Єдиний документ рахунок-фактура та накладна: зразок. Коли виставляється рахунок-фактура – ​​практичні нюанси Альбомний чи книжковий формат Рахунки-фактури

Щоб платник податків мав право ПДВ, покупцю товару чи замовнику послуги потрібен оригінал рахунка-фактури.
Рахунок-фактура – ​​це документ, який слід оформляти у встановлені Законом терміни та за затвердженими податковим та бухгалтерським обліком правилам. Від того, як оформлено залежатиме, чи виникнуть у платника податків проблеми з податківцями, чи все складеться вдало зі здаванням декларації.
Правильно складений рахунок-фактура заповнений обов'язковою кількістю реквізитів продавця та покупця, підписаний сторонами у порядку, затвердженому Законом, а також містить коректну інформацію щодо угоди або кількох угод.
Бухгалтери вважають за краще, звичайно, отримати на кожну угоду окремий рахунок-фактуру, допускаючи вказівку в одному рахунку-фактурі товар та послугу, що належать до однієї угоди. Наприклад, до відвантаження продукції послугу доставки цієї продукції. За такого порядку практично розподіляти документацію за угодами: для кожної накладної чи акту – окремий рахунок-фактура. Облік теж стає простіше, оскільки зрозуміло, якого відвантаження продукції чи наданню якої послуги належить счет-фактура.
Однак, в окремих випадках бухгалтеру зручніше, навпаки, об'єднати первинні документи одним рахунком-фактурою та отримати від продавця, наприклад, а інші бухгалтери вважають за краще, щоб виписувався один рахунок-фактура на кілька авансів.
Прописано Законом та ще одне обов'язкове до виконання правило: строк рахунку-фактури не має права перевищувати п'ять днів за календарем. Відповідно, якщо продавець бажає вказати в єдиному рахунку-фактурі ряд угод одночасно, угоди мають пройти .
Перевагою єдиного чи, як його ще називають, зведеного рахунки-фактури прийнято вважати скорочення паперів під час оформлення угоди. На думку деяких бухгалтерів, при потоці відвантажень це заощаджує час, а також допомагає унеможливити неприємні моменти, пов'язані з втратою відвантажень або авансових платежів в обліку. Адже втратити таку інформацію – значить занизити базу оподаткування або, навпаки, втратити право на відрахування певної суми, що викличе штрафні санкції з боку інспекторів або невдоволення шефа.
Факт із життя:
Іноді бухгалтери помиляються під час написання словосполучення «зведений рахунок-фактура». Річ у тім, деякі помиляються щодо роду, у якому вживається це словосполучення, і помилково приписують йому жіночий рід. «Зведена рахунок-фактура» - це неправильне вживання терміна, тому що, згідно, ПК рахунок-фактура прийнято вживати в чоловічому роді, схиляючи в реченні за відмінками перше слово зі словосполучення при необхідності.

Як виставити у 2019 році зведений рахунок-фактуру

Коли і як зведений рахунок-фактура поєднує угоди та виплати, розглянемо варіанти.

1. Один рахунок-фактура на кілька договорів

У фінансово-господарську діяльність підприємства використовують договори врегулювання умов між сторонами угоди. Договори укладаються як щодо окремих угод, так і на довгострокову співпрацю, етапи яких фіксуються декількома окремими первинними документами, що підтверджують відвантаження товару або надання послуг на кожному етапі.

У випадку, якщо підприємство уклало два договори з тим самим контрагентом, чи можна за двома договорами виписати один рахунок-фактуру? Так, якщо, наприклад, той самий контрагент постачає товар одночасно чи пізніше, ніж 5 днів за календарем.
У зведеному рахунку-фактурі вказується об'єднана кількість одиниць товару, поставленого за договорами чи послугами, наданими за умовами договорів. Датою зведеного рахунка-фактури у разі буде дата підписання сторонами перших первинних документів.

2. Зведений рахунок-фактура на різнорідні операції

Трапляється, що за договором або декількома договорами продавець товару та виконавець послуги, наданої покупцеві, наприклад, доставка продукції або встановлення обладнання, одна юридична особа. І тут продавець вправі оформити зведений рахунок-фактуру . При заповненні зведеного рахунки-фактури продавець вказує товар та послугу в одному зведеному рахунку-фактурі на різних рядках, об'єднуючи їхню вартість в одну загальну суму.

3. Авансовий рахунок-фактура на кілька платежів за одним договором на день

Деякі покупці вносять аванс за договорами на розрахунковий рахунок продавця шляхом перерахування коштів за товари або послуги декількома платіжними дорученнями за день. Тобто якщо у вас дві платіжки за один день, можна зробити один авансовий рахунок-фактуру.
У цьому випадку, виписуючи зведений, продавець вказує в ньому консолідовану суму внесених на розрахунковий рахунок продавця авансів, перерахувавши номери платіжних доручень через кому у виділеному рядку зведеного рахунку-фактури.
Важливим умовою оформлення зведеного рахунки-фактури у разі служить п'ятиденний термін, який би перерахування. Податковий кодекс не забороняє подібну операцію, податківці теж не заперечують, якщо тільки при виписці зведеного рахунку-фактури дотримано порядків та правил, передбачених законом.

