Трудова книжка була і досі залишається основним документом, який підтверджує трудовий стаж працівника. Тому коли з трудовою книжкою виникає якась проблема, для працівника це може нести ризик втрати стажу, і, відповідно, необхідності якимось чином його доводити до ПФР під час розрахунку стажу, а також підтверджувати стаж наступним роботодавцям. Тому кадровим працівникам важливо бути гранично уважними при оформленні цього документа. Розглянемо, у яких випадках виникає необхідність оформлення дубліката трудової книжки.
Коли знадобиться дублікат
Давайте розберемося, у яких випадках у роботодавця виникає необхідність оформляти дублікат трудової книжки. Таких ситуацій три:
- трудова книжка втрачена;
- трудова книжка постраждала (наприклад, була залита, розірвана, обгоріла тощо);
- до трудової книжки було внесено запис, який надалі визнано недійсним (внесено помилково або за рішенням суду визнано незаконним), та працівник наполягає на видачі дубліката.
Дублікат- це копія трудової книжки, тому при її оформленні спочатку треба внести записи, які були в початковій трудовій книжці. Однак слід пам'ятати, що вносити їх слід лише на підставі відповідних документів. Переносити записи з трудової книжки, яка постраждала, або якщо записи в ній були визнані недійсними, не можна. Це значно ускладнює процедуру оформлення дубліката трудової книжки.
Що таке "відповідні документи", на підставі яких можуть вноситись записи до дублікату?
Відповідно до п. 7.2 Інструкції із заповнення трудових книжок, затвердженої постановоюМінпраці РФ від 10.10.2003 № 69, всі записи, що підлягають внесенню до дублікату трудової книжки, повинні бути підтверджені належним чином оформленими документами (довідками, виписками, копіями наказів, розпоряджень). І або такі документи, що підтверджують стаж, працівник збирає самостійно, або сприяння йому в цьому роботодавець, до якого працівник звернувся за оформленням дубліката.
А що робити, якщо попередніх роботодавців знайти вже немає змоги? Тоді необхідно звернутися до можливого правонаступника (наприклад, якщо попередній роботодавець був реорганізований у порядку приєднання, виділення тощо), або, якщо такого знайти теж не вдається, - до територіального архіву, до якого належав попередній роботодавець юридичною адресою, і якщо там відомостей немає ніяких - то залишається тільки звернутися до суду.
Запит на надання підтверджуючої інформації для внесення відповідного запису до дублікату трудової книжки необхідно надсилати від імені роботодавця. Затвердженої форми запиту немає, тому компанія складає їх у вільній формі, вказуючи ту інформацію, яка їй необхідна для внесення записів у дублікат трудової книжки. Зверніть також увагу на те, що, перш ніж запитувати у третьої особи (попереднього роботодавця) персональні дані працівника, вам слід отримати у неї дозвіл письмовому вигляді.
Приклад 1
Згорнути Показати
Приклад 2
Згорнути Показати
Помилки роботодавців
Часто при оформленні самого дубліката роботодавець робить помилки. Перелік типових помилок і наведемо нижче:
- На титульному аркуші забувають вказати найменування «Дублікат».
- Робиться некоректне посилання на документи-підставипри внесенні запису про стаж, коли роботодавець посилається на номери наказів (про прийом на роботу та звільнення), на підставі яких працівник приймався до інших організацій (звільнявся звідти) та яких нинішній роботодавець не бачив. При внесенні запису до дублікату трудової книжки вказується як підстава посилання на отриману довідку, а саме: «довідка (найменування організації, яка її видала – повне) від (дата довідки) № (за наявності номера)».
- Неправильне заповнення дубліката роботодавцем, який було реорганізовано після того, як працівник звільнився. Ситуація, коли зі звільнення співробітника пройшло досить багато часу, і за цей період організація з різних причин змінила назву. У такій ситуації буде особливий порядокоформлення дубліката. Після вказівки на титульному листі відомостей про працівника особа, відповідальна за видачу трудових книжок, підписує титульний лист і проставляє печатку організації. У зв'язку з тим, що організація, яка є для працівника останнім місцем роботи, змінила своє найменування (або реорганізована) і, відповідно, змінилася печатка, на титульному аркуші проставляється відбиток нового друку організації.
