Акт прийому-передачі документів призначений для оформлення процедури відправки значущою документації згідно з визначеним переліком. даний бланк служить варіантом підтвердження отримання певною особою певного документа.
призначення документа
Бланк акта заповнюють юридичні особи, Якщо мають намір передати значущі юридичні документи в наступних ситуаціях:
- Документи іншим юрособам в рамках договору.
- Кадрові документи при перекладі або звільнення співробітників, а також ліквідації підрозділів і т.д.
Документ фіксує факт вручення ділових паперів, дозволяючи згодом довести виконання своїх обов'язків перед іншою стороною. Акт може заповнюватися як в рамках виконання зобов'язань за договором, так і в інших ситуаціях на прохання сторін, одна з яких потребує документації.
Належним чином складений приймально-передавального акт має юридичну силу, Так як складання і підписання даного паперу буде служити свідченням здійснень дій при розглядах у суді.
Документ підписується між двома сторонами в двох примірниках, по одному примірнику для кожної зі сторін - відправнику і одержувачу.
обов'язкові реквізити
Незважаючи на те, що в російських законах немає затвердженої єдиної форми документа, слід дотримуватися певних вимог при складанні та підписанні акту. В іншому випадку документ буде вважатися недійсним і не зможе бути використаний як доказ отримання адресатом необхідного документа.
- Документ повинен мати назву.
- Вказується дата, коли акт був складений і місце його оформлення.
- Компанія, що передає документи, вносить в акт свою повну назву в якості відправника.
- Вказується конкретне відповідальна особа, яка оформила акт: його посаду і повне ім'я.
- Вносять відомості про адресата, тобто особу, яка має отримати певні документи. Назва організації пишуть повністю із зазначенням форми власності.
- У документі обов'язково відображають інформацію про особу, яка має отримати список документації: повне ПІБ та його посаду.
- Інформація про документи може бути занесена в вигляді таблиці, в якій містяться відомості про назву документів, їх реєстраційні номери.
- Приймально-передавального акт повинен містити підписи відповідальних співробітників підприємства, що беруть участь в процесі передачі документів з обох сторін.
- Документ є юридично значимим і потребує завіренні печаткою в організації, що склала подібний акт.
Даний бланк може заповнюватися і в разі передачі документації між фізичними особами. У такому випадку замість повної назви юрособи вказують паспортні дані сторін, а підписи не завіряються печаткою зважаючи на їх відсутність.
Якщо документи передаються в оригіналі, інформація про це повинна бути відображена в акті. У разі втрати або псування складений акт дозволить врегулювати ситуацію з відповідними органами. Так як ризик втрати документів присутній завжди, рекомендується напередодні передачі робити копії з усіх оригіналів.
На відео про оформлення передачі документів
Акт прийому-передачі документації застосовується і в роботі кадрової служби. При передачі важливих особистих документів не тільки складається акт, а й перевіряється їх відповідність вказаним в акті переліку і на справжність. Це дозволить уникнути небажаних розглядів, якщо між співробітником і організацією з'являться які-небудь претензії.
Акт прийому-передачі документів - документ відображає, передачу документа від однієї особи до іншої. Дуже часто буває, що в організації відбувається зміна керівного працівника або головного бухгалтера. Зміна завжди відбувається з передачею необхідної документації. Якщо таку передачу ніяк не фіксувати, то співробітники і власне фірма ризикує втратити необхідну інформацію і ускладнити процес входження в посаду нового співробітника.
Для фіксування такої процедури і інвентаризації документів є акт прийому-передачі документів. Підписаний акт є документом, в якому підтверджується, що одна сторона передала документи, а інша їх отримала. І умови в даному акті прописуються саме таким чином, щоб підтвердити цей факт.
Підпис сторін в даному акті говорить про відсутність претензій однієї особи до іншої в разі виникнення суперечок в майбутньому. Більш того правильно оформлений акт буде мати юридичну силу навіть в разі якщо спір між сторонами дійде до судового розгляду.
Акт прийому-передачі документів: основні моменти
Кожна компанія в праві складати даний акт на власний розсуд і формі.
Єдино важливо, щоб в документі були прописані такі моменти: (Натисніть для розкриття)
- Найменування, дата і місце оформлення даного акту
- Назва підприємства, в якому здійснюється дана передача (для юр. Осіб)
- Прізвище Ім'я По батькові особи передає документи (зазвичай це особа і становить даний документ). Також при необхідності прописуються паспортні дані.
