Хто підписує прошито пронумеровано та скріплено печаткою. Пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою

Маючи справу з великим обсягом документації, її необхідно систематизувати. Допомогти в цьому може прошивка, яку використовують у діловодстві при передачі важливих паперів до архіву або на подальшу перевірку. Скріпивши таким чином документи, ви можете не турбуватися про можливість заміни, оскільки зробити це, не залишивши слідів, практично неможливо. Як правильно зшивати справи та що потрібно, щоб прошити документи, розповість ця стаття (готові зразки також представлені нижче).

Регулювання прошивки документів у діловодстві

У будь-якій сфері діяльності, де йому доводиться мати справу з великою кількістю документів, не обійтися без їхньої систематизації. Деякі папери надсилаються до архіву, тоді як інші продовжують використовуватися в роботі. І ті, й інші часто підлягають підшивці, але перш ніж переходити до цієї дії, давайте з'ясуємо, коли вона доречна.

Документи, що підлягають прошивці

Не всі документи тієї чи іншої організації підлягають зшиванню, тому важливо розуміти, які папери підходять для цієї процедури. По-перше, логічно, що вам не потрібно розбиратися, як прошнурувати документ, якщо він складається з одного аркуша, однак якщо в ньому дві і більше сторінок, тоді наведена нижче інформація буде корисною.

накази особового та загального складу,
а також штатний розклад.

авансовими звітами,
накладними,
рахунками-фактурами,
дорожніми листами,
касовими книгами,
оборотними відомостями,
актами виконання робіт,
а також відомостями на заробітну плату, якщо вона видається на руки.

Інформація про те, як підшити документи нитками, знадобиться і в тому випадку, якщо ви маєте справу з копіями документів юридичних осіб, тільки в цій ситуації друк не потрібний.

Простіше кажучи, прошивка документів виконується практично всіма структурними підрозділами установ та компаній, а різниця полягає лише у способі виконання процедури.

Нормативні акти, що регулюють прошивання документів

На сьогоднішній день не існує єдиного стандарту, Який точно б пояснював, як правильно прошивати документи в різних структурах, однак деякі регламенти все ж таки є (один з прикладів можливого прошивки паперів за ГОСТом представлений на фото нижче).

Так, рекомендації по зшиву різних документів зазначені в «Діловодстві та архівній справі», затвердженому Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76, а також у наказі Міністерства культури РФ № 536 від 2005 року, що затверджує типову інструкцію з діловодства, Інструкції Центрального банку, Методичні роз'яснення щодо порядку заповнення окремих форм документів, затверджених Наказом Міністерства з податків та зборів від 2003 року та ГОСТом Р 51141. Крім того, вимоги до прошивання паперів розроблялися і галузевими відомствами (наприклад, Міністерством з податків та зборів).

Як правильно прошити документи: докладні схеми з описом

Існує кілька варіантів того, як правильно підшити документи нитками, адже цю процедуру можна виконати як дві дірки, так і три, чотири і навіть п'ять.

У дві дірки

Прошивка паперів у дві дірки - це найпростіший спосіб їхнього скріплення, і найчастіше його використовують при оформленні паперів, що не мають особливої важливості. Однак і в цьому випадку у деяких фахівців з'являються певні питання, тому щоб виконати роботу правильно і точно знати, як прошити документи в 2 дірки, рекомендуємо дотримуватися наступної схеми:

Перед початком зшивання скористайтесь діроколом і зробіть у документі два отвори (пробити папір також можна, використовуючи звичайну голку, але в цьому випадку потрібно бути дуже акуратним).

Далі візьміть нитку і пропустіть через обидва проколи, причому так, щоб її кінці опинилися з тильного боку паперів.

Потім зв'яжіть кінці нитки між собою і наклейте на них прямокутник, який потрібно вирізати з білого щільного паперу. Він повинен добре приховувати вузол, але не повністю закривати його.

У разі, якщо термін зберігання документа перевищуватиме 10 років, для прямокутника краще взяти папірусний папір.

На листку вказується кількість сторінок у документі та зазначаються дані спеціаліста, який його завіряв (ПІБ та підпис). Це найпростіша відповідь на питання, як правильно прошити документи нитками, а складніші комбінації, що часто використовуються, представлені на фото нижче.