У «Відомості про роботу» необхідно вказати спочатку те найменування організації, яке існувало в момент прийому співробітника на роботу - до перейменування (повне та за наявності скорочене найменування). Далі внести всі необхідні записи про прийом, перекази та звільнення. І лише після внесення запису про звільнення, але до завірення посадовими особамипотрібно внести запис про перейменування юридичної особиу порядку. Наступний номер: дата не заповнюється. У «Даних про роботу» вказується: «(старе найменування організації - повністю) перейменовано з (дата перейменування) на (нова назва організації - повністю)». Як підстава зазначаються документи про перейменування - протокол (рішення власників) або наказ щодо основної діяльності, відомості з ЄДРЮЛ.
Усі зроблені записи засвідчуються підписом працівника, підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та новою печаткою організації. Додатково можна видати працівнику довідку з підтвердженням періоду роботи та перейменування підприємства.
- Порушення порядку внесення записів у дублікат трудової книжки щодо зазначення загального стажу.Це одна з найпоширеніших помилок.
- Записи вносяться на підставі копії трудової книжки без відповідних підтверджуючих документів.Співробітникам кадрової службиварто пам'ятати, що дублікат видається не на підставі копії втраченої трудової книжки, а на підставі відповідних документів, тому якщо дані копії трудової книжки та підтверджуючих документів відрізнятимуться (наприклад, про тривалість роботи у попереднього роботодавця), то слід вносити відомості саме на підставі документів .
Таким чином, у дублікат спочатку вносяться дані про загальний стаж. даного працівникадо надходження до останнього роботодавця, підтверджені відповідними документами, відомості про роботу та нагородження, що виносились до трудової книжки за останнім місцем роботи. Загальний стаж записується сумарно із зазначенням загальної кількості років, місяців та днів роботи без вказівки роботодавця, періодів роботи та посад. Якщо документи, на підставі яких вносилися записи до трудової книжки, не містять повних відомостей про роботу в минулому, до дублікату трудової книжки вносяться лише ті відомості, що містяться у цих документах.
Тільки після того, як були внесені відомості про стаж роботи в попередніх організаціях, вказується найменування роботодавця за останнім місцем роботи у вигляді заголовка і потім уже вносяться записи про прийом на роботу, переклади та, за необхідності, звільнення з останнього місця роботи.
- Також помилкою є засвідчення кожного запису у дублікаті трудової книжки печаткою останнього роботодавця. Запевненню підлягає лише запис про звільнення від останнього роботодавця, який оформляє дублікат.
- Не можна вносити записи про найменування організацій, у яких співробітник раніше працював, як заголовок.Найменування колишніх роботодавців вноситься в рядок із зазначенням, коли його було прийнято і на яку посаду.
Отже, підбивши підсумок по всіх типовим помилкам, наведемо приклад коректного оформлення розділу «Відомості про роботу» у дублікаті трудової книжки. Наприклад, якщо у працівника у трудовій книжці було внесено п'ять записів про періоди роботи до останнього роботодавця і він втратив трудову книжку (або її втратив роботодавець), то після збору довідок спочатку треба підсумувати весь стаж, який підтверджено довідками. Якщо, наприклад, з п'яти періодів роботи довідки вдалося зібрати лише з трьох місць роботи, то за цими трьома періодами і проводиться підсумовування стажу, а потім окремо вносяться всі три періоди з посиланням на відповідні документи, що підтверджують стаж. І лише далі вноситиметься запис про роботу в останній організації. Зразок запису наведено нижче.
Приклад 3
Згорнути Показати
Напевно, багато хто втрачав або чув від знайомих про втрату паспорта громадянина нашої країни. Звичайно ситуація не з приємних, але погодьтеся, паспорт можна відновити так як вся інформація, що міститься в ньому, зберігається у відділенні УФМС.
По-іншому ж питання з відновленням трудових книжок. Якщо втратив трудову книжку, як завести нову та які записи робити? Як правильно заповнити нову трудову книжку, якщо стару втрачено?
Найчастіше, інформація з трудової немає ніде крім як у самому бланку трудовий.
Це означає, що за її втрати практично неможливоналежним чином відновити всю інформацію, що міститься в них. Як би це не було сумно, але такі ситуації трапляються досить часто.
Хтось втрачає трудову самостійно, у когось вона пропадає в архіві організації.
Так чи інакше, але якщо така ситуація сталася, терміново необхідна нова трудова книжка замість загубленої.
Також часто виникає питання, якщо закінчилася трудова книжка, як розпочати нову? Спробуємо відповісти на ці запитання у нашій статті. Отже, як правильно оформити нову трудову книжку?
Чи можна завести нову, якщо втратив стару?
Як завести нову трудову книжку? Якщо ви втратили трудову книжку, то, звичайно ж, постає питання як оформити дублікат трудової книжки після її втрати?
