Терміни зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку прописані в законодавстві. Після закінчення цих термінів документи, як правило, знищуються. Але чи завжди виправдані такі дії? В яких випадках може виникнути необхідність зберігати документацію за межами загальних термінів? І чи можна зберігати документи в електронному вигляді? На ці питання ми відповімо в статті.
У діяльності будь-якої компанії документообіг грає важливу роль. Від його ефективної організації в чималому ступені залежать фінансові та податкові ризики, своєчасність розрахунків з контрагентами і виконання вимог контролюючих органів. Однією з важливих складових документо-обороту в організації є забезпечення схоронності документів.
Обов'язок зберігати документи, створювані в процесі здійснення господарської діяльності компанії, протягом строків зберігання, встановлених законодавством, випливає з положень ст. 17 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російської Федерації»(Далі - Закон № 125-ФЗ).
Після закінчення термінів зберігання первинна бухгалтерська документація може бути знищена. Головне - не допустити помилки і не знищити документи, які на законних підставах можуть вимагати податківці. Інакше штрафів і донарахувань не уникнути ...
Скільки зберігати первинку ...
Все що проводяться організацією господарські операції повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік. Таке визначення первинних облікових документів дано в ст. 9 Закону № 129-ФЗ. А в пункті 2.2. Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженому Мінфіном СРСР 29.07.83 № 105 (документ застосовується і зараз в частині, що не суперечить Закону № 129-ФЗ), сказано, що первинні документи фіксують факт здійснення господарської операції. Вони повинні містити достовірні дані і створюватися своєчасно, як правило, в момент здійснення операції.
Податковий кодекс не містить поняття первинних облікових документів, але, по суті, використовує його в тому ж значенні, що і законодавство про бухоблік (це дозволяють зробити норми п. 1 ст. 11 НК РФ). Згідно ст. 313 НК РФ податковий облік для цілей обчислення податку на прибуток - це система узагальнення інформації для визначення бази оподаткування з податку на основі даних первинних документів, Згрупованих відповідно до порядку, передбаченого НК РФ. Витрати для цілей податкового обліку обов'язково мають бути підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Таким чином, бухгалтерський і податковий облік ґрунтуються в першу чергу саме на первинних облікових документах. А ось терміни зберігання первинки для цілей бухобліку та оподаткування різні.
Загальні терміни зберігання первинної облікової документації містяться і в бухгалтерському, і в податковому законодавстві. Так, положення ст. 17 Закону № 129-ФЗ встановлюють обов'язок організації зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку і бухзвітність протягом строків, встановлених законодавством про архівну справу, але не менше п'яти років. При цьому відлік строку зберігання починається з року, наступного за роком складання документа (п. 2 ст. 17 Закону № 129-ФЗ, п. 1.4 Переліку).
Статтею 362 Переліку також встановлено, що первинні облікові документи і додатки до них, на підставі яких зроблені записи бухобліку (касові документи і книги, банківські документи, ордери, акти про приймання, здавання і списання майна, квитанції, накладні, авансові звіти та ін.) зберігаються п'ять років.
Податковий кодекс встановлює обов'язок забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку протягом чотирьох років. Ця вимога поширюється так само і на платників податків, і на податкових агентів (подп. 8 п. 1 ст. 23 і подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
... а скільки рахунки-фактури?
Рахунки-фактури потрібно зберігати чотири роки (ст. 368 Переліку). Нагадаємо, що рахунки-фактури до первинної облікової документації для цілей Закону № 129-ФЗ не відносяться (див., Наприклад, лист Мінфіну Росії від 12.07.2005 № 03-04-11 / 154). Це документ, необхідний для отримання відрахувань по ПДВ (п. 1 ст. 172 НК РФ) і відноситься, відповідно, виключно до сфери податкового обліку. У постанові ВАС РФ від 18.10.2005 № 4047/05 вищі арбітри теж відзначили, що рахунки-фактури складаються на основі вже наявних первинних документів і повинні відображати конкретні факти господарської діяльності, що підтверджуються такими документами.
Таким чином, норма ст. 17 Закону № 129-ФЗ, згідно з якою первинні документи зберігаються не менше п'яти років, на рахунку-фактури не поширюється. Це підтверджується і тим, що рахунки-фактури окремо названі в Переліку.
Виходить, що рахунки-фактури можуть бути знищені раніше інших документів по угоді. Подивимося, як це може виглядати на практиці.
приклад
Компанія у вересні 2012 р придбала товарно-матеріальні цінності, призначені для подальшої реалізації. З цієї угоді продавець виписав товарну накладну і виставив рахунок-фактуру від 18.09.2012. Оплата проведена через банк. Визначимо термін зберігання документів.
Платіжне доручення і товарна накладна за формою № ТОРГ-12 визнаються первинними документами і повинні зберігатися з урахуванням вимог Закону № 129-ФЗ не менше п'яти років. Цей термін, як ми пам'ятаємо, починає текти з року, наступного за роком складання документа. Тобто знищити первинку по даній операції годі й раніше 2018 р Адже згідно з п. 2.4.5 Основних правил роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002) документи включаються в акт про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню, тільки якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складається такий акт. У нашому випадку термін зберігання первинки закінчиться станом на 1 січня 2018 р
Термін зберігання рахунки-фактури починає відраховуватися з періоду, наступного за періодом, в якому був використаний документ, тобто з 1 жовтня 2012 р
Зверніть увагу: якщо до закінчення терміну зберігання рахунків-фактур інспекція розпочала перевірку з ПДВ за період, в якому податок за цими рахунками-фактурами заявлений до відрахування, їх необхідно зберегти до завершення перевірки і врегулювання всіх спірних питань по ній.
