Олена Ходак,
керівник департаменту корпоративного консалтингу ВАТ «Промислові
Інформаційні системи"
Дослідження показують, що системи електронного документообігу збільшують продуктивність праці на 20-25%, а вартість архівного зберігання електронних документів знижується на 80% (в порівнянні з вартістю зберігання паперових архівів).
Що таке хороша пам'ять?
Гарна пам'ять полягає не тільки і не стільки в тому, що людина пам'ятає масу потрібних і абсолютно непотрібних речей, а коли він може швидко згадати те, що необхідно в даний момент. Одна з ознак склерозу полягає в тому, що чоло вік прекрасно пам'ятає те, що відбувалося з ним 20 років тому, але не пам'ятає того, що було вчора. З документообігом компанії часто відбувається те ж саме.
Ефективно налагоджений документообіг має наступні характеристики:
● швидкий доступ до необхідних документів;
● доступ до документів мають тільки ті співробітники, яким вони необхідні. Є можливість фіксації спроб несанкціонованого доступу;
● ніхто крім вас (або відомого вам обмеженого кола співробітників) не може внести в документ зміни. Що таке неефективний документообіг, більшість з нас, напевно, ще пам'ятає. Для тих, хто не пам'ятає - трохи історії.
традиційний документообіг
Це величезна кількість документів, акуратно підшитих в папки. Для того щоб хоча б «поглянути» на один з них, потрібно підійти до секретаря і, якщо вона на місці, запитати: «чи можна ...?». Вона, природно, поцікавиться: «навіщо?» і, якщо визнає причину поважною, дасть вам необхідний документ (порахуйте, скільки пішло часу на його отримання). Однак пригоди на цьому не закінчуються. З документом ви повернулися на робоче місце. Що далі?
Сценарій перший: «благополучний»
У цьому випадку секретар зазначає, що документ «А» «виданий такому-то, такого-то числа», і якщо ви не повернете документ в обумовлені терміни - вона вам про це нагадає.
Сценарій другий: «як у воду канув»
Однак часто облік документів, відданих співробітникам компанії «для роботи», не ведеться, і багато співробітників, попрацювавши з документом, забувають його повернути. Зазвичай це відбувається через лінь: «встигну, він нікуди не втече». При такому підході до роботи через деякий час ви виявляєте, що самих затребуваних документів на місці немає, і де вони - нікому не відомо. А вони лежать у якогось співробітника в столі, який давно забув, що колись брав їх на час і обіцяв повернути. В даному випадку ми маємо справу з «прогресуючим корпоративним склерозом», коли «згадати» необхідну інформацію стає все важче.
Сценарій третій: «нє пущать»
Це логічне завершення другого сценарію. Припустимо, всі документи знайдені і повернені на свої місця. Тепер для всіх бажаючих ознайомитися з ними діє суворе «не можна». «Нікому не брати, нікуди не забирати, ледве знайшли». А якщо дуже треба? Страждає справа, з'являється привід для конфліктів.
Сценарій четвертий: «злочинна халатність»
Нерідко зустрічається варіант, коли документи стоять, а «цербера» немає, т. Е. За збереження документації не відповідає ніхто. Вона доступна всім. У даній ситуації висока загроза втрати компанією конфіденційної інформації.
Проблеми традиційного документообігу
1. Коли співробітники йдуть з роботи, паперові архіви назавжди зникають. Зрозуміло, пропадають тільки найпотрібніші документи. На місці документ чи ні, можна дізнатися, тільки коли він знадобиться.
Припустимо, одне велике підприємство виробляє літаки на контрактній основі. Кілька років тому одна з країн третього світу замовила літак і проплатила обумовлений транш. Почалася робота, але через деякий час замовник припинив фінансування проекту. Робота була тимчасово зупинена. Через рік замовник відновив фінансування. Однак рік для сучасної Росії - дуже великий термін. Підприємство переживало не найкращі часи, зарплати були невеликими, багато хто з розробників цього замовлення звільнилися. Значну частину документації по цьому замовленню підприємству довелося розробляти заново і за свій рахунок. Решта працівників пам'ятають, що ці документи були створені, але не уявляють, де вони можуть перебувати зараз. Після цього випадку керівництво підприємства прийняло рішення запровадити КІС.
2. Коли нам потрібно знайти якийсь документ - ми знаємо, що він точно був: «я ж робив цю довідку в минулому кварталі», але не пам'ятаємо, де він знаходиться і, може бути, навіть як він називається. В результаті знайти такий документ дуже складно, і ми витрачаємо свій дорогоцінний час, який можна використовувати набагато ефективніше.
3. Ще одна поширена хвороба: «давайте це збережемо - раптом воно ще коли-небудь знадобиться». В результаті документи накопичуються дуже швидко. Утворюється купу паперів, а ймовірність, того, що вони коли-небудь кому-небудь знадобляться, дуже низька. Відразу відповідаю на поширений питання: «хіба можна заздалегідь знати, яким категоріям працівників який з документів може знадобитися»? Можна, можливо. І навіть потрібно.
4. З одним документом може працювати тільки одна людина. Це схоже на ситуацію в бібліотеці з одним екземпляром книги: «хто не встиг ...», в кращому випадку поставлять в чергу і інформують, коли потрібний документ повернуть. А якщо він необхідний терміново?