У три дірки

Як і в попередньому випадку, щоб пошити документи, потрібно проколоти папір, тільки в цьому варіанті слід розрахувати відстань на 3 дірки (вона не повинна перевищувати 3 см).

Після того як у листах з'являться отвори, переверніть документ і пропустіть нитку в середню дірку (її кінчик повинен з'явитися з першого листа), залишивши з тильного боку не менше 7 см.

Тепер з лицьового боку паперів необхідно проткнути верхній отвір і спрямувати голку з ниткою до нижнього проколу з тильного боку.

Як тільки вона виявиться зверху, її знову пропускають через середину, добиваючись появи з тильного боку.

На цьому етапі ви може відрізати нитку, залишивши від неї 7 см, і зв'язати її з наявним залишком.

На отриманий вузлик наклеюється невеликий прямокутний листочок, на якому відзначатиметься кількість листів та засвідчувальний підпис.

Якщо ви раніше не знали, як прошити документи в 3 дірки, то, скориставшись цією схемою, проблем не виникне.

Замість голки або дірокола можна використовувати шило, а на роль ниток для прошивки документів ідеально підійдуть капронові вироби або спеціальний шпагат.

Потрібно зазначити, що, використовуючи вказану інформацію, вам не доведеться довго думати і як прошити журнал реєстрації, головне – підібрати тверду обкладинку та уважно пронумерувати всі сторінки, тому що після зшивання змінити щось буде неможливо.

У чотири дірки

Розібравшись, як прошивати документи в 3 дірки, вам не складе особливих труднощів виконати з'єднання паперів в 4 проколи. Процес проходить практично аналогічно до попереднього варіанту, тільки відстань між сусідніми отворами повинна становити близько 1,5 см.

У цьому випадку зшивання починається з другого отвору зверху (з тильного боку), після чого нитка пропускається через верхній отвір, і голка виводиться знову в друге зверху. Далі нитку заводять у третю дірку, а потім (з тильного боку до четвертої).

Наприкінці процесу голка простягається в третій отвір з лицьового боку, і після виведення нитки зав'язується вузлик. Зверху на нього клеїться вже згаданий маленький прямокутник.

Щоб було простіше зрозуміти, як прошити документ у 4 дірки, наводимо наступне фото із зазначеною схемою роботи.

У п'ять дірок

П'ять отворів використовують в основному для зшивання бухгалтерських документів, так як зрештою їх товщина виявляється набагато більшою, ніж у звичайних документів. Це, мабуть, найвища міра захисту, на яку тільки здатна прошивка. Отвори повинні розташовуватися з лівого боку з відривом 5 див друг від друга.

Склавши всі листи в правильному порядку і пронумерувавши їх, можна затиснути документи в спеціальному пресі і за допомогою дриля з тонким свердлом виконати потрібні отвори: два з яких повинні розташовуватися по краях (відступивши від них не менше 2 см), одне по центру і ще два - між центром та крайніми отворами.

Щоб не пошкодити аркуші паперу, слід використовувати картонну обкладинку.

Коли отвори будуть готові, залишається тільки пошити стос документів, використовуючи для цього капронову нитку і велику голку, що називається в народі ромської. Схема підшивки документів в архів у цьому випадку має такий вигляд:

З тильного боку стопки паперів голку пропускають у середній отвір, залишаючи ззаду близько 10 см нитки (хвостик).
Потім нитку протягують у другий отвір зверху (хоча ви можете рухатися і вниз) і знову виводять із тильного боку.

Далі за типом змійки голка з ниткою виводиться через верхній отвір (виявляється з лицьового боку) і знову «пірнає» вниз через другий зверху отвір. Отже, один край уже готовий.

Тепер, притримуючи нитку у середнього отвору, необхідно просунути голку через нього з тильного боку (як на початку процедури) і вивести її на вихідну позицію, щоб направити другий знизу отвір.

Знову за типом змійки з тильного боку документів голку просовують у нижній отвір, а як тільки вона виявиться нагорі, її ще раз направляють вниз через другий отвір.

Таким чином, з тильного боку у вас вийшло вже два хвостики, які потрібно зав'язати на вузол, відрізавши зайві частини нитки (якщо ви використовуєте спеціальний прес, вивільняти з нього папери можна буде тільки після цієї процедури).