Відзначимо, що документи для реєстрації рахунків-фактур, складені на паперовому носії або в електронному вигляді, організація зобов'язана зберігати протягом не менше чотирьох років з дати останнього запису (п. 24 розділу II додатка 4, п. 22 розділу II додатка 5 і п . 13 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26.12.2011 № 1137).
Аналізуючи судову практику, Можна прийти до висновку, що знищення рахунків-фактур може привести до негативних наслідків навіть у разі, коли платник податків, здавалося б, дотримувався встановлені НК РФ терміни зберігання. А вже якщо документи знищені до закінчення таких строків, арбітри напевно встануть на бік інспекції.
Так, ФАС Східно-Сибірського округу в постанові від 04.07.2012 у справі № А33-5433 / 2011 підтримав податківців, які відмовили підприємцю у відрахуванні ПДВ через відсутність рахунків-фактур. Виїзна перевірка була призначена в 2009 р за періоди 2006-2008 рр. При цьому в 2006 р підприємець заявив до відрахування ПДВ за рахунками-фактурами, отриманим їм ще в 2005 р Інспекція донарахувала ПДВ, вважаючи, що податок до відрахування міг бути пред'явлений тільки у відповідних періодах 2005 р регіональному управлінні ФНС Росії інспекторів поправили , вказавши, що відрахування можна заявити і в більш пізній період, але через відсутність спірних документів залишили донарахування в силі. Суди стали на бік фіскалів. Вони відхилили доводи бізнесмена про те, що вимога інспекції про подання документів винесено за межами встановленого податковим кодексом терміну зберігання первинки і рахунків-фактур. Адже суди нижчих інстанцій встановили, що на момент початку виїзної перевірки термін зберігання документів не закінчився. Однак підприємець, в порушення подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, не забезпечив збереження документів і не вжив заходів щодо їх відновлення для підтвердження права на відрахування, незважаючи на те що був ознайомлений з рішенням про проведення перевірки, в тому числі щодо ПДВ. Недбалість обійшлася комерсанту майже в 1,3 млн руб. податку і пені.
Відзначимо, що в даному випадку бізнесменові за точку відліку для зберігання документів випливало брати 2006 року, оскільки саме в періодах 2006 року він використовував рахунки-фактури, отримані у 2005 році, для цілей обчислення ПДВ. До речі, підприємець не задовольнився програшем в трьох судових інстанціях і подав заяву про перегляд справи в ВАС РФ. Заяву прийнято до провадження (Визначення ВАС РФ від 30.08.2012 № 11843/11), і, навіть якщо спір не дійде до Президії ВАС РФ, дізнатися думку вищих арбітрів з даного питання буде цікаво.
ФАС Північно-Кавказького округу в постанові від 30.01.2012 № А53-19232 / 2010 погодився з правомірністю визначення податківцями розрахунковим методом ПДВ, що підлягає відновленню та сплату до бюджету з вартості реконструкції будівлі, переданого в якості внеску до статутного капіталу іншої організації. Нижчі суди встановили, що на момент передачі основних засобів в 2008 р у компанії були відповідні первинні бухгалтерські документи і документи податкового обліку. Однак на момент виїзної перевірки в 2010 р документи, що підтверджують вартість проведеної в 2003 р реконструкції, платник податків вже знищив. Арбітри вказали, що встановлений подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ термін для збереження документів по даній операції, в тому числі строк зберігання первинних документів, що відображають реконструкцію спірних будівель, слід обчислювати з періоду передачі майна - 27 серпня 2008 г. Тому знищити документи податкового обліку компанія могла не раніше 2012 р
Спеціальні терміни зберігання
На практиці у організацій нерідко виникає необхідність збереження первинки далеко за межами загальних термінів, встановлених законодавством. У деяких випадках це прямо встановлено правовими нормами, А іноді випливає з правозастосовної практики.
Так, організація для цілей обліку витрат на навчання працівників з метою оподаткування прибутку зобов'язана зберігати підтверджуючі документи протягом усього терміну дії відповідного договору навчання. А після закінчення навчання - ще й протягом одного року роботи співробітника, навчання, професійна підготовка або перепідготовка якого були оплачені компанією згідно з укладеним з організацією трудовим договором, Але не менше чотирьох років. Про це йдеться в п. 3 ст. 264 НК РФ.
На існування спеціальних термінів зберігання документів, встановлених главою 25 НК РФ, вказав і Мінфін Росії в листі від 26.04.2011 № 03-03-06 / 1/270.
На думку фінансистів, для зберігання первинних документів, що підтверджують здійснення витрат у вигляді амортизаційних нарахувань, встановлений загальний термін (Чотири роки), обчислення якого здійснюється в спеціальному порядку. З урахуванням вимог ст. 252 НК РФ термін зберігання первинних документів, що відображають формування первісної вартості майна, що амортизується, повинен обчислюватися з моменту завершення нарахування амортизації. Тобто, наприклад, при придбанні комп'ютера, який з урахуванням Класифікації основних засобів включається в другу амортизаційну групу (майно з терміном корисного використання понад двох до трьох років включно), термін зберігання документів, що підтверджують витрати на придбання об'єкта ОЗ (якщо комп'ютер буде визнаний таким) може скласти до семи років. Виходячи ж з вимог Переліку термін зберігання документів про визначення амортизації основних засобів не може бути менше десяти років.
