, приймання та бухгалтерській обробці. Необхідність перевірки документів викликана тим, що багато хто з них складають без участі рахівників. Перевірка документів включає перевірку по суті, формальну перевірку і арифметичну перевірку.
Перевірка документів по сутіполягає у встановленні законності та економічної доцільності здійснених господарських операцій.
формальна перевіркаполягає в перевірці правильності оформлення документів, заповнення всіх встановлених для них реквізитів; наявності та достовірності підписів осіб; наявності застережень у випадку виправлень.
арифметична перевіркаявляє собою контроль правильності відображення кількісних, якісних і сумарних показників.
Проходження вихідних документів
При виявленні в документах будь-яких помилок їх повертають відповідальним за складання особам для уточнення.
при приймання документівперш за все звертають увагу на наявність наступності в документах (наприклад, відповідність залишку грошей в касі на кінець дня за звітом за минулий день залишку, показаному в звіті на початок поточного дня) і відповідність цифрових даних в зв'язаних між собою так званих зустрічних документах. Перевірку і прийом документів бухгалтер підтверджує своїм підписом.
Перевірені і прийняті документи піддають бухгалтерській обробці(Угрупованні, таксуванні і Контирування), а в умовах автоматизації - кодування необхідних облікових показників.
групування документів- це добірка їх в однорідні за своїм змістом групи. Вона дозволяє підводити загальні підсумки за однорідними документами. таксування- це переклад натуральних показників в грошові і підрахунок сум. контирування полягає в запису на документі кореспондуючих рахунків за цією операцією. Якщо на підприємстві застосовується автоматизована форма обліку, то обробка документів в бухгалтерії складається в позначенні облікових номенклатур відповідними кодами.
Після бухгалтерської обробки документи передають на зберігання Вархов. Вони переплітаються в папки, на обкладинці вказують найменування організації, назва і порядковий номер, рік, місяць і кількість аркушів. При передачі документів до архіву та при їх знищенні складаються акти, які зберігаються в архіві. Порядок, терміни зберігання документів в архіві встановлюються відповідно до Закону Республіки Білорусь від 6 жовтня 1994 № 3277-XII «Про національний архівний фонд і архівах в Республіці Білорусь». Керівник організації несе відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності.
первинні облікові документи можуть бути вилучені органами, яким надано відповідні повноваження. Головний бухгалтер має право в присутності представника органу, який проводить вилучення первинних облікових документів, зняти з цих документів копії, а також з документа, що є підставою для вилучення документів. Вилучення документів оформляється актом із зазначенням дати вилучення.
Для забезпечення своєчасності і черговості надходження в бухгалтерію документів головний бухгалтер розробляє графік документообігу, який затверджується керівником. документообігомназивається рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до передачі в архів.
У ньому перераховують всі первинні документи, вказують їх призначення, кількість примірників, хто і в які терміни їх становить, куди і коли представляють кожен документ, хто приймає і обробляє подані документи, які роботи виконують в бухгалтерії, а також в яких облікових регістрах відображають. Графік документообігу і доводиться до відома всіх матеріально-відповідальних осіб, рахівників і посадових осіб, в обов'язки яких входять складання документів, подання їх в бухгалтерію і подальша обробка.
⇐ Предидущая17181920212223242526Следующая ⇒
Порядок роботи з документами
⇐ ПредидущаяСтр 5 з 9Следующая ⇒
У цьому розділі ми розглянемо рух на підприємстві організаційно-розпорядчих документів від моменту їх створення до завершення виконання або відправлення. Такий рух ГОСТ Р 511441-98 визначає як документообіг .
Основними характеристиками документообігу є маршрут проходження документа, тобто всі інстанції на шляху його руху, і час, що витрачається на проходження документа по цьому маршруту. Звідси випливає головна вимога організації документообігу - проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
Документообіг є технологічним процесом, який включає в себе кілька потоків документів, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. До цих потокам відносяться
Схема роботи з вхідними документами
Схема роботи з вихідними документами
Прийом і первинна обробка
Операції з прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У великих організаціях цю функцію виконує спеціалізований підрозділ - експедиція.
ПОРЯДОК ПРОХОДЖЕННЯ вихідних і внутрішніх документів В ПРОЦЕСІ ЇХ ПІДГОТОВКИ
В канцеляріях і загальних відділах організацій (якщо експедиція не виділяється в окрему службу) створюється ділянка по прийому і відправлення документів. В організаціях, які мають служби діловодства, прийом, обробка і відправка документів виробляються централізовано секретарем.
Централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.
Доставка документів може відбуватися поштою, в тому числі і електронної, телеграфу, по факсу, з кур'єром або відрядженим співробітником.
При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням. Якщо в документі відсутня зворотну адресу, до листа підколюють конверт з адресою.
Так само роблять в тих випадках, коли на конверті немає напису «особисто», а документ носить особистий характер. Документи з позначкою "особисто» не розкриваються, а передаються адресату.
Реєстрація
ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа" визначає реєстрацію як "запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання". Поки документ не зареєстрований і не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, так як факт отримання не підтверджений.
Кожен документ повинен реєструватися один раз.
Реєстрація проводиться шляхом занесення реквізитів документа в реєстраційну форму (журнал, картотеку, комп'ютер), при цьому створюється база даних про документах організації. Вся подальша робота з документами, а саме:
проводиться в подальшому за допомогою інформаційно-пошукової системи.
Реєстрації підлягають всі документи, потребують спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях, незалежно від способу отримання. Вона проводиться для того, щоб можна було в будь-який час і в найкоротший термін видати потрібну довідку по документу і знайти сам документ.
Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведуться роздільні реєстраційні форми з самостійними реєстраційними номерами.
Робота з вхідними документами відбувається за такою схемою.
⇐ попередня123456789наступна ⇒
Обробка і відправка вихідних документів проводиться централізовано або секретарем і складається з наступних етапів:
складання чорнового документа;
підготовка проекту документа;
його узгодження (візування);
посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки, дати підписання, реєстраційного індексу);
відправка документа адресату;
підшивка копії-відпустки в справу.
Робота з вихідними документами проводиться за схемою, представленої в прикладі
Починаючи підготовку вихідного документа, виконавець проводить збір і обробку необхідної інформації, потім складає чорновий документ.
Після необхідних консультацій і доопрацювання чернетки виконавець оформляє проект документа, візує і доводить до відома всіх зацікавлених осіб, які його теж візують.
При необхідності зовнішнього узгодження на проекті документа оформляється «Гриф погодження».
Вихідні документи оформляються в двох примірниках, крім факсів і телефонограм. Перша сторінка документа оформляється на бланку, наступні та копія-відпустку - на стандартних аркушах паперу.
Підготовлений і оформлений за встановленою формою проект документа разом з усіма матеріалами, що послужили підставою для його складання, передається на підпис керівнику.
Після підписання двох примірників проставляється дата підписання документа, після чого документ реєструють за встановленою формою і відправляють адресатові.
-
Обробка і відправка вихідних документів проводиться централізовано або секретарем і складається з наступних етапів -
Обробка вихідних документів. Обробка і відправка вихідних документів -
Наступне питання ". Обробка вихідних документів. Обробка і відправка вихідних документів проводиться централізовано або секретарем і складається. -
- прийом і первинна обробка надходять документів
Вихідні (Відправляються) документи (Листи, розпорядчі документи, Висновки, звіти і т. Д.) Несуть ... -
Обробка вихідних документів. Обробка і відправка вихідних документів проводиться централізовано або секретарем і складається з сл ... докладніше ». -
... організацію поточного зберігання документів, відправку вихідних документів, Експертизу цінності документів і обробку документів перед здачею справ в архів організації. -
прийом, обробка і розподіл вступників (входять) документів.
підрозділів, номери справ за номенклатурою, порядкові вхідні або вихідні номера документів. -
індексування документів в умовах традиційної обробки документів.
Відповідно, для реєстрації вихідних і внутрішніх документів також заводяться свої ...
Робота з вихідними документами, що відправляються за межі підприємства, передбачає:
а) перевірку правильності оформлення і прийом документів від відповідальних виконавців;
б) реєстрацію документів;
в) підготовку документів до відправки;
г) передачу підготовлених до відправки документів в експедиційну групу;
д) приміщення контрольних примірників документів у справи;
е) подальше зберігання і роботу з контрольними примірниками
документів (до передачі їх в архів або на знищення).
Розглянемо особливості роботи з вихідними документами відповідно до перерахованих етапами.
Підготовка до відправки і відправка вихідних документів здійснюються відповідно до Поштових правил Міністерства зв'язку РФ. Документи, що надходять до служби ДОУ-для відправки, повинні оброблятися і відправлятися в той же день, але не пізніше наступного робочого дня.
Зазначена робота починається з перевірки правильності оформлення і прийому документів від відповідальних виконавців уповноваженими співробітниками служби ДОУ. Документи, призначені для відправки, приймаються від відповідальних виконавців повністю оформленими (служба ДОУ не несе відповідальності за зміст документа).
Це означає, що вихідний документ повинен:
а) мати всі необхідні реквізити, включаючи адресні дані;
б) бути підписаний (затверджений) відповідною посадовою особою;
в) мати супровідний лист (лист) при наявності додатку або в тому випадку, якщо документ виконаний (записаний) на машинне носії;
г) незалежно від кількості адрес розсилки мати контрольний примірник (у тому числі на супровідний лист для приміщення останнього в справу;
е) у разі необхідності мати позначку про категорії поштового від правління (за винятком простих відправлень).
Вихідні документи, оформлені з дотриманням перерахованих правил, передаються на реєстрацію. Реєстрація робите;
шляхом проставляння штампу «Вихідний №» і внесення довідкових)
даних про документ у відповідний журнал (книгу). Реєстрації підлягають також всі додатки до документа і супровідний лисиць: (лист). Зареєстровані документи проходять процедуру сортування документів за адресами призначення і видам поштових відправлень, після чого передаються для підготовки до відправки.
Недооформлені або неправильно оформлені документи підлягають поверненню відповідальному виконавцю для усунення недоліків, що перешкоджають відправці. Підготовка документів до відправки
включає:
проставлення на конвертах (наклейках на упаковці) адресних даних;
фальцювання (складання шляхом перегину) документів;
вкладення документів в конверти (упаковки);
заклеювання і маркування (постачання знаками поштової оплати) конвертів.
Для передачі підготовлених до відправки документів в експедицію уповноваженими співробітниками служби ДОУ попередньо складаються описи (реєстри) на підлягає відправці звичайну і замовну ділову кореспонденцію. Прийнята за описом ділова кореспонденція упаковується співробітниками експедиції в транспортувальні тару (ящики, короби, портфелі та ін.), Після чого доставляється в поштове відділення встановленим порядком (Пішки або на автомашині). Після відправки ділової кореспонденції співробітники відділу діловодства поміщають контрольні екземпляри вихідних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
Подальше зберігання і робота з контрольними примірниками вихідних документів до передачі їх в архів або на знищення проводяться виходячи з практичної потреби в документах і з урахуванням їх історичної (наукової та іншої) цінності.