Неминучість розробки системи корпоративного документообігу зрозуміла. Наступний етап - постановка цілей.
Навіщо компанії система корпоративного документообігу?
Перед розробкою системи управління корпоративним документообігом (СКД) необхідно визначити призначення і мети цієї системи в компанії і отримати відповіді на наступні питання:
1. Чому в компанії виникла необхідність оптимізації документообігу?
2. Що компанія планує робити з документами?
3. Чому компанія повинна це робити?
У кожній організації відповіді на ці питання будуть різними. Наприклад, в авіакомпанії пріоритетом є оперативність, а в конструкторському бюро при авіазаводі важливо мати можливість працювати з великими обсягами інформації та обмежений допуск до документів.
Цілі системи управління документацією
Найчастіше цілями системи управління документацією є:
● збільшення ефективності діяльності співробітників за допомогою обмеження числа документів, з якими вони працюють. Для забезпечення цієї мети і необхідно знати, кому із співробітників і які документи можуть бути потрібні. У цьому випадку компанія регулює доступ до інформації за критерієм достатність / надмірність. Наприклад, фінансовий директор щотижня готує для генерального директора звіт по дебіторської заборгованості по всіх клієнтах, а менеджери по роботі з клієнтами мають доступ тільки до тих фрагментів звіту, які відносяться до «їх» клієнтам;
● збільшення продуктивності праці завдяки оптимальному використанню документів;
● отримання максимально можливої \u200b\u200bкористі від інформації, що міститься в документах. Для забезпечення цієї мети заздалегідь продумуються комплектність і склад інформації, щоб уникнути дублювання;
● спрощення спільного використання документів;
● можливість простежити процес прийняття рішень і звітність по документам;
● зниження собівартості отримання, обробки, використання та знищення документів;
● визначення відповідальності співробітників за порядок звітності та контроль використання документів. Для забезпечення цієї мети у кожного документа з'являється свій «куратор», який знає відповідь на питання: «Де документ розташований? Коли він випущений? Чи можна з ним ознайомитися »?
Причини розробки системи корпоративного документообігу
Основними причинами, за якими компанія розробляє систему корпоративного документообігу (СКД), найчастіше є:
1. Рішення проблеми втрати коштів через відсутність можливості швидко знайти інформацію.
2. Отримання переваги перед конкурентами.
Ці причини актуальні для високо конкурентного ринку, наприклад мережі аптек. Якщо потрібних ліків немає в жодній аптеці, покупець не буде чекати, поки його завезуть. Він піде в іншу, тому що ліки необхідно йому зараз. А якщо покупцеві підкажуть адресу аптеки, де ліки є, і забронюють необхідну кількість - він не звернеться до конкурента, а поїде за вказаною адресою.
На малюнку представлений фрагмент схеми документообігу аптечної мережі, необхідної для забезпечення запиту покупця про наявність конкретного препарату в конкретній аптеці.
Якщо вже зрозуміло, навіщо потрібна СКД, які вигоди і переваги компанія отримає в результаті її впровадження, відомі проблеми, від яких компанія позбудеться (втрати, затримки, помилки, запізнення), то наступний крок - це проектування послідовності етапів з побудови системи корпоративної документації. Розглянемо кожен з цих етапів докладно.
Етап перший: аналіз документації
1. Складаємо список документів, які повинні увійти в СКД.
2. Будуємо модель документообігу і зводимо документи в СКД.
3. Порівнюємо модель з реально існуючими в компанії документами.
В результаті цих дій ми отримаємо:
● повний список зовнішньої документації компанії;
● список документів, успадкованих від старої системи, який, в свою чергу, ділиться на «підсписки»: документи, конвертувати які в СКД необхідно; документи, конвертувати які неможливо, або в цьому немає необхідності; незатребувані СКД документи;
● список документів, необхідних в СКД, але відсутніх в старій системі. Найбільш часто такими документами є різні звіти. У ситуації з мережею аптек це можуть бути звіти про терміни оборотності, товарні залишки, невиконаних запитах (по постачальниках, аптекам, препаратів).
Етап другий: створення комплекту документів
На даному етапі визначаються потреби кожного підрозділу компанії. З цією метою у всіх її підрозділах проводиться опитування співробітників. На основі результатів цього опитування складається список вимог (часто взаємовиключних і недостатньо аргументованих, сформованих за старим принципом: нехай буде, може, стане в нагоді, «немає, зараз нам це не потрібно, і за весь час роботи тут документам не зверталися, але раптом коли- небудь вони знадобляться »). Потім узгоджується і затверджується оптимальний перелік корпоративної документації.
Етап третій: розробка параметрів системи управління корпоративною документацією
На цьому етапі ми отримуємо відповідь на питання «Що саме має робити система і якими правами володіють певні співробітники?». Ці параметри безпосередньо випливають з цілей СКД. Наприклад, для встановлення правил управління документацією необхідно отримати відповіді на наступні питання:
● Хто і коли створив документ?
● Хто і коли редагував документ?
● Кількість версій документа?
