Поняття «звернення громадян». Види звернень

Скарга письмова вимога, звернена до уповноваженого державного органу про усунення порушених прав та законних інтересів. У справах позовного (цивільного) провадження подаються позовні заяви, а у справах, що випливають з …

Крики, виття, ремствування, нарікання, ієреміада, елегія; прохання, апеляція. Ср ... Словник синонімів

- (1) 1. Печаль, горе: Виношу князеві Ростиславові зачини Дніпро, темні березі плаче мати Ростиславля по уноші князі Ростиславі. Униша цвіти скаргою, і дерево з тугою до землі схилило. 42 43. 1478: Князь великий стояв під Новим містом 12 [тиждень]. Словник-довідник "Слово про похід Ігорів"

Скарга- (лат. querel/1/a; англ. appeal, complaint) в РФ усне або письмове звернення до суду, державний орган, орган місцевого самоврядуванняабо до посадової особи з приводу порушення прав та охоронюваних законом інтересів. Енциклопедія права

СКАРГИ, скарги, дружин. 1. Вираз невдоволення (за словами), нарікання щодо неприємностей, болю, страждання. Гіркі скарги. Слізливі скарги. Постійні скарги на нестачу грошей. 2. Офіційна заявапро незадоволення з проханням про… Тлумачний словникУшакова

Звернення до державного органу або до посадової особи з приводу порушення прав або інтересів громадянина, компанії, громадської організації, що охороняються законом. Словник бізнес термінів. Академік.ру. 2001 … Словник бізнес-термінів

- (англ. grievance) конфлікт між менеджером і робітником (або профспілкою) з приводу тлумачення койкретного положення контракту ( трудового договору). Райзберг Б.А., Лозовський Л.Ш., Стародубцева Є.Б. Сучасний економічний словник. 2 е вид., випр … Економічний словник

Див Плач, оплакувати … Біблійна енциклопедія Брокгауза

СКАРГИ, ы, жен. 1. Вираз невдоволення щодо чого зв. неприємного, страждання, болю. Гірка дружин. Скарги на самотність. 2. Офіційна заява з проханням про усунення якого зв. непорядку, несправедливості. Подати скаргу на когось. Тлумачний словник Ожегова

- «Скарга», СРСР, ОДЕСЬКА кіностудія, 1986, кол., 76 хв. Кримінальна драма. Під час операції пацієнт гине. Його родичі подають скаргу до прокуратури. Помічник прокурора Клівцов, розслідуючи справу, переконується в тому, що талановитого хірурга. Енциклопедія кіно

Книжки

• Скарга - це подарунок, Барлоу Джанелл, Меллер Клаус. Пропонована книга - практичне керівництво для організацій будь-якого типу, що працюють у всіх сферах економіки та щотижня взаємодіють із споживачами. Автори переробили попереднє…
• Скарга – це подарунок. Як зберегти лояльність клієнтів у складних ситуаціях, Джанелл Барлоу, Клаус Меллер. Пропонована книга - практичне керівництво для організацій будь-якого типу, що працюють у всіх сферах економіки та щотижня взаємодіють із споживачами. Автори переробили попереднє…

Значення слова:

Скарга - звернення громадянина до державних чи інших громадські органи, їх посадовим особам, в судові организ приводу порушення його прав та законних інтересів. - у трудове право- Конфлікт між менеджером і робітником (або профспілкою) з приводу тлумачення конкретного положення контракту (трудового договору). - один із видів звернень громадянина до державних органів, органів місцевого самоврядування, на адресу адміністрацій підприємств, установ та організацій, громадських об'єднань, посадових осіб (іншими видами звернень можуть бути пропозиції, заяви, клопотання). Ж. подається тоді, коли її автор вважає, що його право, інтереси порушені рішенням, дією самого адресата скарги або іншого органу, посадової особи, по відношенню до якого адресат Ж. займає положення вищої інстанції. Мета Ж. - домогтися прийняття рішення, дії, якими б відновлювалися порушене право, законні інтереси громадянина. Подання Ж. є реалізацією права громадянина на звернення, закріпленого у ст. 33 Конституції РФ. У кримінальному та цивільному процесуальному правіІснує спеціальний порядок оскарження рішень, прийнятих судами (див.: Касаційне оскарження. Касація). (С. А.) - звернення громадянина до державних чи інших громадських органів, їх посадових осіб, до судових органів щодо порушення його правий і законних інтересів. Одна з форм реалізації конституційних правгромадян РФ (ст. 46 Конституції РФ). Нормативною базоюцього права (крім Конституції РФ) є Указ Президії Верховної Ради СРСР від 12 квітня 1968 р. № 2534-VII "Про порядок розгляду пропозицій, заяв та скарг громадян", який діє на території РФ у частині, що не суперечить Конституції та законодавству РФ, Закон РФ від 27 квітня 1993 р. № 4866-1 "Про оскарження до суду дій та рішень, що порушують права та свободи громадян". Законодавство РФ розрізняє: загальне право Же., яким мають усі громадяни, і спеціальне право Же., що надається особам як учасникам цивільного, кримінального процесу, адміністративного, дисциплінарного провадження, трудових спорів. Одним із видів реалізації спеціального права є скаргана ухвалу у справі про адміністративне правопорушення. Загальне правоЖ. поділяється на адміністративне та судове оскарження. В адміністративному порядкуможуть бути оскаржені акти та дії будь-якого органу та посадової особи будь-яким громадянином. Ж. подається на ім'я органів чи посадових осіб, яким безпосередньо підпорядковані орган, установа, організація чи посадова особа, дії яких оскаржуються. Ж. повинна містити реквізити автора (прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає скаргу,адресу місця проживання, дані про місце роботи, служби чи навчання). Забороняється розглядати та вживати заходів щодо анонімних Ж. Ж. підлягає дозволу в строк до одного місяця, про що має бути у письмовому виглядіповідомлено особу, яка подала Ж. Громадяни вправі оскаржити до суду будь-які дії колегіальних та єдиноначальних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, їх об'єднань або посадових осіб, інших державних службовців та службовців органів місцевого самоврядування. Встановлено альтернативний порядок оскарження: громадянин може на власний розсуд звернутися з Ж. безпосередньо до суду або до вищого порядку підпорядкованості органу (посадовій особі). Якщо громадянинові в задоволенні Ж. відмовлено або він не отримав відповіді на Ж. протягом місяця з дня її подання, він має право звернутися з Ж. тому ж питання до суду. Оскарженню підлягають дії, рішення (акти управління), зокрема ненадання інформації, у яких: порушені правничий та свободи чи незаконно створені перешкоди їхнього здійснення, або громадянина незаконно покладено будь-яка обов'язок, або його незаконно притягнуто до відповідальності. Подати Ж. до суду можна у наступні терміни: протягом 3 місяців з дня, коли особі стало відомо про порушення її прав та законних інтересів; протягом 1 місяця з дня відмови у задоволенні Ж. вищим органом (посадовою особою) або з дня закінчення місячного строку з дня подання Ж., якщо на неї не отримано письмову відповідь. Ж. подається до суду за місцем проживання або до суду, на території обслуговування якого знаходиться орган (посадова особа), дії якого оскаржуються. Ж. до суду може бути подана громадянином особисто або його уповноваженим представником. Розгляд Ж. судом провадиться за правилами цивільного судочинства. Суд, встановивши незаконність оскаржуваних дій, скасовує застосовані до

Скарга - це спосіб боротьби з порушенням прав громадян та організацій, з якими стикаються. Нарікають і на чиновників, і на дії осіб, які не мають владних повноважень. Звідси і є суттєва різниця між різними заявами.

Законодавче регулювання

У РФ скарга означає широкий список заяв громадян, і всіляких організацій. Їх направляють до адміністративних органів, поліції, прокуратури, судів. Через це правила написання паперу значно відрізняються.

Щоб зробити все правильно, слід звернути увагу на низку нормативних актів:

• Закон про звернення громадян.
• Закон про прокуратуру.
• Положення, інструкції, ухвали, акти, прийняті іншими органами.

До того ж налагоджено практику прийняття адміністративних регламентів. Вони поєднують у собі положення різних актів, містять зразки документів та описують порядок дій чиновників.

Усі перелічені нормативні акти є, власне, основою, що дає орієнтири для правильного складання документів.