На жаль, здійснювати трудову офіційну діяльність у нашій країні мають право лише громадяни, які мають трудову книжку.
Тому вам необхідно отримати, але не трудову книжку, а її дублікат.
Часто буває так, що трудова книжка стає об'єктом втрати, але згідно із законом у працівника може бути лише один трудовий документ. Це означає, що працівник отримує руки не трудову книжку, а її дублікат.
Законодавець дозволяє отримати дублікат трудової книжки під час втрати, але попереджає, що його видачею також має займатися саме роботодавець, а чи не працівник. Тому оформлення нової трудової книжки (зразок ми наводимо нижче) лежить на плечах працівників відділу кадрівпідприємства.
Як виглядає дублікат трудової книжки (фото): 
Коли видається дублікат?
Спробуймо розібратися, у яких випадках видається, і де взяти дублікат трудової книжки.
При втраті
Якщо втрачено трудову книжку, чи можуть виписати нову? Втрата трудової книжки, звичайно, сумна подія. Заповнення дубліката трудової книжки при втраті ускладнюється тим, що ви не бачите собі навіть шматочка старої трудової, а отже, не можете відновити хоча б частково всі ваші записи.
Так чи інакше, але оскільки при втраті трудової книжки видається дублікат, вимагайте при прийомі на роботу, щоб кожен роботодавець знімав із неї ксерокопії, а вже потім надсилав усі документи разом у особисту справу.
Як оформити дублікат трудової книжки після її втрати (приклад): 
При псуванні
Якщо трудова книжка зіпсована, причому зовсім неважливо, яким чином це сталося, якщо записи нечитані, то працівник також повинен замислитися про отримання дубліката.
Зіпсована трудова книжка рівносильно втраченоїадже інформація з неї стає також недоступною для людей.
При масовій втраті роботодавцем
Якщо з якихось причин трудові книжки було втрачено і не з вини працівника, а з вини безпосереднього роботодавця – це знак того, що на плечі роботодавцялягає відповідальність за їх відновлення. Втрата книжок може статися з вини роботодавця, і з вини обставин від нього залежних.
Як змінити трудову, якщо вона закінчилася?
Якщо закінчилася трудова книжка, що робити і як розпочати нову? У цьому випадку немає потреби заводити дублікат.
Якщо немає місця у трудовій книжці, достатньо попросити відділ кадрів про те, щоб вставити зайвий бланкі на ньому писати такі записи.
Інші випадки
Якщо до трудової книжки некоректно внесли записи про працівника, а також у ній з'явилися записи, що не мають відношення до трудового, – відбувається заміна трудової книжки.
Її слід міняти на дублікат. Те саме стосується псування трудовий у вигляді неправильної постановки друку. Оформлення дубліката трудової книжки відбувається за останнім місцем роботи.
Порядок видачі дубліката трудової книжки
Видача дубліката трудової книжки при втраті відбувається на підставі заяви.
Зразок заяви про відновлення трудової книжки ви знайдете у нашій статті.
Заява на дублікат трудової книжки подається від імені працівника на ім'я роботодавцячи безпосередньо організації.
У заяві насамперед вказується основа, яким було втрачено трудова, та був викладається прохання. Ставиться безпосередня дата написання заяви та підпис працівника. Можна друкувати на комп'ютері або написати зрозумілим почерком.
Кому писати заяву?
Заява пишеться з ім'ям роботодавця чи ім'я самої організації. Але в написанні заяви не можна звертатися до працівників відділу кадрів. Як правило, у шапці пишеться інформація про роботодавця, а саме його прізвище ім'я та по батькові, а також назва організації та її безпосередні контакти.
Як правильно написати?
Правильно написана заява про видачу нової трудової книжки містить у собі контактну інформацію, причину втрати, підпис та прохання про видачу дубліката. Якщо в організації є спеціальний бланк для цього, скористайтеся ним.
Заява має бути написана максимально грамотно. Практично неприпустиме залишення помилок у заяві. Також небажана наявність у заяві закреслень.
Написана заява, як і будь-який інший документ, може бути від руки або надрукована на комп'ютері, проте друк та підпис повинні бути проставлені індивідуально на кожній заяві самим роботодавцем.
Текст заяви має бути максимально коротким та чітким. Не допускається наявність так званої води у описі ситуації.
Потрібний чіткий виклад фактів.
