До її складу необхідно включити директора бібліотеки (він буде головою комісії), його заступника, завідувачів відділів комплектування, книгозбереження, абонементу, читального залу та головних бібліотекарів цих відділів. Якщо бібліотека є спеціалізованою (вузівська, на підприємстві тощо), обов'язково залучіть до роботи комісії провідних спеціалістів у сфері діяльності організації. Наприклад, до комісії з списання літератури з фонду бібліотеки ВНЗ мають увійти проректори з навчальної та науковій роботі, а також керівники профільних кафедр.
Підготуйте літературу для списання. У більшості бібліотек відбір книг, що підлягають вилученню із фонду, ведеться постійно. Протягом року співробітники відкладають на окремий стелаж старі видання, що не підлягають відновленню та ремонту, дублетні екземпляри, книги, що мають суттєві дефекти тощо. У ході регулярних перевірок частин бібліотечного фонду виявляються втрачені видання, непрофільна, а також книги та інші документи, не читачі та застарілі за змістом.
Ознайомте членів комісії з виданнями, підготовленими до списання. Остаточне рішення ухвалять фахівці після всебічного аналізу кожного найменування та екземпляра. Особливо уважно слід ставитись до виключення непрофільної та застарілої за змістом літератури. Вона може представляти, наприклад, історичний інтерес чи неординарний погляд наукову проблему.
Розділіть літературу з груп відповідно до причини списання. На кожну групу складіть акт списання у двох примірниках (для бухгалтерії та бібліотеки). У ньому вкажіть склад комісії, кількість списаних видань, їх загальну вартість та причину виключення літератури із фонду. Підписати акт мають усі члени комісії. Обов'язково додайте до нього повний списоквидань, оформлений у вигляді таблиці з наступними графами: - номер по порядку; - інвентарний номер видання; - автор, назва, рік видання; - вартість одного примірника; - кількість примірників; - загальна вартість.
Зробіть позначки про списання літератури у всіх облікових формах: інвентарній книзі, книзі сумарного обліку, реєстраційних картках. З традиційних та електронних каталогів видаліть картки та описи вилучених із фонду видань.
Вирішіть, куди направити списані видання. Є кілька варіантів: продаж читачам (якщо така можливість зафіксована у Положенні про платні послугибібліотеки), безоплатна передача в інші бібліотеки та інформаційні центри, Вторинна переробка (макулатура), утилізація. Якщо ви плануєте продаж літератури, отримаєте заздалегідь згоду керівництва та попередьте бухгалтерію організації.
Звільніть приміщення бібліотеки від списаних видань відповідно до прийнятого рішення. Здайте документи в бухгалтерію та отримайте підтвердження, що цю літературу знято з балансу бібліотеки.
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого дому «Фактор»
Олена МОРЕВА, консультант
Відомо що бібліотечні фондивідносяться до необоротних активів бюджетних установ, а саме до інших необоротних матеріальних активів. Водночас такі об'єкти мають певні особливості у питаннях обліку, оприбуткування, списання та проведення інвентаризації. Деякі питання ми вже висвітлювали на сторінках нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010 № 46; 2011 № 31). Далі розглянемо, з яких причин може проводитись списання бібліотечної літератури та якими документами оформлюються такі операції.
Причини списання бібліотечних фондів
Відповідно до ст. 18 Закону України «Про бібліотеки та бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВРоблік, зберігання та використання документів, що знаходяться у бібліотечних фондах, здійснюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої владиу сфері культури та встановленими стандартами, технічними умовами, іншими нормативними документами. Виняток із бібліотечних фондів документів, у тому числі старих, які втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або мають дефект, дублетних здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.
Основними документами, що визначають порядок обліку бібліотечних фондів та відображення у бухгалтерському обліку операцій з такими об'єктами, є:
— Інструкцію з обліку документів, що перебувають у бібліотечних фондах, затверджено наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22;
- Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активівбюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64(далі - Інструкція №64).
Списання бібліотечних фондів здійснюється з наступних причин:
Непридатність для подальшого використання, фізичне зношування (зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами прийшли в стан, що ускладнює або унеможливлює їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації);
Застарілість за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність та актуальність);
Пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха;
Закінчення терміну зберігання (списання після закінчення терміну зберігання підлягає періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний термін зберігання, а також видання тимчасового зберігання);
Втрата користувачами або абонентами (втраченими вважаються документи, втрачені чи не повернуті читачами, а також зниклі під час поштових пересилань);
Виявлення внаслідок інвентаризації як недостача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, при експонуванні на виставках, а також внаслідок переобліку бібліотечного фонду);
Передача в обмінно-резервний фонд (передачі підлягають непрофільні документи, а також наявні в велику кількість, Т. е. з надмірною екземплярністю для наявного читацького попиту).
Зазначимо, що існують певні особливості придбання та списання бібліотечних фондів у навчальних закладах. Шкільні підручники та навчальні посібники, що належать до бібліотечних фондів, використовуються у навчально-виховному процесі не менше ніж п'ять років.
Як передбачено Порядком забезпечення учнів загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладівпідручниками та навчальними посібниками, затвердженим спільним наказом Міносвіти, Мінфіну та Мінекономіки від 24.12.99 р. № 442/311/155, Міносвіти АР Крим, управління освіти обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, районні та міські відділи освіти, загальноосвітні та професійно-технічні навчальні заклади щорічно у квітні-травніпроводять аналіз придатних для використання підручників та посібників бібліотечних фондів, порівнюють їх із реальною потребою учнівських контингентів, здійснюють (за потреби) перерозподіл книг між середніми навчальними закладами.
Так, наприклад, у 2011 році з цією метою у загальноосвітніх та спеціальних навчальних закладахнеобхідно було провести інвентаризацію бібліотечних фондів навчальної літературивідповідно до листами Міносвіти від 14.04.2011 р. № 1/9-271 та № 1/9-277 «Про проведення інвентаризації бібліотечних фондів у 2011 р.».Під час інвентаризації бібліотечних фондів навчальних закладів, що беруть участь у проекті створення єдиної системицентралізованого електронного обліку підручників, станом на 1 червня 2011 р. належало визначити у розрізі кожного навчального закладу забезпеченість кожного підручника станом на 1 вересня 2011 року з урахуванням очікуваного контингенту учнів на 2011/2012 навчальний рік. Підручники, непридатні для користування, було запропоновано списати згідно Інструкції про порядок доставки, комплектування та обліку навчальної літератури, затвердженої наказом Міносвіти від 15.06.95 р. № 1/9-217.
Щодо списання підручників для учнів 3 - 6 та 11 класів, термін використання яких понад 5 років або які не відповідають вимогам навчальних програм, то, як зазначило Міносвіти у зазначених вище листах, таку операцію необхідно проводити у міру надходження нових підручників до навчального закладу. Навчальні посібники та словниково-довідкова література, видана у 1998 – 2006 роках, що мають задовільний стан та зовнішній вигляд та відповідають вимогам програм, можуть продовжувати використовуватись у навчально-виховному процесі.