Загальні правила написання

Скарга - це офіційний папір і має відповідний вигляд. Текст пишуть на альбомних листах. При складанні активно користуються комп'ютерами. Проте закон не обмежує заявників у праві користуватися ручкою. Колір пасти також не має значення.

Небажано допускати виправлення та закреслення, але чиновник не має права відмовитись розглядати заяву з цієї причини. Інша річ, якщо неможливо розібрати написане. Не менш важливим є дотримання правил орфографії та пунктуації, щоб текст не втратив сенс, вкладений автором.

Скаргу, не розглянуту через неможливість прочитання, дозволяється надіслати знову. Із судом все інакше. У визначенні вказується, що у заяві негаразд, дається час на виправлення недоліків. Не вчасно подані виправлення призведуть до повернення матеріалів відправнику.

Автору слід підійти виважено обсягу інформації. Надлишок відомостей чи недомовленість роблять документ безглуздим. Не можна забувати, що скарга - це засіб донести до влади своє бачення проблеми та способи її вирішення. Виклад сухих фактів та посилання на закон – значна частина успіху. Водночас не варто насичувати текст емоціями.

Як правильно оформити

Скарга – це документ, що складається з наступних пунктів:

• адресат;
• відправник;
• зацікавлені сторони (частіше зазначаються у судових документах);
• виклад обставин, фактів, що свідчать про порушення прав заявника;
• посилання на законодавство (назва, номери, пункти законів чи нормативних актів, що належать до проблеми);
• вимоги (притягнути до відповідальності, усунути порушення, вчинити конкретні дії);

Прохання формулюються з огляду на повноваження чиновників. Кінцеві вимоги не повинні бути взаємовиключними.

Так, наприклад, поліцейський не втручається у дії органів житлового нагляду та навпаки. Заявнику пояснюється, куди йому звертатися у разі.

Якщо додаються додаткові документи, під текстом викладається їх список.

Подання скарги через представника зобов'язує його пред'явити довіреність та додати її копію.

Як надсилати папери адресату

Передбачено три способи:

• поштою;
• особисто;
• через представника.

Насправді має місце передача документів через кур'єра чи нарочного, але таке дозволяється не скрізь.

Листи через пошту бажано надсилати з повідомленням. Так називається картка, що повертається відправнику. Вона підтверджує отримання адресатом листа. Приймаюча особа ставить свій підпис.

Опис із вкладенням здається надійнішим варіантом, але так краще не робити. Адресату з найближчого відділення пошти надсилається повідомлення, сам лист залишається на пошті, доки його не з'являться. Часто листи так ніхто не забирає і вони повертаються відправнику. Не має значення, це скарга на рішення суду чи папір іншого роду.

Поштові відправлення з повідомленням безпосередньо доставляються в організацію-адресат.

Особиста передача організована у канцелярії згідно з розкладом. Якщо ведеться особистий прийом, то нерідко заява передається чиновнику безпосередньо. На копії особа, що прийняла, ставить свій підпис і дату, що підтверджують прийняття заяви.

Представник діє за довіреністю. Вона оформляється або за місцем проживання в керуючої компанії, чи нотаріусом.

Електронні скарги

В Останніми рокаминадається можливість подати скаргу через Інтернет. Правда, потрібна в ряді випадків наявність цифрового підпису, що підтверджує справжність електронних заяв. Так, наприклад, подаються позови через Інтернет.

На сайт глави держави матеріали надсилаються без додаткових вимог, подібним чином справа організована на сайті МВС, ФССП, прокуратури та деяких інших служб.

Особливості звернень до прокуратури

Якщо заяви від громадян мають спільний характер, ними поширюється Закон «Про звернення громадян».

Прокуратура займається перевіркою рішень чиновників, вона не замінює собою інших органів. Якщо проблемою ще ніхто не займався, документи передаються за належністю. Про що безпосередньо прокурори повідомляють на прийомі.

У межах кримінальної справи подати скаргу дозволяється або прокуророві, або начальнику слідчого відділу або на вибір. Порядок дій, вимоги до скарги передбачені КПК. Пройшовши перелічені інстанції, заявник має право звертатися до суду безпосередньо.