- Прізвище Ім'я По батькові особи приймаючої документи (в разі якщо дана особа є співробітником іншої фірми, то реквізити, назва цієї фірми).
- Перелік переданих за цим актом документів із зазначенням кількості примірників, кількості сторінок, номера і дати документів. При великому обсязі матеріалу цілком розумним є опис документів у додатку або в спеціальній таблиці, де кожному документу дається свій порядковий номер і повна його характеристика. Все це необхідно щоб жоден документ не пропав.
- Ставляться підписи сторін, які означають згоду з документом і відсутністю претензій. Також ставиться печатка компанії, в якій передаються документи.
Такий акт цілком може складатися між фізичними особами без вказівки організацій. Тут досить реквізитів і паспортних даних сторін.
Треба відзначити, що таким актом можна користуватися також і при оформленні послуги, коли замовник приймає на себе відповідальність за зберігання важливих і цінних документів на час роботи. Наприклад, такою послугою може бути оформлення закордонних виїзних документів. У разі втрати оригінальних і цінних документів виконавцем, у клієнта, що має даний акт, є вагома підстава звернутися в усі необхідні інстанції в разі спору.
Ще одним корисним моментів в передачі цінних оригінальних документів є їх копіювання передає ліцом.Акт прийому-передачі документів виготовляється в двох примірниках по одному кожній із сторін передачі. Нижче ми пропонуємо вашій увазі зразки таких актів.
У процесі здійснення діяльності в організації може відбутися зміна генерального директора або інших посадових осіб. У зв'язку з цим необхідно правильно провести передачу документації. Просто так важливі документи передавати не можна - сторони повинні скласти акт прийому-передачі документів (зразок 2019 роки ви знайдете в кінці статті). Даний акт стане вагомим доказом того, які саме папери були передані в певний момент часу.
Що це за документ і чи обов'язково його треба оформляти?
Акт прийому-передачі документів формується в рамках корпоративних відносин. Це документ, в якому відображається передача бухгалтерських, установчих та інших документів від однієї особи іншій (або від однієї організації до іншої). Підписаний представниками обох сторін акт підтверджує той факт, що один учасник правовідносин передав документацію, а другий - отримав її.
У чинному законодавстві відсутня вимога про те, що акт прийому-передачі бухгалтерських документів чи іншої внутрішньої документації необхідно складати в обов'язковому порядку. Але, незважаючи на це, посадові особи часто використовують його. документ має юридичне значення, І якщо справа дійде до судових розглядів через втрати будь-яких паперів і т.п., він буде виступати в якості важливого докази.
Даний документ особливо важливий, якщо відбувається зміна керівника, його заступників або головного бухгалтера. Цей процес завжди супроводжується здачею справ, тому тут важлива кожна дрібниця. Перш, ніж підписати акт, зацікавлена \u200b\u200bсторона повинна перевірити наданий їй пакет документів, інакше згодом вона може зіткнутися з несподіваними неприємностями.
В яких випадках може знадобитися узгодити їх акту?
Акт прийому-передачі документів, зразок якого буде представлений далі, необхідний в таких випадках:
при передачі документації від одного співробітника іншому;
при зміні керівних осіб в організації;
при переміщенні важливих документів всередині підприємства;
при здачі паперів на зберігання до архіву компанії.
Особливості складання документа
Форма акту прийому-передачі документів не встановлена \u200b\u200bна законодавчому рівні. Кожна організація має право розробляти її на свій розсуд. У документ обов'язково слід включити такі реквізити:
його повне найменування;
дату і місце складання;
найменування фірми;
склад комісії (при її призначенні);
докладний перелік документів, які передаються від одного фізичної особи іншому;
присвоєні реєстраційні номери документів, справ і т.п .;
П.І.Б. і підписи осіб (хто здав, і хто прийняв);
підписи членів комісії.
При складанні акта прийому-передачі бухгалтерських документів значну увагу треба приділити паперів, які передаються в оригіналі. В акті обов'язково роблять позначку про це. Якщо сторона, яка прийняла фінансову документацію, втратить якийсь документ і спробує звинуватити в цьому іншу сторону - в суді завжди можна довести свою правоту. Рекомендується також знімати копії всіх переданих паперів.