При перенесенні збитків на майбутнє організація зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг понесеного збитку, протягом усього терміну, коли база поточного податкового періоду зменшується на суму збитку (п. 4 ст. 283 НК РФ). При цьому зберігати, на думку чиновників, потрібно і первинку, що підтверджує розмір завданого збитку. Такого підходу дотримуються і деякі окружні суди (див. Постанови ФАС Поволзької округу від 25.01.2012 № А12-5807 / 2011 і від 12.04.2011 № А55-18273 / 2010, центрального округу від 12.12.2011 № А68-2312 / 09 та ін.).
У той же час є і судові рішення на користь платників податків, де арбітри вказують, що зберігати первинку не потрібно, тим більше в разі, коли наявність збитку було підтверджено попередній виїзною перевіркою (див., наприклад, постанова ФАС Уральського округу від 01.06.2011 № Ф09-2789 / 11-С3) . Нещодавно крапку в цій суперечці поставили вищі арбітри (постанова Президії ВАС РФ від 24.07.2012 № 3546/12). Судді вирішили, що зберігати первинні документи необхідно протягом всього терміну зменшення податкової бази на суму понесеного збитку, в тому числі і в ситуації, коли збитки понесені правопопередником компанії. Перенесення збитків здійснюється на термін до десяти років (п. 2 ст. 283 НК РФ). А значить, з урахуванням глибини податкової перевірки і терміну сплати податку на прибуток термін зберігання первинних документів, що підтверджують суму понесеного збитку, в такому випадку може становити до 14 років.
Більш тривале зберігання первинки необхідно забезпечити і при включенні до складу позареалізаційних витрат сум простроченої дебіторської заборгованості. Так, арбітри ФАС Північно-Західного округу в постанові від 11.04.2003 № А56-26135 / 02 вказали, що первинні облікові документи, що підтверджують розмір і підстави виникнення дебіторської заборгованості, використовуються і при здійсненні операції по її списанню. Виходить, що термін зберігання цих документів необхідно обчислювати з моменту списання дебіторської заборгованості. Ця позиція підтверджується і в постанові ФАС Східно-Сибірського округу від 12.09.2007 № А33-12062 / 2006 (Ухвалою ВАС РФ від 31.01.2008 № 16192/07 відмовлено в перегляді справи).
Зберігання первинки в електронному вигляді
Чиновники давно нічого не мають проти зберігання первинних облікових документів в електронному вигляді (см., Наприклад, лист Мінфіну Росії від 24.07.2008 № 03-02-07 / 1-314). Фактично це стало можливим з моменту прийняття Федерального закону від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис». Положення ст. 314 НК РФ передбачають можливість ведення регістрів податкового обліку в електронній формі. Згідно з нормами п. 2 ст. 93 НК РФ (у редакції Федерального закону від 27.07.2010 № 229-ФЗ) документи в електронній формі, складені за встановленими форматами, можуть бути представлені в інспекцію по ТКС. У бухгалтерському обліку також допускається складання первинних і зведених облікових документів на машинних носіях інформації, із застереженням, що в такому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій та на вимогу держорганів (п. 7 ст. 9 Закону № 129-ФЗ).
Зберігати в електронному вигляді первинні документи, документи бухгалтерського та податкового обліку, оформлення організацією, можна. Головна умова - первинка і рахунки-фактури повинні бути завірені в належному порядку, тобто підписані кваліфікованої електронним підписом (Електронним цифровим підписом). Такі документи можуть підтверджувати витрати для цілей оподаткування у випадках, якщо законодавством не встановлюйте мається на увазі вимога про складання документа на паперовому носії (лист Мінфіну Росії від 15.09.2011 № 03-02-08 / 96). Більш того, фінансисти вважають, що документи, складені в електронній формі за встановленими форматами, не потрібно зберігати на паперових носіях (лист від 22.08.2012 № 03-02-07 / 1-202).
Нагадаємо, що в даний час затверджені електронні формати деяких первинних документів - товарною накладною (ТОРГ-12) та акта приймання-здачі робіт (послуг) (наказ ФНС Росії від 21.03.2012 № ММВ-7-6 / 172). В електронній формі можна представляти податківцям і виставляти контрагентам і рахунки-фактури (формат електронного рахунку-фактури затверджений наказом ФНС Росії від 05.03.2012 № ММВ-7-6 / 138). Однак багато інших затребувані в господарському житті компаній документи поки «залишилося за кадром», і якщо вони складені в електронному вигляді, їх доведеться представляти податківцям в паперовому варіанті з відміткою про підписання електронним підписом (лист Мінфіну Росії від 11.01.2012 № 03-02- 07 / 1-1). Паперові документи доведеться використовувати і при роботі з контрагентами, які не мають відповідних технічних засобів. адже електронний документооберт - справа добровільна.
Терміни зберігання паперових та електронних документів єдині - ніяких особливостей для останніх законодавець не передбачив. На це вказують і чиновники (лист Мінфіну Росії від 30.03.2012 № 03-11-11 / 104).
Електронні документи в архіві організації
Нагадаємо, що право організації створювати архіви з метою зберігання утворилися в процесі їх діяльності архівних документів, В тому числі з метою збереження і використання архівних документів, що не відносяться до державної або муніципальної власності, Прописано в п. 2 ст. 13 Закону № 125-ФЗ. Діяльність створеного в компанії архіву повинна бути організована відповідно до згадуваними вище Правилами роботи архівів. На можливість створення архіву, в якому зберігаються тільки документи організації і її попередників, зазначено в п. 1.2.1 даних Правил.