Як звернутися до поліції, СК та ФСБ

Поліція приймає скарги у формі звичайних заяв та про злочин. Перша категорія стосується адміністративних правопорушень. Заяви про злочини фіксуються у спеціальному журналі. Автор попереджається про відповідальність за що у заяві пише своєю рукою. Видається талон про прийняття заяви. При прийомі до поліції його, до речі, пишуть від руки на бланку, то поліція себе захищає від звинувачень у фальсифікаціях.

Скаргу чи заяву не заборонено надіслати і поштою чи через представника, якщо немає можливості з'явитися особисто.

Бажано повідомити про злочин до органу, який його розслідуватиме. Якщо відомості про злочин потрапляють за адресою, матеріали передаються для перевірки належній особі.

Скарга на постанову інспектора ДІБДР чи іншої служби подається також у системі органів МВС.

Дії співробітників комітету та органів безпеки щодо прийому скарг ідентичні алгоритму дій поліцейських. Ці питання регулюються одним законом, можуть відрізнятися відомчі акти. Різниця між ними не суттєва.

Особливості звернень до суду

Судді, на відміну від адміністративних органів, поліції та прокуратури, працюють виключно на основі заяв. Вони оформляються як скарг, позовів, подань (так називаються скарги, подані прокурорами).

Оформлення залежить від форми провадження (кримінальне, цивільне, адміністративне, арбітражне, матеріали щодо КпАП).

Час, відведений на звернення зі скаргою, відрізняється - від кількох днів до років.

Процесуальні кодекси містять чіткі вимоги щодо змісту заяв. У кримінальному процесі скарга до суду подається в одному примірнику, без залучення документів. Звісно, ​​краще їх долучити. Це піде на користь і суду, і заявнику.

Особливості звернення до суду з цивільних та адміністративних справ:

• кількість копій скарги та долучених документів згідно з кількістю сторін;
• виклад обставин;
• порушення закону;
• оплата державного мита (розмір передбачений Податковим кодексом).

Останню не платять під час подання скарг з адміністративних матеріалів (КоАП) та кримінальних справ. Пільги передбачені заявникам за деякими категоріями цивільних та адміністративних справ.

Наскільки скарга до суду ефективніша, визначається конкретною ситуацією. Тим паче що РФ рішення першої інстанції оскаржується через ряд вищих рівнів системи.

Допомога юриста

Вона полягає у ряді моментів:

• вибір актів, якими слід керуватися;
• факти, що мають значення;
• докази, які вже є в людини, і які треба зажадати.

Юрист може роз'яснити, як написати скаргу, або зробити це замість особи, що звернулася.

Поширено змішаний підхід - люди намагаються робити все самі, вдаючись до консультацій, де без цього не обійтися. Тим більше, що інтернет пропонує широкий вибір ресурсів, на яких юристи пропонують свою допомогу у роз'ясненні законів безкоштовно.

Як написати скаргу, роз'яснюється на сайтах державних організацій, зокрема судів. Там прямо пропонується завантажувати бланки скарг та заяв. Так легше і громадянам, і чиновникам.

Загалом написати заяву з приводу порушення своїх прав нескладно, достатньо інформації. Якщо в чомусь не вдається розібратися, можна звернутися до фахівців.

Конфліктні ситуації в процесі спілкування та взаємодії між суб'єктами виникають завжди і письмовий обмін скаргами та заявами вважається цивілізованим способомїх вирішення. Різниця між цими двома документами є суттєвою.

Що таке скарга

Скарга є вимогою у письмовому виглядіпри зверненні до держоргану уповноваженого до усунення певного виду ущемлених прав та законних інтересів громадян. Скарги подаються внаслідок виникнення адміністративно-правових відносин.

Право будь-якого громадянина на захист полягає у праві та оскарженні всіх незаконних дій та рішень.

Скарги кваліфікуються у два варіанти по суті відносин, що виникають:

1. Адміністративна скарга подається до органів ПА, як скарга на дії та рішення представників ПА.
2. Судові скарги, що подаються до судів верхньої інстанції.

Адміністративна скарга у свою чергу поділяються на:

• Загальні адміністративні скарги, Врегулювання питань проводиться на підставі ФЗ про порядок.
• Спеціальні, які потребують врегулювання іншими НПА.