Нюанси у зведеному рахунку-фактурі, на які варто звернути увагу

Зведений рахунок-фактура, зразок якого легко знайти у відкритих джерелах інформації, складається на підставі первинних документів: накладна, акт, платіжне доручення (якщо це рахунок-фактура на аванс) повністю у суворій відповідності до найменувань товарів або послуг, перерахованих у цих первинних документах .
Якщо документація надається за фактом придбання різних матеріалів за декількома договорами, то у зведеному рахунку-фактурі потрібно писати кожен матеріал окремо, щоб потім співвіднести ці матеріали рядково з накладними, що підтверджують постачання.
Строго потрібно дотримуватися п'ятиденний термін об'єднуючих операцій, як однотипних (постачання товару за кількома договорами), і різнорідних (послуга плюс постачання товару).
Важливо: перш ніж об'єднати договори, акти або накладні на товар для оформлення їх у зведений рахунок-фактуру, бухгалтеру рекомендується перевірити, наприклад, як нараховувати ПДВ. Купуючи його без ПДВ, продавець не виставляє рахунок-фактуру на такий товар. Єдиний рахунок-фактуру не можна виписати на первинні документи, якщо в одних із них ПДВ нараховано, а в інших – ПДВ на товар чи послугу не нараховується.
Не має сенсу поєднувати поставки товару або надання кількох послуг у будь-якій комбінації, якщо акти з робіт будуть підписані у різних кварталах. Прийде прикладати копії рахунку-фактури в кожній книжці покупок та продажів. Крім того, і затвердження щодо змін у структурі документів інспектори зазвичай переносять на кінець кварталу. Передбачливіше не групувати такі угоди, які були здійснені з розривом по кварталах.
Зведений рахунок-фактура, що об'єднує операції, що вміщає всі дані на одному аркуші виглядає логічніше, ніж кілька аркушів з довгим переліком товарів або послуг.
По зведеному рахунку-фактурі, отриманому покупцем із запізненням, можна заявити відрахування у наступному кварталі, надавши обґрунтування інспекторам про причину перенесення. Потрібно пред'явити докази, чому рахунок-фактура був отриманий покупцем пізніше за встановлений термін. Щоб уникнути додаткових клопотів, покупець має право вказати в договорі окрему угоду про строки надання звітних документів із зазначенням штрафних санкцій за запізнення.
І ще одне: продавець має право відмовитися від формування зведеного рахунку-фактури, тому продавцеві слід попередньо узгодити наміри про витяг особливого документа з одержувачем зведеного рахунку-фактури. Незгоду покупець має право навіть прописати в договорі на постачання товарів чи надання послуг. При неузгодженні сторонами виписки зведеного рахунки-фактури продавець зобов'язаний надати окремий рахунок-фактуру на повний обсяг поставки за договором.

Проведення зведеного рахунку-фактури у бухгалтерії

Потрапляючи в бухгалтерію, зведений рахунок-фактура, як і, як і звичайний рахунок-фактура, відбивається і у такий бухгалтерської програмі, як і 1С. Зведений рахунок від комісіонера – не виняток. У разі наявності такого документа бухгалтеру належить виконати таку операцію, як зареєструвати рахунок-фактуру від комісіонера в книзі покупок, потім провести його в програмі 1С для формування потім загального звіту в електронному вигляді.
Для бухгалтера ця процедура не представить жодних труднощів, так само, як відобразити відрахування у графі 15 книги покупок за зведеною авансовою рахунком-фактурою та занести його до 1С.
Під час перевірки податківці можуть запросити не лише рахунки-фактури, зазначені у книзі покупок, а й оригінали первинної документації за угодою, підписані сторонами: накладні та акти, що підтвердять факт постачання продукції або надання послуги. У цьому найменування товарів чи послуг у зведеному рахунку-фактурі й у первинної документації мають збігатися позиційно.