● Хто і коли в останній раз отримав доступ до документа (ця опція СКД дає можливість відстежувати кожного користувача, який отримав доступ до інформації, і запам'ятовує дату останнього редагування)?
● Хто і коли здав документ в архів?
● Хто і коли видалив документ з системи?
● Хто відповідає за створений документ? Якщо автор, що в такому випадку відбувається після його відходу? Якщо відділ, то за яким принципом документи розподіляються між співробітниками відділу?
Після цього визначаються права кожного співробітника: хто і які документи може редагувати, хто має право редагувати і видаляти, а хто тільки переглядати.
Крім зазначених функцій, система може:
● в будь-який момент часу простежити всю історію обробки документів різними користувачами, що створюють різні версії;
● однозначно встановити, що було відправлено, коли, кому і чому, генерувати звіти за різними параметрами, контролювати виконання розпоряджень.
Система встановлює взаємозв'язок між автором і створеним ним документом, відстежуючи за ключовими даними, ким і коли він був створений. Важливою властивістю системи є безпека, підтримувана засобами поділу прав доступу (від відсутності інформації про наявність документа до можливості видалення документа з системи), можливість призначення прав доступу як по рольового, так і щодо персонального ознакою.
важливі моменти
Приступати до створення системи управління документацією компанії доцільно, маючи на руках повні схеми документопотока і завдань по управлінню документацією. Інакше є ризик отримати не той результат, який очікується, а то, що легше зробити, купити, підтримувати і т. Д.
Ще один важливий етап, що передує впровадженню. Перш ніж запускати програму, бажано налагодити документообіг на папері, т. Е. Сформувати документообіг на паперових носіях, і тільки після цього застосовувати програмне забезпечення, Електронний носій документообігу. У цьому випадку простіше визначити, чи достатньо компанії купити готову СКД або завдання є настільки специфічними, що потрібна індивідуальна розробка.
Якщо ви вже вибрали компанію - розробника-впроваджувача СКД, зверніть увагу на таку обставину, яке часто опускається розробниками. Паралельно з розробкою системи корпоративного документообігу необхідно розробити інструкції користувачам з приводу:
● створення;
● занесення в систему;
● збереження;
● пошуку;
● передачі;
● поширення;
● класифікації;
● архівування;
● знищення.
Паралельно зі створенням інструкцій розробляється план-графік навчання користувачів. У період впровадження бажано створити «гарячу лінію», куди будь-який користувач може звернутися з питаннями, що виникають в процесі роботи за новими правилами: «Чому?» «Як?», «Якщо?».
Коли етапи створення зрозумілого, логічною і легко керованої системи документації будуть пройдені, ви зможете оцінити всі її можливості. Ви ж хочете, щоб ваша компанія мала гарну пам'ять?
Документація і інвентаризація
1. Документ і документація.
2. Документообіг і вимоги, що пред'являються до документів.
3. Класифікація документів.
4. Порядок перевірки й опрацювання документів.
5. Інвентаризація, її значення і види.
6. Облікові регістри і техніка облікової реєстрації.
7. Форми бухгалтерського обліку.
8. Способи виправлення помилок в бухгалтерських записах.
Термін "документ" походить від лат. "Decumentum", що означає "свідоцтво, доказ".
Документ і документація.
Обов'язковою умовою відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку є оформлення їх відповідними документами.
Документи являють собою письмовий доказ дійсного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення.
Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.
порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88.
Документи застосовуються для попереднього і подальшого контролю за законністю і доцільністю господарських операцій, дотриманням державної дисципліни. Попередній контроль здійснюють керівні працівники підприємства: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції, оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють працівники бухгалтерії при прийманні і обробці документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів.
Важливе «значення документи мають в забезпеченні контролю за збереженням майна підприємства, раціональному його використанні.
Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. судові органи визнають за документами доказову, юридичну силу тільки в тому випадку, якщо; вони складені своєчасно і правильно оформлені.
Із застосуванням в обліку електронної обчислювальної техніки; для збору і обробки інформації поряд з паперовими документами широко використовуються машинні носії облікової інформації. Одні з них фіксують господарську операцій в момент її здійснення, інші - складаються за даними первинних носітелёй інформації і використовуються для зручності її відпрацювання і автоматичного введення в обчислювальну машину.
Мабуть, жоден аспект управління якістю не викликає стільки ненависті і роздратування у співробітників і керівників підрозділів як управління документацією.
Причини такої неприязні цілком зрозумілі - паперів багато, за ними треба стежити, витрачати купу часу на написання, контроль використання та вони (паперу) є метою в будь-який час перевірки роботи підрозділу і / або співробітника.
Чому ж, незважаючи на роздратування своїх колег, фахівці з якості так люто борються за ці самі ненависні папірці?
Для розуміння важливості документації почнемо з визначення - що таке документація?
Хай вибачать мене многомудрие знавці за просте пояснення:
«Документація - це опис того, як ми робимо нашу роботу».
Навіщо потрібна документація?
Документація потрібна самим працівникам для правильної координації своєї роботи. Документація - це управлінський інструмент, Вона потрібна керівникам, Якщо вони особисто не контролюють виконання роботи підлеглими.
Коли потрібна документація?
Документація потрібна, коли ми хочемо координувати нашу роботу.