Зразок заяви на дублікат трудової книжки: 
Наказ про видачу дубліката
Якщо роботодавець погоджується із заявою, він готує видачу дубліката. Для цього щодо організації видається відповідний наказ, згідно з яким працівнику дозволяють видачу дубліката. Наказ є обов'язковим для видання і надається на ознайомлення не тільки працівникам відділу кадрів, а й усім працівникам організації.
Наказ має свій парний номер. Номер визначається залежно від кількості опублікованих наказів цього року.
Також не слід забувати, що наказ може бути написаний лише на комп'ютері. Рукописне видання наказу не допускається.
Наказ повинен містити основні тези, які закріплювали б можливість видачі дубліката трудової книжки.
Наказ має висіти на самому видному місціорганізації, де кожен може мати можливість ознайомлення. Якщо ж таке місце відсутнє, то наказ просто подається кожному громадянину для прочитання. Якщо не робити подібних дій, видача наказу є недійсною від початку до кінця.
Термін видачі
Дублікат трудової книжки видається найближчими днями після подання та прийняття заяви, але за фактом термін видачі дубліката трудової книжки згідно із законодавством. п'ятнадцять календарних днів. У цей термін необхідно вкластися у питанні видачі дубліката.
Співробітники відділу кадрів знають, як оформити дублікат трудової книжки, зразок ми наводимо нижче.
Заповнення нової трудової
Як заповнити дублікат трудової книжки? Правила заповнення дубліката трудової книжки прописані у розділі 7. .
Розглянемо докладніше як правильно оформити дублікат трудової книжки.
Як оформляється?
Отже, як зробити дублікат трудової книжки?
Оформлення дубліката відбувається так само як і трудовий.
Ставляться ініціали працівника, ставляться печатки організації та пишеться вся необхідна інформація.
По можливості спробуйте відновити всі записи, які були в трудовій.
Які записи потрібно зробити?
У трудовій книжці по можливості потрібно відновити всі записи. Для цього необхідно звернутися до всіх колишнім роботодавцям. В іншому випадку, якщо відновлення неможливе – самі не думайте писати записи про свою минулу роботу.
Дублікат трудової книжки має оформлятися так само акуратно, як і трудова книжка. Якщо бути точними, всі правила, характерні для заповнення трудовий, тобто акуратність, грамотність і послідовність також характерні і для заповнення дубліката.
Оформлення дубліката трудової книжки (зразок): 
Який вноситься запис видачу дубліката?
Однак дублікат має бути підписаний як дублікат, щоб ні в кого не виникло плутанини через думку, що це оригінал. На титульному аркуші співробітником відділу кадрів великими літерами пишеться слово "Дублікат".
Зразок трудової книжки (дубліката):
Запис до дублікату трудової книжки має бути виконаний відповідним чином, проте практика налічує різні способи написання подібної фрази. Можна поставити слово дублікат і вказати дату його видачі, а можна написати фразу «дублікат виданий такого числа» і це також буде вважатися вірним записом.
Дублікат трудової книжки (зразок заповнення):
Що робити, якщо стара трудова закінчилася?
Чи можна завести нову трудову книжку, якщо стара закінчилася? І тут у стару трудову книжку співробітник відділу кадрів вставляє нові бланкиу яких продовжують здійснюватися записи.
Якщо немає можливості вставити бланк у трудову, потрібно замінити трудову книжку. Для цього всі дані з титульного листа та всі дані із трудового бланку переносяться до нового документа.
Якщо немає можливості відновити всі записи, зробіть їх ксерокопії.
Вони знадобляться під час звернення до пенсійного фонду.
Якщо трудову книжку було закінчено, то нової трудовий пишеться фраза: «трудова книжка видана на заміну втраченої» і ставиться відповідна дата. Також ставить запис співробітник відділу кадрів.
Чи можна позбутися трудової?
У деяких постає питання: «Чи можна викинути трудову книжку і завести нову?» Якщо втратив трудову книжку та завів нову — це стандартна ситуація. Але викидати трудову книжку не можна. Те, що ви самі стали причиною втрати документа, тим більше навмисне веде до накладення на вас. адміністративного покаранняу вигляді штрафу.
Корисне відео
Як завести нову трудову книжку під час втрати, дивіться у відео нижче.
Висновок
Трудова книжка – це дуже важливий і потрібний документ. Оформлення дубліката трудової книжки при втрати часто може бути неможливим, якщо не вдасться відновити інформацію з неї.
Тому, навіть знаючи, як зробити нову трудову книжку, необхідно стежити за самим документом, адже будь-яке може відбуватися, але саме ваша трудова є абсолютним гарантом виплати вашої майбутньої пенсії. Тому бережіть свій стаж та документ, у якому його укладено.