Висновок

У податковому кодексі немає прямої вказівки на те, що рахунок-фактура має відноситись лише до однієї конкретної накладної, немає обмеження і на кількість накладних чи актів, які допустимо об'єднати одним рахунком-фактурою. У реквізитах рахунки-фактури немає рядка, в якій заповнюються дані про прив'язані до нього накладні або акти. Відсутність зв'язку між ними пояснюється відокремленим призначенням цих документів: накладні та акти підтверджують передачу ТМЦ від продавця покупцю, а рахунки-фактури надаються носіями інформації про податок, що обчислюється за угодою.
Водночас ці документи надають покупцю ПДВ (товар отримано, послуга прийнята за якістю та рахунок-фактура надана). Тому, якщо кілька накладних чи актів підтверджують перелік товарів чи послуг у рахунку-фактурі, можливе їхнє об'єднання. Головне, щоб позиції не загубилися, і найменування позицій відповідали у накладних, актах та рахунку-фактурі, щоб їх уявлялося можливим співвіднести.
Також, як і для рахунку-фактури, зведений рахунок-фактура заноситься в книгу покупок та декларацію з ПДВ, яка здається, нагадаємо, не пізніше, ніж наступного після закінчення кварталу.
При відвантаженні продукції або наданні послуги від продавця або виконавця бухгалтеру з боку покупця рекомендується запитувати первинні документи та рахунок-фактуру, щоб орієнтуватися, чи не буде об'єднувати рахунок-фактура кілька угод, у якому періоді будуть здійснені угоди, чи не перевищать вони обмеження у п'ятиденний термін та у якому кварталі буде виставлений зведений рахунок-фактура.
Важливо акцентувати увагу продавця на правилах заповнення рахунків-фактур, якщо він, звичайно, не є небезпечним, якщо це помилка або інша помилка, яка не спотворює суму податку і покупця та продавця за угодою. В іншому випадку, такий рахунок-фактуру слід негайно повернути продавцю для виправлення, тому що відрахування по ньому визнається інспектором неправомірним, і буде донараховано і штраф на адресу підприємства.
Якщо продавцем дотримано правил надання рахунку-фактури, чинним законом не передбачено заборони на об'єднання одним рахунком-фактурою кількох накладних або актів, авансових платежів або договорів за одним контрагентом.
Також не заборонено законом виписувати на одну накладну або акт кілька рахунків-фактур, якщо це потрібно з обліку, що ведеться сторонами угод, та погоджено сторонами.
Виставлення зведений рахунок фактури за бюджетними коштами можливе за погодженням зведеного рахунки-фактури з представниками бюджетної організації, законом жодних додаткових обмежень для держустанов не передбачено. Однак, можливі внутрішньоорганізаційні нюанси, які краще узгодити до відправки зведеного рахунку на адресу такого підприємства.

Якого роду ? Таке питання часто виникає щодо нормативної документації щодо правил заповнення основного документа з обліку ПДВ. У різних бухгалтерських статтях і навіть професійних консультаціях «рахунок-фактура» може використовуватися як у чоловічому, так і жіночому роді. Тому варто розібратися, якого роду це складене слово і як воно схиляється.

Рахунок-фактура: відмінювання

Не дивно, що бухгалтери часто помиляються при використанні у мовленні та написанні супровідних листів слова «рахунок-фактура». Причому, особливо часто неправильно його схиляють. Так, багато хто воліє залишати першу частину складного слова незмінною. Але це невірно.

При відмінюванні складного складового слова незмінною залишається лише та його частина, яка й окремо не тиняється. Приклад такого слова: какао-боби. Слово «какао» в російській мові не схиляється, тому і при відмінюванні складені слова, в яке воно входить, залишається незмінним. А ось у нашому випадку, у складені слові «рахунок-фактура», перша частина - «рахунок» - все ж таки схиляється. Тобто, за правилами граматики, у слові «рахунок-фактура» схиляються обидві складові.

Так, наприклад, правильно писати:

• Я надіслала рахунок-фактуру. (Знахідний відмінок).
• Рахунок-фактура отримано. (Називний відмінок).
• У рахунку-фактурі виявлено помилку. (Відмінок).
• Чи не дочекалася від Вас рахунки-фактури. (Родовий відмінок).
• По цьому рахунку можуть виникнути питання. (Давальний відмінок).
• Правила роботи з електронним рахунком-фактурою. (Орудний відмінок).

При використанні слова «рахунок-фактура» у множині правила вживання цієї назви зберігаються. Приклади відмінювання терміна у множині:

• Надіслані рахунки-фактури оформлені з помилками. (Називний відмінок, множина).
• Цих рахунків-фактур не вистачає. (родовий відмінок, множина).
• За рахунками-фактурами цього ІП слід розібратися. (Дальний відмінок, множина).
• Виписала Вам усі рахунки-фактури вчасно – чекайте на пошту. (Винний відмінок, множина).
• Що станеться з рахунками-фактурами наступного року? (Творчий відмінок, множина).
• Про рахунки-фактури необхідно прочитати нормативку. (Прийменниковий відмінок, множина).

Слово «рахунок-фактура» в називному відмінку має відповідати на запитання «що?», у родовому – «чого?», у давальному – «чому?», у знахідному - «що?», у орудному - «чим?» і в прийменнику - «про що?».

Зі словом «рахунок-фактура» у родовому відмінку часто використовуються прийменники: до, без, від, у, з, для, з, навколо, навколо, крім, після. У давальному відмінку - прийменники поі до; у знахідному - на, про, в, за, через. Це складне слово в орудному відмінку часто використовується з прийменниками під, за, з, між, над. А в прийменнику - з прийменниками о, в, при та на.

Чи не знаєте своїх прав?

Якого роду рахунок-фактура?

Завантажити зразок рахунку-фактури

Як схиляється рахунок-фактура, ми розібралися. Залишилося визначити, яке це слово: чоловічого чи жіночого?

Відповідно до правилами російської щодо роду складного складового слова враховується рід його провідного компонента. Зазвичай провідне слово у складних складових словах стоїть на початку конструкції.

При визначенні провідного компонента складному слові можна скористатися наступним підходом. Так, провідне слово - це найбільш широке поняття даного терміна, а допоміжне слово лише позначає його відмінність. Так, у складному слові «рахунок-фактура» провідним, безперечно, є «рахунок» - це слово узагальнює тип первинних бухгалтерських документів. А частина складного складеного слова «фактура» (у перекладі з латинського facturo – обробка) визначає особливу форму саме цього документа, що використовується у податковому обліку.