Судові скарги мають низку специфічних особливостей.

1. Скаргу до інстанції суду можна подати після адміністративної, як оскарження рішення, бездіяльності чи незаконної дії.
2. Можливо одразу подати скаргу до суду.
3. Подання скарг обох варіантів одночасно: адміністративної та судової.

Характеристика скарг

Для подання скарги необхідне досягнення віку адміністративно-правової дієздатності відповідно до законів РФ та конституційних прав щодо досягнення шістнадцяти років.

Специфічна риса скарги, що подається вона або посадовцю високого рангу, або до вищого органу по відношенню до того на чиї дії дана скарга поширюється.

Строки реалізації подання загальної скарги не регламентуються законом.

Скарги на питання підсудності подаються:

• В арбітражні суди, вирішення питань пов'язаних з вирішенням економічних питань у результаті комерційної діяльності
• Військові суди, питання, що виникають під час несення військової служби на органи військового управління або командувача складу.
• Суди вирішальні питаннязагальної юриспруденції.

Що таке заява

Офіційне звернення одного чи кількох цивільних осіб, до органів управління державної владиабо місцевого самоврядування, адміністрацію юридичного лицяназивається заявою.

Характерні риси заяви

1. Заява не пов'язується з будь-яким порушенням прав, або обмеженням будь-яких законних інтересів.
2. У змісті відсутнє прохання дій щодо усунення порушень будь-якого характеру.
3. Заява цілеспрямовано має на меті реалізації законних правта інтересів заявника.
4. Усунення недоліків у діяльності організацій та підприємств.
5. Подаються в письмовій та усній формі.
6. Порядок розгляду аналогічний порядку розгляду адміністративних скарг.

Терміни розгляду та права осіб, які подають скаргу або заяву

Найчастіше скарги та заяви зараз залишаються без відповіді. Проте існує суворий регламент цієї процедури. Знання встановлених законом РФ тимчасових кордонів дає право вимоги дотримання цих і при бездіяльності дає право звернення до прокуратури.

• Строк розгляду письмової скарги чи заяви не може перевищувати тридцяти діб. День початку цього тимчасового проміжку є день реєстрації скарги або заяви в канцелярії.
• Для дотримання даного регламенту, бажано мати копію, з відміткою про прийняття або другий екземпляр з аналогічною відміткою на руках.
• Необхідно знати посаду, що ПІБ прийняв скаргу або заяву.
• Винятком є ​​скарги та заяви, що несуть у собі інформацію про порушення міграційного законодавства на строк їх розгляду, обмежується двадцятьма днями.
• Термін продовження для розгляду заяв або скарг громадян зобов'язує від держорганів або інших відповідачів відправлення повідомлення заявнику, про необхідність отримання додаткової інформації з питання, що вимагає додаткових запитів до інших організацій. Запити та повідомлення надсилаються одночасно. Інформація може бути надіслана заявнику поштою або в електронному виглядіна адресу електронної поштової скриньки.

Права заявника:

1. Протягом усього терміну розгляду надавати документи та інформацію до органу, який займається розглядом скарги чи заяви.
2. Має право ознайомлення з документами з питання, що вирішується, якщо це не суперечить нормативним актам.
3. Можливість отримати допомогу у разі неможливості отримати будь-які документи без офіційних запитів.
4. Вимагати дотримання тридцятиденного терміну.
5. У разі подання заяви або скарги не до уповноваженого органу з вирішення питання, цей орган повинен повідомити про помилку заявника та переслати скаргу до органу, у віданні якого знаходиться вирішення питання.
6. При бездіяльності заявник має право подати скаргу до вищих інстанцій.
7. Має право написати заяву про припинення розгляду.

Відмінності скарги та заяви.

1. Відмінності становища суб'єктів права процесуального вигляду.
2. Позовна скарга подається виключно в письмовому вигляді встановленої форми, заяву можна подати в усній формі або у вільному письмовому варіанті.
3. Судові скарги розглядаються із дотриманням суворих термінів регламенту, встановленого ЦПК РФ.
4. Судовий позов повинен подаватися тільки у випадках виникнення суперечок про права, тобто особа, що її подає, впевнена, що її права та інтереси захищені законом, ст.134 дає право відмови у прийнятті позову. Заява приймається у будь-якому разі, оскільки не несе у собі вимог, а містить прохання реалізувати свої права та інтереси.