Правило великого пальця - опитаєте кілька співробітників, як вони роблять певну роботу. Якщо пояснення відрізняються - потрібно писати інструкцію або регламент, точно описує виконання цієї роботи.
В якому обсязі потрібна документація?
Чим простіше, тим краще, за умови, що ми виконуємо головну мету створення документа - пояснити читачу, як виконується робота. Тобто мета будь-якого документа - точно і недвозначно описати діяльність. Однак прості тексти легше сприймаються і запам'ятовуються, тому будь-яка документація це компроміс між простотою засвоєння і достатньою кількістю інформації для опису роботи.
Управління документацією схоже на догляд за речами. У деяких одяг валяється купками на підлозі, у деяких акуратно складена в шафі на певних полицях. Нечупара втрачає в особистому житті свого часу, а в бізнесі - гроші і час фірми.
відсутність необхідної документації або неправильне її використання призводять до помилок і втрат в роботі організації.
Існують різні типи і види документації, я спробую в простій формі розповісти про них.
види документації
Стандарти організації (підприємства) - зазвичай це великі документи, що описують важливі види діяльності, великі процеси. Вони є основою документації системи якості. В ідеалі, вся зібрана в них інформація повинна повністю описати, як працює організація.
Приклади таких стандартів - стандарт по претензійній роботі, стандарт «виробництво», стандарт з управління поставками, стандарт по складської діяльності і т.п.
Зверніть увагу, що управління якістю сфокусовано на процесах, а не на підрозділах, тому стандарт зазвичай описує процес, в якому можуть взаємодіяти декілька підрозділів.
регламенти -документи, що описують конкретний процес. Зазвичай вони меншого розміру, ніж стандарти, і вузько сфокусовані на процесі. Історично склалося так, що регламент був прив'язаний до виробництва, тому вони і називаються часто «технологічними регламентами», «банківськими регламентами» і т.п.
Часто відбувається плутанина і однотипні документи в одних організаціях іменуються стандартами, в інших регламентами. Я не бачу особливого сенсу у встановленні чітких критеріїв, як називати той чи інший документ. Тому, для простоти, великий документ (більше процесів) називаю стандартом, документ поменше розміром і за своєю природою прив'язаний до виробництва - регламентом.
інструкції - зазвичай це документ меншого розміру, ніж стандарт / регламент. Інструкція описує конкретну операцію (маленький процес).
Існують кілька типів інструкцій
- посадові, Що описують відповідальність, обов'язки і права співробітника
- по експлуатації обладнання, Що описують як використовувати одиницю обладнання (прилад)
- робочі / технологічні, Що описують як виконувати конкретну операцію
Майже всі попередні форми документів описують процеси. Існують інші види документів організації, що не фокусуються на процесах.
Положення про підрозділи - документи, схожі на посадові інструкції, Але описують права, обов'язки і взаємодія підрозділів. Завдання такого документа - чітко роз'яснити читачу, які процеси знаходяться в зоні відповідальності підрозділу, якими правами підрозділ володіє і як взаємодіє з іншими підрозділами.
Записи (журнали, звіти, протоколи, робочі зошити) -носії інформації, документи, в яких зберігається інформація про різних операціях в організації.
Основна відмінність записів від стандартів, інструкцій і регламентів - записи описують конкретні результати діяльності, в той час як інструкції, регламенти, стандарти описують, як повинна виконуватися діяльність.
Зовнішня документація -часто організація використовує у своїй діяльності зовнішню документацію, яка розробляється і створюється позаорганізації (довідники, журнали, технічна література тощо). Незважаючи на зовнішнє походження, така документація теж вимагає обліку, контролю адекватності, правильного використання і зберігання.
Всі описані вище документи являють собою елементи системи документації.
Як і будь-яка інша система, система документації вимагає інструкцію із застосування. Такий документ зазвичай називається керівництво за якістю. У ньому коротко описуються основні процеси документації та документи, в яких міститься більше докладний опис системи процесів в організації.
Поширені елементи документа системи якості (з чого складається документ?)
Назва документа, номер редакції та його номер в системі обліку документації. Відмітка оригінал або копія, номер копії.
Навіщо потрібно? - Кожен документ повинен бути ідентифікований (відмінний) від інших. Назва документа та його нумерація вирішують цю проблему.
Передмова / введення - коротко, ким розроблений, коли введений в дію, новий документ або заміна старого.
Навіщо потрібно? - Знати, хто розробив, який інший документ / стара версія була до нинішньої версії.
Навіщо потрібно? - як і в будь-якій книзі, ми іноді хочемо швидко знайти конкретний розділ.
2. Затвердження - підпис відповідальної особи, який затвердив документ, дата затвердження.
Навіщо потрібно? - Хтось має право / обов'язок перевірити документ і дозволити його до використання. Ця людина відповідає за всі аспекти, пов'язані з використанням документа
3. Область застосування - коротко викладається, що описує документ і які підрозділи / співробітників зачіпає.
5. Визначення - якщо ми використовуємо в документі внутрішній термін або професійне вираз, наприклад «кваліфікаційні випробування, потрібно пояснити його в розділі« визначення ».