Діставши документи з преса, залишається лише відкрити обкладинку та намітити лінії її загину з тильного боку, яка, відвертаючись назад, частково закриє хвостики ниток. Щоб цей загин краще тримався, його не тільки промазують клеєм ПВА, але й проклеюють посередині скотчем, крім якого на нитках також розміщуватиметься прямокутний листочок з інформацією про нумерацію та прошивку. На бічній частині такої книги можна наклеїти листочок із назвою: наприклад, «Книга продажів за 2016 рік».

Перш ніж з'ясовувати, як правильно зшивати документи ниткою, та переглядати фото, покроково вивчаючи зазначений процес, необхідно видалити з паперів усі скріпки та затискачі, відсортувавши за датою та пронумерувавши кожен аркуш ретельно приєднаних один до одного документів.

Природно, під час підготовки до процедури вас може хвилювати як, як правильно прошнурувати папери, а й як пронумерувати документи, не допустивши помилки. У цьому немає нічого складного: номери сторінок проставляються арабськими цифрами (іноді римськими) та починаються з цифри 1 (за зростанням), причому опис не нумерується.

Якщо потрібна обкладинка, то для неї підбирають спеціальний картон з написом «Дело», який може бути різних розмірів і якості. Для прошивання звичайних документів нерідко використовують звичайний зшивач для документів формату А4.

Нумерації підлягають і конверти в документах, номери на яких проставляються в першу чергу, а слідом за ним нумеруються всі листи і фотографії, що знаходяться в ньому.

Якщо при нумерації важливих паперів була допущена помилка, її просто закреслюють однією лінією і далі продовжують нумерацію. При цьому лист обов'язково слід завірити написом «Виправленому вірити», поставивши підпис та печатку відповідальної особи.

Головна вимога до підшитих паперів - недоторканність, тобто якщо потрібні документи вже пошиті та пронумеровані, але вам необхідно додати якесь доповнення (наприклад, зразок заповненої заяви), то його потрібно буде підшивати або окремим томом, або розібрати всю справу та заново перешивати. . У разі допуску помилок у нумерації можливе застосування літерної нумерації. Простіше кажучи, на пропущений лист ставиться та сама цифра, тільки до неї додається буква (16а, 17б ...).

У разі серйознішого порушення нумерації її доведеться проставляти наново. Для цього потрібно акуратно закреслити невірно написані цифри та вказати нові. Інформацію про всі зміни потрібно буде внести в напис: закреслити старі дані і поруч з ними написати нові.

Підшивка документів в архів або на перевірку може виконуватися набагато простіше, але для цього знадобиться спеціальний палітурний верстат і автонумератор. На жаль, найчастіше такий спосіб систематизації паперів доступний лише у друкарнях.

Засвідчення паперів - останній етап перед подачею на перевірку чи зберігання. Однак якщо ця процедура буде виконана неправильно, то у вас з'являться зайві проблеми. Тому дуже важливо знати, як саме виконується цей процес і хто за нього відповідає.

Хто може завірити прошиті документи

Як тільки ви правильно пронумерували та прошнурували документи, оформивши їх у своєрідний журнал, можна приступати до завірення цінних паперів. Запевненням називають підпис уповноваженої особи, яка відповідає за передачу зазначених паперів до податкової інспекції, архіву або інших інстанцій.

Виконати це завдання може лише керівник установи чи підприємства або уповноважений укладач, до обов'язків якого входить вказівка на стікері своєї посади та розшифровки підпису. Крім того, потрібну позначку може поставити і приватний підприємець, але в будь-якому разі краще, щоб підпис стояв одночасно і на стікері, і на аркуші.

Підписуючи прошиті документи, керуючий бере на себе відповідальність за їх вміст або призначає відповідальним за достовірність іншого працівника шляхом підписання відповідного наказу.

Вимоги до оформлення прошитих документів для засвідчення

Як ви вже зрозуміли, підшивати документи нитками - тільки півсправи, тому що треба ще їх правильно завірити. Для того щоб виконати зазначену процедуру, необхідно підготувати стікер (можна набрати в програмі MS Word та роздрукувати) розміром 5 х 6 см. На ньому вказується інформація про кількість сторінок у справі (не лише цифрами, а й прописом), про особливості вкладених документів ( наприклад, деякі з них можуть бути пошкоджені), а також відзначається прізвище, посада та підпис спеціаліста, який займався прошивкою. Цим фрагментом паперу фіксується вузол ниток на останній сторінці, після чого ставиться друк підприємства: одна частина відбитка має бути на наклейці з написом, а друга на аркуші.