У розділі 3.3 Правил роботи архівів наведено склад документів, які підлягають передачі в архів. Так, архів організації комплектується справами постійного, тимчасового (понад десяти років) зберігання, а також справами по особовому складу. Справи з термінами зберігання до десяти років з загальним правилом не підлягають передачі в архів організації. Вони зберігаються в структурних підрозділах компанії і після закінчення термінів зберігання знищуються. Однак, як ми сказали вище, в особливих випадках первинні документи можуть зберігатися більше десяти років, і тоді вони не повинні включатися до складу актів про виділення документів і справ з термінами зберігання, що підлягають знищенню.
Оскільки документи компанії можна зберігати в електронному вигляді, то немає і ніяких перешкод для формування електронного архіву організації. У пункті 1.2.2 Правил роботи архівів зазначено, що в залежності від складу документації архів може бути створений і на електронних носіях. Порядок здачі в архів електронних документів (ЕД) рекомендований п. 2.1.4 Правил. Відбір документів на електронних носіях для передачі в архів проводиться експертною комісією організації після того, як ці документи перестали використовуватися в роботі компанії. Експертизу ЕД комісія проводить у взаємозв'язку з документацією організації на традиційних носіях. При цьому враховується, зокрема, відсутність дублюючої інформації в документах, прийнятих на архівне зберігання, Вартість можливого перекладу ЕД в інший формат при прийомі в архів, відповідність типу електронного устаткування різним режимам зберігання документації та витрати на зберігання. Всі операції, які здійснюються з електронними документами, при передачі на архівне зберігання і в процесі зберігання (перезапис, конвертація в нові формати, стиснення і т.п.) повинні бути задокументовані для забезпечення автентичності документів. Про це йдеться в п. 1.3.4 Правил роботи архівів. Необхідні для цього форми наведені в додатках до Правил. Так, для обліку електронних документів використовується форма облікової картки, наведеною у додатку 31. За одиницю обліку ЕД може бути прийнятий носій із записом файлу або декількох файлів, що утворять єдиний програмно-інформаційний об'єкт, і супровідна документація до них (вона може бути оформлена в електронному вигляді або на папері). Носієм може бути компакт-диск, жорсткий диск комп'ютера (вінчестер) і ін. В якості допоміжних облікових документів можуть створюватися і використовуватися журнал обліку надходження і вибуття ЕД (додаток 33) і журнал обліку міграцій і перезаписів ЕД (додаток 34).
Товарно-транспортна накладна (ТТН)призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей і розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Товарно-транспортна накладна на перевезення вантажів автомобільним транспортом складається вантажовідправником для кожного вантажоодержувача окремо на кожну поїздку автомобіля з обов'язковим заповненням всіх реквізитів.
Форма товарно-транспортної накладної
Згідно п. 1.2. Постанови Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р N 78 автотранспортні організації при перевезенні вантажів повинні оформляти товарно-транспортну накладну за формою № 1-Т.
Форма товарно-транспортної накладної складається з двох розділів:
1. Товарного, що визначає взаємини вантажовідправників і вантажоодержувачів і службовця для списання товарно-матеріальних цінностей у відправників і оприбуткування їх у вантажоодержувачів.
2. Транспортного, що визначає взаємини вантажовідправників замовників автотранспорту з організаціями - власниками автотранспорту, що виконали перевезення вантажів, і службовця для обліку транспортної роботи та розрахунків вантажовідправників чи вантажоодержувачів з організаціями - власниками автотранспорту за надані їм послуги з перевезення вантажів.
Оформлення товарно-транспортної накладної
Складання товарно-транспортної накладної
Вантажовідправник зобов'язаний складати товарно-транспортні накладні на кожен рейс автомобіля. При цьому неважливо, чи є автотранспортний засіб власністю вантажовідправника або він скористався послугами третьої особи для надання автотранспортних послуг.
У заповненні товарно-транспортної накладної беруть участь вантажовідправник-продавець, вантажоодержувач-покупець і перевізник.
Товарно-транспортна накладна (ТТН) виписується в чотирьох примірниках:
- перший - залишається у вантажовідправника і призначається для списання товарно-матеріальних цінностей;
- другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника і підписом водія, вручаються водієві;
- другий - здається водієм вантажоодержувачу і призначається для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей у одержувача вантажу;
- третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, здаються організації - власникові автотранспорту.
Третій примірник, який є підставою для розрахунків, організація - власник автотранспорту докладає до рахунку за перевезення і висилає платнику - замовнику автотранспорту, а четвертий - додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.
Заповнення товарно-транспортної накладної
При відвантаженні товару продавець-вантажовідправник складає товарно-транспортну накладну за формою N 1-Т в чотирьох примірниках.
У таблиці товарного розділу відображаються дані про товар і його вартості (за одиницю і всього), одиниця виміру, кількість місць, вид упаковки і т.д.
При цьому:
Стовпець 2 «Номер прейскуранта і доповнення до нього», стовпець 3 «Артикул або номер за прейскурантом» заповнюється, якщо організація-продавець стверджує ціни на товари в спеціальному прейскуранті і привласнює товарам певний артикул. Однак заповнення цих граф не є обов'язковим.
У колонці 5 «Ціна, руб. коп. » вказується ціна товару з урахуванням акцизу, ПДВ (якщо товари цими податками обкладаються).