6. Позначення і скорочення - багаторазово вживається в тексті документа і загадкове скорочення КФИ має бути розшифровано в відповідному розділі «позначення і скорочення». В даному випадку мова йде знову про кваліфікаційних випробуваннях.
7. загальні положення / Введення - тут коротко описується структура документа і процеси, які він описує.
8. Тіло документа - поетапне опис діяльності, заради якого і створювався документ, поділене на
- розділи
- сторінки
- абзаци
9. Контроль змін - тут описується хто, як і коли може вносити зміни в документ
Навіщо потрібно? - уникнути плутанини. Ви завжди зможете перевірити нова чи у Вас версія на руках або стара. Дізнатися, хто вніс зміну і з'ясувати у нього чому. Знайти стару версію і перевірити, як здійснювалася робота в цікавить Вас.
10. Зберігання документа - тут описується як, хто, в яких копіях і скільки часу зберігає документ.
Навіщо потрібно? - Сам по собі документ є папером.
Значення він отримує тільки в момент розробки і його використання. Дуже важливо встановити чіткий порядок скільки, як і де зберігається документ. У цьому розділі ми визначаємо хто і як буде читати документ (той, хто зберігає документ або читає його сам, або забезпечує доступ інших співробітників).
11. Підписи розробників документа та підпису погоджують співробітників / керівників.
Навіщо потрібно? - Підписи є доказом погодження документа. Який підписав дає згоду на дану версію документа і на всі дії, які документ описує.
12. Додатки - схеми операцій, таблиці з даними і т.п.
Навіщо потрібно? - Візуальне сприйняття інформації набагато наочніше тексту, тому я завжди рекомендую креслити прості схеми замість довжелезних пояснень.
Схеми і таблиці як додаток зручніше міняти - не потрібно міняти і погоджувати заново весь документ, а тільки додаток.
Їх також зручно витягувати - простіше роздрукувати і повісити на стіну в офісі додаток зі стандарту, на якому є номер і відмітка про те, що це додаток, ніж будь - то невідому таблицю, роздруковану невідомо звідки.
13. Лист реєстрації змін - тут ми відзначаємо внесені зміни і дату їх внесення.
Навіщо потрібно? - Тут реєструється той самий контроль змін, про який я говорив в пункті 11.
Кілька важливих роз'яснень з приводу елементів документа:
Не всі викладені вище елементи документа є необхідними в кожному документі. Але чим складніше документ, тим вище потреба в вищевикладених елементах.
Деякі елементи є обов'язковими. У будь-якому документі, як мінімум, повинні бути присутніми назва документа, затвердження документа, тіло документа і узгодження.
Виконання інших вимог може виконуватися шляхом контролю і реєстрації в сторонніх документах (наприклад, вимоги до зберігання бланків можуть описуватися в окремому стандарті з управління записами).
Етапи життя документа
Життя документа в організації схожа на життя живого організму. Він народжується, живе і вмирає, йдучи в архів і / або утилізацію.
Створення документа (розробка)
Так як документ визначає процес виконання роботи, то розробляти документи можуть співробітники, наділені правом / обов'язком розробки документації. Зазвичай документ розробляє людина, добре знайомий з процесом, який буде описаний в документі.
У деяких компаніях документацію розробляють спеціально призначені люди. Проте, я б рекомендував ділити роботу по розробці так - той, хто знає процес, відповідає за зміст документа, фахівець з документації відповідає за форму документа.
Перегини в розподілі роботи по розробці неприпустимі. Неправильно оформлений документ призведе до помилок у використанні документа. Неправильно описаний процес призведе до помилок в описуваної в документі роботі.
узгодження документа
Дуже часто документ зачіпає роботу різних співробітників і підрозділів. Звідси і виникає необхідність узгодити описувану в документі діяльність з цими людьми. Часто документ викликає суперечки і заперечення, тому необхідно координувати внесення змін в процесі узгодження, проведення зустрічей та обговорень. Іншими словами, необхідна наявність відповідального за узгодження документа, який бігає від начальника до начальника, згладжує суперечки, пропонує компроміси, залагоджує плутанину і т.п.
затвердження документа
Отже, позаду суперечки і узгодження, документ готовий. Але в кожної компанії, котра сповідує принцип єдиноначальності, за твердження кожного документа певного рангу відповідає один керівник. Тому хтось повинен взяти на себе відповідальність і дозволити документ до використання.
Реєстрація документа в загальному переліку документації
Це зовсім не проста формальність! Я вже говорив про те, що документ це координація роботи. Тобто кожен новий документ є частиною цілої системи координації роботи в організації.
наприклад - нова інструкція повинна бути згадана у відповідному стандарті з управління обладнанням. Вона повинна бути згадана в керівництві за якістю в загальному переліку інструкцій підприємства. Необхідно визначити терміни її зберігання та відповідальних за її використання. Вся ця важлива діяльність починається з реєстрації нового документа в системі.
Поширення документа в організації
Зазвичай документи створюються для координації роботи різних співробітників і підрозділів.