Для того щоб вузлик ниток був добре помітний, краще взяти для наклейки цигарковий папір, а як клею підійде рідке скло (канцелярський клей). У деяких випадках краї відбитка печатки та нитки також заливаються клеєм, але такою мірою вдаються лише при оформленні бухгалтерських документів підвищеної важливості. Загалом всі перераховані заходи є хорошим захистом цінних паперів і підтверджують, що це підшиті документи справжні.

Розібравшись, як правильно нумерувати документи при підшивці та в якій послідовності проходить ця процедура, ви можете більше не переживати за повернення паперів та необхідність їх повторної систематизації шляхом шнурівки.

Часто папери, які потрібно здати до архіву чи податкової інспекції, повертають через те, що вони неправильно пошиті. У статті розповідається, як правильно прошити документи та дається зразок завірювальної наклейки «Прошито та пронумеровано».

Зі статті ви дізнаєтесь:

Єдиної стандартної інструкції зі зшивання ділових паперів законодавством не передбачено. Проте є методичні рекомендації з діловодства, затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 року та ГОСТ 51141, який регламентує правила документів.

Основні принципи зшивання документів

Обкладинка

Для кожної папки, в яку ви підшиватимете документи, підберіть картонну обкладинку. Обкладинки бувають трьох видів:

Стандартні. Розмір – 22,9х32,4 см. У папках з такими обкладинками зберігаються листи стандартного розміру А4.
Нестандартні. Розмір і пропорції нестандартних обкладинок залежать від формату ділових паперів, що підшиваються.
Обкладинки для тривалого зберігання паперів. Головна особливість таких обкладинок – матеріал, з якого вони виготовлені. Це твердий картон, призначений для зберігання понад 25 років. Розмір та пропорції обкладинок для тривалого зберігання залежать від формату паперів, що підшиваються.

На обкладинці напишіть такі відомості:

Найменування компанії.
Назва структурного підрозділу. Наприклад, "Фінансовий відділ".
Індекс справи.
Заголовок справи.
Термін зберігання.
Номер тома (якщо кілька томів).
Кількість аркушів справи.
Дата формування справи.

Як правильно оформити обкладинку справи, розповідається у статті « Оформлення обкладинки справи: важлива кожна деталь».

Опис

До кожної справи прикладається опис. До неї увімкніть такі відомості:

Заголовок справи.
Дата складання підшивки.
Термін зберігання.
Анотацію. Це короткий опис документів справи та причина, через яку воно передано на зберігання.

На замітку!Аркуші опису не включаються до нумерації.

Існує три варіанти зберігання опису у справі:

підшити у спільну папку;
приклеїти до зворотного боку обкладинки;
зберігати окремо.

Як правильно оформити опис справ, розповідається у статті « Опис справ».

Нумерація листів

Аркуші справи нумеруйте арабськими цифрами. Як правило, нумерація не викликає труднощів, але враховуйте низку нюансів:

Нумеруйте листи, а не сторінки. На сторінках залишайте нумерацію, яка була. Вона може відрізнятися від створюваної вами.
Номери листів ставте у верхньому правому кутку. Слідкуйте, щоб номер не стосувався основного тексту.
Додатки до документів нумеруйте у загальному порядку, тобто одразу після документа, до якого вони додаються.
Якщо до складу справи входять листи, то спочатку пронумеруйте конверт, а потім - усі листи, що входять до нього.
Кожен том нумеруйте окремоякщо у справі кілька томів.
Лист великого формату нумеруйте у верхньому правому кутіпотім зігніть і підшийте під один край.
Складіть опис вмісту, якщо до листа приклеєні інші документи (чеки, квитанції, квитки та ін.), а лист нумеруйте у загальному порядку, тобто як один лист.
Нумеруйте склейку як один лист, якщо у справі є склейки кількох аркушів, а опису вкажіть, скільки аркушів містить склейка.