З вини самого працівника;
Ми спеціально поділяємо ці причини, оскільки в залежності від них процедура видачі та заповнення дублікату трохи відрізнятиметься.
Хто його видає?
Зазвичай трудова книжка буває на руках у працівника лише в одному випадку - коли він ще не прийнятий нову роботу. У решту часу вона повинна зберігатися у відділі кадрів у роботодавця. Отже, відомості, необхідні для дубліката, можна отримати лише за старим місцем роботи.
Заповнення дубліката трудової книжки при втраті - це досить просто: при оформленні кожного нового співробітника заводиться особиста картка за формою Т-2. До неї заносяться всі відомості про працівника, включаючи інформацію про минулі місця трудової діяльності - і ці записи робляться саме на підставі трудової книжки.
Ці картки зберігаються у відділі кадрів 1 рік після звільнення, а потім мають бути передані вже до архіву підприємства, де термін їх зберігання встановлено законом у розмірі 75 років.
Таким чином, працівник, який втратив трудову або привів її до непридатності, повинен просто згадати, де він раніше працював, і звернутися туди із заявою про видачу дубліката книжки.
Якщо співробітник ще не звільнився
Однак із цього порядку є один виняток.
У деяких випадках працівнику, який ще не подав заяву про звільнення, трудова може бути тимчасово .
Як правило, це стосується працівників, які оформляють отримання пенсії, але не звільняються при цьому.
Справа в тому, що хоч у ПФР і повинні приймати копії, завірені підприємством, іноді вони продовжують вимагати оригінал чи нотаріально засвідчену копію.
Роботодавець не повинен видавати трудову до моменту звільнення, але може піти назустріч працівникові та видати йому документ на руки, попередньо оформивши . Сам же працівник, на жаль, може.
У цьому випадку дублікат йому доведеться отримувати за чинним, а не минулим місцем роботи на підставі записів в особистій картці.
Слід зазначити, що для запобігання подібним випадкам фахівці з кадрової справи та трудовому правурекомендують внести до посадові інструкціїпрацівників чи правила внутрішнього розпорядку для підприємства вказівку те що, що працівник несе дисциплінарну відповідальністьза безпеку тимчасово виданої трудової книжки.
Відповідальність має бути як мінімум у розмірі вартості бланка трудової книжки, що видається у вигляді дубліката.
Як виписати?
Щоб отримати дублікат, працівник повинен подати заяву колишньому (чи чинному) роботодавцю. Законодавством встановлено термін відновлення – 15 днів.
Сам же роботодавець виписує нову книжку відповідно до правил ведення трудових книжок. Для цього він повинен у установленому порядкупридбати бланк трудовий та за необхідності до неї.
Наповнення бланків, принесених самим працівником, зараз не допускається. Роботодавці мають закуповувати бланки або прямо на Держзнаку, або у уповноважених постачальників.
Слід зазначити, що видача трудової книжки послуга платна. Урядом РФ встановлено, що працівник повинен оплачувати видачу йому як першої трудової (якщо він вперше починає працювати), і дубліката.
Винятками є такі випадки:
- якщо трудова втрачена роботодавцем;
- якщо внесено запис про звільнення, переведення або судимість, визнаний судом недійсним;
- якщо сталася масова втрата трудових книжок внаслідок пожежі, стихійного лиха чи інших чинників, які залежать від волі працівника чи роботодавця.
У таких випадках бланки документів для видачі трудової закуповуються рахунок роботодавця.
Оформлення
Оформлення дубліката трудової книжки здійснюється за тими самими правилами, що й оригінал. 
Єдиною різницею буде те, що дублікат заповнюється на підставі відомостей, що містяться в особистій картці працівника.
В іншому застосовуються самі норми законодавства, як і за звичайному заповненні цього документа.
Однак є деякі особливі вимоги, встановлені саме для дублікатів:
- При заповненні дубліката першою має йти запис про сумарне на момент видачі документа. Записи про освіту, місця роботи, переклади та звільнення вносяться лише після цього.
- До дублікату вносяться лише ті відомості, які надійно підтверджені документами. За відсутності документальної підстави роботодавець має право не вносити деякі записи про місця роботи чи переклади.
- Працівник повинен допомогти роботодавцю у заповненні дубліката книги. Обов'язок цей виявляється у отриманні відсутніх документів, що підтверджують стаж і умови роботи.
Приклад оформлення дубліката трудової книжки:
Що робити за масової втрати?