Тому необхідно
- визначити, хто буде користуватися документом
- хто буде відповідати за його зберігання (різниця, наприклад, інструкцією користуються робочі, за зберігання відповідає майстер)
- замінити стару редакцію документа (стару версію, в разі заміни)
- видалити застарілі документи
- поширити копії нового документа встановленим співробітникам (оригінал повинен зберігатися в центрі документації з іншими оригіналами)
Інструктаж / навчання
Будь-який документ створюється щоб його читали. Дивно, але ця банальна думка відсутня в діяльності багатьох організацій. Там документи просто створюються і лягають на полицю, виправдовуючи глузливе визначення ISO 9001 - «фабрика паперу». В інших організаціях все закінчується напівзаходами - «на, почитай на дозвіллі», і документ лягає на запилену полицю після хвилинного гортання.
Тільки в небагатьох організаціях існує процедура перевірки знань після ознайомлення з новим документом - «прочитай і розкажи зміст», яка і гарантує реальне ознайомлення з новим документом.
Внесення змін
З плином часу змінюється організація, змінюється робота, змінюються і документи.
Дуже важливо контролювати правильне внесення змін в документ. Не можна забувати, що будь-яка зміна може зачіпати роботу не тільки ініціатора зміни, а й інших співробітників.
Тому важливо
- узгодити зміну з усіма зацікавленими співробітниками
- затвердити зміни у відповідального керівника після узгодження
- замінити застарілі оригінал і копії на нову редакцію документа (найпоширеніша помилка в управлінні документацією)
періодична актуалізація
Незважаючи на жорсткий контроль внесення (та не внесення) змін, - вони накопичуються. І час від часу ми повинні регулярно (скажімо, раз на рік) перевіряти відповідність того, що написано - тому, що в реальності відбувається.
У разі виявлення розбіжностей є два виходи - роби, як написано або поміняй документ.
Здача в архів (витяг з використання)
Приходить момент, коли документ припиняє перебувати в використанні і віддаляється в архів або в утилізацію.
Незважаючи на те, що процес опису роботи в документі вже застарів, плоди цієї роботи можуть існувати, тому зазвичай документи зберігаються деякий час в архіві. Важливо не забути видалити всі застарілі копії, інакше це може призвести до плутанини і помилок.
Середньостатистичний керівник відділу в будь-якій організації має справу з великою кількістю документів. Від нього вимагається дотримання правил управління документацією. У більшості організацій ці правила описуються в розлогих документах товщиною в десятки сторінок. Важко очікувати від зайнятих начальників зазубрювання цих правил напам'ять.
Досвід роботи з великою кількістю співробітників в різних організаціях показав мені, що набагато ефективніше використовувати пам'ятки з контролю документації.
Приклад такої пам'ятки:
ПАМ'ЯТКА з управління документацією в підрозділі
- Склади й даси перелік документації (Керівництво за якістю, Стандарти та регламенти підприємства, положення та інструкції, зовнішня документація), що використовується в твоєму підрозділі. Бережи його в підрозділі.
- Запроси від служби якості термін зберігання для кожного документа (якщо не отримав відповіді - бережи 3 роки).
Документи повинні мати печатку «врахований екземпляр». Якщо твій документ не має такої печатки, звернися в службу якості.
- Визнач, хто буде користуватися документом, де він буде зберігатися? Пам'ятай, що всі документи повинні знаходитися в доступності для призначених співробітників і співробітники повинні знати, де зберігаються документи.
- При отриманні нового або актуалізованого документа від служби якості - перевір його. Якщо виникли якісь питання - звернися негайно в службу якості. Якщо прийняв документ без зауважень - виконуй його. Знищ всі старі екземпляри.
- Не можна міняти що-небудь в документі самостійно. Якщо щось не влаштовує, організуй зміна через службу якості.
- Проведи інструктаж співробітників. Вони повинні знати, що написано в документі. Перевір, що вони знають зміст документа.
- Будь-яка витяг з документа (схема, таблиця, малюнок, колонка даних) - документ багаторазового використання повинен бути затверджений підписом відповідного керівника або на ньому повинна бути запис про те, що це виписка з відповідного документа із зазначенням номера та найменування документа та підпису особи, яка зробила цю виписку.
- Якщо документацію зберігаєш в папках, то папка повинна бути підписана. Якщо в папці зберігаються різнорідні документи, то в папці повинен бути реєстр документації.
- У Додатках до Пам'ятці наведені такі форми:
Додаток А «Форма Переліку документів, що використовують в підрозділі» з прикладами заповнення.
Якщо використовуєш у своїй роботі або роботі відділу зовнішню документацію (ГОСТи, довідники, журнали, підручники тощо) - звертайся з ними так само, як і зі звичайною документацією. Також забезпеч наявність печатки, занесення до переліку, регулярно актуалізуються. - Щорічно актуалізується (перевіряй придатність) всієї документації в підрозділі. Звір всю документацію з зберігається в службі якості. Перевір відповідність переліку та документів.
- При прийнятті в підрозділ нового співробітника забезпеч його ознайомлення з усією необхідною йому документацією під розпис.
- Якщо виявиш протиріччя або розбіжність в різних документах - звертайся в службу якості. Якщо треба діяти негайно - приймай до виконання документ з вищою ієрархією.
- керівництво з якості
- Стандарти та Регламенти
- положення та інструкції
- записи
У промові людей, пов'язаних з електронікою, зустрічається фраза: «Потрібно подивитися даташит». Що таке малося на увазі і де взяти горезвісний даташит?
