Насамперед визначимося, для чого нам взагалі потрібно написати рекомендаційний лист? Як правило, воно потрібно кандидату на вакансію при співбесіді з майбутнім керівником, з кадровиком, який проводить співбесіду. Тести та інші вступні випробування – це, безсумнівно, важливі складові процесу відбору майбутнього працівника, але рекомендації справляють особливе враження.
Рекомендація може представити свого героя як у позитивному та доброзичливому ключі, так і в нейтральному або навіть у негативному. Перші зустрічаються найчастіше. До других вдаються тоді, коли про працівника зовсім нічого сказати або немає нічого доброго, але й складнощів людині створювати теж не хочеться. Ну а треті зазвичай надаються лише за запитами із різних державних служб.
Пореквізитний аналіз службового листа з безліччю зразків його складання є у статті «Оформляємо службовий лист»
Структура цього документа мало чим відрізняється від структури звичайного ділового листа. Прокоментуємо реквізити, на які варто звернути особливу увагу.
Найменування організаціїі довідкові дані про неїобов'язково повинні бути присутніми на бланку.
Адресатлисти невідомий, тому цей реквізит не оформляється. При цьому не треба, як у довідці, писати тут «Для пред'явлення за місцем вимоги».
Замість заголовкадо тексту, який зазвичай формулюється так, щоб відповідати на запитання «про кого?», «про що?», у цьому листі доречно написати різновид документа «РЕКОМЕНДАЛЬНИЙ ЛИСТ» - така практика ділового обороту. Набрати його краще великими літерами.
Програмидо рекомендаційного листа створюються рідко. Це можуть бути копії листів подяки, наказів про виплату премій за будь-які заслуги або почесних грамот. У разі реквізит «Відмітка про наявність додатків» оформляється як і, як у звичайному діловому листі.
Правила оформлення позначки щодо наявності додатків ми докладно розібрали у статті «Супровідний лист до документів»
Підписатирекомендаційний лист повинен (в ідеалі) генеральний директор компанії, але тут все залежатиме від напрацьованих усередині компанії зв'язків. Підписувачем листа може виступити і начальник вашого підрозділу, і топ-менеджер з вашого напрямку.
Підписаний лист бажано зареєструвати, надавши йому номері позначивши дату. Ці реквізити теж надають йому ваги, наділяючи юридичною силою.
Вражати одержувача рекомендаційного листа мають не лише реквізити та зміст документа, але й те, як ви з ним «звертаєтеся». Подати рекомендацію потрібно якомога ефектніше. Вона неодмінно повинна бути роздрукована на фірмовому бланку роботодавця, чудово, якщо на ній красуватиметься підпис генерального директора, а вкласти лист найкраще в елегантну папку або в чистий незапечатаний конверт із щільного паперу.
Як скласти текст?
Вступна частина текстузазвичай містить:
- інформацію про те, кого рекомендують (ім'я, посада);
- коротку загальну оцінку.
Як правило, все це міститься в одну пропозицію (див. Приклади 1-3).
Приклад 1
Згорнути Показати
Рекомендую вам Петрову Світлану Геннадіївну, яка обіймала в нашій компанії посаду головного спеціаліста відділу документаційного забезпечення управління і виявила себе працелюбним, акуратним і сумлінним працівником.
Приклад 2
Згорнути Показати
Приклад 3
Згорнути Показати
Основна частина текступовинна розкривати загальну оцінку, вже детально висвітливши професійні та особисті якості рекомендованого. Щоб полегшити собі роботу з написання цієї частини, зберіть інформацію про героя вашого листа у його керівництва та досвідчених колег. Дізнайтесь, зокрема:
- скільки років людина працювала в компанії;
- чи має він профільну освіту, чи відвідує семінари та курси підвищення кваліфікації за своєю спеціальністю;
- чи отримував підвищення на посаді;
- навичками та знаннями яких суміжних спеціальностей з «рекламованою» він має (якщо вони корисні та вигідно відрізняють його професійну цінність із загальної маси);
- у яких проектах та процесах був задіяний;
- чи вигравали проекти компанії, якими керувала ця людина, будь-які конкурси, тендери, гранти;
- чи є людина визнаною професіоналом своєї справи (виступає на профільних конференціях, викладає в інституті, є автором навчально-методичних посібників, статей, книг зі своєї професійної тематики).