Документальне оформленнясписання бібліотечних фондів
Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акту про списання з балансу бюджетних установ виключеної з бібліотеки літератури (далі – Акт), типову форму якого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) затверджено спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70.
Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на виключення з бібліотеки морально застарілої та фізично зношеної літератури (далі – Опис) та загальних списків книг, що підлягають виключенню з бібліотек. Перший екземпляр Акту разом із Описом здається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Зразок заповнення Акту та Опису наведено на с. 18, 19.
В Описі зазначаються інвентарні номери виключених видань, автор книги та назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено виняток. Як зазначала Державна казначейська служба у листа від 14.09.2011 р. № 17-08/278-1569(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 40), Опис вказує вартість кожного примірника бібліотечних фондів.
При складанні Опису візьміть до уваги: з набранням чинності 02.10.2010 р. наказу Держказначейства від 02.09.2010 р. № 312(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 37), яким внесено зміни до Інструкцію №64, розширено перелік необоротних активів, облік яких ведеться повних гривнях без копійок. Зазначена норма поширюється також і на бібліотечні фонди. Тому починаючи з IV кварталу 2010 року сума вартості необоротних активів, у тому числі бібліотечних фондів, вказується без копійок, тобто у цілих гривнях. На необхідність приведення (зміни) вартості необоротних активів у відповідність до цих вимог Держказначейство звертало увагу на листа від 26.11.2010 р. № 17-04/2979-22109(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010 № 45), а в коментарі фахівця до нього була детально описана ця процедура.
Також нагадаємо: п. 7.7 Інструкції №64передбачено, що у місяці ліквідації об'єктів необоротних активів (у разі-списання з балансу бібліотечних фондів) необхідно нарахувати другу половину зносу таких об'єктів, т. е. інші 50 % їх первісної вартості.
На кожну причину списання бібліотечних фондів складається окремий акт, до якого додається Опис. Як правило, до одного Акту включається не більше 300 документів, що виключаються з однієї причини. Документи Опис записуються в порядку зростання інвентарних номерів.
На документи, що передаються до обмінно-резервного фонду, складається Акт у трьох примірниках, а Опис – у двох. Зауважимо, що Акти та Описи необхідно оформлювати чітко, без скорочень, за встановленою формою. Виправлення в Акті та Описі не допускаються.
За винятком із фонду видань, які перебувають на балансі (які не підлягають інвентарному обліку), Акт і Опис складаються в одному примірнику для відділу комплектування. При цьому їхня вартість в Описі не вказується, вона не входить і в загальну суму в Акті.
Окремо Опис складається на зношену літературу (порвані книги, втрачені сторінки, які не підлягають відновленню).
Вся інформація про виключену бібліотечну літературу відображається у другій частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду, у формах індивідуального обліку фонду, каталогах та картотеках.
Особливу увагу слід звернути на списання бібліотечних фондів, загублених користувачами. У цьому випадку списання документів, загублених користувачами, здійснюється шляхом заміни документів або їх грошовим еквівалентом.
Згідно Типовими правилами користування бібліотеками в Україні, затвердженими Мінкультури від 05.05.99 р. № 275, користувач, який втратив або пошкодив документ із фонду бібліотеки, а також отриманий через міжбібліотечний абонемент, внутрішньосистемний книгообмін за домовленістю з бібліотекою-фондоутримувачем, повинен замінити його аналогічним або документом, визнаним рівноцінним, або відшкодувати його ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою.
Акти на списання документів, загублених користувачами та замінених рівноцінними, складаються за загальним правиламна підставі Зошити обліку документів, прийнятих від користувачів замість загублених (далі - Зошит). В Акті зазначаються початковий та кінцевий номери документів, які вилучаються/приймаються та відповідають запису в Зошиті, де зазначаються номер Акту та його дата. Додатково складається один екземпляр Акту на надходження документів, що передаються до відділу комплектування.
Кошти, отримані від користувачів замість загублених бібліотечних фондів, приймаються до каси установи та оформлюються прибутковими касовими ордерами.
Акти на списання документів, що вибули внаслідок аварій, стихійних подій, встановлених та зафіксованих крадіжок складаються за загальними правилами. До Акту про списання додається Акт про аварію, стихійну подію з поясненням причин, що виникли, і зазначаються заходи, вжиті щодо винних осіб, або висновок, протокол з міліції у разі крадіжок.
Акти на списання бібліотечних фондів, виявлених внаслідок інвентаризації як недостача, а також коли конкретних винуватців не встановлено (втрати від нерозкритих крадіжок тощо), складаються тільки після висновків комісії з інвентаризації та після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб та прийняття потрібних заходів для недопущення фактів втрат надалі. Такі акти складаються за загальними правилами, у яких вказуються причина вибуття та заходи, вжиті для попередження таких втрат.
Після оформлення відповідних Актів на списання також необхідно зробити запис про вибуття бібліотечних фондів в Інвентарній картці групового обліку основних засобів у бюджетних установах типової форми № ОЗ-9 (бюджет). Для обліку бібліотечних фондів відкривається окрема картка з предметів одного найменування, записи в яку здійснюються лише у вартісному вираженні загальною сумою.
Дані про бібліотечну літературу, яка була виключена з фондів, заносяться до відповідних граф частин 2 Книги сумарного обліку бібліотечного фонду.
Що робити зі списаною бібліотечною літературою
Макулатура, що утворюється в процесі діяльності закладу, у тому числі внаслідок списання бібліотечних фондів, повинна оприбутковуватися з метою її подальшого використання власної діяльностізаклади або здаватися спеціалізованим підприємствам, які займаються збиранням та переробкою такого виду вторинної сировини.
Реалізація макулатури - це операція, пов'язана з передачею права власності на неї іншому власнику за еквівалентну суму коштів. Розрахунки підприємств, які здійснюють операції з вторинною сировиною, мають проводитись у безготівковій формі шляхом перерахування належних до виплати коштів на спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ. Питання щодо обліку макулатури висвітлювалися спеціалістом контрольно-ревізійної служби у статті «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 1-2).
При здійсненні операцій із макулатурою необхідно керуватися Законом України "Про відходи" від 05.03.98 р. № 187/98 ВР.Зокрема, відповідно до ст. 1даного Законувідходами визначено будь-які речовини, матеріали та предмети, що утворилися в процесі виробництва чи споживання, а також товари (продукція), які повністю або частково втратили свої споживчі властивості та не мають подальшого використання за місцем їх утворення або виявлення та яких їх власник буде позбавлятися, має намір або має позбутися шляхом утилізації або видалення. При цьому утилізацією відходів є їх використання як вторинні матеріальні або енергетичні ресурси.
Зазначимо, що макулатуру не віднесено до переліку окремих видіввідходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню ( постанову КМУ від 28.02.2001 р. № 183). Тому підприємства, які займаються її збиранням, не повинні мати відповідної ліцензії для таких операцій.