У Стовпці 10 "Маса, т" вказується брутто маса вантажу в тоннах (всіх товарів в сумі в цьому рядку).
Стовпець 11 "Сума, руб. Коп." вважається як множення стовпця 4 на стовпець 5.
У рядку «Націнка,%» вказується відсоток торгової надбавки, встановленої організацією-продавцем. Цю графу заповнюють тільки торгові організації.
З боку вантажовідправника документ підписують особи, відповідальні за відпуск товару, і, ставиться печатка.
До документа, як правило, прикладаються також рахунок-фактура і за формою N ТОРГ-12.
У таблиці "Вантажно-розвантажувальні операції" транспортного розділу вантажовідправник вносить дані про спосіб навантаження (ручний) і часу прибуття під навантаження та вибуття автомобіля.
Час прибуття визначається за часом пред'явлення водієм-експедитором на контрольно-пропускному пункті подорожнього листа.
Час вибуття проставляють в момент підписання накладної та передачі її експедитору.
При прийомі товару до доставки водій-експедитор проставляє в перших трьох примірниках накладної свої дані під таблицею транспортного розділу. Перший примірник транспортної накладної залишається у постачальника. Він служить підставою для списання товару. Решта екземплярів передаються водієві.
Якщо при доставці вантажу вантажоодержувачу ніяких розбіжностей або відхилень за кількістю і якістю товару, зазначеним у документах не було виявлено, то в відповідних полях накладної проставлені прочерки.
Далі, вантажоодержувач ставить підпис і печатку в товарному розділі накладної, а також заповнює свою частину таблиці "Вантажно-розвантажувальні операції" транспортного розділу: спосіб розвантаження, час прибуття автомобіля на розвантаження і його вибуття зі складу вантажоодержувача після розвантаження.
Другий примірник товарно-транспортної накладної (і документи, що додаються) залишається у покупця та є підставою для оприбуткування товару.
Третій і четвертий екземпляри товарно-транспортної накладної водій доставляє в свою автотранспортну компанію.
При цьому стовпці 20-44 заповнюють водій і бухгалтер транспортної організації. Тут вказується кілометраж пробігу автомобіля, час простою, розцінки на транспортні послуги і т. Д.
Виходячи з даних, зазначених у цих стовпцях, розраховується вартість транспортних послуг і водія.
У Стовпці 26 «За транспортні послуги з клієнта» вказується загальна вартість транспортних послуг.
У Стовпці 27 «За транспортні послуги належить водієві» вказується сума заробітної плати, нарахованої водієві за перевезення вантажу.
Автотранспортна компанія після вказівки в ТТН даних, необхідних для розрахунків за транспортні послуги (відстань перевезення, вартість послуг, час простою під навантаженням і розвантаженням і т.д.), направляє замовнику транспортних послуг один (третій) примірник ТТН і рахунок на оплату послуг перевезення .
На підставі залишився (четвертого) примірника ТТН і подорожнього листа автотранспортна компанія нараховує заробітну плату водієві.
ТТН при транзитне постачання
Транзитна торгівля являє собою дві незалежні одна від одної угоди: торгова компанія укладає договір купівлі-продажу товару з постачальником, на підставі якого зобов'язується оплатити придбаний товар, а постачальник - відвантажити товар на той склад, який вкаже торгова організація, і окремий договір з покупцем товару , в рамках якого зобов'язується поставити за плату товар.
При цьому торгова компанія в першому договорі буде виступати покупцем товару, а в другому - його продавцем.
В цьому випадку рядки товарно-транспортної заповнюються таким чином.
У рядку «Платник» зазначається торгова компанія.
Кого поставити в рядок «Вантажовідправник», залежить від моменту переходу права власності.
Якщо в момент відправки товару його власником стала торгова компанія, то вона і буде вказана в цьому рядку. Якщо після відправки власником залишився постачальник, то в рядку «Вантажовідправник» буде значитися постачальник.
Заповнення рядка «Вантажоодержувач» залежить від того, хто фактично приймає товар на складі кінцевого покупця.
Якщо цим займається сам покупець, то вказати потрібно саме його.
Якщо ж розвантаження виробляє представник торгової компанії, то в якості вантажоодержувача слід вказати назву, адресу та телефон торгової компанії.
У будь-якому випадку в поле «Пункт навантаження» повинен стояти адреса постачальника, а в поле «Пункт розвантаження» - адреса кінцевого покупця.
Терміни зберігання товарно-транспортних накладних
Термін зберігання первинної облікової документації становить не менше п'яти років.
Залишилися ще питання по бухобліку і податків? Задайте їх на бухгалтерському форумі.
Товарно-транспортна накладна (ТТН, форма 1-Т): подробиці для бухгалтера
- Договір транспортної експедиції під час перевезення по Росії: оформлення документів і облік
... "в товарно-транспортної накладної в товарному розділі? Який порядок складання товарно-транспортної накладної при транзитній ...
- Коли можуть відмовити у відрахуванні ПДВ при відсутності ТТН?
В яких випадках потрібна товарно-транспортна накладна (далі по тексту - ТТН)? За ... бюджету? В яких випадках потрібна товарно-транспортна накладна (далі по тексту - ТТН)? За ... замовником перевезення, відсутність у нього товарно-транспортної накладної за формою №1-Т ні ...
- Чи можна застосовувати електронний цифровий підпис та факсимільний підпис при оформленні бухгалтерських документів?