Складання акта при зміні генерального директора
Складання акту прийому-передачі документів при зміні директора - це типова процедура, пов'язана з особливостями корпоративних відносин. Частина документації відновити вкрай важко, тому факт передачі ретельно фіксується. Приймаюча сторона повинна приділити велику увагу перевірці установчих документів, ліцензій, довіреностей, договорів. При необхідності до акта прикладають ксерокопії найбільш важливих паперів і опису документів.
Прямий обов'язок генерального директора передавати документацію за актом ніде не зафіксована. Однак, в п. 4 ст. 29 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ зазначено, що при зміні керівника компанії необхідно забезпечити і передачу бухгалтерських документів. Порядок передачі кожна організація визначає самостійно. Положення, які регламентують обов'язкову передачу документації від колишнього гендиректора до нового, слід закріпити в локальних нормах організації.
Складання акта при зміні бухгалтера
Акт прийому-передачі документів при зміні головного бухгалтера необхідно складати для того, щоб у нового співробітника був на руках точний перелік наявних паперів. Якщо до складу бухгалтерської документації входять бланки суворої звітності - на них слід скласти окремий акт. Передачу друку також варто оформити новим актом. При передачі справ можуть бути присутніми представники спеціально створеної комісії.
Акт прийому-передачі документів (зразок простої форми можна використовувати в якості прикладу) оформляють на фірмовому бланку організації.
Документ можна сформувати на комп'ютері або заповнити від руки.
Акт складають у двох примірниках, по одному для кожної із сторін.
На кожному примірнику повинні стояти підписи посадових осіб та членів спеціальної комісії (якщо вона створювалася).
Засвідчення печаткою не потрібно, але при бажанні це можна зробити.
В акті слід прописати повний перелік переданих справ (папок). При необхідності окремим додатком можна скласти докладний опис вкладень в них. Необхідно правильно вказувати найменування і кількість наявних примірників документів.
Якщо здійснюється передача цінних документів - в акті вказують повні реквізити організації та паспортні дані зацікавлених осіб. При передачі стандартної документації можна використовувати просту форму акта.
Так як генеральний директор і головний бухгалтер є матеріально відповідальними особами, перед передачею справ вони зобов'язані провести інвентаризацію майна і документів. Про це сказано в п. 22 Методичних вказівок, затв. наказом Мінфіну РФ від 28.12.2001 № 119н.
В процесі роботи підприємства можуть виникнути ситуації, коли обов'язково знадобиться передача документів іншій особі. Певні файли оформляються при зміні засновника, голови компанії.
При звільненні конкретної посадової особи інформація переходить до нового співробітника.
Акт прийому-передачі документів бухгалтерії
Зазвичай є наказ про призначення комісії. За її рішенням і буде здійснений акт передачі документації. При складанні файлів використовують спеціальний бланк.
Передані справи частіше оформляють таблицею, в якій зазначаються:
- число місяць рік;
- номера;
- найменування бухгалтерських файлів.
Акт прийому-передачі при заміні директора
При зміні директора або головного бухгалтера потрібно довести до відома організації, які займаються контролем підприємств, а також банк, що обслуговує компанію. Для держпідприємств, де має місце зміна директора, діє таке правило. Приватні організації приймають самі рішення.
Акт прийому-передачі кадрової документації
Під час заповнення кадрових документів потрібно обов'язково вказати:
- номер п / п;
- назва;
- часовий період;
- число файлів;
- примітки.
Передача інформації, яка стосується військового обліку
При необхідності відправки документації, пов'язаної з військовим урахуванням, Оформляється спеціальний акт. Що він повинен містити?
- назва організації;
- дата;
- ПІБ посадових осіб, які входять до комісії;
- посада, ПІБ відповідального за військовий облік;
- посада, ПІБ особи, яка прийняла людини;
- причина;
- назва файлів.
Акт прийому-передачі документів при заміні засновника
Засновником призначаються виконавці, які будуть відповідальні за процес перекладу файлів. Діє наказ про складання комісії. При цьому вказується період, протягом якого проходить відправка.
Акт прийому-передачі документів на зберігання державою
При прийомі на державне зберігання потрібно вказати назву компанії, що передає документи і найменування приймаючої архіву. Якщо є певні примітки, то вони повинні бути відображені в акті.
Акт прийому-передачі бухгалтерії ЖБК
У цьому випадку здійснюється відправка бухгалтерських файлів ЖБК за аналогією з прийомом-передачею інформації, пов'язаної з бухгалтерією в інших випадках.