Кошти, отримані від здачі макулатури, зараховуються до доходи спеціального фонду кошторисузаклади. Отримані від реалізації макулатури надходження відносяться до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ ( п. 4 ст. 13 Бюджетного кодексуУкраїни від 08.07.2010 р. № 2456-VI) та у повному обсязі залишаються у розпорядженні закладу. Використовуються такі надходження на:
Ремонт, модернізацію або придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, покриття витрат, пов'язаних з організацією збору та транспортування відходів та брухту на прийомні пункти;
Господарські потреби бюджетних установ, включаючи оплату комунальних послугта енергоносіїв.
Кошти, отримані закладом від здачі макулатури, зараховуються на його спеціальний реєстраційний рахунок. Підтвердженням про надходження таких коштів буде витяг зі спеціального реєстраційного рахунку, наданий органом Держказначейської служби. Бюджетні установи на підставі цієї виписки у Звіті про надходження та використання коштів, отриманих як плата за послуги (форма № 4-1д, № 4-1м), відображають такі надходження у рядку 050 «Надходження коштів від реалізації установленому порядкумайна (крім нерухомого майна)».
Враховуючи, що розпорядники бюджетних коштівберуть бюджетні зобов'язання та здійснюють платежі лише в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, при надходженні незапланованих коштів виникає потреба внести зміни до кошторису відповідно до вимог пп. 47 - 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановоюКМУ від 28.02.2002 р. №228.
Такі зміни вносяться у разі, якщо загальний обсяг фактичних надходжень до спеціального фонду разом із обсягом залишків коштів на його рахунках на початок року буде більшим, ніж відповідні надходження, враховані у кошторисі на відповідний рік. Отже, якщо на рахунок закладу надходять кошти, які не заплановані у спеціальному фонді кошторису, але при цьому загальна сума надходжень (з урахуванням залишків на початок року) не перевищує обсягів власних надходжень, врахованих при затвердженні кошторису, то розпорядники бюджетних коштів не вносять зміни у кошторис у частині надходжень спецфонду (див. лист Держказначейства від 26.03.2010 р. № 15-06/662-5434).
| Кореспонденція субрахунків | Сума грн. |
|||
|
Нараховано другу половину зносу бібліотечних фондів, що підлягають списанню (50 % первісної вартості) | ||||
|
Списано бібліотечні фонди на підставі Акту та Опису: |
||||
|
Первісна вартість | ||||
|
Оприбуткована макулатура | ||||
|
Передано макулатуру до приймального пункту вторинної сировини за накладною | ||||
|
Надійшли кошти за здану макулатуру на спеціальний реєстраційний рахунок | ||||
|
* Оскільки передбачається реалізація макулатури, до органів Держказначейства немає необхідності подавати Довідку про надходження у натуральній формі. У разі оприбуткування макулатури для подальшої реалізації субрахунок 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги», використовувати недоцільно. Доходи за спеціальним фондом установа відображає при надходженні коштів за здану макулатуру на спеціальний реєстраційний рахунок. |
||||
08.04.2015, 20:29
Офіційно для шкільних бібліотек методичним центром є державна наукова. Фонд підручників нині враховується окремо. Тобто. в. У акт списання вносяться видання, які виключаються з однієї причини. Зразок ст.
Списання за старістю підлягає 40 видань, до 70 галузевої літератури морально застаріла і не. Таким чином, рекомендуємо узгоджувати списання навчальної літератури із засновником установи, органами державної влади, уповноваженими регулювати майнові відносиниміж освітніми установами та їх засновниками.
Справжнє становище створено на основі приблизного положення про бібліотеку загальноосвітнього закладу. колединська сош, тамакульська сош, уксянська сош, уральцівська. Якщо книга без ціни (згідно з супровідним документом) або подарована установі, то у графах 6 та 7 можна зробити запис у графі 8 вказуємо номер та дату акта вибуття книги (списання). Зошит обліку книг та інших документів, прийнятих від читачів натомість загублених облік загублених та прийнятих натомість книг та інших документів бібліотеки ведеться у зошиті обліку книг та інших документів, прийнятих від читачів натомість загублених.
Списання навчальної літератури у
Книжка обліку бібліотечного фонду шкільних підручників. Акти на списання. В бібліотеку.
18 закону України про бібліотеки та бібліотечну справу від м. Шкільні підручники та навчальні посібники, що належать до бібліотечних фондів. Зразок заповнення акта та опису наведено на с.
Списання навчальної літератури та
Шкільна бібліотека. Отримана від списання підручників. Установи акта про списання. Зразки на вигляд. Акт. Акт n про списання. Старість літератури в бібліотеці в. На списання підручників. У шкільній бібліотеці. У бібліотеці для акту на.
ЯК ОФОРМИТИ СПИСАННЯ БІБЛІОТЕЧНИХ ФОНДІВ
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого дому Фактор
Олена МОРЕВА, консультант
Відомо, що бібліотечні фонди належать до необоротних активів бюджетних установ, а саме до інших необоротних матеріальних активів. Водночас такі об'єкти мають певні особливості у питаннях обліку, оприбуткування, списання та проведення інвентаризації. Деякі питання ми вже висвітлювали на сторінках нашої газети (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010 № 46 2011 № 31). Далі розглянемо, з яких причин може проводитись списання бібліотечної літератури та якими документами оформлюються такі операції.
Причини списання бібліотечних фондів
Відповідно до ст. 18 Закону України «Про бібліотеки та бібліотечну справу» від 27.01.95 р. № 32/95-ВРоблік, зберігання та використання документів, що знаходяться у бібліотечних фондах, здійснюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури, та встановленими стандартами, технічними умовами, іншими нормативними документами. Виняток із бібліотечних фондів документів, у тому числі старих, які втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або мають дефект, дублетних здійснюється у порядку, визначеному спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.
Основними документами, що визначають порядок обліку бібліотечних фондів та відображення у бухгалтерському обліку операцій з такими об'єктами, є:
- Інструкцію з обліку документів, що перебувають у бібліотечних фондах, затверджено наказом Мінкультури від 03.04.2007 р. № 22
- Інструкція з бухгалтерського обліку необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Держказначейства від 17.07.2000 р. № 64(далі - Інструкція №64).
Списання бібліотечних фондів здійснюється з наступних причин:
Непридатність для подальшого використання, фізичне зношування (зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання читачами прийшли в стан, що ускладнює або унеможливлює їх подальше використання, і які не підлягають за своїм станом ремонту або реставрації)
Застарілість за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність та актуальність)
Пошкодження внаслідок аварії, стихійного лиха
Закінчення терміну зберігання (списання після закінчення терміну зберігання підлягає періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний термін зберігання, а також видання тимчасового зберігання)
Втрата користувачами або абонентами (втраченими вважаються документи, втрачені чи не повернуті читачами, а також зниклі під час поштових пересилань)
Виявлення внаслідок інвентаризації як недостача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, при експонуванні на виставках, а також внаслідок переобліку бібліотечного фонду)
Передача в обмінно-резервний фонд (передачі підлягають непрофільні документи, а також наявні у великій кількості, тобто з надмірною екземплярністю для читацького попиту).
Зазначимо, що існують певні особливості придбання та списання бібліотечних фондів у навчальних закладах. Шкільні підручники та навчальні посібники, що належать до бібліотечних фондів, використовуються у навчально-виховному процесі не менше ніж п'ять років.