Підписи при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) при дотриманні певних умов (Розглянуто ... нашу думку, в товарних накладних (товарно-транспортних накладних) також може бути використано факсиміле ... факсиміле при оформленні товарних накладних (товарно-транспортних накладних) доцільно встановити в локальному акті ...
- Чи обов'язково перевіряти повноваження осіб, які підписали первинні документи з боку контрагентів?
І правилами перевезення вантажів (накладної, товарно-транспортної накладної, залізничної накладної). Оприбуткування товарів, що надійшли ... Зокрема, рух товарів може оформлятися товарно-транспортної накладної (ТТН) (форма N 1-Т ...
Обов'язки платників податків (платників зборів)
1. Платники податків зобов'язані:
8) протягом чотирьох років забезпечувати схоронність даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідних для обчислення і сплати податків, а також документів, що підтверджують отримані доходи (для організацій - також і зроблені витрати) і сплачені (утримані) податки;
. Виїзна податкова перевіркаПри наявності у здійснюють перевірку посадових осіб достатніх підстав вважати, що документи, які свідчать про вчинення правопорушень, можуть бути знищені, приховані, змінені або замінені, проводиться виїмка цих документів в порядку, передбаченому статтею 94 цього Кодексу, за актом, складеним цими посадовими особами. В акті про виїмку документів повинна бути обгрунтована необхідність виїмки і наведено перелік документів, що вилучаються. Платник податків має право при виїмці документів робити зауваження, які повинні бути на його вимогу внесені в акт. Вилучені документи повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою або підписом платника податків ( податкового агента, Платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом вилучені документи про це робиться спеціальна позначка. Копія акту про виїмку документів передається платнику податків (податкового агента, платника збору).
. Виїмка документів і предметів1. Виїмка документів і предметів проводиться на підставі мотивованої постанови посадової особи податкового органу, що здійснює виїзну податкову перевірку.
Зазначена постанова підлягає затвердженню керівником (його заступником) податкового органу, який виніс рішення про проведення податкової перевірки.
2. Не допускається проведення виїмки документів і предметів у нічний час.
3. Виїмка документів і предметів проводиться в присутності понятих та осіб, у яких проводиться виїмка документів і предметів. У необхідних випадках для участі у виробництві виїмки запрошується фахівець.
До початку виїмки посадова особа податкового органу пред'являє постанову про проведення виїмки і роз'яснює присутнім особам їх права і обов'язки.
4. Посадова особа податкового органу пропонує особі, яка має виробляється виїмка документів і предметів, добровільно видати їх, а в разі відмови виробляє виїмку примусово.
При відмові особи, яка має виробляється виїмка, розкрити приміщення чи інші місця, де можуть перебувати підлягають виїмці документи і предмети, посадова особа податкового органу має право зробити це самостійно, уникаючи заподіяння не викликані необхідністю пошкоджень запорів, дверей та інших предметів.
5. Не підлягають вилученню документи і предмети, що не мають відношення до предмету податкової перевірки.
6. Про виробництво виїмки, вилучення документів і предметів складається протокол з дотриманням вимог, передбачених статтею 99 цього Кодексу та цією статтею.
7. Вилучені документи і предмети перераховуються і описуються в протоколі виїмки або у доданих до нього описах з точним зазначенням найменування, кількості та індивідуальних ознак предметів, а по можливості - вартості предметів.
8. У випадках, якщо для проведення заходів податкового контролю недостатньо копій документів особи, що перевіряється і у податкових органів є достатні підстави вважати, що оригінали документів можуть бути знищені, приховані, виправлені або замінені, посадова особа податкового органу має право вилучити оригінали документів в порядку, передбаченому цією статтею.
При вилученні таких документів з них виготовляють копії, які завіряються посадовою особою податкового органу та передаються особі, у якого вони вилучаються. При неможливості виготовити чи передати виготовлені копії одночасно з вилученням документів податковий орган передає їх особі, яка має документи були вилучені, протягом п'яти днів після вилучення.
9. Усі вилучені документи і предмети пред'являються понятим та іншим особам, які беруть участь у виробництві виїмки, і в разі необхідності упаковуються на місці виїмки.
Вилучені документи повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою або підписом платника податків (податкового агента, платника збору). У разі відмови платника податків (податкового агента, платника збору) скріпити печаткою або підписом вилучені документи про це в протоколі про виїмку робиться спеціальна позначка.
10. Копія протоколу про виїмку документів і предметів вручається під розписку або надсилається особі, у якого ці документи і предмети були вилучені.
Кожна організація зобов'язана керуватися Федеральним законом 125-ФЗ від 22.10.04, відповідно до якого необхідно забезпечити правильне зберігання первинної документації протягом встановленого терміну. Тривалість строків для окремих груп документів можуть регулюватися різними федеральними законами, а також іншими нормативно-правовими актами РФ, переліками і положеннями. Розповімо в статті, який термін зберігання рахунків-фактур та інших документів на підприємстві згідно із законом.
При визначенні терміну зберігання потрібно керуватися Законом про бухоблік, згідно з яким бухгалтерська первинна документація повинна зберігатися п'ять після року, в якому вона складена. Окремі правові та законодавчі акти можуть встановлювати більш тривалі періоди зберігання. Якщо для одного і того ж документа в різних правових актах встановлені різні часові терміни, то орієнтуватися потрібно на більш тривалий.