Способи прошивки документів

Компоненти справи зшивають декількома способами:

За допомогою голки та нитки.Використовуйте цей спосіб для зшивання невеликого обсягу. Прошивайте у два проколи, а на звороті кінці нитки зв'яжіть один з одним. До вузла приклейте наклейку із завірювальним написом та печаткою. Про те, як скласти завірювальний напис «Прошито та пронумеровано», буде розказано далі.
За допомогою дірокола та нитки.Використовуйте цей спосіб для зшиття справ великого обсягу. За технологією він аналогічний першому способу, тільки замість голки використовують дірокол. Обкладинку справи при цьому не підшивають.
За допомогою дриля (шуруповерта) та шнура.Цей спосіб застосовуйте для формування справ дуже великого обсягу. Замість нитки використовуйте мотузку або шнур. За такого способу зшивання обкладинка підшивається до справи.
За допомогою палітурного верстата та автонумератора.Цей спосіб використовують у друкарнях.

На замітку!Журнал обліку трудових книжок перед прошивкою опечатайте пломбою.

Загальна схема прошивки документів представлена на малюнку нижче:

Рис. 1. Загальна схема прошивки документів

Як прошити документи для архіву

Через рік після завершення справи його слід здати до архіву організації. Протягом певного терміну справа зберігається в архіві компанії, а потім передається до муніципального, регіонального або державного архіву.

Терміни зберігання справ в архіві компанії:

75 роківзберігаються кадрові документи, господарські книжки (це книжки, у яких ведеться облік особистого підсобного господарства), записи дій нотаріального характеру;
20 роківзберігаються проекти капітального будівництва, патенти, технологічна та конструкторська документація;
15 роківзберігається наукова ;
5 роківзберігаються кінодокументи;
3 роки- відео- та фотодокументи.

Оформлення справ для передачі в архів компанії займаються співробітники відділу ДНЗ. Якщо такого відділу в організації немає, це робить секретар.

При підготовці документів для передачі в архів не забудьте внести додаткову інформацію:

дату складання опису;
номер тома, якщо справа складається з кількох томів;
посаду, прізвище та ініціали особи, яка склала опис.

Оформлення справи для архіву включає кілька послідовних кроків:

Визначення складу документів у папці.
Прошивка.
Нумерація листів.
Складання завірювального напису «Прошито та пронумеровано» та закріплення його печаткою.
Підготовка підсумкового опису справи.

Докладніше про те, як правильно формувати справи, читайте у статті « Оформлення справ».

Як прошити документи для податкової інспекції

Підготовка та прошивка документації для податкової інспекції відрізняється від прошивки документації для здачі на зберігання до архіву.

Висновок

Оформлення справи для передачі в архів або податкову інспекцію включає визначення складу документів у папці, їх прошивку, нумерацію, складання опису та підготовку завірювального напису «Прошито і пронумеровано». Напис розміщується на зворотному боці останнього аркуша в папці та містить інформацію про кількість аркушів у справі та про співробітника, який формував та прошивав справу.

Працюючи з діловими документами нерідко доводиться підшивати листи у єдині журнали. Якщо папка організована таким чином і засвідчена печаткою, це захищає бланки, що входять до неї, від заміни або втрати. Систематизація документів здійснюється за правилами діловодства. Вони наказують порядок нумерації листів та їх підшивки до журналу. Для фіксації шва має бути приклеєна спеціальна бирка. Наприкінці статті можна завантажити «Прошито та пронумеровано» зразки word.

Після того як усі аркуші журналу були пронумеровані та прошиті, на вузол нитки кріпиться наклейка. Вона є невеликим паперовим прямокутником, розміри якого становлять приблизно 4×6 см. Рекомендується заздалегідь підготувати та роздрукувати на принтері кілька екземплярів, щоб вони завжди були під рукою.

Приклад наклейки включає наступні поля для заповнення:

Кількість прошнурованих, пронумерованих та скріплених печаткою листів. Вказується спочатку цифрами, потім у дужках прописом.
Посада уповноваженого працівника.
Підпис із розшифровкою.

У різних зразках формулювання можуть відрізнятись. Як правило, на наклейці відображається лише інформація про кількість аркушів та посаду відповідального за журнал співробітника. Насамкінець ставиться його підпис.

Важливо! Наклейка може бути доповнена датою формування журналу та відбитком печатки організації (за наявності такої).