У тому випадку, якщо роботодавець масово втратив трудові книжки своїх працівників, він зобов'язаний власним коштом їх відновити. Оскільки зазвичай разом із трудовими внаслідок катастрофи чи інших схожих обставин втрачаються й інші документи, порядок заповнення дублікатів тут відрізнятиметься.
Насамперед має бути створена комісія, яка займатиметься встановленням трудового стажу. Вона створюється розпорядженням адміністрації (уряду) суб'єкта РФ, де сталася втрата. До комісії включаються представники роботодавців, професійних спілокчи інших організацій працівників, і навіть члени всіх інших зацікавлених організацій.
Комісія на підставі документів, які вціліли у роботодавця, а також отримані з архівів та інших роботодавців. Працівники мають право надавати довідки, виписки та іншу документацію, що збереглася у них. У тих випадках, коли документів немає, стаж та місце роботи можуть бути встановлені на підставі свідчень– але в цьому випадку потрібно, щоб підтвердження надійшло від двох або більше інших осіб, які знають працівника.
Після того, як комісія закінчила роботу, вона складає акт. У цьому акті зазначаються імена працівників, їхній стаж, професії та інші відомості, які вдалося відновити. З даних цього акта роботодавець заповнює і видає працівникам дублікати книжок.
У тому випадку, якщо працівник не згоден з думкою членів комісії та складеним актом, він має право звернутися до суду і вже там доводити відомості про варту, час та місце своєї минулої роботи.
Висновок
Таким чином, на питання як зробити дублікат трудової книжки, можна відповісти, що в оформленні та отриманні дублікату трудової книжки немає нічого надскладного. Єдиний випадок, коли буде потрібна участь осіб із боку – це масова втрата книжок, проте вона відбувається досить рідко.
Головне, що має пам'ятати роботодавець у зв'язку з цим питанням:
та їхні бланки – це документи суворої звітності. Відповідальність їх зберігання і видачу несе роботодавець – крім випадків, коли втрата чи ушкодження сталися з вини самого власника трудової книжки.
Приймати бланки від працівника категорично не можна! Спеціально звертаємо на це увагу, оскільки це порушення є досить поширеним. Строго кажучи, бланки і в магазинах канцтоварів не повинні продаватися.
Термін видачу дубліката – 15 днів крім випадків, коли відновлення даних здійснюється через комісію.
Працівник зобов'язаний підтверджувати відсутню інформацію своїми документами. Як заповнити дублікат трудової книжки? До нього потрібно вносити лише записи, які вже документально підтверджені.
Свідчення свідків приймають суд та комісія з відновлення. А сам роботодавець, якщо не сталося надзвичайної ситуації, свідків слухати як зобов'язаний, а й немає права.
Сподіваємося, що тепер ви точно знаєте, як правильно заповнити дублікат трудової книжки за довідками та при втраті, які правила заповнення дубліката трудової книжки та як зробити необхідні записи у дублікаті трудової книжки.
Дивіться відео: як правильно оформити дублікат трудової книжки.
Основним документом, що підтверджує наявність у людини досвіду роботи, вважатимуться трудову книжку. При втраті можна зробити дублікат трудової книжки. Зразок заповнення у 2020році залишився тим самим. Розглянемо, які є правила щодо дубліката книги.
Як отримати дублікат трудової книжки при втраті
Будь-яке працевлаштування супроводжує пред'явлення до відділу кадрів низки документів, серед яких є трудова книжка. Вона містить узагальнені відомості про попередню діяльність претендента. Винятком виступає лише взяття працювати сумісників. Їх записи у трудову вносять за бажанням.
За відсутності трудовий роботодавець взагалі оформляє цей документ з нуля, якщо раніше людина ніде не працювала. Або заповнює дублікат трудової книжки при втратіїї співробітником.
Якщо перед початком чергової трудової діяльності документ відсутній, керівництву необхідно вимагати з працівника пояснення письмово із зазначенням причин.
Здобувач має право відновити втрачений документ. Для цього може знадобитися:
- Спочатку необхідно заяву про видачу дубліката трудової книжки. З ним слід звернутися на місце зайнятості.
- Попередній роботодавець формує всю доступну інформацію про загальний стаж, отримані заохочення, період роботи та вносить відповідні записи не пізніше 15-ти робочих днів.
- Якщо трудова діяльністьмала раніше місце у кількох наймачів, то зразок заповнення дубліката трудової книжки при втратімає відповідати реальним фактам. Дані вносять виходячи з довідок та інших документів. Іноді можна скористатися навіть свідченнями свідків про наявність стажу. А за факту ліквідації підприємства потрібну інформацію зазвичай шукають у місцевих архівах.