Термін зберігання рахунків-фактур
Для паперових і електронних рахунків-фактур мінімальний період зберігання становить 4 роки.Даний часовий відрізок відраховується з того кварталу, який йде за періодом останнього використання документа в податкових цілях - для обчислення податку та складання звітності. Таким чином, для продавця, що формує с / ф, актуальні наступні терміни:
- Авансові с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі покупок, а відрахування податку з цього с / ф показаний в декларації з ПДВ;
- Відвантажувальні с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі продажів, а нарахований ПДВ по ньому показаний в декларації.
Для покупця, який отримує з / ф, діють такі терміни:
- Авансові с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф внесений в книгу продажів, а відновлення податку, прийнятого до відрахування по авансу, показано в декларації;
- Відвантажувальні с / ф - 4 м з моменту завершення того кварталу, в якому с / ф зареєстрований в книзі покупок, а відрахування податку з нього показаний в декларації.
Якщо покупець податок з перерахованої передоплати не надсилав до відрахування, то авансовий с / ф можна не зберігати.
Термін зберігання товарних накладних
Дані документи, як правило, складаються з використанням типового бланка ТОРГ-12. Читайте також статтю: → "». Накладна є документальним обґрунтуванням для списання реалізованих цінностей продавцем і прийняття їх до обліку покупцем. Тобто документ є первинним бухгалтерським.
Разом з тим, він виконує і податкову функцію - ПДВ по придбаних ТМЦ можна відшкодувати тільки після прийняття цінностей до обліку, а підтвердженням здійснення даного дії виступає товарна накладна. Тому з метою податкового обліку ТН потрібно зберігати мінімум 4 м, тобто стільки ж, скільки і самі рахунки-фактури. З метою бухобліку період зберігання становить 5 років.
Так як один і той же документ для різних потреб має різні часові періоди зберігання, то вибирається більший з них. Товарні накладні повинні зберігатися протягом 5 років, термін відраховується після завершення того року, в якому ТН застосовувалася для формування звітності.
Визначення терміну зберігання товарних накладних і рахунків-фактур в нестандартних ситуаціях
Якщо право на відрахування використано пізніше
Право на відрахування податку актуально протягом трьох років після завершення періоду отримання рахунку-фактури. Якщо компанія вирішила скористатися своїм правом пізніше, то терміни зберігання зсуваються, так як чотирирічний період зберігання с / ф починає відраховуватися, починаючи з моменту завершення періоду, в якому включений яке відшкодовують ПДВ в декларацію.
Наприклад, якщо компанія отримала товари у IIкв. 2016р., А ПДВ по ним прийняла до відрахування у IIкв. 2017р., То початок терміну зберігання с / ф і накладних в податкових цілях зсувається на один рік.
Якщо з / ф отриманий пізніше, ніж товар з накладної
Якщо товарні цінності із супровідною накладною отримані в одному періоді, а рахунок-фактура за ним пізніше в іншому періоді, то термін зберігання зсувається. Причому зсувається не тільки період зберігання с / ф, але і накладної, що використовується в якості підстави для підтвердження прийняття до обліку цінностей.
Якщо за накладною матеріали отримані, але не оплачені
В даному випадку виникає заборгованість, яку можна списати через три роки в зв'язку з закінченням терміну позовної давності. Накладну при цьому потрібно зберігати протягом 4 л. з моменту закінчення періоду позовної давності, в цілому 7 років.
Якщо щорічно з контрагентом складається акт звірки з прописаною в ньому заборгованістю, який підписується обома сторонами, то трирічний термін позовної давності починає відраховуватися заново з моменту підписання даного акту. Відповідно, зсувається період зберігання накладної та рахунку-фактури, що підтверджують даний борг.
Якщо акт звірки буде щорічно підписуватися, то період позовної давності буде постійно зрушуватися, разом з тим буде щороку переноситися період закінчення необхідності зберігати документи. У цьому випадку термін зберігання може збільшитися до нескінченності, причому зберігання накладної повинен забезпечити як покупець, так і продавець.
Приклад визначення терміну зберігання товарних накладних і рахунків-фактур
У III кв. 2016р. фірма отримала від продавця товарну накладну і рахунок-фактуру. За накладною фірма отримала товарні цінності, які в цьому ж періоді були поставлені на прихід. На підставі с / ф доданий податок за цим цінностям в цьому ж кварталі спрямований до відрахування, а сам з / ф внесений за допомогою реєстраційного запису в книгу покупок.
Реалізація надійшли в IIIкв. цінностей проведена в наступному IVкв., їх вартість в IVкв. включена до складу податкових витрат.
| документ | період зберігання | Число, з якого період обчислюється | Останній день періоду зберігання |
| Рахунок-фактура | 01.10.2016 | 30.09.2020 | |
| Товарна накладна, при використанні в якості документа-підстави для прийняття цінностей до обліку і підтвердження присутності права на відрахування податку | 4г. з моменту завершення кварталу, в якому податок прийнятий до відрахування | 01.10.2016 | 30.09.2020 |
| Товарна накладна, при використанні в якості документа-підстави для підтвердження величини вартості цінностей для включення до податкових витрат | 4г. з моменту завершення року, в якому дана вартість включена до витрат податкового характеру | 01.01.2017 | 31.12.2020 |
| Товарна накладна, яка використовується в якості первинного документа для бухгалтерських цілей | 5л. з моменту завершення року, в якому отримані цінності поставлені на прихід | 01.01.2017 | 31.12.2021 |
Таким чином, якщо за рахунком-фактурою термін однозначно визначається, то для товарної накладної потрібно вибирати найбільш тривалий період. В даному прикладі останній день періоду зберігання с / ф - 30.09.2020, для накладної - 31.12.2021.