Згідно з наказом формується комісія, яка складається з трьох осіб. Їх імена, а також назва підприємства, ім'я особи, яка приймає і передає, обов'язково вказуються.
Оформлення акту прийому-передачі документів не є строго обов'язковою процедурою. Однак в деяких випадках передача документів між контрагентами супроводжується його підписанням. Акт прийому-передачі документів має юридичне значення, тому при виникненні будь-яких спірних ситуацій та суперечностей між підписантами його сторонами він має доказову силу і може бути використаний в суді.
Акт прийому-передачі документів створюється і всередині підприємств - наприклад, при передачі кадрової, бухгалтерської та ін. Документації при зміні співробітників. У цьому випадку документи повинні пройти попередню перевірку на їх утримання і повноту, щоб згодом приймає документи працівник не зіткнувся з несподіваними неприємностями.
ФАЙЛИ
Основні правила оформлення акту прийому-передачі документів
Уніфікованого стандартного зразка щодо заповнення даного документа немає, тому підприємства і організації мають право самостійно розробити його шаблон або ж оформляти документ у вільній формі. Заповнювати його можна як в простому письмовому вигляді, Так і друкувати на комп'ютері. Оформляється акт прийому-передачі документів на звичайному аркуші А4 формату в двох примірниках - по одному для кожної із зацікавлених сторін. При цьому кожна копія повинна мати підписи керівників організацій або уповноважених на це осіб.
При необхідності документ можна завірити печаткою, але це необов'язково, тому що з 2016 року юридичні особи мають право не використовувати в своїй діяльності печатки та штампи.
Також акт повинен містити певний перелік обов'язковий відомостей. Зокрема тут повинна бути вказана інформація про сторони, Між якими фіксується факт передачі документів, а також повний список переданих документів з їх чітким найменуванням і кількістю. Якщо передаються оригінали документів - це слід обов'язково вказати в акті (в разі їх втрати, претензії будуть пред'явлені тому боці, на руках у якої вони були на момент запитання), якщо ж копії, то вони повинні бути завірені передавальною стороною.
Також слід врахувати, що в разі передачі оригіналів документів, що передає, повинна обзавестися їх копіями.
У випадках особливої \u200b\u200bцінності переданих документів, в акт бажано вносити повніші відомості про підприємства (повні реквізити з ОГРН, ІПН, КПП і т.д.), а також паспортні дані співробітників, зайнятих в процесі передачі. Якщо ж передаються стандартні документи, Можна обмежитися більш простою формою акта.
Інструкція щодо заповнення акта прийому-передачі документів
З точки зору діловодства, даний акт має цілком стандартну форму і не повинен викликати особливих труднощів при заповненні. У розглянутому прикладі документи передаються від одного підприємства іншому.
- Спочатку пишеться найменування документа з коротким позначенням його суті.
- У рядку нижче вказується місто, в якому працює організація, що виписує акт, а також дата його оформлення.
- Далі вписується інформація про компанію, яка передає документи: вноситься її назва із зазначенням організаційно-правової форми (ІП, ТОВ, ВАТ, ЗАТ), а також посаду відповідальної особи (зазвичай тут пишуть Директор, Генеральний директор або вказують іншого, уповноваженого на підписання подібного роду документів співробітника) його прізвище, ім'я, по батькові (повністю).
- Потім все те ж саме вноситься про другу сторону: назва організації, посада, прізвище, ім'я, по батькові відповідальної особи.
Після внесення відомостей про підприємства, потрібно написати повний перелік переданих документів.
Як правило, такі акти складаються в тих випадках, коли список переданих документів або особливо цінний, або досить значний, тому найкраще оформити їх список у вигляді таблиці.
У перший стовпчик потрібно внести порядковий номер переданого документа в даній таблиці, в другій - повне найменування, в третій - дату його складання, в четвертий - номер документа по внутрішньому документообігу. У п'ятому стовпці треба вказати оригінал або копія (завірена) передається другій організації, а шостий стовпчик - кількість містяться в документі листів.
При необхідності таблицю можна розширити, внісши в неї будь-яку додаткову інформацію.
Під таблицею слід написати, скільки примірників акта було складено і скільки отримали на руки зацікавлені сторони, а також поставити підписи керівників обох підприємств.
Після підписання акту з приймання-передачі документів всю відповідальність за повноту, зміст, збереження переданої документації прийняла її сторона автоматично бере на себе.