Робимо висновок, що складне слово «рахунок-фактура» чоловічого роду. Адже провідне слово "рахунок", яке стоїть на початку складної конструкції, чоловічого роду.

Відповідно, при відмінюванні складного слова «рахунок-фактура» слід враховувати, що воно чоловічого роду. Так, абсолютно неправильно вживати такі словосполучення, як виставлена ​​рахунок-фактура» або « рахунок-фактура отримана (змінена, виправлена)" і т.д.

Подвійно невірно чинять ті, хто вважає, що слово «рахунок-фактура» жіночого роду, а ще й воліє першу частину складені конструкції не схиляти. Досить сильно ріжуть слух не лише юридично підкованої, а й просто грамотної людини такі фрази: «Я не отримувала твоєї рахунок-фактуритому продублюй». Правильно ця фраза звучатиме так: «Я не отримувала твого рахунки-фактуритому продублюй».

Приклади правильного вживання слова «рахунок-фактура» у тексті можна побачити у Податковому кодексі (цьому поняттю присвячена стаття 169), соціальній та низки урядових постанов. Так, форму рахунку-фактури затверджено постановою № 1137 від 26 грудня 2011 року із внесеними змінами цього року. З іншого боку, термін «рахунок-фактура» нерідко вживається й у арбітражних судах під час розгляду суперечок платників податків з фіскальними органами.

Рахунок-фактура - найважливіший документ, необхідний обох сторін торгових угод. Підприємці, які постійно виставляють та отримують рахунки-фактури, знають, як багато залежить від правильного та коректного заповнення цього документа.

ФАЙЛИ

Якщо ви вже знаєте, які саме елементи входять до рахунку-фактури і що зміниться в новому році, а також основні правила заповнення, вам буде корисна інформація про те, як уникнути неприємностей і проблем з податковими відрахуваннями.

Навіщо потрібна счёт-фактура

Документ, що складається на стандартизованому бланку, що включає передбачену державою інформацію, потрібний і продавцям, і покупцям.
Коли здійснюється торговельна угода, необхідно доказ того, що продукт фактично був відвантажений, надані послуги, зроблена робота. Рахунок-фактура– це і є саме таке документальне підтвердження.

ПДВ та рахунок-фактура

При оплаті правочину продавцем нараховується податок на додану вартість. Саме документ, який ми розглядаємо (рахунок-фактура) як підтвердження сплати реєструється покупцем у спеціальній книзі. На підставі цього документа він заповнює відповідні показники. За законом, покупець має право на податкове відрахування за цією статтею оподаткування (ст. 169 НК РФ), якщо все оформлено правильно та коректно.

Є ситуації, коли ПДВ не нараховується, наприклад, для підприємців, які працюють у системі . Але часто покупець, незважаючи на це, просить виставити йому рахунок-фактуру, нехай навіть без ПДВ. Це не обов'язок продавця, але іноді варто все ж таки піти назустріч прохання покупця і оформити рахунок-фактуру, тільки вказати в документі, що вона без податку на додану вартість, не заповнюючи відповідний рядок бланка.

ВАЖЛИВО!Якщо ви не платник ПДВ, не варто вказувати в рахунку-фактурі замість позначки «Без ПДВ» ставку в 0%. Навіть нульовий процент показує реальну ставку, на яку ви в такому разі не маєте права. Вказівка ​​на невідповідну реальність ставки може створити багато проблем одержувачу документа, починаючи зі штрафу і закінчуючи нарахуванням стандартної 18% ставки.

У яких випадках рахунок-фактура не потрібна

Є ситуації, коли оформлення рахунку-фактури не є необхідним, а угода підтверджується іншими документами: рахунком на оплату, накладними та ін. Можна не перейматися рахунком-фактурою, якщо:

• угода не підлягає оподаткуванню ПДВ (ст. 149, 169 НК РФ);
• підприємство реалізує фізичним особам товари в роздріб за «кеш» (для подібних угод достатньо бланка суворої звітності або чека з каси);
• підприємці перебувають на спеціальних податкових режимах (спрощенці, вмененці, ЕСХН, мають патент);
• юридична особа віддає товар своєму співробітнику безоплатно (на підставі листа Міністерства фінансів РФ від 08 лютого 2016 № 03-07-09/6171);
• планується постачання товарів, і неї отримано аванс (при цьому даний товар виробляють не довше півроку, або покупець не сплачує ПДВ, або для угоди передбачена нульова ставка з даного податку, наприклад, товар йде на експорт).

Чим загрожують помилки

У будь-якому документі може бути випадково допущені помилки і неточності, вартість може бути різною залежно від значимості паперу. Чим же загрожують помилки у рахунку-фактурі?

Якщо цей документ заповнений з неточностями, покупцеві може бути відмовлено у податковому відрахуванні з ПДВ. Природно, що надалі покупець не захоче мати справи з продавцем, який завдав йому такий збиток.