Потім тут же напишіть десять якостей, які є важливими саме для тієї посади, яку обіймає рекомендований. Адже ми уявляємо працівника у найкращому світлі? Значить, усіма цими якостями він має.
Приклад 4
Згорнути Показати
Якості, які прикрасять будь-якого діловода, виглядають так:
- відмінне знання правил діловодства,
- вміння працювати у системі електронного документообігу,
- вміння поводитися з комп'ютером на рівні просунутого користувача,
- грамотне усне та письмове мовлення,
- розвинене аналітичне мислення,
- вміння вибудовувати доброзичливі стосунки з людьми,
- стресостійкість,
- висока навчання,
- ініціативність,
- акуратність,
- старанність, сумлінність.
Працюючи над основною частиною тексту, намагайтеся дивитися на працівника очима потенційного роботодавця. Що для нього цінне? Яку людину він прийняв би на роботу? Про це можете розпитати й нинішнього керівника працівника, котрому складається рекомендація. На свої переваги можете орієнтуватися, тільки якщо працювали в тій сфері, в якій працює особа, що характеризується (головне - не написати дурниць, тому попросіть обізнаних людей перевірити підготовлений вами текст перед підписанням листа).
Ще одне ефективне джерело інформації, особливо коли ви складаєте рекомендаційний лист для себе, це банк резюме ваших колег, тих, хто:
- намагався влаштуватися працювати у ваш підрозділ чи
- викладав своє резюме, наприклад, в Інтернеті у пошуках роботи (можете зайти на сайти http://www.hh.ru, http://www.job.ru тощо).
Подивіться, якими професійними успіхами хвалиться ті, хто претендує на посаду, аналогічну до займаної вами. Адже зі скромності ви можете щось недооцінювати у собі або просто забути про це згадати. А прочитавши вдалі формулювання в чужому резюме, ви зрозумієте, що з описаного стосується і вас, помітите найвдаліші формулювання. Ось ці знайдені елементи і можна запозичити.
А опис завдань, що виконуються на поточному місці, можна запозичити з посадової інструкції. Звичайно, всі їх переписувати не варто – виберіть найцікавіші.
Зібрана інформація – ваш, практично готовий рекомендаційний лист. Залишилося тільки зв'язати здобуті відомості тексту.
Приклад 5
Згорнути Показати
Петрова Уляна Сергіївна працювала на посаді старшого діловода в ТОВ «Нове світло» протягом останніх трьох років і за цей час проявила себе лише з добрих боків. Прийшовши в компанію випускницею факультету діловодства Челябінського державного історичного університету, вона розпочала кар'єру з місця секретаря і вже за два роки була переведена в канцелярію. Пані Петрову відрізняє постійне прагнення розвиватися у своїй професії, вона активно відвідує профільні тренінги та семінари, позитивний результат від яких був у наявності!
Протягом останнього року Уляна Сергіївна була керівником робочої групи із запровадження у ТОВ «Нове світло» системи електронного документообігу. Завдяки їй компанія змогла вийти на новий рівень роботи з документами та значно зміцнити виконавську дисципліну у компанії. Пані Петрова змогла налагодити процес навчання наших співробітників новим принципам роботи з документами та особисто розробила низку методичних посібників, які щодня використовуються у всіх відділах нашої компанії.
Серед особистих та ділових якостей Петрової Уляни Сергіївни хотілося б виділити відповідальність та ініціативність, здатність бути не лише акуратним та скрупульозним виконавцем, а й керувати дорученим проектом.
На закінченняЯк годиться, узагальнюємо все сказане і робимо висновок, основна думка якого така: автор листа жалкує про те, що розлучився з настільки блискучим фахівцем і щиро радий за його нового роботодавця.