Як передбачено Порядком забезпечення учнів загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів підручниками та навчальними посібниками, затвердженим спільним наказом Міносвіти, Мінфіну та Мінекономіки від 24.12.99 р. № 442/311/155. Міносвіти АР Крим, управління освіти обласних, Київської та Севастопольської міських держадміністрацій, районні та міські відділи освіти, загальноосвітні та професійно-технічні навчальні заклади щорічно у квітні-травні проводять аналіз придатних для використання підручників та посібників бібліотечних фондів, порівнюють їх із реальною потребою учнівських контингентів , здійснюють (за потреби) перерозподіл книг між середніми навчальними закладами.
Так, наприклад, у 2011 році з цією метою у загальноосвітніх та спеціальних навчальних закладах необхідно було провести інвентаризацію бібліотечних фондів навчальної літератури відповідно до листами Міносвіти від 14.04.2011 р. № 1/9-271 та № 1/9-277 «Про проведення інвентаризації бібліотечних фондів у 2011 р.».У ході інвентаризації бібліотечних фондів навчальних закладів, які беруть участь у проекті зі створення єдиної системи централізованого електронного обліку підручників, станом на 1 червня 2011 р. належало визначити в розрізі кожного навчального закладу забезпеченість по кожному підручнику станом на 1 вересня 2011 року з урахуванням контингенту учнів на 2011/2012 навчальний рік. Підручники, непридатні для користування, було запропоновано списати згідно Інструкції про порядок доставки, комплектування та обліку навчальної літератури, затвердженої наказом Міносвіти від 15.06.95 р. № 1/9-217.
Щодо списання підручників для учнів 3 – 6 та 11 класів, термін використання яких понад 5 років або які не відповідають вимогам навчальних програм, то, як зазначило Міносвіти у зазначених вище листах, таку операцію необхідно проводити в міру надходження нових підручників до навчального закладу. Навчальні посібники та словниково-довідкова література, видана у 1998 – 2006 роках, що мають задовільний стан та зовнішній вигляд та відповідають вимогам програм, можуть продовжувати використовуватись у навчально-виховному процесі.
Документальне оформлення списання бібліотечних фондів
Списання бібліотечних фондів здійснюється на підставі Акту про списання з балансу бюджетних установ виключеної з бібліотеки літератури (далі – Акт), типову форму якого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) затверджено спільним наказом Головного управління Держказначейства та Держкомстату від 02.12.97 р. № 125/70.
Акт складається у двох примірниках на підставі Опису на виключення з бібліотеки морально застарілої та фізично зношеної літератури (далі – Опис) та загальних списків книг, що підлягають виключенню з бібліотек. Перший екземпляр Акту разом із Описом здається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Зразок заповнення Акту та Опису наведено на с. 18, 19.
В Описі зазначаються інвентарні номери виключених видань, автор книги та назва, кількість та ціна за одиницю, сума, на підставі яких документів проведено виняток. Як зазначала Державна казначейська служба у листа від 14.09.2011 р. № 17-08/278-1569(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 40), Опис вказує вартість кожного примірника бібліотечних фондів.
При складанні Опису візьміть до уваги: з набранням чинності 02.10.2010 р. наказу Держказначейства від 02.09.2010 р. № 312(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010, № 37), яким внесено зміни до Інструкцію №64. розширено перелік необоротних активів, облік яких ведеться у повних гривнях без копійок. Зазначена норма поширюється також на бібліотечні фонди. Тому, починаючи з IV кварталу 2010 року, сума вартості необоротних активів, у тому числі бібліотечних фондів, вказується без копійок, тобто в цілих гривнях. На необхідність приведення (зміни) вартості необоротних активів у відповідність до цих вимог Держказначейство звертало увагу на листа від 26.11.2010 р. № 17-04/2979-22109(див. «Бюджетна бухгалтерія», 2010 № 45), а в коментарі фахівця до нього була детально описана ця процедура.
Також нагадаємо: п. 7.7 Інструкції №64передбачено, що у місяці ліквідації об'єктів необоротних активів (у разі-списання з балансу бібліотечних фондів) необхідно нарахувати другу половину зносу таких об'єктів, т. е. інші 50 % їх первісної вартості.
На кожну причину списання бібліотечних фондів складається окремий акт, до якого додається Опис. Як правило, до одного Акту включається не більше 300 документів, що виключаються з однієї причини. Документи Опис записуються в порядку зростання інвентарних номерів.
На документи, що передаються до обмінно-резервного фонду, складається Акт у трьох примірниках, а Опис – у двох. Зауважимо, що Акти та Описи необхідно оформлювати чітко, без скорочень, за встановленою формою. Виправлення в Акті та Описі не допускаються.
За винятком із фонду видань, які перебувають на балансі (які не підлягають інвентарному обліку), Акт і Опис складаються в одному примірнику для відділу комплектування. При цьому їхня вартість в Описі не вказується, вона не входить і в загальну суму в Акті.
Окремо Опис складається на зношену літературу (порвані книги, втрачені сторінки, які не підлягають відновленню).
Вся інформація про виключену бібліотечну літературу відображається у другій частині Книги сумарного обліку бібліотечного фонду, у формах індивідуального обліку фонду, каталогах та картотеках.
Особливу увагу слід звернути на списання бібліотечних фондів, загублених користувачами. У цьому випадку списання документів, загублених користувачами, здійснюється шляхом заміни документів або їх грошовим еквівалентом.
Згідно Типовими правилами користування бібліотеками в Україні, затвердженими Мінкультури від 05.05.99 р. № 275. користувач, який втратив або пошкодив документ із фонду бібліотеки, а також отриманий через міжбібліотечний абонемент, внутрішньосистемний книгообмін за домовленістю з бібліотекою-фондоутримувачем, повинен замінити його аналогічним або документом, визнаним рівноцінним, або відшкодувати його ринкову вартість. Розмір відшкодування визначається бібліотекою.
Акти на списання документів, загублених користувачами та замінених рівноцінними, складаються за загальними правилами на підставі Зошити обліку документів, прийнятих від користувачів замість загублених (далі - Зошит). В Акті зазначаються початковий та кінцевий номери документів, які вилучаються/приймаються та відповідають запису в Зошиті, де зазначаються номер Акту та його дата. Додатково складається один екземпляр Акту на надходження документів, що передаються до відділу комплектування.
Кошти, отримані від користувачів замість загублених бібліотечних фондів, приймаються до каси установи та оформлюються прибутковими касовими ордерами.
Акти на списання документів, що вибули внаслідок аварій, стихійних подій, встановлених та зафіксованих крадіжок складаються за загальними правилами. До Акту про списання додається Акт про аварію, стихійну подію з поясненням причин, що виникли, і зазначаються заходи, вжиті щодо винних осіб, або висновок, протокол з міліції у разі крадіжок.
Акти на списання бібліотечних фондів, виявлених внаслідок інвентаризації як недостача, а також коли конкретних винуватців не встановлено (втрати від нерозкритих крадіжок тощо), складаються тільки після висновків комісії з інвентаризації та після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб та прийняття потрібних заходів для недопущення фактів втрат надалі. Такі акти складаються за загальними правилами, у яких вказуються причина вибуття та заходи, вжиті для попередження таких втрат.