Помилка помилці різна

Не всяка помилка веде до сумних наслідків. Розглянемо найпоширеніші варіанти неправильностей у рахунку-фактурі, виходячи з яких податкова вправі відмовитися відшкодовувати ПДВ (п.2 ст. 169 НК РФ).

1. Незрозуміле авторство.Якщо з документа важко визначити, хто саме покупець, а хто продавець, такий рахунок-фактура буде визнано недійсним. Це цілком можливо. Якщо неправильно вказано або пропущено такі реквізити обох сторін, як:
   • Назва організації;
   • адреса;
2. Чи не той товар чи послуга.Якщо з рахунку-фактури однозначно не випливає, який саме товар купувався чи послуга була надана, або ця інформація суперечить іншим документам, ПДВ не повернуть. Наприклад, згідно з рахунком-фактурою відвантажили цукерки «Ромашка» (це найменування товару зазначено у графі 1), а фактично було продано цукерки «Червоний мак».
3. Неточності у грошових цифрах. Проблеми, пов'язані з неправильним зазначенням вартості продукції (послуги) чи авансу, отриманого них, також нівелюють цінність рахунки-фактури. Це може бути пов'язано:
   • з невірною вказівкою валюти оплати (зверніть увагу не лише на назву валюти, а й на її код);
   • з пропуском чи неправильною інформацією щодо кількості товару (одиниць роботи чи послуг);
   • з помилками у цінах;
   • неправильне обчислення вартості (кількість, помножена на ціну, не дає в результаті зазначеної цифри у графі «вартість»).
4. Невірне обчислення ПДВ. У графі, де зазначено ПДВ, зазначено одну ставку, а суму обчислено за іншою, або нараховано стандартний відсоток, коли ставку мала бути нульовою.
5. Невідома сума ПДВ. Якщо у відповідній графі немає необхідної цифри, хоча у графі «ставка» вона вказана, а також якщо наведене число не виходить перемноженням ставки та суми, сплаченої за товари (послуги).

Коли помилки не фатальні

Податкові органи не мають права і зазвичай не відмовляють у поверненні податку, якщо в рахунку-фактурі допущено інші недоліки, наприклад:

• замість великих букв вжиті малі або навпаки;
• пропущені лапки;
• не вистачає або поставлено зайві знаки, такі, як крапки, тире, коми, дужки;
• ні чи воно зазначено неправильно;
• немає опису виконаних робіт або наданих послуг (інформація графи 1);
• немає обґрунтування рахунку-фактури номером договору;
• помилки у зазначенні платіжних реквізитів;
• нумерація з неточностями;
• не продубльована інформація про вантажоодержувача, якщо він і покупець - один і той же (те ж щодо продавця та відправника вантажу).

Припущено помилку, що зробити?

Якщо продавець, який виставив рахунок-фактуру, виявив у ній помилки, він має право внести необхідне коригування. У покупця такого права немає, але він може вказати на помилку виставнику рахунку-фактури та попросити про виправлення. Для цього передбачено спеціальну операцію – коригування рахунку-фактури.

Правила коригування

1. Змінам піддаються обидва екземпляри - і те, що належить продавцю, і призначений для покупця.
2. Виправлення обов'язково візуються керівником організації-продавця та засвідчуються його печаткою (підпис головбуху не потрібний). Замість директора підписувати може уповноважена особа, вказавши своє ПІБ та посаду, а також помітити, що підпис поставлено «за керівника організації».
3. Обов'язково датувати виправлення.
4. Невірні дані потрібно закреслити, написати правильні у вільному полі, поруч вказати «виправлено», причому дописати, які показники на які та у якій графі.

ВАЖЛИВА ІНФОРМАЦІЯ!Якщо помилок занадто багато і коригування скрутне, простіше оформити зіпсований документ заново. Це не суперечить закону, оскільки в ПК Російської Федерації немає прямої заборони на заміну дефектного рахунку-фактури на новий документ. Але іноді таке право доведеться обстоювати у судовому порядку.

Дії одержувача рахунку

Якщо покупцеві було відправлено виправлений рахунок-фактура, він повинен змінити дані у книзі покупок, адже там були вказані параметри дефектного рахунку або помилкові дані. Щоб це зробити, покупцеві потрібно використовувати додатковий аркуш із Книги, тільки щоб він відповідав податковому періоду покупки. На цьому аркуші треба зробити запис про анулювання конкретного рахунку-фактури та обчислити суму покупок, скоєних до цього рахунку, визначивши таким чином суму, що відповідає скасовуваному рахунку-фактурі.

Реалізувати законну можливість відрахування ПДВ покупець має право у тому податковому періоді, що він зробив купівлю: важливо лише, щоб документ було зареєстровано вчасно.

Зразок заповнення рахунку-фактури

Оформлення стандартного рахунку-фактури - не найскладніша процедура, проте, у початківців вона може викликати деякі питання.

1. На початку документа пишеться номер рахунку фактури та дата його заповнення.

Номер рахунку може бути будь-якою, головна умова, щоб він йшов зростаючою лінією до попередніх. При цьому, у тих випадках, коли з будь-яких обставин послідовність нумерації порушується (наприклад за рахунками-фактурами 21, 22, 23 слідує 8), це не загрожує ніякими санкціями з боку контролюючих органів і податкових структур. Щодо дати, то рахунок-фактура має бути зроблена або безпосередньо щодня з поставкою товарно-матеріальних цінностей або наданням послуг або ж у п'ятиденний період після цього.