Приклад 6
Згорнути Показати
Як керівник, я жалкую, що Ірина Василівна Строгіна покинула наш колектив у зв'язку зі зміною місця проживання. І висловлюю впевненість у тому, що на новому місці роботи вона швидко увіллється в команду, розкривши свої найкращі людські та професійні якості.
Рекомендаційний лист від компанії - зразок необов'язкового документа при працевлаштуванні на нове місце роботи. Однак за негласними правилами багатьох дрібних та солідних організацій його наявність є неодмінною умовою запрошення на співбесіду кандидата на посаду. У будь-якому разі рекомендації стануть додатковою перевагою претендента перед конкурентами.
Як і рекомендація, характеристика перераховує ділові та особисті якості працівника. Цінність даної інформації полягає в тому, що вона походить від особи, яка мала реальний (і часто тривалий) досвід роботи з пред'явником рекомендаційного листа – від колишнього роботодавця.
Хоча ці два документи подібні до змісту, призначення у них різне. Завдання характеристики полягає у об'єктивній оцінці працівника. Вона може бути як позитивною, так і негативною, зосередженою на негативних сторонах співробітника. Рекомендації з попереднього місця роботи будь-який зразок цього документа завжди має позитивне забарвлення, представляючи кандидата на вакансію у вигідному ракурсі перед потенційним роботодавцем.
Зазвичай рекомендаційний лист закінчується твердженням, що претендент відповідає вимогам для зайняття певної посади, що колишній роботодавець рекомендує його як грамотного, відповідального співробітника. Іноді представник компанії залишає координати, якими з ним можна зв'язатися для підтвердження позитивної думки про працівника.
Рекомендаційні листи складаються роботодавцями, якщо про це попросив працівник. Вони можуть відмовити йому в цьому, наприклад, вважаючи його некваліфікованим працівником, невживливою людиною або з іншої причини, яку представники компанії вправі не пояснювати. У Трудовому кодексі є 62-та стаття, де перераховані документи, які обов'язково видаються за запитом працівника. Рекомендацій у тому числі немає.
Лист складається у вільній формі. Правила ділового етикету вимагають оформлення рекомендаційного листа фірмовому бланку організації. За його відсутності потрібно надрукувати основні реквізити підприємства «вручну» – на аркуші формату А4. Рекомендаційний лист від компанії іншої компанії може мати цільовий характер, коли його укладач заздалегідь знає, куди і з якою метою він буде представлений і розставляє акценти з урахуванням цієї інформації. Наприклад, підкреслює переваги працівника, найважливіші заняття конкретної посади. В інших випадках документ має загальний характер, тобто він не розрахований на певного роботодавця і може використовуватись на розсуд працівника.
Рекомендаційний лист співробітнику зазвичай оформляє його безпосередній начальник (керівник відділу, проекту тощо), який мав можливість оцінити його кваліфікацію, працездатність та інші переваги. Принаймні саме такі рекомендації викликають найбільшу довіру. Нижче наведено приклад тексту рекомендаційного листа нового роботодавця співробітника фірми.
Цим рекомендаційним листом підтверджую, що за час роботи Цвєтков Г.П. виявив себе грамотним фахівцем, що вміє добиватися поставленої мети. До його обов'язків входило розширення клієнтської бази підприємства, а також урегулювання конфліктів із замовниками наших послуг з доставки вантажів. Цвєтков Г.П. виконував щомісячні плани, мав багато позитивних відгуків від клієнтів, ставився до роботи відповідально, охоче відвідував семінари-тренінги, організовані для співробітників нашого відділу.
Цвєтков Г.П. має лідерські якості, здібності організувати роботу колективу. З колегами він підтримував рівні доброзичливі стосунки.
Для підтвердження викладеної інформації зі мною можна зв'язатися за телефоном: +78889999999.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок є індивідуальним. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО ТА БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Але зараз наявність таких листів є великим плюсом для претендентів на роботу, а в деяких компаніях навіть стало необхідністю.