Слівце запозичене з англійської мови і оригінально записується як datasheet. Якщо перевести його на російську, дослівно вийде «лист з інформацією». Документ складають на різні пристрої і електронні компоненти. Тому правильно говорити, що даташит - це підготовлена \u200b\u200bвиробником.
Пошук даташит електронних компонентів
Можливо, стане зрозуміло, що таке даташит мікросхеми, після того як він буде відкритий. Але питання: "Де його взяти?"
У Радянському Союзі документація стандартизувати. Якщо потрібно знайти інформацію про транзисторі або мікросхемі, потрібно було взяти відповідне керівництво. Сьогодні необхідність в довідниках відпала. їх замінили пошукові системи - достатньо вбити слово datasheet і вказати назву необхідного пристрою. Другий варіант отримати даташит - зайти на сайт, де зібрана документація, і на ньому вже провести пошук.
Специфікації на компоненти надаються у вигляді pdf-файлів. Відкрити їх можна безпосередньо в браузері.
Перша сторінка даташіта
Після того як документ завантажений на комп'ютер, потрібно відкрити даташит. Що таке він містить, на що звернути увагу першу чергу?
Починати слід з першої сторінки. На ній наводиться інформація, що підкреслює унікальність конкретного пристрою, наприклад широкий частотний діапазон, знижене енергоспоживання, малий темнової струм.
Початкова сторінка технічної специфікації містить:
- властивості компонента (features);
- конфігурацію висновків у вигляді таблиці або схеми (pin configuration).
Слід зауважити, що приводиться, не завжди буває достатньо, тому довіряти їй повністю не варто. Відповіді на ці запитання слід шукати у відповідних розділах документа. Мета першої сторінки - дати уявлення про нього, тобто розповісти, що таке.
Даташит транзистора в порівнянні з аналогічним документом для мікросхем невеликий, тому на першій сторінці відразу ж вказують інформацію про його параметри і підключенні.
Найбільш часто користувачі запитують про даташит: "Що таке і як його читати?" Якщо перше питання було розглянуто, то другий ще належить вивчити.
Інженери-електронники звертають увагу на наступні розділи документа.
- Цокольовка.
Описує призначення кожного Піна мікросхеми або транзистора. Проектувальнику важливі висновки під маркуванням Vcc і GND. Перший з них призначений для подачі напруги живлення (найчастіше +5 В), другий - для підключення «землі». Мікроконтролери можуть мати кілька таких висновків. Їх розташування залежить від типу корпусу (PDIP / TQFP / MLF).
- Схема пристрою (Block Diagram).
Зображує внутрішній зміст компонента. Наприклад, для мікроконтролера показуються входять до його складу пам'ять, генератор тактової частоти, порти вводу-виводу.
- Схема включення (Circuit Schematic).
Визначає типове підключення пристрою. На практиці схеми відрізняються від наведених в документації, оскільки в кожному конкретному випадку мікросхема або транзистор є частиною складного електронного пристрою, В якому повинні враховуватися всі його складові.
- Температурні і електричні параметри.
Дані величини наводяться в вигляді графіків, що відображають залежність одного параметра від іншого.
Початківець розробник електронної апаратури не завжди розуміє, як читати даташит, що таке схема пристрою і навіщо потрібна цокольовка. Проте рекомендується читати довідкові матеріали при розробці нового приладу або ремонті що вийшло з ладу.
В федеральному законі 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» описані всі бухгалтерські та первинні документи. Вони потрібні, в основному, для податкової - як документи, які підтверджують понесені вами витрати і правильність визначення податкової бази.
Первинні документи потрібно зберігати 4 роки. Протягом цього часу податкова може в будь-який момент їх запросити для перевірки вас або ваших контрагентів. «Первинка» також використовується в судових процесах при суперечках з контрагентами.
Документи первинного обліку складаються в момент здійснення господарських операцій і свідчать про їх вчинення. Список документів, які супроводжують ту чи іншу угоду, в залежності від типу угоди може бути різним. Підготовкою всіх необхідних первинних документів, як правило, займається постачальник. Особливу увагу потрібно приділяти тим документам, які виникають в ході операцій, де ви покупець, тому що це ваші витрати, і тому ви більше зацікавлені в дотриманні букви закону, ніж ваш постачальник.
Поділ первинних документів за стадіями бізнесу
Всі угоди можна розділити на 3 етапи:
Етап 1. Ви домовляєтеся про умови угоди
Результатом будуть:
- договір;
- рахунок на оплату.
Етап 2. Відбувається оплата за угодою
Підтверджують оплату:
- касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів, бланки суворої звітності - якщо оплата здійснювалася готівкою. У більшості випадків такий спосіб оплати використовують ваші співробітники, коли беруть гроші під звіт. Розрахунки між організаціями рідко бувають у формі готівки.
виписка з розрахункового рахунку, якщо оплата була безналом, або шляхом еквайрингу, або через платіжні системи, де гроші перераховуються з вашого розрахункового рахунку;
Етап 3. Отримання товару або послуги
Обов'язково потрібно підтвердити, що товар дійсно отриманий, а послуга надана. Без цього податкова не дозволить зменшувати податок на витрачені гроші. Підтверджують отримання:
- товарна накладна - для товарів;
- товарний чек - зазвичай видається в пару до касового чеку, або якщо товар продає ІП;
- акт виконаних робіт / наданих послуг.