У яких випадках видається дублікат трудової книжки
Кожен співробітник надає свою трудову під час влаштування на вакансію. Книжку зберігає кадровий відділорганізації протягом повного періоду зайнятості даного роботодавця. У виняткових випадках допустима видача книжки співробітнику особисто під розписку на розсуд керівництва. Зазвичай, оригінал книжки вимагають співробітники ПФР.
Як зробити дублікат трудової книжки
Слідом за зверненням колишнього співробітниказа видачею дубліката втраченого документа закон дає керівництву 15 робочих днів на відновлення книжки. При цьому спочатку потрібно буде отримати письмове прохання співробітника. Єдиної обов'язкової форми для такого звернення немає. Тому зовсім не важко скласти заяву видачу дубліката трудової книжки. Зразокможе бути виконаний у довільній формі.
Заносити інформацію до відновленого документа можна лише на підставі підтверджуючих довідок, особових рахунків, виписок з наказів, зарплатних відомостей та інших аналогічних джерел. А за умови пред'явлення працівником додаткової інформації про стаж може знадобитися уточнення цього. В цілому зразок заповнення дубліката трудової книжки за довідкамиспівпадає з загальними принципамиоформлення цього документа
Буває й так, що підприємства, де раніше працював співробітник, давно ліквідовані. Тоді виникає потреба звернення до архівних служб за отриманням додаткової інформації. Роботодавцю слід сприяти своєму співробітнику у цьому.
Крім того, оформлення дубліката трудової книжки за зразкомможе передувати створення особливої комісії з чиновників та роботодавців. Роблять це у разі непередбачених лих тощо. п. Комісія збирає інформацію про працівника: стаж, посаду, період виконання трудових обов'язків. Вона також приваблює відомості про стаж інших організацій.
Читайте також Як розрахувати ліміт залишку готівки у касі
До складу комісії, за підсумками діяльності якої потрібно згенерувати зразок оформлення дубліката трудової книжки за довідками, можуть входити керівники підрозділів, представники профспілок та інші заінтересовані особи.
Встановлення факту роботи припустимо з урахуванням показань щонайменше 2-х свідків.
За результатами проведених досліджень складають акт, що містить необхідні відомості про стаж. В підсумку видачу дубліката трудової книжкисупроводжує використання отриманої інформації.
У разі неможливості отримання відомостей про досвід роботи іншим шляхом допустиме встановлення стажу та в судовому порядку.
Порядок оформлення дубліката трудової книжки
Використовуючи дані, роботодавець вносить відповідні записи. Серед них можуть бути відомості про наявні трудові нагороди. Якщо документи містять всі необхідні показники, то заносять лише наявні відомості. Приклад заповнення дубліката трудової книжки при втрати наступний:
| 1 | Вказують загальний стаж роботи, який є у співробітника до вступу до роботодавця, відповідального за видачу дубліката. |
| 2 | У першій графі проставляє порядковий номер запису. Як правило, це – №1. |
| 3 | Графа 2 містить відомості про дату події. |
| 4 | У графу 3 заносять інформацію про посаду. Дані про роботодавців у дублікаті трудової книжкинаводять після вказівки дати (на відміну від оригіналу). Потім діє загальний порядок: найменування місця роботи передує даним графи 2. |
| 5 | Перераховують документи, відомості яких дозволили внести запис про роботу, стаж. |
Крім даних про прийом на роботу, слід зазначати інформацію про звільнення. Зразок, як правильно заповнити дублікат трудової книжкиу цьому випадку повністю відповідає наведеному вище алгоритму.
У деяких випадках роботодавцю доводиться видати працівникові дублікат трудової книжки. У статті докладно розглянемо, як це зробити правильно.
Публікат трудової книжки при звільненні
У таких ситуаціях, коли звільнення працівника було визнано незаконним, суд ухвалює рішення про зміну запису у трудовий на підставі звільнення. Наприклад, якщо працівника було звільнено за статтею за прогул, а змінити запис потрібно на «припинення трудового договорупо власним бажанням». У цьому випадку працівнику буде потрібно видати нову книжку, на якій стоятиме позначка «дублікат». У нову книжку треба перенести всі записи колишньої трудової, крім того запису, який за рішенням суду було визнано недійсним. Видати дублікат потрібно у строк до 10 днів після набрання чинності рішенням.
Хто оформляє дублікат
За оформленням дубліката не обов'язково звертатися до того роботодавця, який зробив запис, визнану судомнедійсною. Це може зробити останній роботодавець працівника.