Після оформлення відповідних Актів на списання також необхідно зробити запис про вибуття бібліотечних фондів в Інвентарній картці групового обліку основних засобів у бюджетних установах типової форми № ОЗ-9 (бюджет). Для обліку бібліотечних фондів відкривається окрема картка з предметів одного найменування, записи в яку здійснюються лише у вартісному вираженні загальною сумою.
Дані про бібліотечну літературу, яка була виключена з фондів, заносяться до відповідних граф частин 2 Книги сумарного обліку бібліотечного фонду.
Що робити зі списаною бібліотечною літературою
Макулатура, що утворюється в процесі діяльності закладу, у тому числі в результаті списання бібліотечних фондів, повинна оприбутковуватися з метою її подальшого використання у своїй діяльності закладу або здаватися спеціалізованим підприємствам, які займаються збиранням та переробкою такого виду вторинної сировини.
Реалізація макулатури - це операція, пов'язана з передачею права власності на неї іншому власнику за еквівалентну суму коштів. Розрахунки підприємств, які здійснюють операції з вторинною сировиною, мають проводитись у безготівковій формі шляхом перерахування належних до виплати коштів на спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ. Питання щодо обліку макулатури висвітлювалися спеціалістом контрольно-ревізійної служби у статті «Облік макулатури» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2009, № 1-2).
При здійсненні операцій із макулатурою необхідно керуватися Законом України "Про відходи" від 05.03.98 р. № 187/98 ВР.Зокрема, відповідно до ст. 1даного Законувідходами визначено будь-які речовини, матеріали та предмети, що утворилися в процесі виробництва чи споживання, а також товари (продукція), які повністю або частково втратили свої споживчі властивості та не мають подальшого використання за місцем їх утворення або виявлення та яких їх власник буде позбавлятися, має намір або має позбутися шляхом утилізації або видалення. При цьому утилізацією відходів є їх використання як вторинні матеріальні або енергетичні ресурси.
Зазначимо, що макулатура не віднесена до переліку окремих видів відходів як вторинної сировини, збирання та заготівля яких підлягають ліцензуванню. постанову КМУ від 28.02.2001 р. № 183). Тому підприємства, які займаються її збиранням, не повинні мати відповідної ліцензії для таких операцій.
Кошти, отримані від здачі макулатури, зараховуються до доходів спеціального фонду кошторису закладу. Отримані від реалізації макулатури надходження відносяться до четвертої підгрупи першої групи власних надходжень бюджетних установ ( п. 4 ст. 13 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI) та у повному обсязі залишаються у розпорядженні закладу. Використовуються такі надходження на:
Ремонт, модернізацію або придбання нових необоротних активів та матеріальних цінностей, покриття витрат, пов'язаних з організацією збору та транспортування відходів та брухту на прийомні пункти
Господарські потреби бюджетних установ, включаючи оплату комунальних послуг та енергоносіїв.
Кошти, отримані закладом від здачі макулатури, зараховуються на його спеціальний реєстраційний рахунок. Підтвердженням про надходження таких коштів буде витяг зі спеціального реєстраційного рахунку, наданий органом Держказначейської служби. Бюджетні установи на підставі цієї виписки у Звіті про надходження та використання коштів, отриманих як плата за послуги (форма № 4-1д, № 4-1м), відображають такі надходження у рядку 050 «Надходження коштів від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого) майна)».
Враховуючи, що розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють платежі лише в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, при надходженні незапланованих коштів виникає потреба внести зміни до кошторису відповідно до вимог пп. 47 - 49 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228.
Такі зміни вносяться у разі, якщо загальний обсяг фактичних надходжень до спеціального фонду разом із обсягом залишків коштів на його рахунках на початок року буде більшим, ніж відповідні надходження, враховані у кошторисі на відповідний рік. Отже, якщо на рахунок закладу надходять кошти, які не заплановані у спеціальному фонді кошторису, але при цьому загальна сума надходжень (з урахуванням залишків на початок року) не перевищує обсягів власних надходжень, врахованих при затвердженні кошторису, то розпорядники бюджетних коштів не вносять зміни у кошторис у частині надходжень спецфонду (див. лист Держказначейства від 26.03.2010 р. № 15-06/662-5434).
На здану макулатуру загальноосвітньому закладу підприємством, яке приймало макулатуру, має бути видана довідка приблизно про такий зміст:
Поділися посиланням на сторінку із друзями
Твої друзі та помічники – книги
Театралізований урок-гра на тему:
Цей ролик цікаво розповідає малюкам про бібліотеку.
Ще раз про терміни зберігання документів у бібліотеці
2014 рік у Росії оголошено Роком культури
Напередодні майбутньої датиколеги з Росії цікавляться якими заходами можна відзначити цей Рік у своїй бібліотеці. Ще Н.К. Реріх сказав: "Якщо ми мислимо про Культуру, це вже означає - ми мислимо і про Красу, і про Книгу як про створення прекрасне". Культура країни нероздільна з книгою та бібліотекою. Отже.
У Рік культури у бібліотеці можна організувати:
У СВІТ РОСІЙСЬКОЇ НАРОДНОЇ КУЛЬТУРИ.doc
Microsoft Word документ
Увійти або зареєструватися
ДОКУМЕНТАЦІЯ У ШКІЛЬНІЙ БІБЛІОТЕЦІ
Організація роботи з документами з обліку бібліотечного фонду здійснюється за правилами ведення діловодства (ГОСТ 6.30-97 "Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів").
Основні документи бібліотеки підлягають постійному зберіганню як документи суворої звітності.
Офіційно для шкільних бібліотек методичним центром є Державна наукова педагогічна бібліотека імені К.Д.Ушинського у Москві. За рекомендаціями ДНПБ у шкільній бібліотеці повинні вестись 17 поточних облікових форм, за винятком актів про списання та паспорти каталогів (див. брошури «Технологія роботи шкільної бібліотеки», «Організація фонду шкільної бібліотеки»). В даний час додалися нові документи: Типове положення про шкільну бібліотеку, Правила користування бібліотекою, паспорт бібліотеки. Разом виходить понад 20 документів.
Отже, спершу згадаємо, що більшість бухгалтерій, як правило, веде лише сумарний облік бібліотечного фонду (вартість) без кількісного показника та без поділу на фонд художньої та науково-популярної літератури. Фонд підручників нині враховується окремо. Тобто. у бухгалтерії враховуються основний та навчальний фонди.
Тим не менш, бібліотекар повинен мати всі відомості про свої фонди, тому що він за них відповідає (навіть при тому, що основну відповідальність за все майно школи несе директор, незалежно від того, чи підписував бібліотекар чи ні договір про матеріальну відповідальність). Будь-яка перевірка має право запитати з бібліотекаря докладні відомості про фонд, а не лише сумарний облік, який веде бухгалтерія. Такі відомості, природно, потрібні для комплектування фонду. Облік основного фонду та фонду підручників ведеться окремо. Втім, в «Інструкції про облік бібліотечного фонду бібліотек освітніх установ» від 24.08.2000 року 2488 не прописано, що бібліотека повинна вести 2 книги сумарного обліку, дозволяючи додавати до єдиної книги сумарного обліку факультативні записи.