Для чого потрібно
Слово «рекомендація» означає резолюцію, яка не має обов'язкової юридичної сили. Тому такий лист не можна розглядати як гарантію працевлаштування. Воно лише надає додаткові шанси на затвердження кандидатури.
Метою рекомендаційного листа є підтвердження зазначених у резюме претендентом на якості. Воно має справити гарне враження на роботодавця і переконати його якщо не прийняти людину на роботу, то хоча б взяти її на випробувальний термін.
Аналізуючи особи всіх кандидатів, рекрутер обов'язково зверне увагу на людину, яка з колишнього місця роботи надала такий документ. Це означає, що він пішов звідти без конфліктів, а начальство до нього добре належало та цінувало його професійні навички.
Якщо в резюме претендент може прикрасити деякі факти себе, то людина, яка дає рекомендацію, повідомить всю правду, тому що не захоче втратити власну репутацію.
Категорично не рекомендується підробляти листи, краще обійтися без них. Адже навіть якщо на брехню не зловлять одразу, то можуть дізнатися про неї у майбутньому, вже після влаштування на роботу. А не кожен керівник готовий терпіти співробітника, який його дурить.
Папери необхідно принести із собою на співбесіду. Але не слід одразу ж при зустрічі передавати їх інтерв'юеру. Зробити це краще після питання причини відходу з останнього місця працевлаштування.
Правила заповнення
Незважаючи на те, що рекомендаційний лист не має суворої форми, не слід забувати, що він відноситься до ділової документації. Отже, стиль написання має бути аналогічним. Писати треба грамотно та акуратно, без помилок та виправлень, чітко викладати думки.
- заголовок документа;
- інформація про рекомендатора;
- час роботи претендента на попередньому місці та його посадові обов'язки;
- професійні та особисті якості здобувача;
- успіхи, досягнуті під час виконання посадових обов'язків;
- причина звільнення;
- звернення до нового роботодавця; рекомендація взяти на роботу колишнього співробітника;
- контактні дані та реквізити організації та укладача листа (для можливості повторної перевірки інформації);
- дата складання, підпис укладача;
- друк організації (якщо є).
Для досягнення найбільшої ефективності у рекомендації повинні міститися реальні приклади успіхів працівника, але не потрібно використовувати чергові фрази на кшталт «він виявляв ініціативу» та «показував себе виконавчим та відповідальним».
Кожен рекрутер у листі хоче побачити відповіді на конкретні питання: чи відповідають професійні якості кандидата шуканими чому йому довелося піти з колишньої роботи.
Рекомендаційний лист може знадобитися особам, які працюють у різних сферах. Так, дуже важливо воно буде для таких спеціальностей, в яких потрібні певні навички та досвід роботи, без них працівник не має великої цінності.
Для юриста:
Орієнтуючись на наведені вище зразки, можна самостійно написати рекомендаційний лист, а можна просто скачати і заповнити готовий бланк.
Які помилки можна припуститися
Щоб такого не сталося, слід уникати цих помилок:
- Не можна писати рекомендаційний лист, попередньо не ознайомившись із бажаною для кандидата посадою.
- Недбале оформлення, відсутність прогалин, різний шрифт, помилки та описки неприпустимі.
- Не варто використовувати у документі малюнки, діаграми, смайли, кольоровий шрифт.
- Не можна вставляти у текст художні доповнення, сленг, абревіатуру краще розшифровувати.
- Зайві дифірамби можуть викликати підозри, не потрібно перебільшувати переваги колишнього співробітника, як і надто його критикувати.
- Не слід бути голослівним, усі факти бажано підтверджувати.
Щоб рекомендаційний лист отримав ефект, справило враження на роботодавця, слід присвятити багато сил і часу його написання. Воно не повинно бути надто сухим. Рекомендатору варто розповісти про досягнення кандидата, не забуваючи підкріплювати дані прикладами.