2. Далі вказуються реквізити фірми, яка є постачальником товарів чи послуг: пишеться її повна назва, юридична адреса (з поштовим індексом), ІПН, КПП (всі ці відомості мають відповідати установчим паперам підприємства).
3. Потім включається інформація про відправника вантажу та вантажоодержувача.

Ці рядки слід заповнювати лише тоді, коли йдеться про реалізацію товарно-матеріальних цінностей (тобто. при наданні послуг або виконанні робіт у них потрібно поставити прочерк). Коли йдеться саме про купівлю-продаж, то якщо відправником вантажу є продавець товару, то можна або продублювати адресу повністю, або коротко позначити це двома словами «той же». А ось адресу одержувача вказати потрібно обов'язково і повністю, включаючи індекс, номер офісу або складу та номер телефону.

4. Далі вказується посилання на платіжно-розрахунковий документ (його номер та дату) та вносяться відомості про покупця: все аналогічно до того, як заповнювалися рядки про продавця.
5. Після цього вносяться дані про валюту, що використовується при грошових розрахунках між сторонами за договором (письмово та у вигляді коду за Загальноросійським класифікатором валют (ОКВ)).

Рубль кодується цифрами 643.

Наступна частина документа містить у собі таблицю, куди включені основні показники угоди.

• У перший стовпець вписується назва об'єкта договору (так, як у самому договорі).
• У другій, за необхідності, код продукції за Загальноросійським класифікатором одиниць виміру (ОКЕІ), умовне позначення (штуки, літри, кілограми тощо).
• У стовпці під номером три вказується загальна кількість або обсяг товарів/послуг/робіт, потім ціна за одиницю виміру.
• Стовпці від п'ятого до дев'ятого є обов'язковими до заповнення: сюди вноситься вартість з податком та без нього, розмір податку (який, як відомо, буває 0%, 10%, 18%), а також остаточна ціна з податком. Компанії, що працюють без ПДВ, можуть саме так і відзначити у потрібному осередку.
• Десятий та одинадцятий стовпчики призначені для зарубіжних товарів. У 10 і 10а включаються відомості про ту державу, яка є батьківщиною походження товару (у вигляді коду по ОКСМ) та короткого словесного позначення), в останній стовпець вноситься номер митної декларації, якщо така має місце.

На завершення рахунок фактуру підписує керівник фірми(директор або генеральний директор), а також головний бухгалтер. Якщо це одна й та сама особа, підпис слід продублювати.

Приклад коригувального рахунку-фактури на зменшення

Коригувальний рахунок-фактура— документ, створюваний у ситуаціях, коли у договорі між сторонами відбулися будь-які зміни щодо вартості чи кількості товарів, вироблених послуг чи виконуваних робіт. Його форма досить зрозуміла, але деякі моменти потребують роз'яснення.

На початку знаходиться стандартна інформація:

• номер коригувального рахунку-фактури (який може бути будь-яким, тому що поправки можуть вноситися не один раз)
• день-місяць-рік його заповнення,
• посилання на початкову рахунок-фактуру (тобто ту, яку він коригує)
• реквізити сторін.

Усі дані мають бути аналогічні реєстраційним паперам компаній.

• На завершення в цій частині потрібно словами вписати валюту та її цифровий код.

Нижче йде таблиця, перший стовпчикякої стосується назви об'єкта договору (товарів або послуг) рядки у другомуфіксують зроблені зміни. В стовпчики 2 та 2авписуються одиниці виміру (як коду по ОКЕІ і словами), потім загальний обсяг продукції чи послуг та його ціну за одиницю виміру. Ці відомості можуть бути ідентичні початковій рахунку-фактурі або оновленими відповідно до нових умов договору. Потім йдуть стовпчики, що стосуються вартості: спочатку сюди вписуються значення, які були в попередньому рахунку-фактурі, потім відредаговані значення. Після цього у рядках "збільшення" або "зменшення" вноситься показник різниці у формі конкретної цифри. У узагальнюючий рядок під назвою «Всього»ставляться сумовані цифри за всіма зміненими позиціями товарів чи послуг.

На закінчення документ підписується відповідальними працівниками(Керівником фірми та бухгалтером).

А, щоб покупець зміг прийняти до відрахування ПДВ, пред'явлений продавцем, необхідно мати рахунок-фактуру (п. 1 ст. 169 НК РФ). Форма рахунки-фактури та правила його заповнення затверджено Постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). Список обов'язкових реквізитів рахунки-фактури передбачений ст.169 НК РФ. При цьому ні НК РФ, ні Постанова Уряду від 26.12.2011 № 1137 не забороняють вводити у форму рахунки-фактури додаткові реквізити (Лист Мінфіну від 09.02.2012 № 03-07-15/17). Враховуючи, що з 01.01.2013 застосування уніфікованих форм первинної облікової документації (наприклад, накладної за формою ТОРГ-12) не є обов'язковим, ФНП розробила на основі форми рахунку-фактури форму універсального передавального документа (УПД), яка може одночасно виконувати функцію рахунку -фактури та первинного облікового документа, що замінює собою уніфікований бланк (Лист ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]). Ця форма носить лише рекомендаційний характері і може використовуватися організаціями та ІП або як документ, що поєднує в собі і рахунок-фактуру, і передавальний документ, або лише як передавальний документ. Про форму УПД та деякі питання його застосування ми розповімо у нашій консультації, а також наведемо приклад заповнення цієї форми.