Отже, всі книги, що надійшли після звірки з супровідним документом і штемпелювання, враховуються насамперед сумарно.
ДОКУМЕНТИ ОБЛІКУ ОСНОВНОГО ФОНДУ
Книжка сумарного обліку основного фонду.
Нова книга сумарного обліку бібліотечного фонду має на меті вести сумарний облік фондів відповідно до змінамиу існуючій бібліотечно-бібліографічній класифікації.
В основу розподілу видань за змістом лягла систематизація ББК, що охоплює основні сфери наукового знання:
Природні науки, Суспільні та гуманітарні науки література універсального змісту Педагогічні науки (у тому числі).
- Книга сумарного обліку бібліотечного фонду – основний обліковий документсумарного обліку всіх видань (крім газет) та аудіовізуальних документів. Записи в книгу виробляються від руки, виробляються тільки ручкою. Водночас бібліотека має право вести облік у картковій формі, у вигляді роздруківок, отриманих на комп'ютері, у машинохоронних файлах, записаних на диску, дискеті та інших носіях, які забезпечують довговічне зберігання. Книга сумарного обліку складається із трьох частин: Надходження до фонду. Вибуття із фонду. Підсумки руху
Частина 1. Надходження у фонд.
- Кожна партія книг та брошур, що надійшли до бібліотеки за одним документом, записується в першій частині книги на окремому рядкупід черговимпорядковий номер. Порядкові номери запису в частині 1 розпочинаються щороку з першого номера.В графі 3
вказується номер та дата супровідного документа. В графі 4
коротко вказується джерело надходження видань: комітет з освіти, учколектор, магазин №…, дар та ін. 6
вказуються лише ті книги, які підлягають запису до інвентарної книги.В графі 7
і 8
відображається вартістьвидань, що підлягають запису до інвентарної книги без накладних витрат. В графі 9
вказується кількість брошур без вказівки вартості .
Брошури, як і книги, розподіляються за змістом. Рекомендуємо
контролюватиправильність запису до граф 6 і 9 . їхня сума повинна
відповідати запису у графі 5 .
- В графі 10
враховуються аудіовізуальні документи(диски, дискети, аудіо- та відеокасети). В графі 11
враховуються видання природничих наук: відділи 20,22,24,26,28.
В графі 12
враховуються видання відділів 3,4,5.
В графі 13
враховуються видання з громадськимі гуманітарним наукам. а також література універсального змісту. Відділи: 60, 63, 65, 66, 67
. 68, 70/79
(крім 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.
В графі 14
ведеться облік видань з народної освіти та освіти: відділ 74.
У графах 16 та 16 відповідно враховуються художня та дитяча література (дошкільна та для 1-2 класів). Рекомендуємо контролювати правильність запису до граф 10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, - сума чисел має відповідати запису у графі 5 .
18. Після 16 графи можна додати додаткові графи для сумарного ведення
обліку підручників, а також для обліку видань тематики, актуальної для даної
Не ставляться на балансбібліотеки брошури(обсяг до 48 сторінок,), листівки(обсяг до 4 стор.), календарі, плакати, методичні розробки, програми, матеріали, що підлягають списаннюпісля роздачі учням та педагогам (конкретний перелік бібліотека визначає самостійно).
Після закінчення кожного навчального року підбиваються підсумки надходженняза рік, які переносяться в частина 3книги сумарний облік. Після підбиття підсумків запису на новий рік починають підраховувати
Частина 2. Вибуття із фонду.
19. Кожна партія книг, що вибули з бібліотеки, після складання та затвердження акта записується у 2-й частині книги сумарного обліку фонду на окремому рядку під черговим порядковим номером.Порядкові номери записів у 2-й частині продовжуються рік у рік.
20. До акту списання вносяться видання, що виключаються. з однієї будь-якої причини .
Після закінчення кожного року підбиваються підсумки вибуття за рік. які переносяться у частину 3книги сумарний облік. Після підбиття підсумків запису за новий рікпочинають підраховувати заново, не підсумовуючи підсумки попереднього року.
Норматив списання документів із фондів відкритого доступу з невстановлених причин (нестача)повинен складати трохи більше 0,1 %від обсягу книговидачі.
Винятокдокументів виробляти не рідше одного разу на 2 роки.
Частина 3. Результати руху бібліотечного фонду.
21. Після закінчення року у частині 3 підбиваються підсумки надходження та вибуття. Кількість та вартість видань, записаних в інвентарну книгу, повинні відповідати даним бухгалтерії
Див. зразок книги сумарного обліку
Інвентарні книги.
Після того як зроблено сумарний облік, література враховується індивідуально. Основна форма індивідуального обліку – інвентарна книга (форма 1). Сторінки у ній нумеруються,книга прошнуровується(прошивається), місце скріплення підшивки засвідчується підписомдиректора та круглою печаткоюшколи.
Інвентарну книгу не можна переписувати. за винятком особливих випадків, на які видається окремий наказ, погоджений з вищою інстанцією(це може бути комітет освіти, централізована бухгалтерія).
Інвентарна книга постійнозберігається у бібліотеці, як і книжки сумарного обліку. На книзі інвентарний номер ставиться в штампі бібліотеки на титульному аркуші і на 17-й сторінці. В інвентарну книгу не записуються брошури обсягом до 48 сторінок, тонкі книжки для молодшого абонементу, листівки, календарі, програми та література, що підлягає списанню після роздачі вчителям та учням (розрізні альбоми та дидактичний матеріал), а також плакати. До інвентарної книги можна не записувати книги, отримані в дар. Однак, як подарунки до бібліотеки надходять дуже цінні книги, потрібні школі. Найчастіше це чи не єдиний спосіб комплектування фонду. Тому рекомендуємо вести інвентарні книги для дарованої літератури та для брошур, надавати їм інвентарні номери з позначками «Б» – для брошур, та «Д» – для дарованих книг. Тоді ви відразу бачитимете, як враховується ця книга, та й дубляж номерів буде вам не страшний.
Наприклад, номер 225 – це номер за основною книгою, а номер 225Б або 225 бр – це брошура, і облік лише ваш внутрішній, оскільки у книзі сумарного обліку брошури враховуються лише кількісно.
Якщо як подарунок отримано цінні книги, які бажано поставити на баланс, то вони приймаються актом із зазначенням ціни на кожну книгу, відносяться бухгалтерією на баланс школи та оформляються так само, як будь-яке нове вступ. Акт вважається за супровідний документ.
Приклад ведення інвентарної книги (форма 1)
Ціна дається з урахуванням індексації та деномінації.
Підготувати електронну версію переліку книг на дискеті Word.
Перелік засвідчується шкільною печаткою.
2. Наказ про призначення комісії зі списання.
Комісія складається з голови та трьох членів. До складу комісії обов'язково має входити бухгалтер, якщо наказ спеціально для бібліотеки – голова чи член батьківського комітету. Бібліотекар не входить до комісії.