При кріпленні слід стежити за тим, щоб вузлик нитки знаходився в центрі наклейки. Кінчики при цьому виходять за лінію паперу.

Підготовка документів до прошивки

Крок перший – нумерація. Перед початком прошивки документів слід проставити номери у верхньому правому кутку. Таке розташування цифр диктується правилами діловодства.

Потім готуються отвори під стежки. Ділові документи мають широкі поля. Перед прошивкою приблизно в середині цих полів роблять три проколи. Вони йдуть вертикально по вертикальному центру листів. Крок становить щонайменше 3 див.

Усі листи слід пробити на одному рівні. Для пророблення отворів використовують:

дірокол;
шило;
голку.

Завдяки витриманню відстані від меж поля після прошивки не виникає незручностей під час читання тексту. Також не важко пошук потрібної сторінки.

Як виконується прошивка

Наступне питання – як правильно прошити документи з готовими отворами? Як інструмент береться прошивна голка.

Для міцного шва потрібен такий матеріал, як:

банківський шпагат;
прошивні нитки ЛШ-210

Якщо спеціалізованих матеріалів для з'єднання сторінок під рукою не виявилося, можна замінити їх на будь-яку міцну нитку. Як приклад, підійде капрон. Також можна взяти просту нитку для шиття, склавши її у кілька разів.

Щоб зробити міцний, довговічний шов, стежки рекомендується повторювати двічі. Водночас не потрібно надто сильно затягувати нитку. Тугий шов ускладнюватиме перегортання журналу та пошук потрібного бланка.

Коли прошивка закінчена, кінчики випускають через середній отвір останнього листа. Для фіксації нитку зав'язують вузлом. При цьому слід залишити приблизно 5 см кінців. Для цілісності документів на вузол кріпиться наклейка, що підтверджує, що журнал прошнурували.

Заключний етап - кріплення наклейки

Важливо захистити документи від вилучення або втрати. Тому використовують наклейку «Прошито та пронумеровано». На зворотну поверхню листа наносять клей. Потім папір фіксують таким чином, щоб центр прямокутника припадав прямо на вузол. Частина ниток сховається під наклейкою. Кінці у своїй мають вільно звисати.

Далі потрібно дочекатися висихання клею. У відведеному для цього рядку вказується кількість документів, включених до цього журналу. Готовий бланк засвідчується керівником організації чи уповноваженим співробітником. На наклейці відображається посада працівника, його підпис та дата засвідчення. За наявності ставиться печатка підприємства.

Основна функція наклейки - підтвердження цілісності журналу та включених до нього документів. З цією ж метою вузлик заливається клеєм. Як на самій бирці, так і на документах ставиться печатка організації.

Наявність чіткого, легко помітного підпису.
Присутність того ж відбитка печатки, як і документах організації.
Розташування бирки безпосередньо на вузлі нитки, щоб зафіксувати недоторканність документів.

Щоб рівно пошити всі листи, слід прибрати всі сторонні предмети. Якщо стос великий, рекомендується брати папери невеликими партіями. Коли потрібно впорядкувати в одному журналі кілька документів, їх укладають за датою підписання.

У яких випадках потрібні прошити документи

У більшості випадків прошивка потрібна для звітів, які подаються до податкової інспекції. У такому випадку підпис ставить лише керівник організації, а на наклейці ставиться відбиток друку. Це обов'язкова вимога податкової служби.

Щодо індивідуальних підприємців, для них наявність друку – справа вибору. Для інспекції буде достатньо особистого підпису підприємця. Коли перевірку завершено, на бланках ставиться гербовий друк.

Важливо! Щоб завірити копію багатосторінкового документа, на кожному аркуші ставиться штамп "Копія вірна".

Як уже згадувалося, підпис та печатка мають бути розбірливими. Оформлення штампу залежить від організаційно-правової форми. Державні підприємства можуть використати печатки з гербом. Для ТОВ та ІП законодавством передбачено інші вимоги.

Підведемо підсумок. Наклейка «Прошито та пронумеровано» виконується у вигляді паперового прямокутника. Він наклеюється на вузол шва після закінчення прошивки. Нитки покриваються клеєм, поверх наноситься бирка. Коли клей висохне, на листку робляться необхідні позначки.