Підготовка до видачі дублікату
Розглянемо порядок, яким працівнику видається дублікат трудовий книжки:
- Перевірка. Спочатку роботодавцю необхідно перевірити, чи працювали колишній співробітник десь після звільнення з цієї компанії. Якщо встиг попрацювати ще десь, то й оформити дублікат він має там же. Якщо ні, необхідно оформити нову книжку.
- Заява від працівника. Після цього, колишній співробітник повинен написати заяву про видачу дубліката трудового.
- Визначити термін, протягом якого необхідно зробити дублікат. Спеціального терміну для видачі дубліката книжки у такій ситуації немає, у разі втрати трудової він дорівнює 15 дням, в інших випадках зробити це потрібно у більш стислий термін. А саме, терміном до 10 днів з моменту винесення рішення судом
Порядок дій роботодавця
Отримавши рішення суду та заяву від працівника, роботодавцю потрібно видати новий наказ, в якому міститься рішення керівника про зміну підстави щодо розірвання договору на «розірвання трудового договору за власним бажанням». Крім того, колишній наказ про звільнення слід визнати недійсним. Наказ складається у вільній формі. І тут важливо також визначитися з датою звільнення працівника. Колишня дата звільнення визнана незаконною, тому новою датою буде така сама, як і дата рішення суду.
Важливо! Крім зміни формулювання звільнення, необхідно також змінити дату звільнення.
Дата звільнення у дублікаті ставиться та, якою ухвалено рішення судом. Таким чином, не співпадатимуть такі дати: дата наказу та дата розірвання договору.
Прийняття книжки від колишнього працівника
Важливо! Трудова приймається від колишнього співробітника, тому оформити прийняття потрібно за всіма правилами.
Як оформити дублікат трудової книжки
Отримавши від звільненого працівника книжку, оформивши за всіма правилами її прийняття, можна розпочинати оформлення нової книжки – дубліката. Для цього буде потрібна чиста «Трудова книжка». Такий чистий бланк зберігають зазвичай у бухгалтерії, які видача відбувається лише тим співробітникам, які є відповідальними їх заповнення. Для отримання чистого бланку необхідно зробити заявку. Спеціальної формидля такої заявки немає, роботодавець розробляє та затверджує її самостійно.
На титульному аркуші старої книжки робиться позначка: «Замість видано дублікат», поряд з якою вказується серія та номер дубліката, а також ставиться підпис. Титульний лист дубліката оформляється за всіма правилами, які призначені для заповнення трудових. У верхньому правому куті ставиться позначка: «Дублікат».
Після цього в дублікат книжки переносяться всі записи та колишній трудовий, за винятком того запису, який судом було визнано незаконним. У тому випадку, якщо працівник до прийому його до останнього роботодавця працював десь ще, то в дублікат потрібно внести запис про безперервний та/або загальний стаж, який у нього був до прийому на роботу до справжнього роботодавця. Стаж роботи записують сумарно. Для цього вказують загальну кількість років, місяців та днів роботи. У цьому не уточнюється у якого роботодавця й у які саме періоди часу, соціальній та посади працював працівник до вступу у справжню організацію.
Етапи оформлення дублікату трудового
Таким чином, можна виділити п'ять основних етапів для оформлення дублікату:
- Перевірити, чи працював працівник після звільнення в інших роботодавців. Якщо ця компанія є останнім робочим місцем, то від працівника потрібно отримати заяву на оформлення дубліката;
- Після цього видається наказ про внесення змін до формулювання підстави звільнення на таке: «звільнення за власним бажанням»;
- Від працівника отримати знадобиться оригінал книжки та про це внести запис відповідної Книги обліку;
- Оформити нову книжку з позначкою «дублікат», а в оригінальній книжці внести запис про те, що останній запис про звільнення вважається недійсним.
- Дублікат та оригінал книжки видати працівникові.
У дублікаті замість того запису, який судом було визнано незаконним, робиться інший запис про звільнення вже за власним бажанням. Дату звільнення при цьому ставлять таку, як і дата винесення судом рішення. А як документ вказується наказ про зміну підстави звільнення.
Оригінал трудової книжки
Оригінал трудової оформити потрібно також за всіма правилами. Для цього ставиться відмітка про те, що запис про звільнення визнано недійсним, а також вказується правильна підстава для звільнення.
Після всіх зазначених етапів як оригінал, так і дублікат трудовий повертаються працівникові. Для підтвердження їх отримання він має розписатись у Книзі обліку книжок.