3. Супровідний лист на ім'я Голови Адміністрації району: (див. 2лист)
Усі копії мають бути завірені, мати запис секретаря «копія вірна», друк, підпис керівника ОУ, розшифровку.
Супровідний лист реєструється у канцелярії школи, тобто. дається вихідний №.
Документи підшити в картонний швидкозшивач.
Якщо здається одночасно списання навчального фонду та художньої літератури– на 1 дискеті – одним списком Word.
Усі документи принести – методисту (Фонтанка, 134а),
потім здати в
матеріальний відділ бухгалтерії (Заміський, 58).
(В адміністрації району списанням займаються – Ізмайловський, 10, кімн.203, відділ бухгалтерського обліку та звітності, начальник Янченкова Тетяна Іванівна, Світлана Вікторівна)
Після отримання розпорядження Бухгалтерії Адміністрації району про списання – протягом місяця
Утилізація книг
4. Книги здаються до організації «Вторсировини».
5. Отримуєте квитанцію, засвідчену печаткою «Вторсировини».
6. До відділу бухгалтерського обліку та звітності Адміністрації (у Світлани Вікторівни) взяти Акт про списання.
7. отримати на ньому всі підписи членів комісії
8. Повернути до відділу бухгалтерського обліку та звітності Адміністрації
Акт (у разі списання підручників) щодо передачі списаних підручників до кабінетів для виготовлення дидактичного матеріалу.
І Н С Т Р У К Ц І Я
Оформлення акта на вибуття видань із бібліотечного фонду.
Вибуття видань із бібліотечного фонду оформляється актами у встановленому існуючими інструкціями порядку.
Акт складається у 3-х примірниках. Перший екземпляр акта разом зі списком підлягає зберіганню в ОК та Про центральну бібліотеку, другий екземпляр акта разом із квитанцією за прийом макулатури передається під розписку до бухгалтерії, третій екземпляр акта зі списком залишається у бібліотеці.
У кожному акті фіксуються відомості про документи, що виключаються з однієї причини: старість (фізичне зношування), дефектність, застарілість за змістом, втрата (із зазначенням конкретних обставин втрати: зникнення з фондів відкритого доступу, втрата читачами, внаслідок стихійного лиха, з невстановлених причин) (Нестача)).
До акту додається перелік документів, що підлягають виключенню.
Акти на списання видань, втрачених внаслідок втрати, псування, розкрадання, стихійного лиха при відкритому доступі до фонду затверджуються на підставі відповідних документів, що підтверджують втрату (протокол, акт тощо).
Документи, прийняті від читачів натомість загублених, фіксуються у зошиті обліку книг, прийнятих від читачів натомість загублених». З зроблених у ній записів складаються акти надходження і вибуття.
Відомості про документи, що вибули з діючих фондів бібліотеки, реєструються у відповідних графах другої частини «Книги сумарного обліку бібліотечного фонду». Інформація про документи, що вибули, відображається у всіх облікових формах (Інвентарна книга), каталогах, картотеках, про що провадиться відповідний запис в акті на списання.
Списання документів, які перебувають на бухгалтерському обліку, провадиться із застосуванням переоцінних коефіцієнтів, якщо фонд був переоцінений.
Термін зберігання облікових документів:
Книги та відомості обліку бібліотечного фонду – постійно;
Книги (зошити) обліку видань, прийнятих від читачів замість загублених – постійно;
Акти на списання, акти перевірки бібліотечного фонду постійно.
(З досвіду роботи)
Відбір літератури на списання.
Списання - 3,8% від розміру книговидачі.
Книгозабезпеченість – на 1 мешканця 7 – 9 книг.
З кожної книги вийняти книжковий формуляр, попередньо звіривши інвентарний номер, рік видання, ціну, автора та його ініціали.
Книжки без книжкових формулярів одразу зв'язати чи скласти у коробки, потім здати у макулатуру.
Книжкові формуляри скласти гаразд зростання інвентарних номерів, розкласти за періодами у таблиці балансової вартості книжкового фонду.
Звірити книжкові формуляри з інвентарними книгами, щоб не допустити повторного списання книги.
Скласти список до акта на списання за вилученими книжковими формулярами:
На першій сторінці списку пишемо: «Список літератури до акта №________ від ________», на наступних сторінках зверху пишемо номер сторінки: 2,3,4 і т.д.
Список складаємо СТРОГО (!!!) у порядку зростання інвентарних номерів, за періодами у таблиці балансової вартості
На першій сторінці робимо шапку таблиці.
Наприкінці кожного періоду залишаємо рядок для підсумкових сум: 1) кількість екземплярів книг; 2) стара ціна; 3) нова вартість.
У графі «Стара ціна» пишемо ціну після 1961 р., якщо книги видано раніше, автоматично ділимо ціну на 10.
У графі "Нова ціна" округляємо суму до копійок; Округлення у бік збільшення починаємо з цифри 5 : наприклад: 12,544 = 12,54; 13,976 = 13,98;
Книги, перерозподілені із закритих бібліотек, бажано списувати окремим актом. Якщо це неможливо зробити, то біля кожної книги робити якусь позначку, наприклад "П", т.к. ці книги не записані до інвентарної книги бібліотеки (наприклад: акт заміни).
Після складання списку документів, що вибули, вважаємо підсумкові суми за періодами, потім заповнюємо «Таблицю з розрахунку вартості документів, що вибули», підраховуємо підсумкові суми, записуємо в шапці акта на вибуття (кількість примірників, нова ціна)
Заповнюємо таблицю за відділами:
Наприклад:
| № п/п | Інвентарний номер | Автор, назва | Відділ | Рік видання | Стара ціна | Коефіцієнт | Нова ціна | Примітки |
| Старі до 1975 року |
||||||||
| 1. | 41572 | Некрасов Н.А. Вірші | 84 | 1963 | 1,20 | 12841,7/1000 | 15,41 | |
| 2. | 46921 | Мамин-Сибіряк Д.М. Повісті | 84 | 1968 | 1,10 | 12841,7/1000 | 14,12 | |
| 2 екз. | 2,30 | 29,53 | ||||||
| Шестизначні |
||||||||
| 3. | 361415 | Бєляєв А.Р. Фантастика | 84 | 1976 | 1,23 | 12841,7/1000 | 15,79 | |
| 4. | 408348 | Шухов І. Ненависть | 84 | 1978 | 2,40 | 12841,7/1000 | 30,82 | |
| 5. | 469363 | На допомогу активу ВОІР | 3 | 1976 | 1,50 | 12841,7/1000 | 19,26 | |
| 3 екз. | 5,13 | 65,87 | ||||||
| Нові номери 1 - 7600 |
||||||||
| 6. | 1093 | Авдєєнко Ю.М. Під'їзд на | 84 | 1969 | 2,00 | 12841,7/1000 | 25,68 | |
| 7. | 3133 | Бядуля З. Літописці | 63 | 1970 | 0,33 | 12841,7/1000 | 4,24 | |
| 2 екз. | 2,33 | 29,92 | ||||||
| №№ 56601 - 57900 |
||||||||
| 8. | 57229 | Обличчя без маски | 84 | 1992 | 19,60 | 269,79/1000 | 5,29 | |
| 1 екз. | 19,60 | 5,29 | ||||||
| №№ 106659 - 113011 |
||||||||
| 9. | 111550 | Количов В.Г. Кат | 84 | 2004 | 25,00 | 25,00 | ||
| 1 екз. | 25,00 | 25,00 | ||||||
| РАЗОМ: | 9 екз. | 54,36 | 155,61 | |||||
За відділами:
Усього - 9, ОПЛ - 1, Тех. - 1, Худ. - 7.