Право на звернення до вищих органів, органів держвлади та самоврядування закріплено громадянина Конституцією РФ, документом, що підтверджує дієві форми захисту індивідуальних прав. Форма звернення може бути індивідуальною чи колективною.

ТЕМА 9. ДІЛОВИРОБНИЦТВО З ПИСЬМОВИХ І УСНИХ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Відповідно до Конституції РФ усі громадяни Російської Федераціїмають право спрямовувати особисті та колективні звернення до державних органів та посадових осіб, які в межах своєї компетенції зобов'язані розглянути ці звернення, прийняти за ними рішення та дати мотивовану відповідь у встановлений термін.

Пропозиція- вид звернення, мета якого, по-перше, звернути увагу до необхідність вдосконалення роботи тих чи інших державних органів, підприємств, установ або громадських організацій, а по-друге, рекомендувати конкретні шляхи та способи вирішення поставлених завдань.

Заява- вид звернення, спрямований на реалізацію наданих законом суб'єктивних правта інтересів громадян. Висловлюючи прохання особистого чи суспільного характеру, заява може сигналізувати і про певні недоліки у діяльності державних органів, підприємств, установ, громадських організацій. На відміну від пропозиції в ньому не розкриваються шляхи та не пропонуються способи вирішення поставлених завдань.

Скарга- вид звернення, у якому йдеться про порушення суб'єктивних прав та охоронюваних законом інтересів громадян. Як правило, у скарзі міститься не лише інформація про порушення суб'єктивних прав та прохання про їх відновлення, а й критика на адресу державних чи громадських органів, підприємств, установ, організацій, посадових осіб та окремих громадян, внаслідок необґрунтованих дій яких, або необґрунтованої відмови у вчиненні передбачених закономдій сталося, на думку заявника, Порушення його суб'єктивних прав.

У багатьох випадках пропозиції, заяви, скарги виступають у чистому вигляді, тобто. у їхньому змісті є ознаки звернення лише певного виду. Так, наприклад, заява про призначення пенсії є заявою у чистому вигляді, скарга на грубість працівника відділу листів адміністрації області також є скаргою у чистому вигляді тощо. Однак часто зустрічаються звернення, які мають змішанийхарактер. Так, в одному зверненні може бути заява про звільнення від податку та скарга на неправильні дії працівника фінансового органуі т.д.

Робота зі зверненнями громадян ведеться на підставі Типового положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами та скаргами громадян у державних органах, на підприємствах та в організаціях та законів країв та областей.

Норматив встановлює порядок, відповідно до якого звернення громадян подаються до органів, компетентних у вирішенні цього питання. Скарги подаються до тих органів та тим посадовим особам, яким підпорядковані органи та особи, чиї дії оскаржуються. Державні та громадські органи та особи, до ведення яких не належать питання, поставлені в зверненнях, повинні не пізніше ніж у п'ятиденний термін направити їх за належністю, сповістивши про це заявника. Забороняється надсилати скарги громадян для дозволу тим особам або в ті органи, на які подано скаргу.

Посадові особи державних та громадських органів зобов'язані також проводити особистий прийом громадян. Для цього встановлюються дні та години, у тому числі і у вечірній час як за місцем роботи, так і за місцем проживання громадян.

Керівники установ повинні повідомляти громадян у письмовій чи усній формі про рішення, прийняті за їх зверненнями. Закон встановлює, що якщо громадянин не згоден з рішенням з його питання, він має право оскаржити це рішення тому органу або посадовій особі, якій підпорядковані державний або громадський орган. або посадова особа, які ухвалили рішення, що оскаржується.

Звернення дозволяються терміном до одного місяця з дня реєстрації, а не вимагають законодавчого вивчення - невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів. Терміни розгляду скарг можуть продовжуватися, якщо та чи інша скарга потребує спеціального вивчення та додаткових перевірок.

Діловодство за зверненнями громадян у державних органах, на підприємствах, в установах, організаціях ведеться окремо від опрацювання інших видів документів.