Форма УПД: завантажити

Форму УПД наведено в Листі ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected](Додаток № 1).

Завантажити бланк універсального передавального документа за формою, наведеною у Листі ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected], у форматі Word можна.

А з 01.10.2017 застосовується вже оновлена ​​форма рахунка-фактури (Постанова Уряду від 19.08.2017 № 981). У новій формі не лише відкориговано найменування рядка 8 та графи 11 рахунку-фактури, а й додано нову графу 1а. Докладніше про це ми розповідали окремо.

Незважаючи на те, що у форму УПД подібні зміни не вносилися, щоб уникнути податкових ризиків платнику податків необхідно самостійно доповнити форму УПД з урахуванням внесених поправок (Лист ФНП від14.09.2017 № ОД-4-15/18322).

Хто може застосовувати УПД

Перелік операцій, для оформлення яких може використовуватися УПД, наведено у Додатку № 2 до Листа ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]

Так, організації та ІП можуть застосовувати УПД для оформлення, зокрема, таких фактів господарського життя:

• відвантаження товарів (будь-якого майна, крім об'єктів нерухомості) без транспортування з передачею товару покупцю (його довіреній особі);
• відвантаження товарів з транспортуванням та передачею товару покупцю (його довіреній особі) або іншій особі, залученій для транспортування товарів;
• передача майнових прав;
• передача результатів виконаних робіт;
• надання послуг;
• відвантаження (передача) комітенту (принципалу) товарів (робіт, послуг) комісіонером (агентом), який придбав ці товари (роботи, послуги) від імені в інтересах комітента (принципала).

При цьому наведений перелік операцій, які можна оформлювати УПД, не є вичерпним (Лист ФНП від 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Зразок заповнення УПД

Рекомендації щодо заповнення УПД наведені у Листі ФНП від 21.10.2013 № ММВ-20-3/ [email protected]

Покажемо на умовному прикладі універсального передавального документа, що використовується одночасно як рахунок-фактура та передавальний документ (статус УПД «1»). При цьому у форму УПД було включено реквізит "Ідентифікатор державного контракту, договору (угоди)".

Підпишіться на наш канал на YouTube!

Темою нашої сьогоднішньої статті буде розгляд такого документа, як рахунок-фактура, а саме, що це таке, для чого він потрібен, як правильно заповнити, як провести рахунок-фактуру в 1с, види рахунків-фактур, коли та які рахунки-фактури виставляти .
Почнемо з визначення рахунку-фактури та його важливості для компаній.

Що таке рахунок-фактура? Навіщо він потрібен.

За правилами ст.168 та ст. 169 НК РФ Рахунок-фактура– це основний документ з метою правильного обчислення та сплати ПДВ. Тобто. при реалізації товарів, робіт, послуг, майнових прав продавець повинен підтвердити нарахування ПДВ за допомогою рахунку-фактури. Аналогічним чином покупець може прийняти до відрахування ПДВ виключно на підставі цього документа. Звідси випливає, що рахунок-фактура використовується для податкового контролю, тому дуже важливо безпомилково заповнити цей документ, щоб згодом уникнути конфліктів із працівниками податкової інспекції.

Обов'язкові реквізити рахунка-фактури.

Отже, на формування рахунки-фактури постановою №1137 передбачено типову форму . У п.5 ст. 169 НК РФ згадані обов'язкові для заповнення реквізити:

1. Номер та дата рахунку-фактури.
2. Реквізити продавця та покупця: назва, адреса, ІПН.
3. Найменування та адреса вантажовідправника та вантажоодержувача.
4. За умови отримання авансу рахунок майбутніх поставок - номер платіжного доручення.
5. Валюта документа.
6. Найменування товарів (робіт, послуг), кількість, а також одиниця виміру та вартість одиниці.
7. Загальна вартість товару без урахування податків, сума акцизу, податкова ставка, сума ПДВ, кінцева вартість товару із податками.
8. Країна походження та номер ВМД, при ввезенні товарів на територію РФ.
9. Підписи керівника, головного бухгалтера чи інших, мають цього право, лиц.

У принципі, за необхідності, в існуючу форму рахунки-фактури можна вносити доповнення, головне, щоб реквізити перераховані вище залишилися.

Приклад правильного оформлення рахунку-фактури!

Один важливий момент! Інспектори можуть звернути будь-яку неточність у рахунку-фактурі проти підприємства, тобто. відмовити у відрахуванні ПДВ. Тому, щоб мінімізувати ризик відмови, важливо знати суттєвість допущених у рахунках-фактур помилок.

Непробачні помилки у рахунках-фактурах.