У бібліотеках освітніх установ
Організація обліку бібліотечного фонду у бібліотеках освітніх установ
Загальні правила обліку бібліотечного фонду для державних та муніципальних бібліотек незалежно від їх статусу, структури фонду, організаційно-технологічних особливостей затверджено Наказом Мінкультури Росії від 01.01.2001 N 590 "Про затвердження Інструкції про облік бібліотечного фонду" (далі - Наказ N 5).
Але в бібліотеках закладів освіти облік бібліотечного фонду має низку особливостей, які відображені у Наказі Міносвіти України від 01.01.2001 N 2488 "Про облік бібліотечного фонду бібліотек освітніх установ" (далі - Наказ N 2488) та полягають у наступному:
Бібліотеки освітніх закладів входять до загальну структуруосвітньої установи та не є самостійними юридичними особами
;
Бібліотеки набувають навчальних видань у великих кількостях примірників однієї назви, облік яких здійснюється безінвентарним методом, при якому передбачається сумарний запис багатоекземплярних документів за назвами. Багатоекземплярними документами вважаються документи, придбані у кількості понад 10 екземплярів.
Крім того, Наказ N 2488 містить Методичні рекомендаціїщодо застосування Наказу N 590 бібліотеками навчальних закладів.
Причини вибуття літератури з бібліотечного фонду
Слід зазначити, внаслідок чого учбова література підлягає списанню з бібліотечного фонду. Однією з причин є виключення із фонду бібліотек освітніх закладів літератури, застарілої за змістом, причому списання має проводитися не рідше одного разу на два роки. Раніше рекомендовані терміни використання підручників та навчальних посібниківу межах чотирьох років вважаються орієнтовними (п. 9.8 Наказу N 2488).
Також підлягає списанню література, яка вибула внаслідок зникнення з фондів відкритого доступу, втрати читачами, розкрадання, лих стихійного та техногенного характеру, з невстановлених причин (нестача).
Відповідно до п. 5.1.2 Наказу N 590 бібліотекам дозволено розпоряджатися списаними із фонду документами, крім випадків, передбачених законодавством. Отже, списані книжки можна як макулатуру. Порядок здачі макулатури має бути передбачений положенням чи статутом бібліотеки (п. 9.10 Наказу N 590).
Обов'язок узгодження списання навчальної літератури з вищою організацією
Далі розглянемо, як відображається вибуття бібліотечного фонду через моральний і фізичний знос і внаслідок недостачі.
Списання з причини морального та фізичного зносу
Бухоблік списання бібліотечного фонду у державних освітніх установах ведеться відповідно до Інструкції N 25н Наказ Мінфіну Росії від 01.01.2001 N 25н "Про затвердження Інструкції з бюджетного обліку". Вибуття літератури з бібліотечного фонду, згідно з п. 21 названої Інструкції, здійснюється на підставі затвердженої керівником установи Акту про списання виключеної з бібліотеки літератури (ф. 0504144) із додаванням її списків. У бібліотеках навчальних закладів акти на списання затверджуються ректором, проректором, директором навчального закладу (п. 9.8 Наказу N 2488). При цьому в Акті вказується одна з перелічених вище причин списання.
Відповідно до п. 22 Інструкції N 25н облік вибуття бібліотечних фондів здійснюється на рахунку "Бібліотечний фонд", оскільки їх належать до об'єктів основних засобів. Облік ведеться у рублях та копійках. Відповідно до п. 43 Інструкції N 25н бібліотечні фонди не є майном, що амортизується.
Розглянемо з прикладу бухгалтерський облік операцій із вибуття бібліотечних фондів.
приклад 1.Шкільна бібліотека на підставі затвердженого директором школи Акту про списання матеріальних запасів списала підручники на сумуруб. З них:
руб. - внаслідок морального зносу змісту;
4590 руб. - З причини фізичного зносу.
Оприбуткована макулатура, отримана від списання підручників, за ринковою ціною – 8000 руб.
Для бібліотек вищих навчальних закладів (Додаток 1 до Наказу N 2488);
Для бібліотек середніх спеціальних навчальних закладів (Додаток 2 до Наказу N 2488);
Для бібліотек загальноосвітніх установ(Додаток 3 до Наказу N 2488).
Книги, в яких фіксується література, втрачена читачами та прийнята натомість, слід зберігати 3 роки, акти на списання книг та періодичних видань, облікові картки, книжкові формуляри списаних видань – 10 років (п. 11 Наказу N 2488).
Відображення в обліку операцій зі здачі макулатури
Відповідно до ст. 321.1 НК РФ бюджетні установи, що фінансуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів, визнаються платниками податку на прибуток. За винятком доходів, які не підлягають оподаткуванню згідно зі ст. 251 НК РФ, податком оподатковуються доходи, отримані від інших, тобто доходи від реалізації товарів, робіт, послуг юридичним та фізичним особам. З метою оподаткування бюджетні організаціїзобов'язані вести роздільний облік доходів та витрат, отриманих у рамках цільового фінансування та за рахунок комерційної діяльності. Таким чином, отримані кошти від реалізації макулатури враховуються щодо податкової бази з податку на прибуток.
Для освітніх установ, у тому числі додаткової освіти, звільнення від сплати ПДВ передбачено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. У цей перелік включені послуги, що звільняються від оподаткування, а реалізація товарів, робіт, послуг, як власного виробництва, так і придбаних на стороні, підлягає оподаткуванню, навіть якщо прибуток від цієї реалізації спрямовується на розвиток та вдосконалення навчального процесу. Таким чином, якщо установа не отримала звільнення від сплати ПДВ на підставі ст. 145 НК РФ, то прибутки від продажу макулатури оподатковуються ПДВ.
Приклад 3. Доповнимо умови прикладу 1. Макулатура реалізована у сумі 9000 крб., зокрема ПДВ - 1372 крб. 88 коп.
У бухгалтерському обліку операції позначаться так:
Дебет
Кредит
сума, руб.
Нараховано дохід від реалізації макулатури
Списано макулатуру при її реалізації
Отримано до каси установи
грошові коштивід здачі макулатури
Здано до Держбанку кошти
Нараховано податок на прибуток<*>(9,8руб.
Нараховано ПДВ
Перераховано податок на прибуток до бюджету
Перерахований ПДВ до бюджету
<*>При обчисленні податку на прибуток установа не може зменшити базу оподаткування на всю вартість макулатури, отриману при списанні підручників, а тільки на суму податку на прибуток з доходу, обчислену відповідно до п. 13 ст. 250 НК РФ (8000 руб. x 24% = 1920 руб.).