Термін зберігання актів виконаних робіт
Акти складаються на додаток до договорів цивільно-правового характеру, наприклад, підряд. Відповідно до акту виконавець звітує перед замовником про виконані дії. Тобто акт виступає первинним документом, на підставі якого передаються і приймаються роботи.
для первинної бухгалтерської документації встановлюються період зберігання протягом 5-ти років. Таким чином, акти виконаних робіт потрібно зберігати протягом п'яти років з моменту завершення періоду дії договору або угоди, на додаток до якого даний акт складається.
Термін зберігання книг покупок і продажів
Зберігати книги продажів і покупок потрібно протягом 4 л. з моменту внесення останнього запису.Даний термін відповідає прописаному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При цьому зазначений період відповідає як паперовим, так і електронним книгам.
Порядок зберігання документів на підприємстві
Регістри і первинну документацію можна зберігати як в паперовому, так і електронному форматі. Порядок зберігання визначається Положенням, затвердженим Листом Мінфіну 105 від 29.07.1983. Перш за все, місце для зберігання повинно відповідати певним вимогам:
- Бути недоступним для широкого кола осіб;
- Мати відповідні параметри станом навколишнього повітря;
- Мати високий ступінь безпеки, пожарозащіщенності.
Приміщення для зберігання повинні бути спеціально підготовленим. Ідеальним варіантом буде вогнетривкий металевий сейф або шафу, що закривається на надійний замок.
Обов'язково призначається відповідальна особа, на якого покладаються обов'язки щодо забезпечення збереження та безпеки ввіреній архівної документації протягом усього періоду зберігання. Після закінчення встановлених термінів документи можуть бути знищені.
При цьому збирається комісія з оцінки документації на предмет витікання періодів їх зберігання. Папери, що підлягають знищенню, передаються по передавальним актом в спеціалізовану компанію, що займається переробкою даної сировини. Знищення документів із закінченим періодом зберігання підлягає обов'язковому документуванню.
Будь-бухгалтер знає, що всі первинні документи потрібно зберігати певний період часу. У великих компаніях існують спеціальні архіви для зберігання папок з бухгалтерськими документами. З появою електронного документообігу певну частину документів можна не виводити на друк, а зберігати в електронному вигляді. Незалежно від обраного способу зберігання первинної документації потрібно працювати відповідно до встановлених законом термінами. Про них і розповімо нижче.
Загальна інформація про терміни зберігання первинних документів міститься в федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ. Дана частина законодавчого акту свідчить, що зберігати первинку потрібно мінімум п'ять років. Термін може бути і вище - а який саме термін зберігання у конкретного документа, підкаже Наказ Мінкультури РФ. У цьому документі є таблиця з термінами зберігання первинних бухгалтерських документів, податкових регістрів, кадрових документів та іншої документації. У таблиці представлено 1 003 позиції з термінами за видами документів.
Термін зберігання первинних документів в бухгалтерії в 2017 році не змінився.
Не варто плутати терміни зберігання первинних документів зі строками зберігання документів податкового обліку. Наприклад, рахунок-фактура є податковим документом, І його можна зберігати лише чотири роки (пп. 8 п. 1 НК РФ).
Майте на увазі, що термін зберігання первинних документів в бухгалтерії відраховується не з дати складання документа, а з початку нового звітного року (лист Мінфіну РФ).
Наприклад, накладна складена 24.08.2017. За правилами мінімальний термін зберігання дорівнює п'яти рокам. Отже, таку накладну не можна знищити раніше 01.01.2023.
Терміни зберігання деяких документів залежать від факту проведення перевірки. Наприклад, авансові звіти потрібно зберігати п'ять років. Якщо за цей період податківці їх не перевіряли, термін збільшується (Наказу Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558).
Максимальний термін зберігання встановлено для документів по кадрам (накази, картки на співробітників), різних зарплатних документів. Зберігати такі документи потрібно мінімум 75 років.
Зберігайте електронні документи в Діадоке - це безпечніше, ніж на особистому комп'ютері. Всі документи зберігаються в кількох примірниках на різних серверах, що унеможливлює втрату інформації. Оцініть можливості Діадока безкоштовно по акції «Безліміт на 2 місяці».
Терміни зберігання електронних документів
Закон говорить, що первинку можна оформити в паперовому вигляді та в електронному (ч. 5 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Якщо електронний документ оформлений з дотриманням законодавства, на нього поширюються ті ж терміни зберігання, що і для паперового варіанту.
Не існує єдиної програми для зберігання документів в електронному вигляді. Так, платіжні доручення можуть зберігатися в банківській системі клієнт-банк. Первинні документи, такі як накладні, УПД, акти, можуть зберігатися в бухгалтерській програмі або сервісі, за допомогою якого відбувається електронний документообіг. Також зберігання електронних документів можливо в спеціальному електронному архіві або в хмарі. Зберігати електронні документи можна по-різному, завдання головбуха - забезпечити їх збереження і читаність навіть через роки.
Отже, підіб'ємо підсумки. На питання про те, який мінімальний термін зберігання первинних облікових документів встановлено законодавством, можна сміливо відповісти - п'ять років. Терміни зберігання електронних документів можна обчислити за термінами зберігання паперових документів. Ці терміни збігаються. Обраний спосіб зберігання документів потрібно відобразити в обліковій політиці.