Відповідно до Типового положення встановлюється наступний порядок діловодства за зверненнями громадян:

Усі звернення реєструються в день надходжень та враховуються на реєстраційній картці чи журналі. Реєстраційний номер проставляється на певному місці за ГОСТ Р 6.30-2003. Він складається з початкової літери прізвища автора листа та порядкового номера документа, що надійшов, наприклад, К-187 від 12.06.2011.

Встановлено, що повторнимзаявам при їх надходженні надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної контрольної картки (РКК)зазначається реєстраційний номер першої пропозиції, заяви, скарги. У правому верхньому кутку повторних заяв та на реєстраційній контрольній картці робиться позначка «Повторно». Повторними вважаються пропозиції, заяви та скарги громадян, що надійшли від однієї й тієї ж особи з одного і того ж питання, якщо з часу подання першої заяви закінчився термін, встановлений для розгляду, або заявник не задоволений даною йому відповіддю.

Пропозиції, заяви та скарги громадян, що надійшли від однієї й тієї ж особи та з одного й того ж питання, надіслані різним адресатам і що надійшли для вирішення в один державний орган, враховуються під реєстраційним номером першого документа з додаванням порядкового номера через дріб, наприклад К- 187/1, К-187/2, К-187/3.

Картотекиз реєстраційних контрольних карток можуть формуватися за алфавітною, географічною та тематичною ознаками.

Контроль за дозволом пропозицій, заяв та скарг громадян у державних органах покладається на посадових осіб, які зобов'язані забезпечити своєчасний та повний розгляд листів та виконання прийнятих за пропозиціями, заявами та скаргами рішень.

Якщо той чи інший адресат надсилає листи громадян, що надійшли до нього, в державні органи і вимагає повідомити результати їх розгляду, такі листи беруться на особливий контроль із проставленням у встановленому на документі місці знака «К».

Пропозиції, заяви та скарги громадян, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. У цьому випадку контроль завершується тільки після вживання вичерпних заходів щодо вирішення питання. Рішення про зняття з контролю приймають керівники державних органів, відповідальні за своєчасний та правильний розгляд листів громадян.

Відповіді на пропозиції, заяви та скарги громадян дають керівники та спеціально уповноважені на те особи з державних органів. Відповідь може бути дано як у письмовій, так і в усній формі при особистому прийомі. І тут робиться відповідна запис у реєстраційної контрольної картці. Пропозиції, заяви та скарги громадян вважаються дозволеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання та подано вичерпні відповіді відповідно до чинного законодавства.

Керівники державних органів повинні систематично аналізувати та узагальнювати пропозиції, заяви та скарги громадян, що містяться в них зауваження з метою своєчасного усунення причин, що їх породжують. Матеріали для аналізу та узагальнення готуються посадовими особами, які ведуть діловодство за пропозиціями, зауваженнями та скаргами громадян. Вони узагальнюють їх у вигляді аналітичних довідок та представляють їх своїм керівникам.

Пропозиції, зауваження та скарги громадян повертаються після їх вирішення посадовим особам, які ведуть їх діловодство в установі, з усіма супутніми матеріалами для централізованого формування справ.

Зберігання справ у виконавців забороняється. Документи у справах розташовуються в хронологічному або алфавітному порядку, при цьому кожна заява і пропозиція з усіма матеріалами, що відносяться до них, складають єдину групу, куди підшиваються також повторні заяви і нові матеріали. Відповідальність за збереження документів цього виду в установі несуть керівник установи та особа, відповідальна за ведення діловодства за пропозиціями, зауваженнями та скаргами громадян.

Встановлено п'ятирічний термін зберігання пропозицій, зауважень та скарг громадян та всіх документів щодо їх вирішення. При необхідності експертна комісія може продовжити цей термін або встановити постійний термін зберігання. Таке рішення експертної комісії має бути затверджено керівником установи. Справи постійного терміну зберігання та тимчасового (понад десять років) передаються до архіву державної установичерез рік після їх завершення діловодством. Після десяти років зберігання справи передаються до архіву за рішенням керівництва установи. Після закінчення терміну зберігання справи підлягають знищенню в установленому порядку.