♦ Помилка 1.Дуже часто бухгалтери неправильно вказуютьнайменуваннякомпанії-продавця чи покупця. Наприклад, правильна назва: "Консультація", найменування з помилкою: "Консультація". Найменування має суворо відповідати фірмовій назві, зазначеній в установчих чи реєстраційних документах. Аналогічні помилки допускаються у написанніадреси та ІПН.Усе вони перешкоджають ідентифікації продавця чи покупця.

♦ Помилка 2.Вказується лише найменування товару без артикулів чи інших додаткових параметрів, з допомогою яких можна ідентифікувати товар. Наприклад, найменування товару «скло освітлене» має відмінності за артикулами та розмірами, якщо в документі вказати кілька товарів тільки з тією самою назвою, допустимо «скло», то така помилка, призведе донеможливості визначення, який саме товар було придбано.

♦ Помилка 3.Арифметичні помилки з розрахунку вартості товарів також неприпустимі.

♦ Помилка 4. Якщо фірма займається продажем товару, оподатковуваного за різними ставками ПДВ, бухгалтеру слід бути дуже уважним, т.к. вказівканевірної ставки ПДВспричинить у себе відмова у відрахуванні.

♦ Помилка 5.Нерідко бухгалтери або менеджери, що виписують рахунки-фактури, вказують правильну ставку ПДВ, але при перемноженні суми без ПДВ на вказану ставку виходить неправильний показник,не дозволяє визначити суму податку.

♦ Помилка 6.У документі не прописано найменування валютиабо вказано помилковий код валюти;

Помилки, які заважають правильному розумінню суті обов'язкових реквізитів рахунки-фактури, є істотними, і впливають відрахування ПДВ.

Авансовий рахунок-фактура.

Т.к. Виписати рахунок-фактуру слід протягом 5 днів з моменту найбільш раннього з подій: реалізації або попередньої оплати в рахунок майбутніх поставок, то при надходженні авансового платежу виписується авансовий рахунок-фактура. Його слід заповнювати за тією ж формою, і тими самими правилами, що і рахунок-фактуру на реалізацію. (Постанова №1137) .Особливу увагу варто приділити рядку 5 документа, де вказується номер та дата платіжного доручення. Цей реквізит є обов'язковим.

Особливості коригувального рахунку-фактури.

Якщо покупець та продавець письмово домовилися про зміну вартості товарів через коригування ціни або кількості товарів, обсягу послуг та робіт, то в такому разі продавець виписує коригувальний рахунок-фактуру. Його особливість – це обов'язкова вказівка ​​номера та дати коригування, вихідних даних, а також нових відомостей про кількість та ціну, вартість без ПДВ, загальну вартість з податком, і, звичайно ж, зміни величини самого податку.

Як провести рахунок-фактуру у 1С.

Давайте подивимося, як зробити рахунок-фактуру 1С 8.3.

Рахунок-фактура на реалізацію в 1С8.3.

Перш ніж виписати рахунок-фактуру на реалізацію, створюємо безпосередньо документ реалізації.
Для цього у розділі «Покупки та продажі» вибираємо розділ «Покупки та продажі»

Переходимо до підрозділу «Реалізація (акти, накладні)»

Відкриваємо список документів «Реалізація товарів та послуг» . У ньому за допомогою кнопки "Створити" вводимо новий документ.

Заповнюємо усі поля відкритого документа.

1. Вид операції – «Продаж, комісія»
2. Поле "Організація" заповнюється автоматично.
3. «Контрагенту» (покупця) вибираємо або з довідника «Покупці», або вводимо нового, якщо ще немає в базі.
4. Записуємо номер договору. У разі видом договору буде договір із покупцем.
5. Далі вибираємо "Склад", з якого відвантажуємо товар.
6. Потім йде поле «залік авансу». За замовчуванням програма має значення «автоматично». Я раджу його кинути, т.к. при такому налаштуванні програма автоматично аналізуватиме наявність авансу по даному покупцю, що, безсумнівно, зручніше для обліку.
7. Якщо Ви відкриєте посилання, розташоване трохи нижче, то можна відрегулювати тип цін і ПДВ. Точніше спосіб його включення в ціну – «у сумі» або «згори».
8. І, нарешті, заповнюємо табличну частину.
9. Заповнений документ зберігаємо, проводимо кнопкою "провести"

Проведення Дт 90.02.1 Кт 41.01відбиває списання товарів за собівартістю.

Дт 62.01 Кт 90.01.1- Це реалізація товарів за продажною вартістю, включаючи ПДВ.

Дт 90.03 Кт 68.02- Нарахована сума ПДВ. Ця проводка формується під час виставлення рахунку-фактури.

Таким чином, ми сформували рахунок-фактуру на реалізацію в 1С 8.3.

Якщо стаття допомогла Вам, але ви бажаєте більшого, тоді курс для Вас. Унікальне навчання курсу, максимально наближене до роботи в реальній компанії, орієнтоване на формування у слухачів практичних навичок у розрахунку податків, заповненні та формуванні рахунків-фактур, книг покупок та продажів, складання декларацій з використанням програми 1С Бухгалтерія.

Матасова Тетяна Валеріївна
експерт з питань податкового та бухгалтерського обліку