Заношу первинку, розібрався відразу
«Я заношу в Бухгалтерію первинку, обліком та звітністю займається бухгалтер. У сервісу дуже зручний і зрозумілий інтерфейс, розібрався відразу, без будь-якої допомоги. Дуже добротно, зроблено для людей! І, звичайно, зручно те, що заходити в систему можна з будь-якого місця, з будь-якого пристрою ».
Марат Иманов, директор в ТОВ «Діалог», Санкт-Петербург.
Обов'язкові первинні документи
Незважаючи на варіативність угод, є перелік обов'язкових документів, які оформляються для будь-якого виду угоди:
- договір;
- рахунок;
- бланки суворої звітності, касовий, товарний чек;
- накладна;
- акт виконаних робіт (наданих послуг).
договір
З клієнтом при здійсненні угоди укладається договір, в якому уточнюються всі деталі майбутніх господарських операцій: порядок розрахунків, відвантаження товару, терміни виконання робіт або умови надання послуг.
У договорі регламентуються права і обов'язки сторін. В ідеалі кожна угода повинна супроводжуватися окремим договором на поставку товарів або послуг. Однак при тривалому співробітництві та здійсненні однотипних операцій можна зробити висновок один загальний договір. Договір оформляється в двох примірниках з відбитками печаток і підписами кожної зі сторін.
Для деяких угод не потрібно письмова форма договору. Скажімо, договір купівлі-продажу з моменту отримання покупцем касового або товарного чека є укладеним.
Рахунок на оплату
.png)
Рахунок на оплату - це угода, відповідно до якого постачальник фіксує ціну на свої товари або послуги.
Покупець погоджується з умовами угоди, виробляючи відповідну оплату. Форма рахунку на оплату строго не регламентована, тому кожна компанія має право розробити власну форму цього документа. У підсумку можна прописати умови угоди: терміни, повідомлення про передоплату, порядок оплати і поставки та інше.
Відповідно статтею 9-ФЗ «Про бухгалтерський облік», наявність підпису директора або головного бухгалтера і печатки необов'язкові для цього документа. Але ними не варто нехтувати, щоб уникнути питань з боку контрагентів і держави. Рахунок не дозволяє пред'явити постачальнику вимоги - він лише фіксує ціну товару або послуги. При цьому за покупцем залишається право на вимогу повернення грошових коштів в разі необгрунтованого збагачення постачальника.
Платіжні документи: касові чеки, бланки суворої звітності (БСЗ)
Ця група первинних документів дозволяє підтвердити факт оплати придбаних товарів чи послуг.
До платіжних документів відносяться товарні та касові чеки, БСО, платіжні вимоги і доручення. Доручення покупець може отримати в банку, здійснивши оплату безготівковим платежем. Чек касовий або товарний покупець отримує від постачальника при оплаті готівкою.
Товарна накладна або товарний чек
Товарні чеки, як ми вже говорили вище, оформляються при продажу товару фізособам або самими фізособами.
Накладні використовуються переважно юрособами для оформлення відпустки / продажу товарів або товарно-матеріальних цінностей і подальшого оприбуткування їх клієнтом.
Оформляти накладну слід в двох примірниках. Перший залишається у постачальника як документ, що підтверджує факт передачі товарів, а другий примірник передається покупцеві.
Дані в накладній повинні збігатися з цифрами в рахунку-фактурі.
Уповноважена особа, яка відповідає за відпуск товару, має поставити в накладній свій підпис і печатку організації. Сторона, яка приймає товар, також зобов'язана поставити розпис і запевнити її печаткою в товарною накладною. Застосування факсимільного підпису допускається, але це повинно бути зафіксовано в договорі.
Акт наданих послуг (виконаних робіт)
- це двосторонній первинний документ, який підтверджує факт здійснення операції, вартість і терміни виконання послуг або робіт.
Акт видається виконавцем своєму клієнтові за підсумком надання послуг або виконаних робіт. Цей первинний документ підтверджує відповідність наданих послуг (виконаних робіт) з умовами укладеного договору.
Рахунок-фактура
Рахунок-фактура - документ, який потрібен виключно для того, щоб контролювати рух ПДВ. Рахунки-фактури зазвичай оформляються в пару до товарних накладних або актів. Зустрічаються рахунки-фактури на виплачений аванс.
Цей первинний документ строго регламентований. Він містить:
- інформацію про суми грошових коштів;
- фактурну частина.
Рахунок-фактура - це підстава для прийняття пред'явлених сум ПДВ до відрахування. Його зобов'язані виписувати всі підприємства-платники ПДВ.
Останнім часом популярний УПД - універсальний передавальний документ. Цей документ замінює пару накладна + рахунок-фактура або акт + рахунок-фактура.
Ведіть бізнес в Контур.Бухгалтеріі - зручному онлайн-сервісі для розрахунку зарплати і відправки звітності в ФНС, ПФР і ФСС. Сервіс автоматично формує первинні документи і УПД.