Спочатку вказується кількість підшитих до журналу листів. Далі ставиться підпис керівника, його ПІБ та підпис. У деяких випадках це може бути поручено іншому відповідальному співробітнику. Також на наклейці ставиться штамп організації. При наданні документів до податкової інспекції це обов'язкова вимога для ТОВ. У випадку з індивідуальними підприємцями достатньо особистого підпису. Далі можна скачати зразок наклейки.

Post Views: 18 500

У статті розповімо, які документи потрібно прошивати та як правильно це робити. Покажемо на прикладах основні способи прошивки.

Завантажте корисні матеріали:

Як прошити документ у чотири дірки

Уздовж лівого краю складених у стос аркушів документа пробийте чотири отвори з відривом приблизно 1.5 – 2 див друг від друга. При цьому способі прошивки втягніть нитку з тильного боку в третій отвір і далі дійте відповідно до схеми нижче.

Схема прошивки документа у чотири дірки

Виведені на задній бік кінці нитки зв'яжіть вузликом і опломбуйте.

Як прошити папку з документами

При передачі документів до архіву, папери, що відносяться до одного типу або супроводжують певний напрямок діяльності компанії, підшивають до спільної папки відповідно до затвердженої номенклатури справ.

Загальна папка, яка містить як одно-, так і багатосторінкові документи, повинна мати тверду обкладинку. Максимальна кількість паперових листів, що підшиваються до папки, - 250.Ні діроколом, ні тим більше голкою, таку товсту пачку паперу не проб'єш, тому в таких випадках використовують шуруповерт і шпагат, а також палітурний верстат. Папери, що підшиті в папки, скріплюються за допомогою пластикової або металевої пружини, що дозволяє їх легко розшити при необхідності.

Базові правила прошивки документів

Існує кілька базових правил прошивки документації щодо нумерації аркушів у папці. Дотримуючись цих правил, можна бути впевненим у тому, що і вся документація суворо впорядкована.

Основні правила прошивки документів:

нумерації підлягають сторінки підшивки, а листи;
якщо кількість аркушів перевищує 250, папку необхідно розбити з окремою нумерацією;
не потребує нумерації;
номери необхідно проставляти арабськими цифрами у верхньому правому кутку сторінки, роблячи відступ від тексту;
у разі якщо в нумерації припущено помилку, неправильний номер необхідно закреслити, поставити правильний номер і зробити завірювальний напис на виправленій ділянці;
у деяких випадках (якщо після закінчення нумерації потрібно включити до справи додатковий аркуш), допускається літерна нумерація;
якщо виникає необхідність включити в папку лист великого формату, його потрібно пронумерувати у верхньому правому куті в розгорнутому стані, згорнути до формату А4 і акуратно пошити з іншими через лівий край;
коли у справу включають першим нумерується конверт, а потім - вкладені листи;
Додатки до справ, оформлені як окремі томи, нумерують окремо.

При оформленні папки з податковою звітністю доводиться прошити багатосторінкові документи. Для цього потрібно підготувати спеціальну наклейку. На ній вказується кількість аркушів, дані скріпив співробітника, дата і підпис. За наявності друку тут ставиться відбиток. Наприкінці статті можна прошито пронумеровано та скріплено печаткою зразки завантажити.

Суворі вимоги до техніки прошивки не висуваються. Водночас, якщо представники наглядової організації вважають її виконання неправильним, у прийнятті документів можуть відмовити.

Прошивка виконується у кілька етапів:

Нумерація сторінок (вказується у верхньому правому кутку аркуша).
Виконання отворів – строго вертикально, з лівого боку.
Прошивка. При цьому шов не повинен бути занадто тугим, щоб не перешкоджати перегортанню.
Зав'язування вузла.
Кріплення наклейки.

Важливо! Наклейка наноситься з метою захисту паперів від втрати або заміни.

Коли справа прошнурована, вузол та кінці потрібно склеювати листком «Прошито і пронумеровано». Краї ниток довжиною близько 5 см обов'язково залишають вільними. Після висихання клею рядки слід заповнити.

Як оформити наклейку

Бланк «Прошито і пронумеровано» є паперовий прямокутник, розмір приблизно 4 на 6 см. У рядках вказується кількість листів, посада та ПІБ укладача. Наприкінці ставиться дата підписання та штамп організації.